OA系统建设方案.docx

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OA系统建设方案

*******办公自动化系统

需求分析文档

客户编号：

说明

本文档中所包含的内容是xxxx公司为*****办公自动化（OA）系统建立的项目开发计划书，其中用到了我方产品和技术的专有信息。

这些信息不应该被扩散到以外。

版本

日期

作者

版本

说明

2012年1月

xxxx

1.0

建立

1引言

1.1编写目的

本文档为*****办公自动化系统的项目开发计划。

该开发计划将为所有的项目参与人员明确描述待开发项目的主要工作内容、主要参与人员、开发的产品和验收标准、完成项目的时限、具体的实施计划（包括任务的分解、接口人员、进度、预算、关键问题），以及为支持本项目的开发所需要的各种条件和设施。

将在所原有信息化建设的基础上，增加新的办公流程，使用新的开发技术，以适应信息化发展的需要，形成一个对整个系统的需求描述文档，使*****参与办公自动化系统建设的人员对以下的内容有充分的了解，并在此基础上形成《*****办公自动化系统需求分析文档》，此文档将贯穿整个项目的始终，作为系统设计和应用开发的依据。

1.2背景

本项目开发的系统的名称是“*****办公自动化系统”。

*****提出了该项目的开发需求，由xxxx公司负责开发工作，完成后的系统将由*****使用。

1.3定义、缩写词、略语

●需求：

用户解决问题或达到目标所需的条件或权能；系统或系统部件要满足合同、标准、规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。

●需求分析：

包括提炼、分析和仔细审查已收集到的需求，以确保所有的风险承担者都明白其含义并找出其中的错误、遗憾或其它不足的地方。

●模块的独立性：

指软件系统中每个模块只涉及软件要求的具体的子功能，而和软件系统中其他的模块的接口是简单的。

●组织机构：

*****内部的行政组织机构。

●流程：

各业务处理部门事务处理时从开始至结束的整个过程。

●环节：

业务部门事务处理过程中每个岗位或涉及人员的处理动作。

●路由规则：

业务部门事务处理时每下步处理的选择确定。

1.4参考资料

●《*****办公自动化系统技术协议》

●ISO9000标准

1.5读者对象

本需求分析说明书预定的合法读者为：

●本项目的所有责任人和决策者。

●参与需求分析和需求确认的*****有关业务人员和技术人员。

●本项目的软件开发人员。

●已授权可查阅本文档的其他人员。

2项目概述

*****目前使用了MSOffice等一些桌面办公系统，只能实现简单的文件撰写、打印功能，不能对文件的内容做完备的处理，尚处在办公自动化的初级阶段。

现有的办公自动化应用系统基本上是模仿手工处理信息的过程，没有充分利用计算机管理的特点彻底改进办公手段和管理手段。

另一方面，业务系统的发展带来公文、信函、报表等信息的迅速增加。

因而*****应开发出一套具有先进水准、高质、高效、智能型的办公自动化系统。

通过该系统的应用，准备和提供具有统一标准格式的准确信息，实现计算机辅助的业务信息生成、收集、存储、加工、传递和不同层次的综合信息与业务报告，为工作决策提供有力的信息支持，使各级管理人员之间的信息沟通与协调更为简化、及时和迅速。

2.1项目目标

本系统主要解决*****公文流转审批、部分业务流程的流转审批、企业综合档案管理以及日常办公、人事管理、计划管理等工作的信息化建设。

2.2系统功能概述

如上图所示，*****办公自动化管理系统由以上子系统所组成。

以下将对各个子系统的功能范围进行概述。

2.2.1个人办公

这个模块是进行日常办公的主要模块。

在这里能够起草各项工作，并进行各项待办事宜的处理，还可以进行电子邮件的收发，以及对自己的日常工作进行安排，此外还可以进行个人选项的各项设置等。

2.2.2公文管理

在这里主要对各项需要审批的工作进行管理。

如：

收、发文，请假、请示等，还以对各项暂存的文件进行继续操作。

可以检索各种公文，察看其办理工程。

如果有权限的话，还可以对各项公文进行管理操作。

2.2.3公共信息

在这里可以发布一些公告，通知等，对一些可以公开的信息发布的地方，达到信息的共享。

还可以对一些文档进行管理，方便检索、查阅。

2.2.4档案管理

对日常办公中形成的各种需归档的文件资料（收文、发文等）按类别进行自动立卷的组织，立卷分盒，生成卷内目录、案卷目录，主要实现档案的收集、整理、组卷工作。

以及对档案的查询、借阅与统计、销毁与静态信息维护。

2.2.5辅助工具

提高一些常用的办公工具，能够对日常办公提供相应的帮助，加快办公效率。

2.2.6系统设置

这个模块是系统管理员使用的，进行系统运行环境的相应设置。

可以进行用户增加、删除，用户权限的分配，以及系统日志的维护。

并能够进行表单的定制、修改，工作流程的调整等。

2.3系统涉及的组织结构

（待明确）

2.4.工作交流方式

程序员是计算机专业人员，他们通过开发环境，同系统进行交互。

他们负责设计应用程序模块，根据固定的开发模式来编写应用程序，对开发环境进行操作。

系统分析员负责应用系统需求分析和规范说明，和用户及数据库管理员相组合，确定开发环境的软硬件配置并参与数据库各级模式的概要设计。

2.5主要项目实施人员

岗位角色

人员

项目经理

需求分析员

程序员

2.6文件

名称

内容要点

需求说明书

项目概述，具体需求，

项目开发计划

项目概述，实施计划

用户手册

用途，运行环境，使用过程

2.7验收标准

产品

标准

程序

符合需求设计说明的标准，测试通过

需求说明书

符合用户的具体需求

项目开发计划

双方确认通过

用户手册

满足用户使用要求

2.8项目完成的最后期限

（待明确）

3系统功能描述

3.1系统功能设计原则

●以减轻常用数据输入、报表编制的工作量为主要目的，数据一次录入，动态追加，尽量减少数据信息冗余。

具有日常工作提醒功能。

●面向不同程度的使用人员，人机界面友好。

通过人机对话框，选择所要完成的工作类型，根据使用人员工作习惯和要求设置屏幕格式。

●统一的数据信息输入、输出格式。

●可根据需要构成任何查询条件，实现组合查询和模糊查询。

●可设置不同权限的口令。

●软件模块化强，并有较好的通用性和灵活性。

可以对每个模块进行独立的编程、调试、修改和扩充，而不影响整个系统，并可方便地扩充新模块。

●软件可对准备输入、输出的数据库文件进行检测，自动校验数据格式、平衡关系和关联数据的一致性，保证电子报表和数据库的正确性。

对于不正确的数据或编码输入，自动给出提示，重新输入。

3.2个人办公模块

3.2.1代办事宜

这里列出了所有需要办理的工作，例如审核、会签、签发、阅办等。

涵盖了系统中的所有流程。

并对不同的任务进行了分类。

3.2.2催办信息

如果需要办理的工作还没有办理，发送者可以给办理者发送催办信息，在这里列出的是其他用户对当前用户的催办信息。

3.2.3工作代理

如果用户因某些原因无法通过电脑办理文件，可以通过设置代理，将自己办理文件的权限代理给同级别的其他用户进行办理。

3.2.4日程安排

这里主要是为了对个人的日常活动进行提醒。

可以把日常活动记录在这里，方便管理。

表单内容：

内容名称

内容描述

类型

长度

要求

备注

taskname

计划名称

varchar

50

content

计划内容

shorttext

255

fromdate

起始日期

datetime

20

todate

结束日期

datetime

20

summarize

总结

shorttext

255

remark

备注

shorttext

255

3.2.5个人邮件

电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送邮件、浏览接收到的邮件并归类存档，可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。

用户可以很方便的完成电子邮件的接收、发送、分类、查询与管理。

3.3公文管理模块

工作流的定制与应用见附件《工作流的创建及应用》

3.3.1发文管理

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

发文拟稿

所有人员

起草发文，送审核员审核

2

发文审核

所有人员

审核发文内容

3

发文签发

总经理

4

发文封发

保密员

5

打印、归档

保密员

备注：

1．除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。

3．流程描述

（1）发文拟稿

发文拟稿由拟稿人进行文件登录，主要登录来文名称、发文机关、文种、主题词等等。

可以加入附件，可以看附件的全文，可以加入发文的正文。

起草完后送相关人员进行审核。

（2）发文审核

由审核人对发文内容进行审核，并填写审核意见。

不同意的送拟稿人进行修改，同意后送拟稿人去送签发。

（3）发文签发

由签发人对文件进行签发，并填写签发意见。

（4）发文封发

由封发人员为发文分配文号，并打印封发。

（5）发文归档

由归档人员对封发后的文档进行归档。

4．表单内容

内容名称

内容描述

类型

长度

要求

备注

fldywh

发文号

varchar

100

fldffrq

封发日期

varchar

20

fldtm

发文题名

varchar

200

fldzrz

发文机关

varchar

100

fldqfr

签发人

varchar

10

fldywrq

签发日期

varchar

20

fldngr

拟稿人

varchar

10

fldngrq

拟稿日期

varchar

20

fldzsjg

主送机关

varchar

2000

fldcsjg

抄送机关

varchar

8000

fldmj

密级

enum

1

fldjjcd

紧急程度

enum

1

fldwz

文种

enum

2

fldfs

印发份数

number

4

fldcategorycode

分类号

varchar

20

fldbgqx

保管期限

enum

1

fldztc

主题词

varchar

100

fldfj

附件名称

shorttext

255

fldbz

备注

shorttext

255

fldzbbmid

主办部门ID

number

11

fldyfjg

印发机关

varchar

60

fldtype

发文格式

enum

100

fldgdfs

归档份数

number

10

注：

◆拟稿人：

发文起草人,计算机自动产生;

◆发文号：

发文的唯一标志号码，按有关公文函字号规定编号；

◆密级：

分明文、秘密、机密、绝密，缺省为明文；

◆拟稿日期：

拟稿完成时自动产生的时间

◆发文机关：

发文的主办部门；默认：

********；

◆封发日期：

文件打印成文的时间，自动产生；

◆归档份数：

文件归档的份数；

◆印发份数：

文件印发的份数；

◆签发人：

签署发布命令的人，文件签发后自动记录；

◆签发日期：

文件签署生效的时间，文件签发后自动产生；

◆发文题名：

发文的正文题目；

◆附件名称：

发文附件的标题，多个附件时要进行编号；

◆主送机关：

发文的主送机关；

◆抄送机关：

发文需要的抄送机关；

◆主题词：

发文的主题词，按有关规定编制。

5．模板格式

上行文、下行文、平行文、处理单。

3.3.2收文管理

1．流程图

2．流程说明：

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

收文登录

保密员

起草收文，送总经理拟办

2

收文拟办

总经理

对收文进行拟办

3

收文办理

副总经理

对收文进行办理

4

收文运转

保密员

监控收文的办理情况，并可增加新的办理人员

5

收文阅办

所有人员

按照审批人员的批示意见对收文进行办理

6

收文归档

保密员

备注：

1．收文登录活动可以进行文档的扫描或者引入已有的扫描文件。

2．除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。

3．流程描述

（1）收文登录

收文登录由保密员进行文件登录，主要登录来文名称、来文日期、来文单位等等。

可以加入附件，可以看附件的全文。

文件引入：

有两种方式

●直接扫描引入

●电子图像引入

收起草完毕后，送总经理进行审批。

（2）总经理进行收文拟办以后，可以送归档、送副总经理办理、送保密员运转。

（3）副总经理进行收文办理后，可以送归档、送保密员运转。

（4）收文运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。

同时负责文件的办毕工作。

办毕后，所有经办人不能办理工作。

（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。

4、模板格式

收文处理单。

3.3.3请示管理

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

请示拟稿

所有人员

2

请示审批

总经理

3

请示阅批

副总经理

4

请示办理

拟稿人

5

请示归档

保密员

3．流程描述

（1）请示拟稿：

一般成员可以进行请示拟稿，拟稿人可填写基本信息并填写请示人处理情况。

拟稿完成后送领导阅批。

（2）请示审批：

总经理对请示件进行审批批，填写批示意见。

总经理可选择将请示件退回拟稿人或者办毕；选择退回拟稿人表示请示未审批通过；选择办毕则表示请示已经审批通过。

也可以送副总经理进行阅批

（3）请示阅批：

副总经理对请示件进行阅批，填写批示意见。

副总经理可选择将请示件退回拟稿人或者办毕；选择退回拟稿人表示请示未审批通过；选择办毕则表示请示已经审批通过。

也可以送总经理进行审批。

（4）请示办理：

拟稿人对请示审批的结果进行处理

（5）请示归档：

拟稿人把请示件送至保密员处，由保密员归档。

4．输出格式

3.3.4出差申请

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

出差申请

所有人员

2

出差阅批

副总经理

3

出差审批

总经理

4

出差归档

申请人

3．流程描述：

（1）出差申请：

一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。

（2）出差阅批：

根据经理是的规定，副总经理阅批相关的出差申请。

副总经理可以不同意退回申请人或者同意申请，也可以送总经理进行审批。

（3）出差审批：

由总经理对出差申请进行审批。

总经理可以选择退回申请人或者同意申请。

同意申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。

（4）出差归档：

有申请人进行出差归档。

3.3.5出差汇报

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

出差汇报起草

所有人员

2

出差汇报拟办

总经理

3

出差汇报办理

副总经理

4

出差汇报运转

保密员

5

出差汇报阅办

所有人员

6

出差汇报归档

保密员

3．流程描述：

（1）出差汇报起草：

一般成员可填写出差汇报表，填写完毕后送总经理拟办。

（2）出差汇报拟办：

由总经理对出差汇报进行拟办。

总经理可以选择送归档、送副总经理办理、送保密员运转。

（3）出差汇报办理：

如果需要，副总经理对出差汇报进行办理，副总经理可以选择送归档、、送保密员运转。

（4）出差汇报运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。

同时负责文件的办毕工作。

办毕后，所有经办人不能办理工作。

（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。

3.3.6请假申请

1．流程

2．流程说明

普通人员请假申请：

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

请假申请

所有人员

2

请假阅批

副总经理

3

请假审批

总经理

4

请假归档

申请人

3．流程描述：

（1）请假申请：

一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。

（2）请假阅批：

由副总经理按规定对请假申请进行阅批。

副总经理可以选择退回申请人或者同意申请。

同意申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。

副总经理也可以送总经理进行审批。

（3）请假审批：

有总经理对请假申请进行审批，可以不同意退回申请人或者同意申请。

（4）请假规档：

有申请人对请假进行归档。

3.3.7来电管理

1．流程

2．流程说明：

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

来电登录

所有人员

起草来电，送总经理拟办

2

来电拟办

总经理

对来电进行拟办

3

来电办理

副总经理

对来电进行办理

4

来电运转

保密员

监控来电的办理情况，并可增加新的办理人员

5

来电阅办

所有人员

按照审批人员的批示意见对来电进行办理

6

来电归档

保密员

3．流程描述

（1）来电登录：

一般成员可以进行来电登录，填写完毕后送总经理拟办。

（2）来电拟办：

由总经理对来电进行审批。

总经理可以选择送归档、送副总经理办理、送保密员运转。

（3）来电办理：

有副总经理对来电进行办理，副总经理可以选择送归档、送保密员运转。

（4）来电运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。

同时负责文件的办毕工作。

办毕后，所有经办人不能办理工作。

（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。

3.3.8公告管理

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

公告起草

所有人员

2

公告审批

领导

3

阅读公告

所有人员

3．流程描述

（1）公告拟稿：

一般成员可起草公告。

（2）公告审批：

总经理和副总经理进行公告审批，审批通过进行后发布公告。

（3）阅读公告：

公告发布后，所有人可以阅读。

3.3.9用车申请

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

用车申请

所有人员

2

用车审查

车管助理

3

用车阅批

车管领导

4

用车审批

总经理

5．

用车申请归档

申请人

3．流程描述

（1）用车申请：

如需要用车，先填写用车申请，送车管助理审查。

（2）用车审查：

有车管助理对用车进行审查，可以恢复申请人，也可以送车管领导审批。

（3）用车阅批：

车管领导对用车申请进行阅批。

（4）用车审批：

总经理对用车申请进行审批。

（5）归档：

有申请人进行用车申请归档。

3.3.10车辆维修管理

1．流程

2．流程说明

编号

活动名称

办理角色

活动说明

1

车辆维修申请

所有人员

2

车辆维修阅批

车管领导

3

车辆维修审批

总经理

4

车辆维修归档

车管助理

3．流程描述

（1）车辆维修申请：

如需要用车，先填写用车申请，送车管领导阅批。

（2）车辆维修阅批：

车管领导对车辆维修申请进行阅批。

（3）车辆维修审批：

总经理对车辆维修申请进行审批。

（4）车辆维修归档：

有申请人对车辆维修申请进行归档

3.4人事管理

3.4.1人员考勤

根据使用人员登录系统得时间，记入考勤登记表中。

如果有出差、请假的，也将自动记入考勤登记表中。

如果有特殊情况，也可以由考勤人员进行维护。

考勤登记表：

内容名称

内容描述

类型

长度

要求

备注

loginid

登陆名

varchar

20

xm

姓名

varchar

10

rq

日期

datetime

10

kqlb

考勤类别

enum

1

qjts

请假天数

number

3

kqry

考勤人员

varchar

10

bz

备注

varchar

100

3.4.2人事档案

把所里现有人员登记入库，同时对人员流动进行相应的增、删除、修改等操作。

表单内容如下：

基本信息：

内容名称

内容描述

类型

长度

要求

备注

id

编号

varchar

100

name

姓名

varchar

20

sex

性别

enum

10

birthday

出生日期

datetime

20

position

职务

enum

10

positiongrade

职级

enum

10

positiondate

职级时间

datetime

20

technologyposition

技术职务

enum

20

technologygrade

技术等级

enum

20

techpositiondate

技职时间

datetime

20

techgradedate

技级时间

datetime

20

partydate

党团年月

datetime

20

nativeplace

籍贯

varchar

20

nation

民族

varchar

20

education

学历

enum

20

degree

学位

enum

10

contribution

立功情况

varchar

2000

salary

工资档次

varchar

100

salarydate

档次时间

datetime

20

bloodtype

血型

enum

20

healthy

身体情况

varchar

20

height

身高

number

5

weight

体重

number

6

department

部门

varchar

100

iswork

是否在职

enum

10

address

家庭住址

varchar

1000

postcode

邮编

number

6

phone

电话

varchar

20

bp

手机号码

varchar

20

奖惩情况：

内容名称

内容描述

类型

长度

要求

备注

date

日期

datetime

20

content

奖惩情况

varchar

1000

id

命令号

va