文件与资料管理作业程序.docx

1、文件与资料管理作业程序文件名稱：文件與資料管理作業程序文件編號：SV-24-01制訂部門：文管中心制訂日期：20070305文 件 制 修 訂 記 錄NO發行日期修訂申請書編號制修訂內容修訂頁次版本01020304050607080910核 准審 核制 訂發 行 章注：每次文件修訂，請文管中心將修改位置、主要修改內容予以記錄，以便對照使用。1.目的:為有效地管理各項文件與資料,確保文件與資料的完整性、正確性、機密性及分發的適當性，以便指導各項活動,特制定本程序文件。2.範圍:凡指導各項活動之內外文件與資料（含文本資料、音像資料、電子資料）,均屬本程序管理範圍。3.權責： 3.1文件之制定、審核

2、、核准許可權見下表：文件類別制(修)定部門審核核準品質手冊管理代表管理代表總經理作業程序書相關人員部門主管管理代表支援文件作業規範相關人員部門主管管理代表表格表單同文件一起産生部門主管管理代表3.2外來文件管理權責: 外來文件類別接 收轉 換確 認文件分發、回收及原件保管國際國家標準機構標準、國家法律工程部工程部管理代表文管中心國家行政機構管理部管理部管理代表文管中心客戶標準、要求性文件等關於產品的技術資料業務部工程部工程部主管文管中心包裝資料業務部工程部工程部主管文管中心4.定義：4.1外來文件: 凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均為外來文件，文件將

3、規範與公司品質管理和行政管理具有密切關係之行為活動。4.2品質手冊(第一階文件): 闡述系統活動總體政策、經營宗旨,並為此描述總體架構之綱領性文件。4.3作業程序(第二階文件): 規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施職責的部門之部門關聯性文件。4.4支援文件;管理辦法(第三階文件): 為實現某項具體活動而詳細描述其步驟、方法的文件。4.5表單（第四階文件）: 規定用於記錄活動內容、狀況或結果之證明性文件。4.6電子資料： 指在電腦伺服器、電腦硬碟、光碟、軟碟以及其他移動式存儲媒體中存儲的資料。4.7非電子資料: 指以紙張文件、音像(VCD、DVD)等方式存儲的資料。5.作

4、業說明：5.1文件與資料管理作業流程圖見附件一；5.2 文件制定:5.2.1 內部文件由公司各權責部門,依照公司管理需要,填寫文件制定/修訂/廢止申請單經文管中心勾選會審部門,會簽後產生。5.2.2 內部文件之格式參照【文件格式規範】；5.2.3 外來文件,各權責部門接收後,應檢討文件的適用性。如可完全適用,無須進行修改,可直接使用；需進行修正時,責成相關人員根據公司管理需要,在外來文件的基礎上,重新産生新文件,新文件依照內部文件的處理方式予以處理。5.3 文件適用性審核:文件申請後(含外來文件轉換後)或外來文件可直接使用時,交由相關權責人員進行文件的審核和核準，審核核準通過後,交文管中心進行

5、文件制定/修訂/廢止，如適用性審核不合格，退回原申請部門,召開協調會議,重新申請。5.3.1 文字檔案，審核核准人員應於文件首頁簽名確認；5.3.2 外來文件，於原稿文件上加蓋“外來文件章”並由文管人員簽名確認,登錄於外來文件一覽表中。5.4 文件核查:文管中心接到文件及文件制定/修訂/廢止申請單後，應進行如下核查:5.4.1文字檔案是否已簽名確認，並符合3權責規定之要求；5.4.2如爲根據外來轉換而來之文件，相關部門是否隨同交來原外來文件；5.4.3文本、音像文件是否完整；5.4.4電子資料接收後，文管人員應以正版最新病毒碼查毒軟體(PC-CILLIN OR 瑞星等)進行病毒確認，無毒方可使

6、用；5.5 文件編號:5.5.1文件編號系統: SV 1 0 分類別(0指涵蓋全部品質系統) 第一階文件 東莞光景光電科技有限公司5.5.2第二階文件: SV 2 X - XX 流水號(01-99) 依ISO9001(2000版)系統項目之流水號 第二階文件 東莞光景光電科技有限公司 5.5.3第三階文件: SV 3 X XXXX 流水號為四位即（0001-9999） 部門代碼 第三階文件 東莞光景光電科技有限公司 5.5.4第四階文件: SV 4 X XX - XX 流水號(01-09) 二階文件編號後二位流水號 依第二階文件編號4-8碼為准 第四階文件 東莞光景光電科技有限公司 5.5.5

7、版本(由A-Z)及版次由(0-9)；5.5.6頁次以B/A表示,A表總頁數,B表該頁之頁次；5.5.7部門代碼對照: R:工程部 P:制造部 Q:品保部 D: 文管中心 M:管理部 S:資材部 N:業務部 5.5.8文管中心依照文件編碼原則予以編號，外來文件可以直接在文件上手寫光景光電內部內號。5.5.9外來文件編號: S V- X XXXX 流水號為四位即（0001-9999） 外來文件代碼 東莞光景光電科技有限公司5.5.10外來文件代碼對照: W:外來文件5.6 所有一、二階文件經確認後，文管中心管理人員應將文件基本情況登錄於文件總表以利管控。5.7 分類儲存: 5.7.1 所有原版文件

8、,文管中心均應予以保存；5.7.2 作廢或已修改之舊版文件應與最新版本文件分開存儲，並清楚標識作廢原稿文件或舊版原稿文件，並在文件上加蓋“舊版文件章”；5.7.3 存放於電腦資料，以部門別、文件別進行分開存儲，文件名稱以文件編號命名，以代表文件本身的意義；5.7.4 電子資料、音像資料，均應在不同的媒體上進行資料備份。5.8 文件分發:5.8.1 一、二、三階文件和技術文件分發，統一由文管中心依據文件分發範圍進行分發；並對其各部門發行一份，不足，可申請補發。5.8.2文件補發:如文件遺失、損壞、不足或需對外部機構進行分發時,需求部門(外部分發爲相關對口業務聯絡部門)應填寫文件分發申請單,並經下

9、列部門主管核准同意,方可交文件管理人員分發:5.8.2.1 對內發行,由管理代表核准；5.8.2.2 對外發行,由公司總經理核准。5.8.3文管人員應核查文件分發申請單,是否依照規定經過相關人員核准，未經核准同意，退回分發申請。5.8.4文字文件分發:文管人員根據文件分發申請單之範圍,複印相關文件，並於文件上加蓋相關印章；5.8.4.1 對內發行以及向供應商或協力廠商發行之産品品質要求文件，加蓋“受控文件章”予以發行；5.8.4.2 由工程所發出的臨時BOM或規格圖等文件都必須經文管,並且蓋上“臨時發行文件章”後,方可使用。5.8.5所有文件發行時,相關接收人員均應在文件分發/回收記錄表中予以

10、簽收；對外發行可由本公司相關對應部門經辦人員代爲簽收。5.9 使用狀況核查:5.9.1核查範圍僅爲受控文件和公司原版文件；參考文件可不予以核查其使用狀況。5.9.2核查重點爲文件版本是否爲最新版本、是否保存完整、是否非法修改、是否遺失；5.9.3核查頻率爲每半年一次；5.9.4內部文件核查:由文管人員進行,核查時分部門執行,核查情況記錄在文件使用狀況核查記錄表中；5.9.5外來文件核查:核查前,由文管人員製作文件使用狀況核查記錄表,列明文件名稱和編號,交由公司生管人員對協力廠商或由採購人員對供應商進行資料核查，核查方式可採用現場核查或傳真由協力廠商(供應商)自行查核、簽回之方式予以處理。5.9

11、.6 當文管人員在核查時，發現使用部門有以下幾種情況的給予罰款的處罰規定:遺失、損壞、亂塗亂畫、非法修改。5.10 評審文件之適用性:在以下情況下,應進行文件適用性評審；5.10.1執行品質系統改善、産品異常改善、過程能力改善、資料分析之潛在異常改善、持續改進專案實施並經過效果確認後；5.10.2執行管理評審過程中，檢討文件的適用性；5.10.3執行內部品質審核或外部品質審核後，對問題進行矯正預防時；5.11 決定不適用文件處理方式:經評審文件不符合要求，各部門均可以提出文件制定/修訂/廢止申請單，闡述原因，呈交原文件審核、核准人員，確定處理方式；如爲文件修正，則同時指定文件修改負責人員。5.

12、12 文件修正:5.12.1 指定修改人員執行文件修改後,應將修正文件交原審查核准人員進行審核，審核通過後，審核人員應在文件上簽名確認。5.12.2 修改人員將確認文件連同文件制定/修訂/廢止申請單一同交文管人員,進行文件版本變更。5.12.3 文管人員依照原文件制定/修訂/廢止申請單收回原文件，並注明回收情況。5.12.4 回收文字可以於背面重復使用,但必須加蓋“作廢文件章”以示區別，同時不能用於印刷公司體系文件。5.13 文件廢止:經審核核准後，將文件制定/修訂/廢止申請單指定廢止文件交文管人員進行文件回收；回收依照5.12.3及5.12.4之規定進行。5.14 文件修改或廢除後，文管人員

13、均應製作文件總表,分發各部門進行比對控制。5.15 有關文件管理的相關記錄依照【品質記錄管理作業程序】進行保存管理。6.相關文件6.1【品質記錄管理作業程序】 SV-24-026.2【文件格式規範】 SV-3D-00017.使用表單7.1文件制定/修訂/廢止申請單 SV-44-01-017.2文件總表 SV-44-01-027.3文件分發/回收記錄表 SV-44-01-037.4文件使用狀況核查記錄表 SV-44-01-047.5外來文件一覽表 SV-44-01-057.6文件分發申請單 SV-44-01-068.附件8.1文件與資料管理流程圖8.2文件管理樣章格式流 程 圖權責單位使用表單各相關部門管理代表文管中心文管中心各相關部門管理代表各相關部門人員管理代表文管中心文件制訂/修訂/廢止申請單 外來文件一覽表文件總表文件分發/回收記錄表文件使用狀況核查記錄表文件制訂/修訂/廢止申請單文件分發/回收記錄表 文件總表附件一、文件與資料管理流程圖附件二、文件管理樣章格式1、受控文件章 2、參考文件章 3、作廢文件章 4、舊版文件章5、外來文件章 6、临时发行章