质保期内返修整改管理制度(龙湖).doc

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质保期内返修整改管理制度

1、目的

规范质保期内的工程报事整改管理，避免因处理不及时造成的业主投诉。

2、 适用范围

适用于已交房项目质保期内的工程报事整改。

3.名词解释

3.1质保期内原分供方工程整改：

指项目竣工后质保期内，在需要进行工程整改时原分供方愿意承担质保责任并及时响应的工程整改项目。

3.2质保期内无分供方工程整改：

指项目竣工后质保期内，在需要进行工程整改时原分供方已不存在；原分供方存在但不及时响应或不愿意承担质保责任等的工程整改项目。

3.3响应及时率界定

自地产或物业工程部以短信、邮件、挂号或者直接送达等方式向原分供方发出正式整改通知2日内入场整改视为及时响应；否则，视为不及时。

3.4集中返修期指集中交房后三个月内。

4、工作职责

4.1地产工程部专业工程师

4.1.1质保期内集中返修期的业主报事由地产工程部组织整改。

4.1.2对于质保期内集中返修期后的业主报事，配合物业对整改金额≤5000元的需整改项目协调管理，包括对整改责任界定、实施技术方案咨询及对工程量进行抽审。

4.1.3负责金额＞5000元的需整改项目的施工协调和现场管理，包括对整改责任界定、实施技术方案审核及工程量进行复核。

4.2成本部造价工程师

4.2.1配合工程部在质保期内对原分供方保修责任的协调管理（包括给原分供方发出的施工整改函的协调管理），负责分供方质保金扣款台帐的登记跟踪及在运营系统中的付款办理和扣款处理。

4.2.2负责质保期内原分供方响应不及时或不愿意承担责任，需另行委托分供方整改的年度协议签订，金额＞5000元的整改项目价格的报价审核、最终工程结算及财务结算办理以及付款办理。

4.3物业工程部

4.3.1配合地产工程师对质保期内集中返修期的业主报事整改的跟进和代表业主进行验收。

4.3.2质保期内集中返修期后的业主报事由物业工程部组织整改。

4.3.2.1负责对原分供方发送施工整改函，收发文登记、发文台帐登记及发文资料的存档。

4.3.2.2负责质保期内原分供方响应不及时或不愿意承担责任的整改工程的协调和现场管理；包括对其项目实施方案、金额≤5000元的整改项目工程数量以及价格的审核（参照：

整改项目价格参考表）和相关签证单（一单一价）的办理。

4.3.2.3负责对工程量的审核及对需按实计算的工程数量的收方办理，工程竣工验收办理。

4.4财务部会计

负责对原分供方质保金扣款台帐相关扣款项的处理及质保金支付及扣款审核。

4.5原分供方

4.4.1按照规定的时间及时入场整改并按期完成整改项目。

4.4.2保持整改负责人的通讯畅通，如有变更，应在变更后2个工作日内将新的联系方式告知物业工程部负责人。

5、办理流程及要求

5.1办理流程

质保期内整改报事

物业公司管理维修人员现场查看，并现场拍照

电话通知原施工单位进行报事整改

原施工单位进场整改

原施工单位不进场整改

物业工程负责人现场查看报事后编制整改方案及报价

对原施工单位发函（附件1）完善发函信息登记

移交工程部专业工程师的维修事项，报维修工程师审核方案，成本部预结算造价工程师审核报价

发进场整改通知函（附件4）

年度协议单位按审核后的方案及报价进场整改

物业工程师、造价工程师、地产专业工程师根据各自职责完善；

1、整改完成，验收；2、结算、付款；3、抽查、复审；4、原施工单位发函。

需完善与原施工单位电话核实记录

预估整改金额＞5000元

预估整改金额≤5000元

5.2办理要求

5.2.1无论属于业主报事或物业提出的质量整改，在提出整改时，需对发生整改事项的责任进行确认。

5.2.2为确保对业主报事的整改及时，物业工程部接到整改报事2个工作日内完成与原分供方是否进场整改核实，并对原分供方发工程整改确认函（详附件1）；对报事问题进行现场查看，联系整改施工单位。

5.2.3质保期内原分供方仍存在并愿意承担维保责任的工程整改由物业工程部直接通知原分供方整改。

5.2.4如原分供方对业主报事进场整改，但在整改完成后，业主因其经济损失提出的赔付，在确定金额后，物业工程部向原分供方发函确认（详附件3）。

5.2.5如报事所涉及原分供方不愿进场整改，物业工程部应在原分供方回复放弃整改的1个工作日内，将报事信息及原分供方的意见按分类管理原则，将其预估金额＞5000元的整改项目，告知地产工程部专业工程师并征得同意后安排整改人员进场实施；预估金额≤5000元的整改项目，由物业安排整改人员进场实施。

5.2.6如报事所涉及原分供方不愿进场整改，在整改完成后，物业工部向原分供方发函，告知相关整改产生的费用应扣除的质保金及业主赔付金额（详附件2）。

注：

所有向原分供方的发函，均要求用快递、传真传送。

5.2.7为确保质保期内业主报事整改及时处理，并对报事整改事项进行积累、分析，提炼现场施工管控重点，要求地产和物业工程部对业主报事进行完整的信息收集、记录，并每月组织报事分析会。

5.2.8信息收集及管理要求：

建立工程维修电子文档管理文件夹及纸质档案盒，收集工程维修电子、纸质资料。

电子及纸质文档文件夹设置原则：

一级

文件夹

二级

文件夹

三级文件夹

备注

文档要求

01项目

01楼栋

01与原分供方往来函件

包含对原分供方第一次、第二次发函及原分供方复函

对施工单位发函要求用特快专递

对原分供方发函的电子、纸质文档

如原分供方有复函，则需复函的扫描图片及纸质文档

02报事现场查看照片

照片要求清晰，并对相关报事问题进行标注

数码照片

03整改实施过程照片

数码照片

04整改实施完成照片

数码照片

05整改方案及报价

电子文档或扫描图片

纸质文档

06对年度协议单位进场整改发函

电子文档

纸质文档

07整改完成竣工验收表

扫描图片

纸质文档

08办理结算或付款签证

扫描图片

纸质文档

注：

所有纸质档案除办理结算或付款的签证存档责任人为造价工程师外，其余均为物业工程部。

6、其他说明

6.1如因其他原因而由营销部客户中心处理的业主报事或投诉，涉及到工程质量问题的整改，其处理流程可参照本流程执行。

整改后业主的验收由营销部客户中心负责协调处理。

6.2质保期已过的工程整改原则上由物业工程部自行委托办理，如确需地产完成的项目（如商业的大修等），其处理流程参照本流程执行。

7、本办法自发布之日起实施。

8、相关记录

附件1：

对原分供方发函

（一）：

工程整改确认函

附件2：

对原分供方发函

（二）：

工程整改及业主赔付扣款确认函（适用于原分供方未进场整改）

附件3：

对原分供方发函（三）：

业主赔付确认函（适用于原分供方已进场整改）

附件4：

签证模板

附件5：

收方单模板

附件1：

项目户整改确认函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：

联系单位

联　系　人

签　收　人

签收时间

经办人

审　核　人

联系事宜

由贵司承建的项目（楼栋号），竣工交房后，业主使用过程中于年月日提出如下报事：

请贵司根据双方签订的合同及质保条款的约定，在年月前进场对报事问题进行整改处理。

如延期未处理，我司为保证业主的使用，将另行委托其他单位进行整改，由此所产生的所有整改费用、业主赔付费用及一切经济损失等将由贵司承担，我司将在贵司的工程款或质保金中予以扣除。

特此函告！

附：

上述报事照片

重庆利安物业有限责任公司

年月日

附件2：

项目户工程整改及业主赔付扣款确认函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：

联系单位

联　系　人

签　收　人

签收时间

经办人

审　核　人

联系事宜

由贵司承建的项目（楼栋号），竣工交房后，业主使用过程于年月日提出如下报事：

根据我司年月日发函要求，贵司未按双方签订的合同及质保条款的约定及时整改。

为保证业主的使用，我司已委托其他施工单位对上述报事问题进行了整改处理，并经我司、物业、业主共同验收合格。

针对上述报事整改的工程费及工程整改完成后业主向我司提出的因工程整改造成的业主等经济损失的索赔，经与业主反复沟通，达成一致意见。

根据贵我双方签订的合同及质保条款的约定，如下费用将由贵司承担：

1、上述报事整改工程费：

￥元（大写：

）

2、由于工程整改造成业主经济损失赔付：

￥元（大写：

）

以上费用共计：

￥元（大写：

），将从贵司的：

□工程进度款

□工程质保金

中予以扣除，请贵公司在收到此函后7日内书面回复我公司，否则，视为同意。

特此函告！

附：

上述报事照片、整改过程照片、整改完成照片

重庆利安物业有限责任公司

年月日

附件3：

项目户业主赔付扣款确认函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编号：

联系单位

联　系　人

签　收　人

签收时间

经办人

审　核　人

联系事宜

由贵司承建的项目（楼栋号），竣工交房后，业主使用过程于年月日提出如下报事：

根据贵我双方签订的合同及质保条款的约定，贵司在年月日进场对报事问题进行了整改处理，并经我公司、物业、业主共同验收合格。

工程整改完成后业主向我公司提出：

由于工程整改造成业主等经济损失￥元（大写：

）的索赔。

经与业主反复沟通，双方达成一致意见：

由于等原因应补偿直接经济损失￥元（大写：

）。

根据贵我双方签订的合同及质保条款的约定，该费用将由贵司承担，我司将从贵司的：

□工程进度款

□工程质保金

中予以扣除。

请贵公司收到此函后在7日内书面回复我公司，否则，视为同意。

特此函告！

重庆利安物业有限责任有限公司

年月日

是否需要回复　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　其他

□是，请于年月日前书面回复；　　　　　　　□有附件（附件共页）；

□是，请于年月日前口头回复；　　　　　　□无附件。

□否。

附件4：

现场签证表

项目名称：

编号：

事项名称

提出时间

原施工单位

承包人

日期

致：

（发包人全称）

根据（指令人姓名）年月日的口头指令或你方（或监理人）年月日的书面通知，我方要求完成此项工作应支付价款金额为（大写）元，（小写）元，请予核准。

附：

1.签证事由及原因：

2.附图及计算式：