西软系统官方培训教程文档之财务审核审核.docx

1、西软系统官方培训教程文档之财务审核审核1 帐务审核 .2第一节 消费帐管理 .21.1 消费帐查询 .21.2 消费帐主单 .31.2.1 消费帐主单窗口 .31.2.2 新建消费帐 .41.2.3 帐务处理 .4第二节 应收帐管理 .52.1 应收帐户查询 .52.2 新建应收帐 .62.3 应收帐户主单 .62.3.1 应收帐户主单窗口 .62.3.2 应收帐与档案 .72.3.3 帐务处理 .82.3.3.1 应收帐务主单 .82.3.3.2 定金输入及定金单打印 .92.3.3.3 信用限额设置 .92.3.3.4 入帐 . 112.3.3.5 调整 . 112.3.3.6 转帐 .1

2、22.3.3.7 压缩 .132.3.3.8 争议 .142.3.3.9 选帐 .152.3.3.10 帐单 .152.3.3.11 清户 .172.3.3.12 核销 .172.3.3.13 核销历史 .212.3.4 帐务处理实例 .232.4 审核应收帐 .262.5 信用卡 .282.6 应收帐务查询 .29第三节 夜间稽核 .303.1 夜审系统操作步骤 .303.2 房租审核及入帐 .353.3 费用审核 .35第四节 报表 .364.1 催帐报表 .364.2 帐龄报表 .374.3 稽核报表 .384.4 报表专家 .38 W E S T S O F T C OP Y R I

3、G H T2 第五节 会计日期以及营业计划数编辑 .405.1 会计日期 .405.2 编辑营业计划数据 .40帐务审核第一节 消费帐管理消费帐即宾馆工作帐, 可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入, 以及特殊账务的 处理等。 收银点每天营业结束后, 可至总台把现金收入输入该账号, 再用部分结账结掉该费 用,本日该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。这 样 的收银点 如:美容室、洗衣 房 、 楼面 电 话 等。 消费帐 也 可以用于 记录酒店内 部的 各种 费用 开支 , 如内 部 长话 费 (在电 话 计费 模块定义 自动转 账 、 会 议室、宴请客人 费等。每 一个 部 门均 可有 一

4、个固定 帐号。 1.1 消费帐查询执行 审核 消费帐管理 , 打开如下窗口 。 该 窗口默认显示所 有消费帐 列 表, 包括 有 效 的 、 结帐的 、挂 帐的等。 系统用 一个字母 表 示 消费帐的 状态 , 同 宾 客 帐务 : 状 态含 义 I有 效 O本日结帐 S临时挂 帐 D昨 日结帐 表W E S T S OF T C O P Y R I G H T3 功能按钮介绍 :窗口右边是常 用 功能快捷按钮 , 大多是跟 帐务 相关 的, 只需 单 击 这 些按钮或 使用 按钮前 的 快捷键 (如 1, 2等 就可使用 相关功能 , 介绍如下: 新 建 :新建 一 消费帐主单 ;联 房 :

5、打开 联 房 设置 窗口 , 增删 联 房 ; 主 单 :打开 消费帐主单,可 修改 主单信 息 ; 入 帐 :打开 入帐 窗口 ,可 快 速 入帐 ;固定支 出 :打开 固定支 出 窗口 ,可 增删 固定支 出 ; 帐务处理 :打开 帐务主单,可 进 行 帐务处理 ; 允许 记 帐 :打开 定义 允许 记 帐费用 窗口 ,可 选择设置允许 记 帐费用 ; 定义 帐户 :打开 定义 帐户 窗口 ,可 增删子 帐户 ;打 印 帐单 :打开 单据 打 印 窗口 ,可 打 印 各 类已经设置好 的单据。查询 :右 上 角, 按 Alt +Z 快 速 查询,输入查询 条件 , 回车 , 显示 查询结

6、果 。 右下 角 , 组合 查询, 快捷键是:CTRL+SHIFT+Z,系统 弹出 宾 客 查询 组合条件 窗口 ,可以 进 行相关 查询。1.2 消费帐主单1.2.1 消费帐主单窗口 消费帐 管 理 窗口 , 双 击 某 记录 , 打开如下窗口 。W E S T S O F T C O P Y R I GH T4 1.2.2 新建消费帐操作步骤 : (1 、 消费帐 管 理 窗口 ,单 击 新建 , 打开 新建消费帐主单, 整 个窗口 类似 于后 面 讲到 的 AR 帐主单 ; (2 、 输入 【 本 名】 , 选择【来源】 、 【市场】 ,输入 【担保 人 】 、 【担保 单 位】 等信

7、息 ; (3 、 单 击 存盘 , 或按 CTRL+S,系统 自动 生成 消费帐号。图 注意 :若 该收银点 长 期使用该消费账号 进 行 现金收入的 录 入 (系统 默认 有 效 期 为 一 年 , 需 将永久 账户 前 的 空白框勾选 。1.2.3 帐务处理需 要 处理消费帐帐务 时 ,消费帐主单 下 ,单 击 帐务处理 , 打开 帐务主单。消费帐处理 同前 台帐务处理, 请 参见 前 台收银 说明 。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T5 图第二节 应收帐管理 2.1 应收帐户查询执行 审核 应收账户管理 , 打开 AR-应收帐户 管 理 窗口 , 系统 默

8、认显示所 有 AR 帐户。图 功能按钮介绍 :窗口右边是常 用 功能快捷按钮 , 大多是跟 帐务 相关 的, 只需 单 击 这 些按 钮或 使用 按钮前 的 快捷键 (如 1, 2等 就可使用 相关功能 , 介绍如下: W E S T S O F T C OP Y RI G H T6 新 建 :新建 AR 帐主单 ; 帐务处理 :打开 帐务主单,可 进 行 帐务处理 ; 入 帐 :打开 入帐 窗口 ,可 快 速 入帐 ; 主 单 :打开 应收帐主单,可 修改 主单信 息 ; 档 案 :打开 档案 窗口 ,可查 阅 相关 信 息 ; 允许 记 帐 :打开 定义 允许 记 帐费用 窗口 ,可 选择

9、设置允许 记 帐费用 ; 定义 帐户 :打开 定义 帐户 窗口 ,可 增删子 帐户 ; 联 房 :打开 联 房 设置 窗口 , 增删 联 房 ; 催 帐 信 :打开 催帐信 窗口 ,可 打 印已经设置好 的催帐信 ; 对 帐 单 :打开 对 帐单 窗口 ,可 打 印已经设置好 的 对 帐单 ; 查询 : 右 上 角 , 快 速 查询, 快捷键:ALT+Z,输入查询 条件 , 回车 , 显示 查询结 果 。 可以输入的 常 用 条件 :帐户 名 、 帐户 名称中 的 一 部分 、 帐号等。 右下 角 , 组合 查询, 快捷键:CTRL+SHIFT+Z, 系统 弹出 应收账户查询 组合条件 窗口

10、,可以 进 行相关 查询。2.2 新建应收帐操作步骤 :(1 、 AR-应收帐户 管 理 窗口 ,单 击右 新建 按钮 , 打开 新建 AR 帐主单 ;(2 、 输入 【名称】 , 选择【类别】 、 【 等 级】 ,输入 其他 相关 信 息 ;(3 、 单 击 存盘 , 或按 CTRL+S,系统 自动 生成 AR 帐号。 注意 :【 等 级】若 是 有消费 限额 ,可 设置限额 。 限额 分 两 种 情形 , 一种是 以 客 户的 实 际预付款 作 为限额 , 例 如客人 以现金 购买 了 10000元 的 贵 宾卡, 在该 客人 的应收帐户 中 录 入 现金 10000, 即表 示 限额为

11、10000。 一些 协 议 单 位 是 以信用作 为限额 的, 则 执行 帐务 信用 , 录 入 限额 , 录 入 方法详 见 2.3.3.3信用 限额设置 。2.3 应收帐户主单2.3.1 应收帐户主单窗口 AR-应收帐户 管 理 窗口 ,单 击右 主单 按钮 , 打开 AR 帐主单, 如下图所示 。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T7 图 【类别】 应收帐户 类别 , 是酒店 对 应收帐的 一种 分 类 。 一 般 分 两 大 类 :应收帐 和 信用 卡。应收帐 包括 公司 、 旅 行 社 以及 员 工 担保 帐等 ; 信用卡 包括 国 内 卡 和国外 卡。

12、应收帐 是一 般意 义 上的 挂 帐,即单 位 与 酒店 签订 挂 帐 协 议 ,可以 先 消费后结帐, 一 般月 结。这 些 费用 由 各个 营业点在结帐 时 通过“城 市 挂 账 ” 的结帐 方式 到 相关 的 AR 帐户 下; 而 信用卡的 产 生 是 各个 营业点 一 旦 用信用卡结帐,该 笔 费用就 自动 生成到 相关 的信用卡 AR 帐户 下 ,每 种 信用 卡 对 应 一个 AR 帐户。 酒店 可 凭借 信用卡 AR 帐户 与 银 行 对 帐。 注意 :酒店 可以 根 据 管 理 需 求决 定是 否启 用应收帐 管 理信用卡的 功能 。 若 启 用了该 功 能 , 则除 了在 前

13、 台系统 中 建 立 信用卡应收帐户 之外 , 还必须 在 维护 系统 中设置 信用卡 类 型与 相关 AR 帐户的 对 应 关 系, 此 时 方 可用 相关 的信用卡结帐。 【 等 级】 一 般 分 两 等 :有消费 限额 和无 消费 限额 。 若选择 有消费 限额 , 前 台 转 帐至该 应收帐 时 ,系统 将 根 据 限额情 况 , 判断 是 否 能 继续 转 帐, 若 判断 结 果 : 目标 转 帐费用 +已 有帐务 限额 则 系统 将 提 示:“ ARxxxxx 超过 消费 限额 , 请 与财 务 联 系 ” 。 图2.3.2 应收帐与档案 不 管 是 公司 、 旅 行 社还 是 订

14、 房 中 心 , 档案 的 附加 信 息中 都 包 含 一个 信 息 , 就 是 应收帐号。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T8 系统 中 一个 单 位 可 对 应 两 个 应收帐号, 如下图所示 。 财 务部 门 建 立 应收帐后, 相关 授权 部 门 可在 档案 主单 下 , 执行 AR 帐号 调整 , 选择对 应的 AR 帐号 或 新建 AR 帐号,使 其 显示如 下 。图2.3.3 帐务处理2.3.3.1 应收帐务主单 AR-应收帐户 管 理 窗口 , 双 击打开 应收帐务主单, 如下图所示 。图 帐务主单可分 成 四 个 部分 加 以 说明 :左 上

15、、右 上 、 中 间 、 底 行 。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T9 左 上 :显示 帐户。右 上 :显示 AR 帐户 基 本信 息 。中 间 :默认显示 有 效 帐务 明 细 , 要 求 明 确 每 条 帐务 所包 含 的信 息 。 其中 帐务 前 带 有 标 记 的 为 未 经 审核的 AR 帐。 未 经 审核的 AR 帐 无法 对其进 行 帐务处理。底 行:重 要 信 息 区 , 灰色 显示 表 示 未 定义 , 亮色 显示需 引起重视 (表 示 有 定义 信 息 。2.3.3.2 定金输入及定金单打印操作步骤 :(1 、 帐务主单 下 ,单 击 工 具栏 上 入帐 按钮 , 弹出 入帐 窗口;图 (2 、 【 姓 名】 显示 AR 账户 名称 , 【 代码 】 处输入 人 民币 现金在系统 中 的 代码 , 【 金 额】 处输入 定 金数 量 ; (3 、 输入 【 单号 】 等信 息 ,单 击 入帐 。 系统 默认打 印 定 金单, 操作 员 可 根