西软系统官方培训教程文档之财务审核审核.docx
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西软系统官方培训教程文档之财务审核审核
1帐务审核..........................................................................................................................................2
第一节消费帐管理..................................................................................................................2
1.1消费帐查询.........................................................................................................................2
1.2消费帐主单.........................................................................................................................3
1.2.1消费帐主单窗口.........................................................................................................3
1.2.2新建消费帐................................................................................................................4
1.2.3帐务处理....................................................................................................................4
第二节应收帐管理......................................................................................................................5
2.1应收帐户查询.....................................................................................................................5
2.2新建应收帐.........................................................................................................................6
2.3应收帐户主单.....................................................................................................................6
2.3.1应收帐户主单窗口.....................................................................................................6
2.3.2应收帐与档案.............................................................................................................7
2.3.3帐务处理....................................................................................................................8
2.3.3.1应收帐务主单.........................................................................................................8
2.3.3.2定金输入及定金单打印.........................................................................................9
2.3.3.3信用限额设置.........................................................................................................9
2.3.3.4入帐......................................................................................................................11
2.3.3.5调整......................................................................................................................11
2.3.3.6转帐......................................................................................................................12
2.3.3.7压缩......................................................................................................................13
2.3.3.8争议......................................................................................................................14
2.3.3.9选帐......................................................................................................................15
2.3.3.10帐单....................................................................................................................15
2.3.3.11清户....................................................................................................................17
2.3.3.12核销....................................................................................................................17
2.3.3.13核销历史............................................................................................................21
2.3.4帐务处理实例...........................................................................................................23
2.4审核应收帐.......................................................................................................................26
2.5信用卡...............................................................................................................................28
2.6应收帐务查询...................................................................................................................29
第三节夜间稽核........................................................................................................................30
3.1夜审系统操作步骤...........................................................................................................30
3.2房租审核及入帐...............................................................................................................35
3.3费用审核...........................................................................................................................35
第四节报表................................................................................................................................36
4.1催帐报表...........................................................................................................................36
4.2帐龄报表...........................................................................................................................37
4.3稽核报表...........................................................................................................................38
4.4报表专家...........................................................................................................................38WESTSOFTCO
PYRIGHT
2第五节会计日期以及营业计划数编辑....................................................................................40
5.1会计日期...........................................................................................................................40
5.2编辑营业计划数据...........................................................................................................40
帐务审核
第一节消费帐管理
消费帐即宾馆工作帐,可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入,以及特殊账务的处理等。
收银点每天营业结束后,可至总台把现金收入输入该账号,再用部分结账结掉该费用,本日该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。
这样的收银点如:
美容室、洗衣房、楼面电话等。
消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支,如内部长话费(在电话计费模块定义自动转账、会议室、宴请客人费等。
每一个部门均可有一个固定帐号。
1.1消费帐查询
执行审核→消费帐管理,打开如下窗口。
该窗口默认显示所有消费帐列表,包括有效的、结帐的、挂帐的等。
系统用一个字母表示消费帐的状态,同宾客帐务:
状态
含义I
有效O
本日结帐S
临时挂帐D
昨日结帐表
WESTSO
FTCOPYRIGHT
3功能按钮介绍:
窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的,只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1,2等就可使用相关功能,介绍如下:
〖新建〗:
新建一消费帐主单;
〖联房〗:
打开『联房设置』窗口,增删联房;
〖主单〗:
打开消费帐主单,可修改主单信息;
〖入帐〗:
打开『入帐』窗口,可快速入帐;
〖固定支出〗:
打开『固定支出』窗口,可增删固定支出;
〖帐务处理〗:
打开帐务主单,可进行帐务处理;
〖允许记帐〗:
打开『定义允许记帐费用』窗口,可选择设置允许记帐费用;〖定义帐户〗:
打开『定义帐户』窗口,可增删子帐户;
〖打印帐单〗:
打开『单据打印』窗口,可打印各类已经设置好的单据。
查询:
右上角
按Alt+Z快速查询,输入查询条件,回车,显示查询结果。
右下角,组合查询,快捷键是:
CTRL+SHIFT+Z,系统弹出『宾客查询组合条件』窗口,可以进行相关查询。
1.2消费帐主单
1.2.1消费帐主单窗口
『消费帐管理』窗口,双击某记录,打开如下窗口。
WESTSOFTCOPYRIG
HT
41.2.2新建消费帐
操作步骤:
(1、『消费帐管理』窗口,单击〖新建〗,打开新建消费帐主单,整个窗口类似于后面讲到的AR帐主单;(2、输入【本名】,选择【来源】、【市场】,输入【担保人】、【担保单位】等信息;(3、单击〖存盘〗,或按CTRL+S,系统自动生成消费帐号。
图
注意:
若该收银点长期使用该消费账号进行现金收入的录入(系统默认有效期为一年,需将永久账户前的空白框勾选。
1.2.3帐务处理
需要处理消费帐帐务时,消费帐主单下,单击〖帐务处理〗,打开帐务主单。
消费帐处
理同前台帐务处理,请参见《前台收银》说明。
WESTSOFTCO
PYRIGHT
5图
第二节应收帐管理2.1应收帐户查询
执行审核→应收账户管理,打开『AR-应收帐户管理』窗口,系统默认显示所有AR帐户。
图功能按钮介绍:
窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的,只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1,2等就可使用相关功能,介绍如下:
WESTSOFTCO
PYR
IGHT
6〖新建〗:
新建AR帐主单;〖帐务处理〗:
打开帐务主单,可进行帐务处理;〖入帐〗:
打开『入帐』窗口,可快速入帐;〖主单〗:
打开应收帐主单,可修改主单信息;〖档案〗:
打开『档案』窗口,可查阅相关信息;〖允许记帐〗:
打开『定义允许记帐费用』窗口,可选择设置允许记帐费用;〖定义帐户〗:
打开『定义帐户』窗口,可增删子帐户;〖联房〗:
打开『联房设置』窗口,增删联房;〖催帐信〗:
打开『催帐信』窗口,可打印已经设置好的催帐信;〖对帐单〗:
打开『对帐单』窗口,可打印已经设置好的对帐单;查询:
右上角,快速查询,快捷键:
ALT+Z,输入查询条件,回车,显示查询结果。
可以输入的常用条件:
帐户名、帐户名称中的一部分、帐号等。
右下角,组合查询,快捷键:
CTRL+SHIFT+Z,系统弹出『应收账户查询组合条件』窗口,可以进行相关查询。
2.2新建应收帐
操作步骤:
(1、『AR-应收帐户管理』窗口,单击右〖新建〗按钮,打开新建AR帐主单;
(2、输入【名称】,选择【类别】、【等级】,输入其他相关信息;
(3、单击〖存盘〗,或按CTRL+S,系统自动生成AR帐号。
注意:
【等级】若是有消费限额,可设置限额。
限额分两种情形,一种是以客户的实际预付款作为限额,例如客人以现金购买了10000元的贵宾卡,在该客人的应收帐户中录入现金10000,即表示限额为10000。
一些协议单位是以信用作为限额的,则执行帐务→信用,录入限额,录入方法详见2.3.3.3信用限额设置。
2.3应收帐户主单
2.3.1应收帐户主单窗口
『AR-应收帐户管理』窗口,单击右〖主单〗按钮,打开AR帐主单,如下图所示。
WESTSOFTCO
PYRIGHT
7图【类别】应收帐户类别,是酒店对应收帐的一种分类。
一般分两大类:
应收帐和信用卡。
应收帐包括公司、旅行社以及员工担保帐等;信用卡包括国内卡和国外卡。
应收帐是一般意义上的挂帐,即单位与酒店签订挂帐协议,可以先消费后结帐,一般月结。
这些费用由各个营业点在结帐时通过“城市挂账”的结帐方式到相关的AR帐户下;而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐,该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下,每种信用卡对应一个AR帐户。
酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐。
注意:
酒店可以根据管理需求决定是否启用应收帐管理信用卡的功能。
若启用了该功能,则除了在前台系统中建立信用卡应收帐户之外,还必须在维护系统中设置信用卡类型与相关AR帐户的对应关系,此时方可用相关的信用卡结帐。
【等级】一般分两等:
有消费限额和无消费限额。
若选择有消费限额,前台转帐至该应收帐时,系统将根据限额情况,判断是否能继续转帐,若判断结果:
目标转帐费用+已有帐务>限额则系统将提示:
“『ARxxxxx』超过消费限额,请与财务联系”。
图
2.3.2应收帐与档案不管是公司、旅行社还是订房中心,档案的附加信息中都包含一个信息,就是应收帐号。
WESTSOFTCO
PYRIGHT
8系统中一个单位可对应两个应收帐号,如下图所示。
财务部门建立应收帐后,相关授权部门可在档案主单下,执行AR帐号→调整,选择对应的AR帐号或新建AR帐号,使其显示如下。
图
2.3.3帐务处理
2.3.3.1应收帐务主单
『AR-应收帐户管理』窗口,双击打开应收帐务主单,如下图所示。
图帐务主单可分成四个部分加以说明:
左上、右上、中间、底行。
WESTSOFTCO
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9左上:
显示帐户。
右上:
显示AR帐户基本信息。
中间:
默认显示有效帐务明细,要求明确每条帐务所包含的信息。
其中帐务前带有标记的为未经审核的AR帐。
未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。
底行:
重要信息区,灰色显示表示未定义,亮色显示需引起重视(表示有定义信息。
2.3.3.2定金输入及定金单打印
操作步骤:
(1、帐务主单下,单击工具栏上〖入帐〗按钮,弹出『入帐』窗口;
图(2、【姓名】显示AR账户名称,【代码】处输入人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入定金数量;(3、输入【单号】等信息,单击〖入帐〗。
系统默认打印定金单,操作员可根