文件与资料管理作业程序.docx
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文件与资料管理作业程序
文件名稱：
文件與資料管理作業程序
文件編號：
SV-24-01
制訂部門：
文管中心
制訂日期：
20070305
文件制修訂記錄
NO
發行日期
修訂申請書編號
制修訂內容
修訂頁次
版本
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
核准
審核
制訂
發行章
注：
每次文件修訂，請文管中心將修改位置、主要修改內容予以記錄，以便對照使用。
1.目的:
為有效地管理各項文件與資料,確保文件與資料的完整性、正確性、機密性及分發的適當性，以便指導各項活動,特制定本程序文件。
2.範圍:
凡指導各項活動之內外文件與資料（含文本資料、音像資料、電子資料）,均屬本程序管理範圍。
3.權責：
3.1文件之制定、審核、核准許可權見下表：
文件類別
制（修）定部門
審核
核準
品質手冊
管理代表
管理代表
總經理
作業程序書
相關人員
部門主管
管理代表
支援文件
作業規範
相關人員
部門主管
管理代表
表格表單
同文件一起産生
部門主管
管理代表
3.2外來文件管理權責:
外來文件類別
接收
轉換
確認
文件分發、回收及原件保管
國際國家標準機構標準、國家法律
工程部
工程部
管理代表
文管中心
國家行政機構
管理部
管理部
管理代表
文管中心
客戶標準、要求性文件等關於產品的技術資料
業務部
工程部
工程部主管
文管中心
包裝資料
業務部
工程部
工程部主管
文管中心
4.定義：
4.1外來文件:
凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均為外來文件，文件將規範與公司品質管理和行政管理具有密切關係之行
為活動。
4.2品質手冊（第一階文件）:
闡述系統活動總體政策、經營宗旨,並為此描述總體架構之綱領性文件。
4.3作業程序（第二階文件）:
規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施職責的部門之部門關聯性文件。
4.4支援文件;管理辦法（第三階文件）:
為實現某項具體活動而詳細描述其步驟、方法的文件。
4.5表單（第四階文件）:
規定用於記錄活動內容、狀況或結果之證明性文件。
4.6電子資料：
指在電腦伺服器、電腦硬碟、光碟、軟碟以及其他移動式存儲媒體中存儲的資料。
4.7非電子資料:
指以紙張文件、音像（VCD、DVD）等方式存儲的資料。
5.作業說明：
5.1文件與資料管理作業流程圖見附件一；
5.2文件制定:
5.2.1內部文件由公司各權責部門,依照公司管理需要,填寫〖文件制定/修訂/廢止申請單〗經文管中心勾選會審部門,會簽後產生。
5.2.2內部文件之格式參照【文件格式規範】；
5.2.3外來文件,各權責部門接收後,應檢討文件的適用性。
如可完全適用,無須進行修改,可直接使用；需進行修正時,責成相關人員根據公司管理需要,在外來文件的基礎上,重新産生新文件,新文件依照內部文件的處理方式予以處理。
5.3文件適用性審核:
文件申請後（含外來文件轉換後）或外來文件可直接使用時,交由相關權責人員進行文件的審核和核準，審核核準通過後,交文管中心進行文件制定/修訂/廢止，如適用性審核不合格，退回原申請部門,召開協調會議,重新申請。
5.3.1文字檔案，審核核准人員應於文件首頁簽名確認；
5.3.2外來文件，於原稿文件上加蓋“外來文件章”並由文管人員簽名確認,登錄於〖外來文件一覽表〗中。
5.4文件核查:
文管中心接到文件及〖文件制定/修訂/廢止申請單〗後，應進行如下核查:
5.4.1文字檔案是否已簽名確認，並符合3權責規定之要求；
5.4.2如爲根據外來轉換而來之文件，相關部門是否隨同交來原外來文件；
5.4.3文本、音像文件是否完整；
5.4.4電子資料接收後，文管人員應以正版最新病毒碼查毒軟體（PC-CILLINOR瑞星等）進行病毒確認，無毒方可使用；
5.5文件編號:
5.5.1文件編號系統:
SV10
分類別（0指涵蓋全部品質系統）
第一階文件
東莞光景光電科技有限公司
5.5.2第二階文件:
SV–2X-XX
流水號（01-99）
依ISO9001（2000版）系統項目之流水號
第二階文件
東莞光景光電科技有限公司
5.5.3第三階文件:
SV–3X–XXXX
流水號為四位即（0001-9999）
部門代碼
第三階文件
東莞光景光電科技有限公司
5.5.4第四階文件:
SV–4X–XX-XX
流水號（01-09）
二階文件編號後二位流水號
依第二階文件編號4-8碼為准
第四階文件
東莞光景光電科技有限公司
5.5.5版本（由A-Z）及版次由（0-9）；
5.5.6頁次以B/A表示,A表總頁數,B表該頁之頁次；
5.5.7部門代碼對照:
R:
工程部P:
制造部Q:
品保部D:
文管中心
M:
管理部S:
資材部N:
業務部
5.5.8文管中心依照文件編碼原則予以編號，外來文件可以直接在文件上手寫光景光電內部內號。
5.5.9外來文件編號:
SV-X–XXXX
流水號為四位即（0001-9999）
外來文件代碼
東莞光景光電科技有限公司
5.5.10外來文件代碼對照:
W:
外來文件
5.6所有一、二階文件經確認後，文管中心管理人員應將文件基本情況登錄於〖文件總表〗以利管控。
5.7分類儲存:
5.7.1所有原版文件,文管中心均應予以保存；
5.7.2作廢或已修改之舊版文件應與最新版本文件分開存儲，並清楚標識作廢原稿文件或舊版原稿文件，並在文件上加蓋“舊版文件章”；
5.7.3存放於電腦資料，以部門別、文件別進行分開存儲，文件名稱以文件編號命名，以代表文件本身的意義；
5.7.4電子資料、音像資料，均應在不同的媒體上進行資料備份。
5.8文件分發:
5.8.1一、二、三階文件和技術文件分發，統一由文管中心依據文件分發範圍進行分發；並對其各部門發行一份，不足，可申請補發。
5.8.2文件補發:
如文件遺失、損壞、不足或需對外部機構進行分發時,需求部門（外部分發爲相關對口業務聯絡部門）應填寫〖文件分發申請單〗,並經下列部門主管核准同意,方可交文件管理人員分發:
5.8.2.1對內發行,由管理代表核准；
5.8.2.2對外發行,由公司總經理核准。
5.8.3文管人員應核查〖文件分發申請單〗,是否依照規定經過相關人員核准，未經核准同意，退回分發申請。
5.8.4文字文件分發:
文管人員根據〖文件分發申請單〗之範圍,複印相關文件，並於文件上加蓋相關印章；
5.8.4.1對內發行以及向供應商或協力廠商發行之産品品質要求文件，加蓋“受控文件章”予以發行；
5.8.4.2由工程所發出的臨時BOM或規格圖等文件都必須經文管,並且蓋上“臨時發行文件章”後,方可使用。
5.8.5所有文件發行時,相關接收人員均應在〖文件分發/回收記錄表〗中予以簽收；對外發行可由本公司相關對應部門經辦人員代爲簽收。
5.9使用狀況核查:
5.9.1核查範圍僅爲受控文件和公司原版文件；參考文件可不予以核查其使用狀況。
5.9.2核查重點爲文件版本是否爲最新版本、是否保存完整、是否非法修改、是否遺失；
5.9.3核查頻率爲每半年一次；
5.9.4內部文件核查:
由文管人員進行,核查時分部門執行,核查情況記錄在〖文件使用狀況核查記錄表〗中；
5.9.5外來文件核查:
核查前,由文管人員製作〖文件使用狀況核查記錄表〗,列明文件名稱和編號,交由公司生管人員對協力廠商或由採購人員對供應商進行資料核查，核查方式可採用現場核查或傳真由協力廠商（供應商）自行查核、簽回之方式予以處理。
5.9.6當文管人員在核查時，發現使用部門有以下幾種情況的給予罰款的處罰規定:
遺失、損壞、亂塗亂畫、非法修改。
5.10評審文件之適用性:
在以下情況下,應進行文件適用性評審；
5.10.1執行品質系統改善、産品異常改善、過程能力改善、資料分析之潛在異常改善、持續改進專案實施並經過效果確認後；
5.10.2執行管理評審過程中，檢討文件的適用性；
5.10.3執行內部品質審核或外部品質審核後，對問題進行矯正預防時；
5.11決定不適用文件處理方式:
經評審文件不符合要求，各部門均可以提出〖文件制定/修訂/廢止申請單〗，闡述原因，呈交原文件審核、核准人員，確定處理方式；如爲文件修正，則同時指定文件修改負責人員。
5.12文件修正:
5.12.1指定修改人員執行文件修改後,應將修正文件交原審查核准人員進行審核，審核通過後，審核人員應在文件上簽名確認。
5.12.2修改人員將確認文件連同〖文件制定/修訂/廢止申請單〗一同交文管人員,進行文件版本變更。
5.12.3文管人員依照原〖文件制定/修訂/廢止申請單〗收回原文件，並注明回收情況。
5.12.4回收文字可以於背面重復使用,但必須加蓋“作廢文件章”以示區別，同時不能用於印刷公司體系文件。
5.13文件廢止:
經審核核准後，將〖文件制定/修訂/廢止申請單〗指定廢止文件交文管人員進行文件回收；回收依照5.12.3及5.12.4之規定進行。
5.14文件修改或廢除後，文管人員均應製作〖文件總表〗,分發各部門進行比對控制。
5.15有關文件管理的相關記錄依照【品質記錄管理作業程序】進行保存管理。
6.相關文件
6.1【品質記錄管理作業程序】SV-24-02
6.2【文件格式規範】SV-3D-0001
7.使用表單
7.1〖文件制定/修訂/廢止申請單〗SV-44-01-01
7.2〖文件總表〗SV-44-01-02
7.3〖文件分發/回收記錄表〗SV-44-01-03
7.4〖文件使用狀況核查記錄表〗SV-44-01-04
7.5〖外來文件一覽表〗SV-44-01-05
7.6〖文件分發申請單〗SV-44-01-06
8.附件
8.1文件與資料管理流程圖
8.2文件管理樣章格式
流程圖
權責單位
使用表單
各相關部門
管理代表
文管中心
文管中心
各相關部門
管理代表
各相關部門人員
管理代表
文管中心
〖文件制訂/修訂/廢止申請單〗
〖外來文件一覽表〗
〖文件總表〗
〖文件分發/回收記錄表〗
〖文件使用狀況核查記錄表〗
〖文件制訂/修訂/廢止申請單〗
〖文件分發/回收記錄表〗
〖文件總表〗
附件一、文件與資料管理流程圖
附件二、文件管理樣章格式
1、受控文件章2、參考文件章
3、作廢文件章4、舊版文件章
5、外來文件章6、临时发行章
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