档案制度大学行政类归档范围归档细则WORD10页.docx

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档案制度大学行政类归档范围归档细则WORD10页

大学行政类文件材料归档范围和保管期限规定

（一）行政综合（XZ11）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料

永久

定期

2

全校性规章制度、管理办法、条例等

永久

3

学校行政工作计划、总结、报告等

永久

4

校长办公会、党政例会会议记录、纪要

永久

5

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

6

全校性的工作会议、座谈会文件及记录

定期

7

校领导在大会上的重要讲话和参加校外会议发言槁

定期

8

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

9

学校综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料

永久

10

教职工代表大会文件材料

永久

11

学校向上级的请示、批复及汇报材料

永久

12

校办工作计划、总结、报告、请示、批复及规章制度、管理办法

永久

13

全校性工作的调研材料和经验总结

定期

14

学校年报及其它综合统计材料

永久

15

启用、作废印章的文件及印模

永久

16

学校历史沿革、情况介绍

永久

17

学校工作简报、信息、动态、督查通报等

定期

18

学校大事记，校史、年鉴材料

永久

19

重要群众来信来访材料及处理结果

定期

20

校际交流、合作的重要文件材料

定期

21

校务公开的有关材料

永久

22

以学校名义举办的、有外单位参加的重要会议材料

定期

23

重要接待、对外联络交流的文件材料

定期

24

学校驻外机构的重要材料

定期

25

校办协调、督办工作文件材料

定期

26

学校与校外有关单位签订的重要合同、协议书

永久

27

涉及学校的法律纠纷及相关案件立案、结案材料

永久

28

学校资产、产业经营的重要合同、协议书

定期

39

校办企业成立、改革的主要材料

定期

30

校企产权、利益明确的文件材料

永久

31

校庆工作的重要计划、领导讲话、请柬、来宾名单、校友签名册、重要贺电、贺信、纪念品等材料

永久

32

校庆活动的重要材料

定期

33

校庆领导题词及礼品

永久

34

校友名册

永久

35

各地校友会成立、建设材料

定期

36

院系工作的规章制度、管理办法

永久

37

院系行政管理、教学、科研管理等工作的综合文件材料

定期

38

院系年鉴、史志、大事记

定期

39

基础教育（中、小学、幼教）工作规章制度、管理办法

永久

40

基础教育工作重要文件材料

定期

41

其它有归档利用价值的文件材料

定期

42

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

（二）人事（XZ12）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关人事师资工作的文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料

永久

定期

2

人事工作的规章制度、管理办法

永久

3

人事部门工作规划、计划、总结、报告、请示、批复及相关统计报表

永久

4

机构设置、编制规划及其变化的文件材料

永久

5

调查材料、会议记录、纪要、重大活动照片及文字说明

永久

6

表彰和奖励先进集体、优秀教职工的材料

定期

7

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

永久

8

师资队伍建设、管理的文件材料

永久

9

教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料

定期

10

教职工名册（分单位的总册、分类名册）

永久

11

单位和教职工年度考核材料

定期

12

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）

永久

13

教职工工资调整材料、名册、教职工转正定级材料

永久

14

教职工校内调动材料

定期

15

教职工的录用、调入的有关材料（包括考察审批、商调函、工资存根等）

永久

16

学校岗位设置管理、审批材料

定期

17

机关部、处等职责汇总说明书

定期

18

单位和个人年度考核结论汇总表

定期

19

全校教职工岗位聘任合同等材料

永久

20

教职工培训教育的有关材料

定期

21

教职工各类保险、失业、低保等工作材料

定期

22

教职工调出、出国出境、退职、离职、出国、离退休的有关材料

永久

23

教职工离休、退休返聘工作的文件材料

永久

24

使用临时工有关材料

定期

25

人才引进、管理工作的文件材料

永久

26

高水平人才引进、申报、批复等材料

永久

27

聘请校外兼职教授名册及相关材料

永久

28

申报博士后流动站的请示、报告及其批复等文件材料

永久

29

博士后工作（进站、出站等）的有关材料

永久

30

教职工福利工作的有关材料

定期

31

重要的来信来访及处理材料

定期

32

人事部门年鉴、大事记

永久

33

其它有归档利用价值的文件材料

定期

34

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

（三）保卫（XZ13）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关公安保卫工作的文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料

永久

定期

2

学校安全保卫工作方面的规章制度、管理办法

永久

3

学校安全保卫工作计划、总结、报告、统计报表

永久

4

安全保卫重要工作的请示、批复及汇报材料

定期

5

学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

永久

6

学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

定期

7

要害部门的安全保卫、消防工作材料

定期

8

学校安全保卫工作简报（内刊）

定期

9

其它有归档价值的文件材料

定期

10

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

（四）后勤服务（XZ15）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关学校后勤工作的文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料

永久

定期

2

学校后勤服务工作的规章制度、管理办法

永久

3

后勤服务部门工作计划、总结、报告、请示、批复和统计报表

永久

4

重大活动、重要会议文件材料，会议纪要以及汇报材料

定期

5

公房管理条例，使用方案、房产证

永久

6

职工住房管理条例，公房租售合同、协议书及相关材料

永久

7

危房、旧房鉴定的相关文件材料，照片及其文字说明

定期

8

学校处理房产、历史遗留问题的有关材料

永久

9

重要房屋、重点建筑物、基础设施维修改造的报告、批复及招、投标等综合材料

定期

10

重要维修改造工程图纸及主要材料

定期

11

学校各服务网点建设、经营的重要文件材料

定期

12

后勤服务工作的各种重要合同、协议书

永久

13

学校水电使用管理文件材料

定期

14

全校范围内供水、供电、下水道图纸及其文件材料

永久

15

校园环境测评、调研资料

定期

16

校园环境建设和绿化的规划、方案等材料

定期

17

后勤服务项目、网点建设经营的重要文件材料

定期

18

爱国卫生工作的重要文件材料

定期

19

其它有归档利用价值的文件材料

定期

20

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

（五）档案、图书（XZ16）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关档案、图书工作的文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料

永久

定期

2

档案、图书工作的规章制度、管理办法

永久

3

档案、图书工作计划、总结、报告、请示及批复

永久

4

档案、图书工作概况、发展规划、藏品目录及统计年报

永久

5

档案馆、图书馆指南，档案全宗介绍

永久

6

馆藏档案鉴定材料、档案销毁清册

永久

7

档案信息编研成果、材料

定期

8

档案信息化建设的重要材料

定期

9

档案、图书工作重大活动、重要会议文件材料

定期

10

数字图书馆建设的有关材料

定期

11

图书资料购置合同

定期

12

重要的评比、获奖材料

定期

13

其它有归档利用价值的文件材料

定期

14

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

（六）书院、文博（XZ17）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关书院、文博工作的文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料

永久

定期

2

书院文博工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

3

书院文博工作规章制度、管理办法

永久

4

书院、博物馆概况、发展规划、藏品目录

永久

5

书院、博物馆大事记、自编年鉴

永久

6

重要对外交流与合作材料

定期

7

接待重要人物参观访问的材料

定期

8

举办的各种重要讲学、学术活动材料

定期

9

书院、博物馆维修改造的相关材料

定期

10

文物保护工作材料

定期

11

自编的《岳麓书院通讯》等内刊材料

定期

12

其它有归档利用价值的文件材料

定期

13

重大活动、重要会议、接待重要人物等声像材料

永久

（七）医院（XZ22）

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关医院工作的文件材料

（1）针对本校的文件材料

（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料

永久

定期

2

医院工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

3

医院规章制度、管理办法

永久

4

公费医疗、保健工作的计划、总结、规定、通知等

定期

5

教职工及学生健康调查及统计材料

永久

6

重要医疗会议记录、纪要

永久

7

计划生育工作材料

定期

8

批量医药采购合同及申报、批复材料

定期

9

其它有归档利用价值的材料

定期

10

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

湖南大学

党群、行政类文件材料归档细则

一、党政文件材料归档范围的确定

（一）确定的原则

1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。

2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委等系统的内容。

具体范围分别见《湖南大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《湖南大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。

上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

（三）不归档的文件材料

1.上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；

2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；

3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

7.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

8.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上不归档材料如认为必要，各单位可自行作资料暂存。

二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1.学校各机关、部、处等均为立卷部门，分工归口立卷。

2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别收集积累。

4.归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（二）整理组卷

1.立卷原则

各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。

2.立卷分工

（1）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。

职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

（3）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。

职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（4）校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

（5）两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷分类

（1）分年度：

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（2）分问题：

将文件按其内容所反应的问题、事物分开。

（3）分期限：

将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.立卷组合

（1）基本要求：

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

（2）问题单一、文件数量少者可组薄卷。

对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。

每卷一般不超过200页。

（3）组合形式：

会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件材料的排列：

卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

（1）密不可分的文件材料排列顺序：

批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（2）同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

（3）不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

（4）会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

（5）上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

（6）对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。

6.托裱、拆除金属物、编写页码

（1）对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

（2）卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号（空白面不编号）；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角）。

以件立卷的则以件为单位编页号。

7.填写卷内目录

序号：

以卷内文件排列先后顺序填写；

文号：

填写文件制发机关的发文字号；

责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

题名：

即文件标题，一般应照实抄录。

没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

日期：

文件的形成时间。

填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。

对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

页号：

卷内文件起止之页的编号。

以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数；

备注：

用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出，等等。

立卷者要按以上内容填写每卷文件材料卷内目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份。

8.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。

卷内归档文件需要说明的情况：

包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等其它需要特别说明的情况。

立卷人：

负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

检查人应是立卷部门负责人。

日期：

归档文件整理完毕的年、月、日。

9.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）等，文字简练、准确。

10．用纸规范

各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（三）归档验收

1．归档时间：

每年五月底以前完成上年度文件材料的归档。

2.文件材料归档时交接双方必须当面验收。

检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。

凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3．文件材料归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字各执一份存查。