T6管理软件操作中的问题及完善.docx

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T6管理软件操作中的问题及完善

T6管理软件使用现状及完善

我通过对公司T6管理软件的使用现状进行调查研究后发现目前的软件使用凝聚着以前财务人员及相关人员的心血与汗水，这些人在利用软件功能上取得的成绩也是显而易见的，是不容抹杀的，但尽管如此T6使用上还是存在着一些不尽如人意之处，需要在今后不断地加以完善，才能充分调动起软件在企业现代化管理中的作用，更好地促进公司的发展，为此我就使用过程中发现的问题做一简要回顾，并提出解决这些问题的个人建议，供决策层参考。

项目

现状及弊端

改进措施

存货计价方法

目前存货计价采用全月平均法，需期末处理后才能对发出存货进行计价，而我公司存在产成品退回生产车间等类型业务，这部分产成品作为直接材料归集到生产成本，结转完库存商品后需在存货核算模块做产成品成本分配，为此需再次做期末处理，两次期末处理时计价基数发生了变化，导致最后期末处理后生成的产成品退回生产车间的成本与取数时的成本存在差异，需要修改已编制的产成品计算单并在结转库存商品时进行调整，还需要回调存货核算模块的相应数据，人为地加大了核算结账工作的难度。

建议条件成熟时建立新帐套，存货计价方法改用移动平均法，其好处在于单据记账后不需要期末处理就能计价，符合结账的正常顺序，运作方便，数据准确。

存货分类

目前存货一级分类为非生物材料、包装物、产成品、专项物资、办公用品、劳保用品、安装维修物资、生物性原料、辅助材料和服务10类，存在相容交叉分类现象；另外存货分类存在和存货档案重叠现象，不利于对业务数据的统计和分析。

建议按照工业企业的存货分类分为原材料、周转材料、产成品和劳务四大类，在此基础上继续分类，存货分类最后一级应大于具体的存货档案，即包括n个存货档案，从而使存货分类和存货档案各自发挥自己在数据统计和分析中的相应作用。

存货档案

目前采用存货名称汉语拼音字头连写配合数字作为存货编码规则，问题是长度不一致大小写不统一，缺乏美感。

目前发现产成品既有按规格型号分类的又有不分规格型号的，规格型号又太多，不同规格型号的品种有上百种，如果按规格型号核算成本势必难度很大，也没有意义。

建议存货编码时大小写统一长度一致，或选用数字配合存货分类码作为编码，遵守同一性原则，从而使存货编码整齐一致，凸显企业形象。

建议实行明细核算，但对成本影响不大的因素做自由项管理，这样既完善了存货核算又简化了成本核算。

仓库档案

T6系统目前设置有生物性原料库、非生物性原料库、产成品库、质检库和发出商品库，但未指定对应的归属部门和负责人，不利于仓库管理。

由于目前公司没有专门的仓储部门，仓库设在不同的部门，建议在T6系统完善仓库归属部门和负责人，明确责任和权力，生物性原料库设在原料部，非生物性原料库和产成品库设在综合保障部，质检库设在质检部，发出商品库设在客户关系部，指定库房管理员，全面加强库房管理工作。

会计科目

目前管理费用-研究开发费及其明细科目的辅助核算仅限于部门核算，而研发费的发生部门基本上都是研发部，为此部门核算意义不大，而研发费支出是按研发项目归集的，所得税汇算清缴时研发费的加计扣除也要求按项目进行审计，因而有必要进行研发费的项目核算。

由于目前帐套已经运行半年了，修改辅助核算选项可能导致现有帐套混乱，建议年初时开始项目核算，以便更好地归集不同项目的研究开发费支出，为今后涉及的各项审计活动提供便利而准确的研究开发费专项支出数据。

库房管理

原料部作为生物性原料的采购和初步加工部门，目前拥有自己的冷库和出入库手续及台账，只是T6系统完全没有这些数据，而这些采购活动全是开具发票的，财务部由于未收到采购入库单而把这些原材料成本直接计入生产成本，原料部发生的其他费用计入加工成本，月末转为制造费用的相应明细科目，再作为制造费用转入生产成本的制造费用在完工产品之间进行分配，不利于生产成本直接材料的归集。

产成品入库单目前是月底由库管集中一次录入T6并审核，不利于财务部对生产完工情况的管控。

由于客户关系部既是业务部门又是发出商品的仓储部门，独立完成由销售发票直接生成销售出库单并审核，把应由销售、仓储和财务共同完成的业务全部承担了，不利于对出库业务的及时控制。

调拨单目前的录入和审核也为一人，由此生成的其他出入库单的审核也是原调拨单的录入审核人，不利于财务部及时了解调拨情况。

建议公司生物性原料库设在原料部，并纳入T6系统，原料采集后办理入库手续并录入采购入库单，初步加工后办理半成品入库，生产部领用时办理材料领用手续，作为原材料计入生产成本直接材料参与核算，原料部目前库存的原料作为开始核算期的期初数据进行零成本录入，使生物性原料作为存货管理，强化了财务部对公司资产的监管职能，并为进一步完善成本核算打好基础。

建议由综合保障部库房管理员按产品完工报告及时录入产成品入库单，财务部核算会计审核。

建议由销售发票生成的销售出库单应由财务部核算会计审核，便于财务部及时掌握销售出库情况；调拨单应明确由接受部门或仓库的相关人员录入，由发出部门或仓库的相关人员审核，此单生成的其他出入库单皆由财务部核算会计审核，从而使调拨业务的三方知情部门共同对此笔业务负责，保障了公司资产的安全。

批次管理

目前根据公司的性质已在局域网实行批次管理，T6未实行，不便于财务及相关部门和领导对资产的全面掌控

建议明年初T6全面推行批次管理，充分发挥T6巨大的资源潜力，全面提升公司对资产的监管力度。

固定资产管理

目前固定资产管理部门和财务部门对固定资产的编号规则不统一，导致固定资产盘点困难；T6系统固定资产模块目前也是由财务部全权负责，不利于对固定资产的监管。

建议固定资产管理部门和财务部共同制定编号规则，并按此规则修改各自原有的固定资产编号，使T6系统和管理部门的固定资产台账统一起来，以便于今后的细化管理；T6固定资产模块交由管理部门使用，由财务部进行必要的审核，从而全面加强对固定资产的监管。

低值易耗品管理

目前T6系统没有低值易耗品核算，不利于对此类物资的控制

建议低值易耗品管理部门和财务部共同制定低值易耗品的确认标准，作为低值易耗品核算的依据，T6建立低值易耗品档案，公司行政管理部门在低值易耗品领料单上签字确认并建立低值易耗品备查账，对低值易耗品名称、规格型号、领用部门及人员、领用时间等进行登记；低值易耗品摊销方法建议采取五五摊销法，全面加强对低值易耗品的管理。

采购管理

目前由于T6未实行批次管理致使采购检验单不能满足质监部门的工作要求而于2012年停用，一直使用的检验单是手工填写，未能充分利用T6资源。

采购入库单库房管理员制单审核，不利于财务对资产的管控，采购发票由财务部出纳审核结算并制单，不符合出纳不能兼任不相容会计工作的原则，随着公司的不断发展壮大势必留下一些不安全隐患。

建议在条件成熟时T6启用批次管理，恢复采购质检单的使用，充分发挥管理软件的资源优势，把人员从繁琐的日常工作中解脱出来从事相应地管理工作。

采购入库单由核算会计审核并作为结算发票的依据，采购发票的审核结算皆由核算会计完成并制单传总账模块由总账会计审核。

销售管理

T6销售管理模块功能很强大，公司的各种销售业务都能通过T6得以实现，但目前公司只使用了发货和开票这两个最基本的模块，其他模块均未使用，既浪费了软件资源又不适应销售工作的现代化管理要求。

目前发货单的制单人和审核人都是客户部一人完成，销售发票的录入审核也是由客户部独立完成，不利于财务部对这些业务的监督。

依据目前的条件和管理要求建议启用销售订单、销售成本分析、委托代销、代垫费用、销售支出、包装物租借和价格管理等几个模块，例如根据中标协议可以录入销售订单，根据相关资料进行销售订单成本分析，根据经验数据可以进行成本预测，三普康和刘宗瑶的代理业务可以纳入委托代销中，三普康的代垫费用目前与其他销售费用很难分开，可以通过代垫费用进行跟踪，以确保各个客户和销售业务人员在销售商品时发生费用的准确性，以便摆脱和这些销售代理商结算劳务费时还得手工计算容易出差且缺乏相应的账务处理的被动局面，使销售业务的各个方面实现办公自动化。

建议发货单和销售发票均由财务部核算会计审核，使财务部对销售业务的事后知晓转变为事先控制，既加强了财务部对资产的监管又为财务部进一步做好税收筹划工作打下好的基础。

应收款管理

目前出纳从银行拿回收款单后需送交客户部登记备查账，而并不录入T6系统，收款单据的录入、审核和核销工作全由财务部出纳完成，既不利于对资金的监管，又因帐表不是一个系统容易不一致而需要经常对账。

由于目前开票和收款工作皆由出纳完成，发票制单也由出纳完成，核算会计审核，不符合出纳不能兼任不相容会计职能的原则，不利于公司对资金的监管。

建议收款单据的录入由客户部完成，出纳进行审核及核销工作，并制单传总账模块，由核算会计对收款凭证进行审核，从而加强了对应收账款回款的监管，保证了公司资金的安全，同时客户关系部也可甩掉不必要的表格台账，改每月与财务部集中对账为事中核对，从而大大提高工作效率，充分显示T6系统的强大威力。

发票制单由核算会计完成，传总账模块由总账会计审核，从而最大限度的保证了资产的安全。

应付款管理

目前付款单的录入审核和核销都由出纳统一完成，并制单传总账模块，由核算会计审核，不利于应付款的管理

建议设立专门的采购部门，由采购部根据从出纳处领取的现金或有价票据录入付款单，财务部出纳审核、核销并制单传总账，核算会计审核从而进一步加强应付款的管理。

存货核算

目前发现存货核算系统与总账系统数据一直存在差异，影响了存货指标披露的真实性。

建议抓紧时间进行对账，找出症结所在及其产生的原因，尽快提出解决问题的方案，从而做到账账相符，全面提高公司财务核算水平，以适应现代化管理的需要。

总账

目前存在T6操作员权限不明确，多级审核制度不健全，致使科目使用不统一，财务核算体系不严谨，给财务数据的统计和分析带来不便，更不利于今后开展的一系列财务管理工作。

建议明确操作分工，收付类凭证由出纳完成，核算会计审核，总账会计复核；转账类凭证由核算会计制单，总账会计审核，财务经理复核，多级审核，最大限度降低差错率。

操作员权限

目前操作员权限分工不细，数据的安全性存在隐患

建议系统管理员按照各个T6使用部门提供的相关人员软件操作内容细化操作权限，杜绝有些操作员任意修改删除帐套数据的现象发生，以确保数据的安全性，

财务分析

目前公司未购买此模块，不利于财务分析工作的顺利开展。

建议购买财务分析模块，以适应公司未来发展的更高要求。

工资管理

目前公司未购买此模块，不利于公司对工资的细化管理。

建议购买工资管理模块，此模块交由人力资源部使用，从而全面提升工资管理的水平。

所有以上这些问题的阐述，其目的都是为了充分利用T6管理软件资源，通过实行多级审核制度，全面发挥财务管理在公司生产经营管理中的作用，使其成为公司职能管理中的枢纽，最大限度地确保公司资产的安全，从而全面提高公司现代化管理水平，为公司进一步发展打下坚实的基础。

张国林

2012-7-23