建设工程财务报销管理制度.docx

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建设工程财务报销管理制度

##建设工程财务报销管理规定

为了规范和加强公司的财务报销管理，严格财经制度，严肃财经纪律，完善财务核算和加快资金周转。

根据公司的具体情况，经研究，特制定如下管理规定：

第一部分日常费用报销制度及流程

一、现金管理制度

1、现金借款需由经手人填写“借款申请单”，经项目经理、部门经理、总经理审批后到财务支取。

2、凡借现金5000元以上的必须提前与出纳约定，以便提前准备。

3、各部门各项目部处理废品所收现金要严格执行现金管理制度（必须两人以上经办，项目经理审核批准），于当天下班之前交财务出纳统一管理，不准挪用。

二、支票管理制度

1、支票必须符合以下要求方能收取

2、不能撕毁，破损或涂改。

3、签发的支票是以墨汁或炭素墨水笔填写；签发单位印签完整清楚；支票右上部应有交换行号；加密的支票应提供密码。

4、支票有效期为十天，对于已填好的支票，必须要素齐全，检查大小写金额是否相符，收款单位、日期、用途填写是否正确。

5、使用支票需由经手人填写“支票借款申请单”，经项目经理、部门经理、总经理审批后到财务办理支票领用手续。

支票领出后十天内持发票到财务报销，如不及时报销，出纳有权拒发新的支票。

三、 费用报销通则

1、报销人必须取得相应的合法票据。

2、填写报销单应注意:

根据费用性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类，分次，分页粘贴填制；粘贴要求整齐、美观。

小票据呈鱼鳞状附在粘贴联上，大张票据不能胶水粘贴，用大头针或回形针别好为宜。

费用报销严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销；简述费用内容或事由。

3、 没有发票的相关费用发生，要求有具体的情况说明。

除经办人外，有不少于两个证明人证明。

4、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

5、所有需报销的各种原始单据（包括购买材料和支付工程款），必须在业务发生日的当月报销，超过当月不予报销（跨年各类票据，不管各种理由一律不予报销，由报销责任人自己承担）。

6、报销程序：

经办人整理报销单据并填写对应费用报销单（或结算单）→费用或结算相关审核人员→部门（或项目）负责人→财务部门审核→总经理审批→财务部结算。

7、各流程审批人员。

必须严格把关，签署意见，不能只签名，要写同意、不同意、同意支付多少。

各费用报销、结算附件必须齐全。

要求填列明细清单的，费用报销单不够填列的，费用报销单可按费用分类归集，明细清单可以报告形式书面说明，并按时间、地点、事件、和事件流程四个要素说明，要素不全或不能清楚表述费用发生的，各审批有关人员可不予受理。

四、各类费用报销制度

（一）招待费

1、各部门在开支业务招待费之前，需事先填写审批表报公司总经理批准财务备案（需购物送礼等经批准后由办公室统一办理）。

审批表要注明招待事由、人数、地点。

外地项目可传真审批备案。

否则，财务部不予报销。

招待费须在发生之日十天内报销。

2、公司按照项目部为单位每月600元包干香烟费用，由项目经理统一报销。

其他个人不再报销任何香烟费用。

3、对外送礼和办理其他事宜必须上报公司，在得到公司同意方可办理。

4、公司每年过节（春节、端午节、中秋节）将会对各项目部所有管理人员进行统一考虑福利，项目部不得以任何理由擅自发放其他福利包括各种聚餐外出游玩等活动。

5、对外质监站、安监站、实验室、甲方、监理项目部成立后由项目经理将对不同的地区不同的人员进行摸索，采用不同的手段及措施。

然后向公司汇报需要支出的费用经批准后实施。

（二） 通讯费用

个人通讯费用由项目统一办理集团套餐，和常州本地号实施包干使用。

除此之外，不再报销任何形式的通讯费用。

（三）差旅费报销

1.公司员工出差住宿一般选择经济型旅馆，出差午餐补助40元/天（早：

5元中：

15元晚餐：

20元）若出差地提供住宿伙食，则住宿及午餐费不予报销。

2.两人（同性）同时在同一地点出差，住宿费标准按一人报销。

3.差旅费借款，应在出差回来后五日内报销。

4、出差报销首先填写《差旅费报销单》，报销差旅费时应将原始单据按时间、事件顺序集中归集，详细注明出差时间、地点、行程、并按各费用内容分类详细填写，不符合报销规定的票据财务部门有权拒绝受理。

5、出差人员发生招待费，并经部门总经理批准给予报销的。

（注：

在报销招待费时，必须填写招待费明细清单，主要是招待事由、参加人数，提供的发票要素必须齐全，否则审核人员有权拒签。

如果提供的为定额发票，视发票有效印章为招待次数）。

（四）交通费报销

（一）市内交通补贴

不使用公司交通工具的员工每月可将本人因公办事的车票，按日期、事由、坐车起点-终点、中途转车仔细填写，按实报销。

公司办公用车按照用车申请里程实报实销。

原则上交通费实行月结月清，特殊情况下，不得超过2个月。

（二）出租车费报销

满足以下条件者，经主管领导审核批准，可凭时效范围内的出租车票据按实报销。

1.外出及出差携带重量在10公斤以上的货物。

2.财务人员大额提现（金额在2万元以上）或携带大面额支票（金额在20万元以上）且公司未予派车；

3.出差所乘坐车次发车时间或到站时间在夜晚7:

00至凌晨7:

00；

4.晚上加班较晚（加班需要领导批准）,家住离公司所在地较远且无公交车可坐；

5.不满足以上条件者,一律不得报销出租车票；

6.出租车费报销程序：

a.员工报销出租车费前需详细填写出租车票报销清单；

b.部门主管审核出门单或加班审批单及出租车票报销清单；

c.财务部门审核票据及清单；

d.总经理审批后方可报销。

（五）借款制度及流程

1、出差借款：

出差人员凭审批后的《借款申请单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

2、其他临时借款，南京地区的，如临时发生的业务费、临时购买等，应在借款5日内及时报帐，除备用金外其他借款不允许跨月。

3、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借款转为个人借款从工资中扣回。

5、现场采购，须领取备用金的，可由材料采购人员申请。

备用金严格按照零星采购材料的用途使用，严禁挪做他用，严禁私自借给他人使用，若因此发生的借款人和第三者账务不清，财务不予理睬，直接与备用金借款人清算。

若因挪作他用而造成损失的，由备用金借款人承担。

6、备用金必须在项目工程结束时清算，项目跨年度的，每年年末清算，来年需要继续领用备用金，办理备用金借款手续。

7、  借款流程

（a）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

（b）审批流程：

主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

（c） 财务付款：

借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

（六）办公用品的购置：

由各部门根据需要，编制计划报办公室审核汇总，按审批权限批准后，由办公室按计划统一购买，并建立实物台账，详细登记办公用品的进、出情况。

领用时办理登记领用手续。

外地工程项目由项目部指定专人管理，建立实物台账，领用时办理登记领用手续。

（七）资产管理

现场购买的固定资产，小型机械，低值易耗品指定专人管理，设备机械调往其他项目要求办理财产转移单，双方评估财产价值，财产转移单一试三联，双方项目各持一联，财务一联，转移当月将财务联送交财务做账，在年度结束或工程结束时，进行财产盘点，填写盘点表，并配合财务人员进行盘点。

上述工作不清在资产盘点时，发现遗失的，对项目负责人，分管领导，资产指定专管人员按遗失资产价值的50%进行处罚。

（八）材料、人工、其他分包项目结算付款

1、材料采购结算，人工、及其他分包项目结算，严格按合同执行，填写《项目***结算审签表》，表内各要素要求填写齐全，以防发生漏少责任不清。

材料结算按规格填列明细，其他结算按不同分项填列明细，《项目***结算审签表》及其附件在结算10日内办理完各流程审核，送交财务入账。

材料结算附件必须有送货人、材料进场验收人（指定）签名，结算料单为客户联，料单其他联财务有权不予接受（以防错漏、重复结算）。

财务有权退回含糊不清，附件不齐的结算。

材料结算审批流程：

现场材料员拿《审签表》及其附件→项目现场负责人→财务部门审核→总经理审批→财务部入账。

2、支付材料款、人工费、和其他分包费用须由单位经办人前来结算领取，并按支付金额开具供货发票，否则财务有权拒付，或按支付款项的5%扣除后支付。

支付方式为支票等银行支付方式。

3、材料无预付款项，申请支付材料款项，必须为应付款项。

人工及其他分包付款，进场首次付款为预付款，次月要及时办理上期结算，并送交财务入账，原则上：

不结算不再次付款。

（九）汽车费用：

1、公司对相关人员配备汽车，使用人对安全，合法使用该汽车负责。

2、公司汽车费用包干标准

在职项目经理或排量2.0已上

公司骨干或排量2.0（含）以下

材料采购人员

年包干额

25000.00

20000.00

按实报销

以上人员报销须分类、分项填列。

3、材料采购人员按月报销：

100公里按10个油计算，报销时分类、分项填列，并要求列明细清单，写明日期段、地点、办的什么事、公里数。

上述要求不全，各审批流程把关人员可不予接受。

4、所有汽车的违章处罚费、曝光费、事故处理费用不予报销。

特殊情况经过批准除外。

5、上述配备汽车的员工公司不再报销任何打的费、车费等交通费用。

第二部分资金管理制度

一、建立资金收支预算制度

为了更好地使用资金，做到以收抵支，明确各部门各项目部资金收支使用量，各部门各项目部根据合同规定，结合现场进度情况，按月编制《月度资金收支预算表》，《月度资金收支预算表》以项目部为编制单位，由现场材料、施工、预算、项目经理汇合讨论编制，经项目经理审批后，报公司经理审批。

审核后的《月度资金收支预算表》是公司下月资金收支使用的准则，必须严格遵守。

见附表一。

二、明确、简约外地工程资金付款审批流程

由于施工项目地域分散的特点，资金审批周转时间长，现场现金流量大，特规定如下：

1、各项目部在支付材料款、分包工程款、人工费、必须签订材料、工程合同，合同上必须注明对方单位名称、开户行、银行账号。

合同签订后。

送财务部门备案。

2、各项目部根据《月度资金收支预算表》，付款时填写《付款申请单》，完成项目部的审批手续，传真至分公司财务，公司财务收到《付款申请单》后完善后续审批，经总经理同意后，财务根据备案合同预留的账号通过网银或电汇，汇到供货单位账户。

汇款完成后通知项目，项目部配合财务取得相应收据发票。

第三部分附则

1、各部门、项目部相关人员严格按照规定的要求严格执行。

在执行过程中有什么问题及时向公司汇报，公司将不断完善相应管理制度。

2、此通知自下发之日起执行。

#####建设有限公司

2012年3月6日

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