员工离职管理制度.docx

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员工离职管理制度

员工离职管理制度

1.目的

为提高员工离职手续办理的效率，规范离职工作流程和相关人员的工作行为，同时确保公司财产、信息的安全，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于单位全体员工的离职管理。

3.主要组织和职责

离职办理由员工、所在部门直属主管、所在部门负责人、人力资源部、信息部、财务部等共同完成，主要组织与职责如下：

3.1员工

按照公司的相关管理规定，按时完成全部的工作交接和离职手续的办理。

3.2所在部门直属主管

（1）详细了解员工离职的真实原因，尽力挽留人才；

（2）根据工作交接的需要，确定员工最后出勤日；

（3）与部门负责人商讨和组织工作交接，以及离职补充招聘等事宜。

3.3所在部门负责人

（1）负责《离职申请审批表》审批确认，监督员工离职手续的办理；

（2）按照相关管理规定申请启动人才离职补充招聘；

（3）协调和保证员工工作交接无误和过程顺畅，保证公司的财产安全。

3.4人力资源部

（1）建立和完善离职管理制度、离职手续办理流程，优化离职管理平台；

（2）落实公司离职管理规定，稽核制度执行情况，确保员工离职工作按照流程执行；

（3）对离职手续办理进行全流程监控，跟进员工离职材料及时、完整地流转与签批；

（4）组织员工离职访谈，并定期统计分析员工离职信息与数据；

（5）及时协调和处理离职管理过程中的异常问题。

3.5信息部

（1）跟踪离职员工工作交接期间的IT设备、IT权限使用情况，保证公司财产与信息安全；

（2）及时完成离职员工IT设备回收、IT权限清理等工作。

3.6财务部

（1）核查离职员工借支备用金以及其他个人相关账务情况；

（2）审核员工《薪酬离职结算表》，及时完成付款结算和账务处理。

4.离职流程

4.1离职意向沟通

（1）员工产生离职意向，应当主动同直属上级进行离职沟通；

（2）直属上级将员工出现离职意向以邮件或口头知会人力资源部；

（3）除人力资源部外，直属上级与员工离职沟通内容在离职申请正式生效前须保密。

4.2员工提交《离职申请审批表》

（1）员工离职意向明白无误，无沟通留用的空间和可能，确定离职的，员工应至少提前一个月提交书面的《离职申请审批表》给部门直属上级审批；

（2）《离职申请审批表》员工个人信息，申请离职原因，申请人签名等所有项目必须由员工本人据实填写完整，不得空缺、遗漏或者有意错误填写。

4.3直属上级审批，确定员工的离职日期

（1）直属上级在接到员工《离职申请审批表》后，须在3个工作日内予以受理；

（2）尚未进行离职沟通的，应立即安排时间与员工进行面谈，了解员工的离职原因，尽力挽留人才；

（3）确认挽留无效的，在完成对《离职申请审批表》的审批同时，制定员工的工作交接计划，并监督员工按时完成工作交接，填写《工作交接记录表》；

（4）直属上级确定员工的离职日期，原则上最后出勤日应当距离员工主动提出离职日期不少于30天，直属上级应当确保在最后出勤日前，员工有充足时间妥善处理完毕工作交接。

4.4各相关负责人审批

（1）员工所在部门负责人接到《离职申请审批表》后，应在1个工作日内予以签批，签批后《离职申请审批表》转交人力资源部受理；

（2）人力资源部根据具体情况，安排时间与员工进行面谈或电话沟通，进一步了解员工的离职原因，设法挽留人才；

（3）在挽留无效的情况下，人力资源部进一步确认工作交接的需要，并对员工的离职日期进行审核。

工作交接期一般不超过30天，交接存在难度的，由双方协商确定离职日期；

（4）审核无误后，人力资源部须在3个工作日内跟进完成员工《离职申请审批表》剩余节点的审批，包括人力资源部、常务副总、董事长等。

4.5离职表单签署

（1）《离职申请审批表》经人力资源部签批后，打印《员工离职移交清单》，要求员工在离职最后出勤日前完成流转签署，并交还人力资源部；

（2）打印《离职承诺书》，要求员工现场亲笔签署。

4.6离职资产转移

（1）员工应当在最后出勤日之前，交还所有公司资产，包括办公电脑、办公家私钥匙、办公用品、文档资料等；

（2）公司资产移交完毕后，由接收人或相关负责人在《员工离职移交清单》签署确认。

4.7账务清理确认

（1）员工应当在最后出勤日之前，联系财务部确认借支备用金以及其他个人的公司账务情况。

原则上员工提出离职后，不得再向公司借支备用金；

（2）财务部跟进员工清理完毕所欠公司账务后，在《员工离职移交清单》签署确认。

4.8IT清理确认

（1）员工应当在最后出勤日之前，联系信息部（未成立信息部前，由行政部代管）确认IT设备归还、IT账户清理事宜。

原则上IT设备在完成工作交接后进行归还；

（2）信息部注意监督员工离职期间使用IT设备的情况，维护公司信息安全；

（3）IT移交和清理完毕后，信息部负责人在《员工离职移交清单》签署确认。

4.9工作移交确认

（1）员工工作移交的内容应当详细记录在《工作交接记录表》；

（2）工作移交完毕后，交接人、被交接人、监交人应当在《工作交接记录表》签署确认；

（3）员工直属上级根据工作移交情况，在《员工离职移交清单》签署确认。

4.10离职访谈

（1）在员工工作移交期间，人力资源经理应安排与员工进行离职访谈；

（2）访谈沟通后，应及时整理，记录员工《离职访谈表》，存入员工档案。

4.11离职证明

（1）员工在离开公司前，应当将上述全部的离职材料递交到人力资源部存档；

（2）人力资源部检查离职材料所有签署细节，确认无误后，开具《离职证明》。

4.12薪酬核算与审批

（1）员工的离职材料全部递交后，人力资源部在5个工作日内完成离职员工的薪酬核算；

（2）离职《薪酬核算表》由员工本人签字确认后，并及时提交公司管理层批准；

（3）经批准的离职结算工资，原则上在次月公司发薪日统一支付；

（4）人力资源部根据情况，协助员工办理社会保险转移，出具社会保险转移手续。

5.特殊离职流程说明

5.1员工确实未知会任何人其离职意向，且多方联系均不愿回来办理离职手续情况下，做自动离职处理。

员工自动离职的，由直属上级在确认员工自动离职后1个工作日内填写书面的《自动离职处理报告单》交由人力资源部审批、存档。

人力资源部对员工自动离职进行公示，并完成离职结算事项；

5.2以下情况，由用人部门和人力资源部召集会议研究，达成一致意见，且确认无其他劳动法律对于公司解除的禁止性规定的情形的，由公司解除劳动合同。

所属部门负责人在1个工作日内，填写《公司解除/终止劳动合同申请书》，交各相关负责人签批后执行；

（1）试用期内，员工被证明不符合录用条件；

（2）合同期内，员工被证明不符合本岗位工作要求，且经培训后仍不符合，本人不同意转岗或者不适合转岗。

5.3对于有确切证据证明员工严重违反公司规章制度，且对公司声誉、商业利益造成极其不良影响的，公司在确认员工严重违纪并决定采取处理措施后的1个工作日内，人力资源部制作《公司解除劳动合同通知书》，加盖公司公章，送达员工，通知员工办理离职手续。

凡因违法违纪被公司辞退者，将不得再被录用。

6.特别说明

6.1任何员工离职的情况，如员工有已生效的应休未休年休假，应先安排员工休假，并将最后工作日定在员工休完年休假后的工作日；

6.2《离职申请审批表》确认的最后工作日一旦签署，不得随意变更；

6.3若离职员工无须工作交接，直属上级应当在《员工离职移交清单》工作移交确认处说明原因，并签字确认。

工作交接必须认真完成，若因工作交接不清楚或是无工作交接而出现工作事故，由离职员工直属上级与被交接人共同承担责任。

工作移交包括但不限于工作内容、客户关系移交，办公电脑资料备份，业务文档资料移交等。

《工作交接记录表》原件留存被交接人或直属上级处，复印件留存人力资源部；

6.4离职访谈沟通前，应尽可能多地了解员工的个人信息、离职原因、部门信息等；离职访谈应当一对一进行，沟通时可询问员工是否介意录音、做笔记；员工离职原因应由人力资源部汇总，周期性开展离职分析；

6.5离职员工应当在最后出勤日前还清欠款，冲抵备用金。

员工在还清欠款，冲抵备用金，或结清其他财务款项之前，公司可持续冻结员工离职工资直至财务确认结清上述款项。

对公司财务交接不清者，公司将进一步追究其法律责任；

6.6离职申请未经公司同意，即辞即走者，需赔偿公司经济损失（按该员工一个月正常工作时间工资计算）。

试用期内辞职，须提前三天以书面形式提出，否则需赔偿公司经济损失（按3天正常工作时间工资计算）；

6.7员工辞职未到离职日，需正常工作和出勤，如有违规乱纪，一律按公司相关制度处理；

6.8离职流程各相关责任人须及时、准确地完成相关工作或审批，因拖延或不负责任而给公司造成财产或信息安全方面损失的，将追究相关人员的责任。

7.附则

7.1本管理制度与国家有关法规、条例不符时，以国家法规、条例为准；

7.2本管理制度一经签署发布立即生效实施；

7.3员工签署阅知表明已阅读并充分理解本制度全部内容，同意遵守本制度所述全部内容；

7.4人力资源部负责解释与修订本管理制度。

8.附件

8.1《离职申请审批表》

8.2《工作移交记录表》

8.3《离职员工承诺书》

8.4《离职证明》

8.5《员工自动离职处理报告单》

8.6《离职访谈记录表》

8.7《离职移交清单》