整理电子表格软件Excel是办公自动化软件Office的一.docx
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整理电子表格软件Excel是办公自动化软件Office的一
第六章 Excel2000应用
第一节 Excel2000概述
一、Excel2000概述
电子表格软件Excel2000是办公自动化软件Office2000的一个成员。
操作方便、功能齐全。
Excel具有丰富的数据处理函数，可以实现快速准确的表格数据计算；具有丰富的绘制图表功能，快速生成图表，可进行数据统计分析；具有方便的数据交换能力等。
二、Excel2000的启动
在Windows【开始】菜单项下的〖程序〗子菜单中，选择级联菜单中的“MicrosoftExcel2000”菜单项并单击，就可以启动中文Excel2000了。
三、Excel2000的退出
方法一：
单击标题栏最右端的“关闭”按钮
。
方法二：
打开【文件】菜单并选定〖退出〗项。
如果在改动之后没有存盘，Excel2000会弹出保存的提示对话框，在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”；如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。
图6-1保存提示对话框
四、Excel2000窗口的基本结构
在制表过程中，人与计算机的交互操作是通过Excel2000的窗口进行的。
当启动Excel2000后，就会在屏幕上出现一个Excel2000窗口，并在此窗口中打开一个默认工作簿。
Excel2000窗口结构说明如图6-2所示。
图6-2窗口结构图
1、标题栏：
位于窗口的顶端，在标题栏最左端为控制菜单图标、本窗口打开的应用程序名和当前编辑电子表格文件名。
如图6-2，标题栏显示
表示当前打开的窗口是Excel2000系统，工作簿文件名为“Book1”。
单击
控制菜单图标，会出现〖窗口控制〗下拉菜单，如图6-3所示，菜单中包括“最大化”、“最小化”、“还原”、“关闭”等常用窗口控制命令。
标题栏最右端的三个按钮自左至右依次为“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”按钮。
图6-3Excel2000“窗口控制”菜单
2、网格工作区：
（如图6-2）是放置表格内容的地方；网格工作区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容的。
3、列标：
（如图6-2）用英文字母和它们的组合来表示A~Z，AA，AB~IV（共256列）。
4、行号：
（如图6-2）用阿拉伯数字1~65536来表示。
5、名称框：
（如图6-2）名称框可以给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。
6、编辑栏：
（如图6-2）选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。
在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮
：
左边的“×”是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的“对号”是“输入”按钮，就是确定编辑栏中的内容为当前选定单元格的内容；右边的“等号”是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。
7、全选按钮：
（如图6-2）名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。
全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。
全选按钮下面的1、2、3...是行号，单击行号可以选中相应的整行。
8、工作表标签：
（如图6-2）显示当前工作簿包含的工作表名称。
9、工作表标签控制按钮：
（如图6-2）若有多个工作表，标签栏显示不下所有标签，这时通过这些按钮，可找到所需的工作表标签。
10、状态条：
（如图6-2）界面的最下面是状态条。
Excel的状态条可以显示当前的键盘的Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Numlock是打开的，按一下键盘上的“NumLock”键，这个标记就消失了，表示不再是NumLock状态，按一下“CapsLock”键，就显示出CAPS，表示CapsLock状态是打开的，再按一下CapsLock键，它就会消失。
五、工作簿、工作表和单元格
1、工作簿：
是一个Excel文件，扩展名为.xls，由工作表组成。
最多可存放255个工作表。
默认工作簿名为Book1，其中可以包含很多的工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3……。
就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。
2、工作表：
是以列和行的形式组织和存放数据的表格，由单元格组成。
每一个工作表都用一个工作表标签来标识。
3、单元格：
行和列的相交点，是工作表的最小单位，一个单元格最多可容纳32000个字符。
单元格根据其所处的列号和行号来命名。
列号在前、行号在后。
比如：
A1。
4、活动单元格：
当前正在操作的被黑线框住的单元格。
5、活动工作表：
当前正在操作的标签是白底黑字、带下划线的工作表。
默认情况下活动工作表为Sheet1。
第二节 Excel2000基本操作
一、新建空白工作簿（三种方法）
方法一：
启动Excel的同时自动创建“Book1”。
方法二：
单击“常用工具栏”上的“新建”
按钮。
方法三：
选“文件”菜单中的“新建”命令，再选“常用”选项卡下的“空工作簿”命令。
二、保存工作簿（三种方法）
方法一：
单击“常用工具栏”上的“保存”按纽
。
方法二：
在“文件”菜单中选“保存”命令。
方法三：
在“文件”菜单中选“另存为”命令（如图6-4）。
图6-4“另存为”对话框注：
第一次保存工作簿，Excel会打开“另存为”对话框
三、打开工作簿（三种方法）
方法一：
选“文件/打开”命令（如图6-5），在“打开”对话框（如图6-6）中选择文件，点击“打开”。
图6-5“打开命令”
方法二：
点击“常用”工具栏上的“打开”按钮
上的“打开”按钮，在“打开”对话框（如图6-6）中选择文件，点击“打开”。
图6-6打开对话框
方法三：
直接双击要打开的工作簿
。
四、文字和数据的输入
现在我们来看怎么向单元格里输入文字和数据：
单击左上角的A1单元格，输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字。
这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，进入输入状态，光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点。
那怎么才能进入输入状态呢？
1、选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态。
2、双击单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态。
3、编辑栏中也可以显示选中的单元格中的内容；把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“I”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中了，输入文字或数字，单元格的内容也会随之改变。
注意：
在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入。
输入数据的几个特殊情况：
（1）输入分数（如1/2），应先输入“0”及一个空格后输入½；
（2）输入纯数字组成的字符型数据，输入前加西文单引号（‘），Excel将自动把它当作字符型数据处理；
（3）输入日期和时间数据时，用“-”或“/”分隔年月日；时间用“：
”分隔时分秒；
（4）输入当前日期：
“Ctrl＋；”；
（5）输入当前时间：
“Ctrl＋Shift＋；”。
五、自动填充功能
1、相同数据的填充（复制填充）：
（1）使用填充柄：
单击填充内容所在的单元格，然后拖动单元格右下角的“填充柄”至所需位置，完成填充，如图6-7、图6-8所示。
图6-7
图6-8
（2）使用“填充”命令：
输入起始值后选择填充区域，选中“编辑”菜单的“填充”命令，在级联菜单中选择对应的菜单项，如图6-9所示。
图6-9“填充”命令
2、等差/等比序列及日期序列的填充：
使用填充柄：
输入序列前两项并选中这两个单元格，拖动单元格右下脚的“填充柄”至所需位置，如图6-10所示。
图6-10
第三节 工作表基本操作
一、建立员工工资表
中文Excel2000提供了一系列的单元格，每个单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，如图6-11。
工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3表示C列中的第三行单元格。
我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。
图6-11 单击A1单元格
在第一行各列中输入表内容，按键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在另外两列中分别输入“职务”、“工资额”。
使用键盘上的“左”、“右”、“上”、“下”方向键可以将光标移至各单元格上，输入文字信息，结果如图6-12。
图6-12 编制一份“员工工资表”
二、设置单元格的格式——字符格式
步骤一：
单击行号1，选定此行中的文字内容。
然后单击鼠标右键，在快捷菜单中（如图6-13所示），选择“设置单元格格式”命令。
图6-13选择“单元格快捷菜单”
步骤二：
在“单元格格式”对话框中，单击“字体”选项卡，如图6-14所示。
图6-14单击“字体”选项卡
步骤三：
从“字体”列表中选择一种新的字体，并从“字形”列表中选择一种字形，接着可在“字号”列表中设置文字的大小尺寸，如图6-15所示。
图6-15从“字体”窗口中选择一种新的字体、字形和字号
单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，如图6-16所示。
图6-16上述操作的结果
在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性，还能预览设置结果。
此外，“单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，在“对齐”列表中可以设置工作表中数据的水平与垂直对齐方式。
三、设置数字格式——货币符号
上述操作可用于设置电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：
步骤一：
单击D列标，选定此列中的所有内容，接着单击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。
在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。
步骤二：
在“分类”列表中选择“货币”项。
图6-17“分类”列表窗
步骤三：
设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮，如图6-18。
图6-18设置“小数位数”与“人民币符号”
上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如图6-19所示。
图6-19在工资数额前加上一个人民币符号
这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。
如果需要，还可以选择几行或几列或工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。
在“数字”选项卡对话框中，在“分类”框中选择不同的数据类型，可以对不同类型的数据进行格式设置。
四、设置边框和图案
1、设置边框：
方法一：
首先选中表格的单元格，在“单元格格式”对话框中，选择“边框”选项卡。
如图6-20。
在对话框中，设置竖线和横线。
图6-20选择“边框”选项卡
方法二：
选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设置好了。
2、设置图案：
方法一：
首先选中表格的单元格，在“单元格格式”对话框中，选择“图案”选项卡。
在对话框中，设置单元格的底纹。
方法二：
给单元格设置底色和文字颜色：
选中要设置的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。
注意：
给工作表设置背景：
打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。
如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。
不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。
五、加入标题（插入行操作）
为了加入标题，首先需要在报表将插入一行，以便于书写它，其次还要合并此行中的各列，否则标题就不能存在。
完成下列操作后，您就会理解这句话的意义了。
步骤一：
单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令，如图6-21。
图6-21选择“行”命令
此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”，如图6-22所示。
新行将使用已经存在列定义，您可以为每一个单元格填入内容，但由于它将用于书写工资表的标题，所以应当合并各列，使它们不在存在，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。
图6-22插入新行
步骤二：
单击行号1，选定新行，然后右击鼠标进入快捷菜单，接着从中选择“设置单元格格式”命令，然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，打开“合并单元格”检测框，如图6-23所示，最后单击“确定”按钮。
图6-23“合并单元格”检测框
完成这一步操作后，“行1”中就只有一个单元格了。
步骤三：
在“行1”书写好标题“员工工资表”，并参照前面的内容，设置好标题的文字字体与大小尺寸。
六、调整列中的文字位置
步骤一：
选定所有行与列右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。
接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，如图6-24所示。
图6-24选择“居中”项
这个选项的功能是迫使文字在单元格中居中，而不管它的长度是否与单元的显示长度相同。
步骤二：
检查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态。
若处于打开状态，就关闭它，然后单击“确定”按钮。
各单元格中的文字就会居中显示，如图6-25所示。
注意：
检查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态是一个很关键的问题！
否则表格中的各单元格将合并成一个单元格，表格也就不存在了。
图6-25让各单元格中的文字居中
七、调整行、列宽度
1、手动调整行高、列宽：
调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。
拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。
调整行高
调整列宽
2、统一格式调整行高、列宽：
（1）设置列宽
首先选中待调整的列，然后从“格式”下拉菜单中选择“列”命令，再从二级字菜单中选择“列宽”命令。
如图6-26所示。
然后在“列宽”对话框中输入数值即可，如图6-27所示。
图6-26选择“列宽”命令
图6-27“列宽”对话框
（2）设置行高：
首先选中待调整的行，在“格式”下拉菜单中选择“行”命令，再从二级子菜单中选择“行高”命令，然后在“行高”对话框中输入数值，即可。
八、简单函数的运用
中文Excel2000提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于计算指定列中所有数值的和。
步骤一：
单击在“工资”列最后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图6-28。
图6-28选择“函数”命令
步骤二：
在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图6-29。
图6-29选定SUM函数
在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。
操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。
步骤三：
单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图6-30。
此后就能在工作表中看到工资的总计值了。
结果如图6-31所示。
图6-30SUM函数计算的结果信息
图6-31
九、制作员工工资图表
利用中文Excel2000提供的图表功能，可以基于工作表中的数据建立图形表格，这是一种使用图形来描述数据的方法，用于直观地表达各统计值大小差异。
步骤一：
将光标移至A3单元格上。
然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，结果应如图6-32所示。
图6-32选定员工的姓名与工资额
步骤二：
单击工具箱中的“图表向导”按钮，进入“图表向导”的第一步操作对话框。
如图6-33
图6-33单击“图表向导”按钮
步骤三：
在“图表类型”列表中选定一种类型后，从“子图形类型”指定图形的形式，接着单击“下一步”按钮。
进入图表向导后，通过这一步可以选择的类型很多，各类型的图形特点如“子图形类型”窗口中所列，而且通过位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，您可以参照本书的操作步骤，试用一下别的类型，如图6-34。
注：
若按住“按下不放可查看示例”按钮，“子图形类型”将变成预览窗口，并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。
此外观若不是您想要的类型，可以重新选定类型。
图6-34选择一种图表类型
步骤四：
在“图表向导”的第二步操作对话框中，打开“行”单选按钮。
如图6-35所示。
图6-35“行”单选按钮的位置
进入“图表向导”的第二步操作对话框后，将会看到中文Excel2000默认设置的“系列”产生方式。
“系列”就是图表中横坐标的标记方式，在这里就是将员工的姓名放置在横坐标下方，即按“列”的方式来产生“系列”。
完成这一步操作后，中文Excel2000将按“列”的方式来产生图表，并且立即在此对话框的预览窗中表现出来。
步骤五：
单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”，如图6-36所示
图6-36输入“员工工资图表”
步骤六：
单击“下一步”按钮后，在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮，参见图6-37。
图6-37打开这个单选按钮
这一步操作将建立一张新的工作表，而且是与前面的工作表分离的图表。
若打开“作为其中的对象插入”单选按钮，则将把新工作表（图表）插入在当前工作表中。
最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了，它将作为当前工作簿中的一张的图表出现在屏幕上，参见图6-38。
该图表是独立存在于当前工作簿中的，不配属于报表，这一点可以通过单击屏幕左下角处的Sheet1标签来证实。
此时，位于该标签的左旁将是图表的标签，您可以试一试作为对象来插入图表，并看一看此处的标签排列情况。
图6-38建立一张“员工资图表”
十、简单打印
工作表建立好就可以进行打印了，操作方法：
单击工具栏中的
按钮。
第四节 编辑工作表
一、选定操作区域
选定操作区域的方法有很多：
如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。
如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。
同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混合选择等等。
二、单元格的复制、移动
1、复制单元格
复制单元格的方法：
选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮
，然后选中目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮
就可以了。
Office2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作。
2、移动单元格
选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。
如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：
选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮
，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。
三、行、列、单元格的插入和删除
对工作表的结构进行调整，可以插入行、列、单元格。
1、插入行、列、单元格
右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。
插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。
还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。
2、删除行、列、单元格
删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的单元格也可以移动上来。
四、对工作表的操作
1、移动或复制工作表
在标签栏中的任意标签上单击右键，在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（如图6-39），出现“移动和复制工作表”对话框（如图6-40），将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本。
图6-39图6-40
2、工作表的重命名
在EXCEL中，我们可以给工作表重命名。
例如将“Sheet1”改名为“工资表”，操作步骤如下：
步骤一：
在工作表标签“Sheet1”上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“重命名”命令。
步骤二：
进入汉字输入状态，输入“工资表”。
步骤三：
在其他任意位置单击鼠标左键，即可完成重命名操作。
3、删除工作表
我们可以将多余的工作表删除。
操作方法：
单击菜单栏中的“编辑”菜单，在“编辑”菜单总单击“删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮。
注意：
工作表的删除为永久删除。
4、选定工作表
当我们要对一组具有相同结构的工作表进行同样的编辑时，可以将相关的工作表都选定，再对其中一张工作表进行编辑，此时其他选定的工作表也会相应改动。
操作方法：
按下“Shift”键再单击工作表标签可以选择连续的工作表，如果要选择不连续的工作表，则按下“Ctrl”键，再分别单击要选定的工作表。
第五节 工作表的打印
一、打印预览
一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上。
在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。
从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，如图6-41。
或者单击工具栏上的“打印预览”按钮
。
图6-41选择“打印预览”命令
单击此按钮后，预览的结果如图6-42所示。
图6-42预览电子报表
单击“缩放”按钮
，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。
单击“打印”按钮
可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮
则可以回到编辑状态。
二、页面设置
单击“设置”按钮
，可以打开“页面设置”对话框，在这里可以对工作表的的页面参数进行一系列的设置。
另外，利用菜单栏的【文件】主菜单的〖页面设置〗菜单命令，也可以打开“页面设置”对话框。
（如图6-43）
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