对电子文件归档与管理的几点认识.docx

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对电子文件归档与管理的几点认识

对电子文件归档与管理的几点认识

　　［摘要］在电子信息技术广泛普及的现代化办公条件下，对电子档案进行规范化管理显得越来越重要。

加强对电子档案的归档管理工作，必须要转变观念，加强认识和日常管理，逐步实现档案资源数字化、服务网络化、管理规范化，充分发挥信息化在档案工作发展中的重要作用。

中国论文网/7/view-12878636.htm

　　［关键词］电子文档；信息管理；数字化；网络化；规范化

　　［中图分类号］G276［文献标识码］A［文章编号］1005-3115（2012）08-0088-02

　　随着电子计算机技术的迅速发展及其在工作、生活中的广泛应用，电子文件开始大量产生。

在《全国档案信息化建设实施纲要》中，提出加强电子文件归档管理的计划，要求各机关档案部门加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档。

而国家档案局要求认真贯彻执行《电子公文归档管理暂行办法》，要求各档案部门认真学习领会，以加强电子公文归档管理工作为突破口，加快推进全国档案信息化建设，全面提高档案工作整体水平。

当前，如何正确认识、规范管理、科学利用电子文件，已经成为文件处理领域和档案管理领域一个急需解决的新的重大课题。

　　所谓电子文件，是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式储存在磁带、磁盘和光盘等化学磁性材料并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络传递的文件。

　　一、电子文件的基本特点

（一）储存方式上的特点

　　传统档案管理以纸和笔作为档案信息记录和传递的主要工具，而电子文档是在电子计算机内部，无论是储存、传输，还是文字、声音或图像，电子文件均以数字编码的形式存在。

电子文档与档案数字化依赖计算机信息存储技术、网络通信技术等现代信息技术，其基本途径是把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成数字档案信息，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，直接在办公自动化过程中形成标准规范的电子文件信息。

（二）运行方式上的特点

　　数字文档的运行方式是存取档案信息的网络化，数字文档存取的是各种数字化档案信息。

档案信息传输服务网络化，与传统档案储存利用不同，在档案资源的利用上，档案数字化后，利用网络交流与分发信息，可以不受地域限制，提供远程存取的信息服务。

　　（三）功能定位的特点

　　电子文档主要是信息资源的动态搜寻链接，在功能上以存取为中心。

首先，它以电子载体形式取代纸质档案，实现数字化转变；其次，从手工作业转变为计算机自动编目、电子检索、自动标引、自动统计等。

　　二、电子文件的独特作用

（一）改变办公方式，提高办公效率

　　电子文档与纸质文档比较有其独特的优势，作为高科技产物，随着计算机网络、通讯、多媒体等技术的迅速发展和广泛应用，使得“办公”远远超出了办公桌的范围，利用现代技术可以在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公自动化和信息化。

使用电子文件不仅仅在文件存在方式上发生了根本变化，更重要的是从更本上改变了办公的方式，提高了办公效率。

（二）促进文档一体化的实现

　　利用计算机网络可以对电子文件从生成到归档进行一系列操作，统筹安排文件处理与档案工作，大量减少重复作业和滞后作业，使二者在网络系统中实现无缝对接，从而实现文件一次输入和多次、多途径输出，达到文件与档案资源的优化管理和最佳利用效果，使文件工作和档案工作成为一个有机体，实现了真正意义上的文档一体化管理。

　　（三）集成多元化信息

　　运用多媒体技术，将图、文、声合成在一个电子文件之中，真实地保存和再现历史演变的原貌。

　　（四）实现高度的信息共享

　　在电子文件的生成和处理中，可以借助计算机的高速处理信息能力，通过多种途径实现快速检索，可以实现全文检索和远程检索；借助计算机网络可以使不同地点的人员同步协作，也可以使电子文件的利用者不受时空、孤本和人数的限制，由系统软件来操作，节省人力、物力，实现了多角度、全方位的高度信息共享，这是计算机网络的最大优势，为档案利用者提供了准确、方便、快捷的信息。

　　三、电子文件的归档

　　根据《电子公文归档管理暂行办法》规定，电子文件形成单位应指定有关部门或人员负责单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文件的处理程序和相关人员的岗位职责之内。

电子文件归档应从三方面抓起：

　　第一，电子文件在归档前应由文件的形成部门按照规定确定文件的归档范围，执行保管期限的划分，对电子文件归档进行全面、认真地检查。

在内容方面，检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠，是否最终稿本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容是否一致；软件与文本是否一致等，确保电子文件的真实性、完整性、有效性及密级性。

　　第二，在进行电子文件归档工作时，应对电子文件硬件环境和软件环境的有效性及有无病毒感染、归档电子文件载体的物理状态、读出信息的准确性、记录信息格式的规范性与完备性进行检测。

　　第三，电子文件归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。

逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档是指把电子文件按照一定规律集中下载到可脱机保存的载体上以后再向档案部门移交的过程。

电子文件在归档前要按本单位的档案分类方案进行系统整理，同时，按照保证真实性、完整性和有效性的要求，补充电子文件特有的著录项目和其他标识，将著录结果制作成电子目录和纸质目录。

　　四、制约电子档案实现的因素

　　第一，档案电子化改革，最难的是转变思想，打破常规和原有的模式，改变档案管理人员怕麻烦、安于现状的想法。

在新技术应用与传统思想的碰击中，扬弃传统理念，根据档案数字化的特性，创立新型数字档案管理理论与方法，才会促进档案数字化进程的健康发展。

　　第二，电子文件归档的基本条件还不完善。

办公自动化、网络化、管理程序化还没普及。

由于电子文件归档所涉及的问题广泛，受制约因素多。

推行电子档案管理，需要将电子文件的形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机地联系在一起，有些档案管理部门无论从物力、财力，还是技术力量还有待提高。

　　第三，电子档案管理还缺乏标准化、规范化。

电子文件归档的前提基础工作是规范化和标准化。

有了标准，工作的开展就有了可以共同遵守的依据，电子文件在网络上传输需要遵循规范传输，电子文件信息交换和共享需要遵守共同的交换格式。

档案部门软件的开发、利用与管理系统不够规范，不能适应档案信息资源共享的要求。

　　第四，档案管理人员的素质制约档案电子化进程。

目前，档案管理缺乏专门性人才，操作技术手段落后，对网络知识了解不够，不能灵活使用档案管理软件，部门复合型人才引进缺乏，无法适应信息技术和档案事业的发展需要，因此人才的培养是当务之急。

　　五、档案电子化管理对策

（一）认清档案电子化的发展趋势

　　随着现代高新技术发展，档案信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式电脑化、服务方式网络化这些变化对传统的档案管理理念和管理方式必然产生巨大冲击，因此，推行档案电子化进程首先要转变思想，支持并开展档案管理的改革创新工作。

（二）立足现有条件，努力发展

　　从我国目前的现状来看，大面积铺开档案数字化建设的技术条件尚不成熟，在传统档案馆向数字档案馆变革过程中，一个主要的技术问题是档案信息资源数字化建设成本较高，在网络技术开发与档案信息网络建设方面，缺少统一的技术标准，无法对各档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法交换与共享。

各档案馆要依靠自身努力，艰苦创业，积极探索研究档案电子化建设与管理的思路和办法。

　　（三）加强人才引进与培养

　　档案数字化建设，必须有一批档案资源加工与管理、系统开发与维护等方面的专业人才，随着电子文档信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、利用、鉴定、销毁、统计等过程的变化，档案管理者应成为信息资源的管理者。

管理技术的发展和管理者角色的转变，对档案管理者素质水平提出极大挑战。

实现档案电子化必须有一批具备较高素质的电子档案建设、运行、管理及维护等方面的复合型人才，为电子档案建设提供管理和技术保障。

　　（四）应用系统开发

　　利用现代技术在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公自动化和信息化，要开发一套涵盖档案的数字加工、信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及资源管理全过程的网络应用系统。

通过应用系统实现文件会签或阅览，实现真正意义上的文档一体化。

　　（五）逐步完善档案信息安全管理制度，保障电子档案信息安全

　　要严格遵守《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律、法规，建立和执行科学的归档制度，将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序中。

采取安全防范措施，确保档案数据库安全、档案信息系统安全。

　　总之，通过正确认识、规范管理、科学利用电子文档，使电子文件的管理得到不断地完善和发展。

结合档案管理规范化、标准化，逐步开展档案信息化建设，使信息接收、传递、存储和利用一体化，为实现档案信息化管理打下坚实基础。