费用开支报销管理制度.docx
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费用开支报销管理制度
财务开支管理制度
为了完善公司的财务管理，规范财务开支行为，提高公司的经营效益，现结合公司的具体实际，特制定本制度。
一、暂借款、预付款、应付款开支
1、暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。
借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，并经财务总监审核后，由出纳付款。
2、预付款（订金）是指因公司业务的需要，需预先支付的各项工程、材料、固定资产的款项以及一些参展等费用。
支付此款项时，需由经办人按要求填写“付款申批单”，并附有关采购单、合同等单据，经财务总监、总经理审核审批后方可付款。
3、所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。
确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务总监讲明原因，经同意后方可再借付。
4、经办人必须在经济业务完成后三天内凭有效原始票据报销核销各项暂借及预付款项。
超期不结帐者（以提交给财务单据的当天开始计算），财务部有权扣发经办人工资予以抵偿。
５、应付款是指应付供应商的货款（或加工费）。
对于现金采购的应付款，财务部需要对采购订单、送货单、验收入仓单、发票、收据进行核对，经总经理签字后方可付款。
对于月结采购的应付款，供应商请款时应带齐收款资料：
委托书（盖公章）、我司已确认的对账单、发票、收据。
两种采购方式的应付款在付款时必须取得发票、收据，否则不可付款，并且单笔1000元以上的应付款必须采取银行转账支付方式。
二、费用报销
1、费用报销必须以真实、合法的原始凭证为依据。
对原始凭证的要求
（1）有税务部门监制章的发票、行政事业性收费收据、专用发票、正式的公交车车票等；
（2）原始凭证需详细填写日期、公司全称、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票专用章单或财务专用章。
经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，对记载不准确、不完整、有涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章（或未盖有对方单位的公章、财务专用章、发票专用章）的发票一律不予报销。
（3）因特殊情况未能取得合法的原始凭证（餐费补助除外），
应有详细的书面说明，并经财务总监同意，否则不予报销。
2、报销费用时必须填写“费用支出报销单”或“差旅费报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数、附外出放行条。
住宿、伙食补助在限额内填报，超标准自付（如有特殊情况需总经理审批后方可报销）。
所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观，经办人还必须在报销单上签名。
3、报销程序：
经办人部门经理复核分管领导复核财务负责人审核总经理（董事长）审批出纳付款
（审批权限请按《财务开支审核审批权限》制度执行）
4、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划（申请报告），凭申请报告报销有关费用。
5、办公用品的购置：
由各部门根据需要，编制计划报行政部审核汇总，按审核审批程序批准后，由行政部按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出、存情况。
领用时，须填制领料单，经部门负责人批准即可。
6、各部门在开支业务招待费之前，需事先经公司总经理批准。
否则，财务部不予报销。
具体操作如下：
（1）必须事先填写招待客人联络单，并经总经理批准。
如有特殊情况应事先电话请示，不得先斩后奏。
（2）限制陪餐人数，原则上1-2人陪同。
（3）招待标准：
一般职员30元/人/餐；客人为主管级60元/人/餐，超标准自付，特殊情况需由总经理审批。
（4）职员出差外地发生的招待费，应于出差前申请。
特殊情况应电话请示，回公司后补办手续；出差发生招待费的应扣除当日的出差补贴。
（5）业务经理发生的招待费原则上不予报销，重要客户由营销副总或总经理（董事长）陪同的除外。
7、公司职员外出办事，原则上不能乘坐出租车。
若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示公司分管领导，并在报销单上注明原因。
具体操作如下：
（1）携有巨款或重要文件须确保安全的；
（2）部门经理出差长途一人到达目的城市，短途两人以上的；
（3）因公办事所到目的地较远没有公共交通工具的；
（4）其他特殊情况或紧急情况需乘坐出租车的（报销时须详细说明原因）
8、所有需报销的各种原始单据（包括购买材料和支付工程款），必须在单据所填日期的三天内报销，超过三天内一律不予报销。
（以交到财务部的时间开始计算）
9、采购生产用的低值易耗品报销须按采购控制程序、仓房管理程序、进货检验程序完备审核审批程序后办理报销。
10、无论何种银行汇款，经办人需填写《付款申批单》，经过审核审批程序后，出纳员才可以办理汇款手续。
11、对于固定资产、低值易耗品等，必须先有机电部门的验收证明，机电部门在验收完毕后必须把送货单、报价单交给财务部核算。
付款方式采用银行转账结算方式，不得使用现金付款方式。
12、享受公司移动通迅费补贴的员工不能再报销通迅费，还必须入公司集团网，保证24小时开通，收到两次投诉以上的扣除电话费补贴。
13、车辆费用：
（1）必须加强公司车辆的保管及有效运用，因私事使用发生的一切费用不准报销；享受公司油费补贴的私家车，出差不准申请公车，违者发现一次扣回二个月的车补。
（2）汽车加油采取IC卡加油方式，路桥费采用粤通卡付款，不可报销油费、路桥费，特殊情况除外；
（3）公车车辆修理需请示相关部门同意后方可进行，报销时凭请示报告、发票（收据）、维修清单等凭证经审核审批程序后方可报销；
（4）车辆年审、保险费等凭有关单据经审核审批程序后方可报销。
14、税款、行政收费、水电费、电话费等支出由财务总监审核后付款。
15、涉及银行转账、商业汇票背书转让支出业务，必须经财务总监签字才可办理。
16、差旅费用。
员工出差分“短途”和“长途”两类。
当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。
（一）短途出差
（1）伙食费补贴标准：
早餐7：
00点前出发的5元/人；中餐12：
30点后返厂的15元/人；晚餐18：
00点后返厂的15元/人。
夜宵22：
30返厂的15元/人。
（2）出差到外厂的（如返工、检测、学习），每人每天伙食费按30元补贴，外厂不安排住宿需住在旅馆的，员工每人每晚按40元补贴，课长级以上的每人每晚按60元补贴。
（3）员工出差短途出差只能乘坐公交车，无特殊情况不能乘坐出租车、么托车。
（二）长途出差
（1）地区划分：
一类区：
特区、上海、北京、广州等地区；二类区除一类区以外的地区；三类区：
港台澳地区。
（2）住宿、伙食补贴标准如下：
（元/人/天）
等项
级目
标
准
职务
住宿标准
伙食补贴
一
类
地
区
二
类
地
区
三
类
地
区
一
类
地
区
二
类
地
区
三
类
地
区
一般员工、课长
100
80
300
40
30
100
部门经理、总监
150
120
400
50
40
150
（3）参展的伙食补贴：
一类区按每人每天按25元补贴，二类地区每人每天按20元补贴，三类区每人每天按50元补贴。
（4）出差住宿费和伙食实行限额控制、节约奖励的办法，特殊情况经公司总经理批准后方能实报实销；节约按30%返还给个人。
（5）报销住宿补贴时需凭住宿发票，在规定标准范围内按实际住宿天数计算报销，超标准的，超出部分自理。
（6）符合乘坐飞机条件的出差人员到省内有班机通航的地方出差（指部门经理或总经理特批的职员）在不影响工作的前提下，改乘坐火车、普通汽车或轮船的，按飞机票价或减去相应的火车、普通汽车或轮船票价的差额，提取50%奖给个人。
（7）夜间乘坐长途汽车、轮船超过六小时，每人每夜另增发一天的伙食补助费。
（7）符合乘坐飞机条件的出差人员改乘火车、普通车或轮船的，连续乘车超过12小时（含12小时）的，每满12小时，加发50元伙食补助。
（三）差旅费报销的其他规定
（1）随同公司总经理、董事长出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。
（2）出差人员到达目的地至住地往返可乘出租车，凭据按实报销。
（3）自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不报市内交通费。
（4）趁出差之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自理。
其绕道和在家期间一律不报销出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。
（5）凡不符合乘坐飞机条件的人员（部门经理级以上才享受乘坐飞机），因公事紧急乘坐飞机的，应事前经总经理批准，否则超出规定的费用个人自理。
（6）凡属总经理指定陪客前往外地考察参观者，其各项开支不受上述规定限制，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面已享受公费者，均不再享受住勤及途中伙食补助。
（7）凡被外单位和个人邀请外地考察参观，或业务跟单的人员，其食宿费已由对方负担的，均不再享受住宿和伙食补助费；司机出差跟着住宿和吃饭的也一样处理。
（8）出差天数的计算，原则为：
当天12时以前出发，12时以后返回的按一天计算；当天12时以后出发，12时以前返回的，按半天计算；
（9）实行差旅费制度后，各部门人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过原计划天数的费用，需经总经理批准，否则，财务部不予报销。
（10）外单位人员为我公司临时办事，其费用开支，经公司总经理批准可实报实销。
但公司办事处、子公司来总公司办事、学习的，其费用不准在总公司报销。
三、其他有关规定：
1、公司审计人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销，任何人必须服从。
2、子公司、办事处参照以上制度执行。
3、未尽事宜，由总经理受权财务部另行制定补充制度，解释权在公司财务部。
4、本本制度从2012年月日起试运行。
XX股份有限公司
2012年月日
招待费
差旅费
电话费
超预算部分
财务开支制度
抄报：
董事长
抄送：
各部门
XXX集团有限公司
财务报销制度
（2010年04月16日修订）
财务报销制度是指公司通过制定相应的制度规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项日常费用的开支进行严格的计划、核算控制、考核与奖惩，以将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益。
各级管理人员和业务人员要树立成本意识。
第一部分 总则
第一条 为准确核算公司的成本费用支出，加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用于集团公司的子、分公司。
各子、分公司可根据本规定制订自己的支付制度，
并报集团财务部备案。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第一条 借款管理规定
（一） 出差借款：
出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
（三） 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
（四） 借支金额权限：
1、借支金额10万元以下的，由公司总经理审批，10万元以上的，还须报集团财务总经理审核。
2、5000元以内的借支，各公司总经理可书面授权财务部负责人审批。
（授权书须报集团总部和所属公司财务部备案）。
（五）外出购进材料需借支现金1万元以上的，除按上述手续外，还应提交物资部门主管领导批准的采购计划或请购单，采购计划或请购单要填明所购材料名称、牌子、规格、数量、价格、金额。
（六） 借款销账规定：
1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；
2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
（七） 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
（八） 借支的现金，要在当月月末前，结清借支。
第二条 借款流程
（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
（二） 审批流程：
主管部门经理审核签字→财务经理审批。
（三） 财务付款：
借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。
第三部分 经营性费用和对外投资报销规定及流程
第一条 集团公司总部的经营性费用支付：
2万元以下（含2万元）的支付，由集团财务部总经理审批；2万元以上的费用支付，由集团总裁审批。
第二条 子公司（或分公司）的经营性费用（包括人工费、材料费）支付，由各子、分公司的总经理（负责人）审批。
（如子公司发生的材料费、人工费次数频繁、数量太多，可由总经理书面授权委托副总经理或相关的部门负责人审批，并以书面形式报集团总部和所属公司财务部备案）。
第三条 材料费用的支付程序：
材料进仓验收 →仓库记账→财务审核→总经理（或受权人）审批→报账支付
第四条 支付相关手续
（一） 材料款（含原辅材料、库存商品、物料用品、低值品）支付。
（二） 支付的原始凭证须有发票、送货单及验收单、材料清单。
（三） 由供货单位开出送货单，无送货单的由收货部门开具验收单，送货单要由送货单位加印
章，送货单或者验收单要由送货人签名、采购经办人签名、收货验收人签名，建筑公司的材料单由建筑公司统计加盖入账戳记。
（四） 供货方凭送货单或者验收单连同发票到财务部，经财务部核对无误后，凭财务部开具的
双方确认的材料清单，经总经理（副总经理）审批，并在发票签字后，方可支付。
支付凭证（发票）须有收款经手人签字、总经理（副总经理）签批、采购经办人签字。
（五） 用料部门负责人须在材料员月末提交的材料汇总表上签字确认。
（六） 送货单或验收单必须填写明用料部门（项目名称）、货物名称、规格、包装规格、数量、单价、金额，并由送货人、收货人签章。
（七） 材料款的支付，须通过银行转账支付，特殊情况须现金支付，须提前通知所在公司财务部，并经所在公司主管会计审核。
单项超过10万元的现金支付，还须报集团财务部总经理审核。
第四部分 日常费用报销制度及流程
第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第二条 费用报销的一般规定
（一） 报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制 度）,且发票背面有经办人签名。
（二） 填写报销单应注意：
根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
3
（三） 按规定的审批程序报批。
（三） 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第三条 费用报销的一般流程
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后
的申请单或出入库单→部门经理审核签字→主管会计复核→财务总经理审批→到出纳处报销。
第四条 差旅费报销制度及流程
（一）业务人员差旅费开支标准：
车船费可实报实销（需打的、坐飞机的需请示各公司总经理）；
住宿费和餐费，总裁的费用按单据实报实销，其他人员限额报销，按以下标准执行：
级 别
住宿费（元/晚/人） 伙食费（元/天）
备注 副总裁、总裁助理、总经理
300 120 副总经理 200 100 部长、副部长 150 80 一般员工
100
60
（二）费用标准的补充说明：
1. 参加学习培训的，如由主办单位安排的，从主办单位，没有的，按上述标准执行。
2. 上述伙食费标准，允许在偏差20%范围内据实报销，住宿费严格按标准执行。
特殊情况需超
标准开支的，须请示总经理以上领导批准。
3. 县外工地工作人员正常休息休假时，其来回工作地与新兴县城之间的车旅费可作报销，每月
可报销2次的往返车旅费，报销时必须由工地负责人在报销单签字确认。
4. 差旅费的报销。
材料采购的，要与同批次的材料单据一同回单报销，其他差旅费，要在差旅发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
（三） 报销流程
1. 出差申请：
拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交
通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费：
出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3. 购票:
出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。
4. 返回报销：
出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差
旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。
第五条 电话费报销制度及流程
（一） 费用标准
1. 移动通讯费：
为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依
据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
2．固定电话费：
公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。
不鼓励员工在上班期间打私人电话。
（二）报销流程
1、 公司人力资源部每年初（10日前）将本年员工手机费执行标准（若有新增员须在当月10
日前将其执行标准）交财务部。
2、 财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。
5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费
异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
第六条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:
为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请:
公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时
填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2．报销程序：
报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。
审批后的报
销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：
财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第七条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
（一）费用标准
1. 招待费：
为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意，各公司全年累计发生
的业务招待费用，不得超出年度预算指标。
超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。
1）、各级管理人员业务招待费开支权限
①、总经理级以上的业务接待费按预算指标控制开支； ②、副总经理为1000元以下，超出须报总经理； ③、一般工作及业务接待用餐每人不得超过50元； ④、一般工作及业务接待住宿标准为标准（普通）双人房。
2）、业务招待费报销单据签批权限：
①、各公司预算以内的开支由各公司总经理签批。
②、业务接待费须在发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。
③、各公司在本县内接待客户吃饭、住宿的，如非特殊情况，应安排在集团属下的酒店并按
以上的开支权限标准执行。
2. 培训费:
为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训
需求应及时报送人力资源。
人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
5
3. 资料费：
在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。
各部门在购买资料前必
须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。
4.其他费用：
根据实际需要据实支付。
（ 二）报销流程：
1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报
销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第八条 工薪福利及相关费用支出制度及流程
（一）费用标准
工薪福利等支出包括工资、奖金、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支
出制度相关规定执行。
（二） 工薪福利支付流程
1、每年元月20日由人力资源部将本年经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变
动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部； 2、每月10日前由人力资源部将本月考勤情况、人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积
金等信息，转交财务部； 3、年度奖金：
财务部根据人力资源年度审批后的奖金分配方案进行编制工资表； 4、按工薪审批程序审批；
5、每月20日前由财务部通过银行代发形式支付工资；
6、每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
（三）临时工资支付流程同工资支付流程 （四）社会保险及住房公积金支付流程：
1、由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；
2、住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
（五）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→
财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第四部分 专项支出财务报销制度及流程
第十五条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用
等。
（一）集团总部固定资产购置和对外投资权限
1）、支付金额2万元以下（含2万元）的固定资产（含设备、工程项目、固定资产大修理，下同）
购置，由集团财务部总经理审批；
2）、支付金额2万元～100万元（含100万元）的固定资产投资，由集团董事长决定；3）、支付
金额100万元以上的固定资产投资，由集团董事会决议。
（二）各子公司固定资产购置和对外投资权限
6
1）、支付金额10万元（含10万元）以下的固定资产投资，由各公司总经理决定； 2）、支付金额10万元～50万元固定资产投资，需本公司办公会议审批；
3）、支付金额50万元～100万元（含100万元）固定资产投资，由本公司董事会决议，
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