行政部年度工作计划.docx
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行政部年度工作计划
行政部年度工作计划
行政部年度工作计划
行政工作理念:
“三先”精神:
最先想到、最先看到、最先做到;
工作目标:
满足公司发展的需要,实现个人的提高;
工作准则:
绝不把当天的事情留到第二天做;
工作态度:
和颜悦色、心平气和、效率第一、坚持原则
行政部门职能
1、问题解决:
针对各部门提出的支持需求与问题,确认需求、理清问题、寻找解决方案、有效执行;
2、成本控制:
找出公司节省能源、成本的办法,创造工作价值;
3、计划组织:
针对公司各行政事项,明确具体的拟订计划、行动步骤、工作进度等,有效地整合与运用各项资源,达到预期工作目标;
4、沟通协调:
整合、沟通,协调出资源配置的最佳方案;
制度执行:
行政逐步完善,强调制度刚性执
档案管理
1、档案资料的收集、归档、保存、借阅,销毁等管理;
2、公司印章、证照管理;
行为管理
1、员工行为规范管理;
2、员工考勤、外出管理等;
奖惩管理
1、公司行政事件的调查、处理,奖惩管理等;
2、公司制度完善的跟进工作等;
接待管理
1、公司接待、来函管理等;
2、公司礼品管理等;
会议管理
1、行政会议组织、会议记录等;
2、行政会议相关事项的跟进等;
总务管理
车辆管理
1、公司车辆调度、维护、安全、保养等;
2、公司车辆的保险及相关费用控制;
物业管理
安全保卫
1、物业的维修、卫生、环境、费用管理;
2、安全保卫工作,消防设施设备的定期检查、维护;
3、公司值班(日常值班、假期值班)管理;
会务管理
1、公司会议的组织安排和会务工作;
2、公司各部门对外活动的组织、协助等;
资产管理
1、公司资产申购、入库、调拨、回收、销毁等管理;
2、公司各项资产情况的监控管理;
福利管理
1、员工福利申购、管理、分发;
2、员工帮困事宜调查、核实、处理等;
后勤管理
1、员工用餐、公司票务、住宿的预订、登记的管理;
资源管理
1、公司电话、名片、员工联络表,通讯工具管理等;
2、公司办公风貌,环境规划及相应配置确定等管理;
年度工作目标
围绕公司年度目标,行政部重点从三个方面开展工作:
、行政事项全面开展;
、行政体系基础建设;
、后勤服务流程建设;
**年工作进度——基础建设年
工作内容
工作事项
工作进度
计划
建立、健全体系管理机制,推动体系有效运作
已完成
完善公司管理制度及标准建设的主导和监督
已完成
建立和健全档案管理机制,做好文件控制,调档准确率达到100%,存档及时率100%
已完成
完善物资管理机制,有效实施资源管理
已完成
完善行政后勤服务管理机制
已完成
财务
各项活动的财务预算与控制本部门办公费用的核算与控制
已完成
职能
体系管理职能,物资管理职能,制度完善、监督检查职责、档案管理职责,后勤服务职责
已完成
管理
加强员工培训,提高服务质量,物资管理有序,团队建设良好
已完成
行政部过去一年工作的开展,紧紧围绕该目标展开,取得一定成绩,也有待完善的方面,下面,就行政部已经展开的工作进行汇报:
工作总结
1、过去一年工作目标;
2、过去一年部门大事;
3、行政体系建设;
过去一年部门重要事项
时间
项目
完成效果
3月
部门制度建设
建立部分行政制度
ISO内审协助
完成公司体系文件的审核
加强办公环境检查
加强办公环境卫生,安全管理等
员工旅游活动筹备
确认旅游公司,前期准备工作等
4月
部门制度建设
建立部分行政制度
员工旅游组织、协调
圆满组织员工**、**旅游
新资产管理制度试行
对制度相关条款进行微调
5月
部门制度建设
重点细化文档管理要求
行政费用开始分析
建立对公用费用的分析方法
资产管理表单建立
按工作流程建立各表单
6月
部门制度建设
行政巡检标准、文件编写标准
资产盘点及建帐
初步建立资产帐、可随时调阅库存
行政工作事项细化
按工作事项细化,建立操作细则
商标申请
通过商标评选
7月
部门制度建设
《办公室管理补充规定》、《打/复印管理规定》、《制度公告办法》
员工满意度问卷调查
完成发放、回收、统计
高温福利发放
按公司规定,确保发放及时、准确
8月
办公室规划、管理
完善办公室工位管理,设计工牌铭牌
高温福利发放
圆满完成
员工满意度调查分析
统计各项数据,建立分析报告
9月
办公环境改善
建立员工茶水间,启用座位铭牌,两地绿化布置等;
高温物资发放
圆满完成9月份物资发放工作
行政管理体系文件整编
完成体系文件的整编、调整
10月
办公室管理调整
行政管理控制节点建立
所有控制节点建立完毕
资产预算控制管理启动
按部门进行部门预算控制
11月
部门制度建设
完成部分行政制度
资产管理软件全面启动
资产数据导入,问题改善,功能加强等;
财产保险咨询、跟进等
商谈财产保险等相关事宜
12月
部门制度建设
完成部分行政制度
图书馆建立
建立图书馆、推行学习型企业建设
1月
部门制度建设
《图书管理规定》、《文件管理规定》、《档案管理规定》、《奖惩管理规定》
行政工作手册建设
完成工作手册
年度物资清盘
按部门、个人盘点公司物资,建立报表
公司内刊建设
定期发放,进行企业文化宣导
2月
年货发放
顺利发放公司春节年货
团拜会召开
顺利召开团拜会
上年度档案整理、汇编
建立检索目录,以便随时查阅
年会召开
选定年会地点,顺利召开年会
小结:
以上为行政部上一年度开展的重要工作事项,在公司各部门的大力配合下,行政部推行了以上工作。
随之着行政工作的逐步细化,希望本年度能给公司带来更细致的服务。
三、工作总结
、制度建设
管理目标:
以制度、规划规范工作行为,以做到流程明确,责任清晰;
、已完成工作
初步建立《行政制度手册》
初步建立《岗位工作手册》,明确各项工作关键点。
3、待开展工作
完善、细化各项行政制度工作步骤,操作细节等;
完善、细化《岗位工作手册》;
按各项工作接点,建立对岗位操作人员考核方案;
文件管理
、管理目标:
规范公司文件编号、格式、收发、催办、存档、质量监督等工作;做到格式规范、编号统一、存档及时,质量保证;完善公司报刊的申购、流转、登记等流程,有效管理;完善公司内刊分发、存档工作、有效管理。
完成工作
制度建设:
《文件管理制度》、《图书管理制度》、《图书馆管理规定》;
工作内容:
按时分发公司内刊、及时存档,有效控制。
3待开展工作
目前仍停留在文件收发的基础阶段,各项工作待细化;
全公司推行文件操作要求,建立公司统一的文件管理形象,以便有效掌握文件制订和流转情况;
有效掌控公司图书订阅、管理情况,做好图书推荐、图书出借、回收等工作。
有效掌握公司内刊发放,存档管理情况,跟进品牌的后期库存管理等方面
档案管理
管理目标
按公司需求,相关资料及时归档、存档、销毁等;
建立档案清单及检索方式,以便调档、查档;
为领导决策、企业发展、员工学习提供充分资源支持,记载企业历史;
已完成工作
制度建设:
《档案管理制度》
过去一年档案收集、汇编管理工作:
《档案整合清单》
过去一年各部门收集、汇编管理工作:
《**年制度汇编》
待开展工作
整合公司历年档案,汇编形成公司档案目录;
目前公司档案管理工作刚刚开始,仅限于公司大事项收集档案,尚未细化,档案管理相对滞后;
根据档案制度,细化工作步骤、并切实执行;
按部门性质不同,建立各部门应交档案目录,对照现有资料,进行收集与整理;
针对公司现有文本档案、信息档案、载体档案等各种档案的形式不一等,有针对性的制定管理办法;
根据公司档案管理要求,指导各部门档案管理工作。
行为管理
掌握目标
掌握员工行为特点,适时引导,使其迅速融入公司的企业文化,使人的行为与企业目标相结合,调动工作积极性。
已完成工作
制度建设:
《员工行为规范》、《外出管理》、《员工考勤管理制度》
每日巡检、及时提醒、及时处罚。
每月对迟到、早退行为进行统计,并处罚。
协同各部门经理加强员工行为规范的教育和引导。
待加强工作
深入员工行为规范管理,通过多渠道进行宣传和管理;
细化部门经理的管理职责,通过部门经理的协助,加强对下属员工的行为规范的管理。
结合新员工入职培训,加强对新员工的行为规范宣传。
待加强数据分析:
月违规数据分析:
按部门、人次、金额等进行。
奖惩管理
管理目标
确保内部行政行为符合公司规范,对公司事件进行调查,按规定施行奖惩。
对公司未明确、未规范的事件、行为,主导建立管理制度,并确保实施;
已完成工作
制度建设:
《奖惩管理制度》、《廉洁自律制度》
根据公司发生的不同事件,及时调查,以公司制度为依托,结合实际情况,给出奖惩处理意见并执行。
待完成工作
对未建立相关规则、规定的,主导建立并确保实施;
及时发现公司内部违规事件,分析对公司造成的影响,及时进行奖惩。
接待管理
管理目标
服务细致入微,细节决定成败
费用合理控制,质优价廉
已完成工作
制度建设:
《接待管理规定》、《礼品管理规定》
按规定程序,引导相关部门确认接待需求,并协助完成筹备、联络、跟进的管理工作。
待加强工作
拟订接待服务手册,建立接待前,接待中,接待后各项工作流程和标准。
会议管理
管理目标
及时组织召开行政会议及相关会议,确保会议各项议程的衔接;
确保会议中各项决议事项有效实施,有效落实。
已完成工作
制度建设:
《会议管理规定》、《外出参会制度》、《召集人立项制度》
按时、保质组织行政会议,完成会议记录。
及时跟进会议内相关工作的工作进度,并有效记录。
待完成工作
深化行政会议管理工作,提高会议跟进质量和效果;
深化会议跟进工作,提高工作深度。
费用预算
管理目标
有效掌握各项行政费用项目,合理控制行政开支;
掌握费用分析规则,进行预算控制;
已完成工作
统计、汇总行政费用项目,建立《行政费用登记表》
按各项开支、建立趋势图,按部门、个人进行分析。
待开展工作
细化行政项目分析工作,合理分摊各项费用;
强化费用预算,合理控制费用开支。
车辆管理
管理目标
对车辆使用状况、用车合理性进行有效控制;
对车辆费用、车辆各项数据进行有效分析;
对驾驶员适时进行教育管理。
已完成工作
制度建设《公务车使用规定》、《车辆充值卡使用管理规定》、《车辆钥匙管理规定》。
数据分析模型建立:
车辆油耗,用车时、用车公里数、部门车辆费用分析等。
待加强工作
车辆情况有效掌控,完善管理办法,建立车辆费用指标;
加强驾驶员服务意识,完善驾驶员考核方案;
细化数据分析,更有效分析车辆各项提标;
车辆管理费用合理记录,按使用部门进行合理费用分配;
物业管理
管理目标
有效管理自有物业或租赁物业,保证物业管理正常、有序。
全面掌握、分析各项公用事业费用缴纳情况,建立数据分析;
已完成工作
制度建设:
《门卫制度》、《出入司管理制度》、《值班管理制度》
日常物业维护和管理,各项费用的缴纳、分析及控制工作;
待加强工作
完善相关制度建设,加强物业管理各工作流程稽核;
建立数据分析模型:
水费、电费、电话费趋势分析;
加强物业管理、维护服务,及时解决问题,建立预案机制。
安全管理
管理目标
确保企业员工工作安全,做到安全行为;
确保企业内物资管理安全,做到安全物管;
确保企业内环境维护安全,做到安全环境;
已完成工作
制度建设:
《事件报告规定》、《5S管理规定》
调查、取证员工的工作事件;
公司防盗措施建立,消防设施检查,维护等;
该项工作尚处于建设初期。
待开展工作
作为今年工作重点,将从制度建设、工作方案建设等方面入手,根据公司现状,建立公司安全管理体系;
由各部门协助,指定安全责任人,建立安全检查制度;
加强企业安全文化建设,指导、规范员工建立安全价值观和安全行为准则。
会务管理
管理目标
有效组织筹备,费用控制,确保活动顺利,成功开展;
已完成工作
会议组织:
月度行政会议、年中会议、供应商大会、财年会议等;
待开展工作
建立《会务操作规定》、明确会前准备、会务实施、会后总结等工作流程和实施标准;
总结已组织活动,规范会务策划方案;
提高服务水平和服务标准,充分准备,贯彻实施。
资产管理
管理目标
企业资产有序,出、入、存有据,流向可控;帐实相符;
企业资产合理购置,定期维护,资产使用最优化,无浪费;
已完成任务
制度建设:
《总部资产管理办法》、《门店资产管理办法》
已逐步完善总部资产管理,基本做到环环相连,凭单操作;
资产管理软件已经投入使用,第一期功能已开发,逐步完善。
待开展工作
切实贯彻总部资产管理的各工作流程,全部实现凭单流转;
清查门店资产,修整、细化门店资产管理工作步骤;
完成公司资产明细清单,核查流转单据,掌控资产动向;
处置待报废物资,核定、建立物资报废标准,程序、权限等;完善物资报废,尤其是固定资产报废办法。
福利管理
管理目标
保障、关怀员工正常的生理及心理需求;
激励员工积极性,使员工对企业产生凝聚力,提升企业形象;
已完成工作
制度建设:
《福利操作标准》,适当调整相关条款;
制订《阳光基金操作细则》,细化工作内容和流程;
细化各项福利项目操作细则,完善工作流程,做到细致服务;
后勤管理
管理目标
各项工作规则明确,表单齐全,工作关键控制点清晰;
服务细致、工作及时;
已完成工作
制度建设《员工出差管理规定》
员工用餐预定、管理等;
员工出差票务、宾馆预订、管理等;
待开展工作
根据工作需要,建立工作操作规则,贯彻实施;
细化后勤服务内容,解决员工后顾之忧。
资源管理
管理目标
公司行政资源有效管理,合理分配,及时调整;
服务细致、工作及时;
已完成工作
制度建设:
《名片操作办法》
统一电话资源分配:
RTX、邮箱、移动分机、电话分机等;
统一办公规则:
办公装修跟进、工位分配、物资调配等;
待开展工作
根据现有工作,建立工作服务规则及标准,建立工作关键标准点;
企业文化宣导
管理目标
从“核心价值观、行为规范、制度文化”三方面来宣传企业文化;
提高员工整体素质,塑造企业良好形象,增强企业核心凝聚力;
已完成工作
每月发布内刊,励志宣导等;
张贴企业文化标语,建立文化氛围;
推广“图书馆”、定期介绍优秀书籍,提倡学习、读书;
待开展工作
完善企业荣誉墙,加强“图书馆”宣传;
组织开展员工活动:
如运动会,歌咏会等,增强企业凝聚力;
工作小结
过去一年,行政部经过不断建设和完善,已基本完成行政制度和工作体系的基础建设;今年,行政将把重点在已建设完成的体系的基础上,贯彻行政部工作理念,实施、完善行政制度。