档案管理程序.docx

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档案管理程序

部门

职位

签字

日期

起草

审核

批准

颁发部门：

分发部门：

生效日期:

有效期：

3年

1目的

为切实做好公司档案管理工作，规范档案业务工作流程，突出工作中主要环节和关键节点的控制，进一步提高档案管理规范化水平，特制定本程序。

2范围

本文件适用于公司管理类档案、科学技术类档案、声像类档案和实物类档案管理活动。

3规范性引用文件

下列文件是本程序的引用文件或支持性文件。

包括：

3.1外部文件：

中华人民共和国档案法

中华人民共和国档案法实施办法

公司文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号）

3.2内部文件：

文件管理制度

档案管理制度

4术语和定义

4.1管理类档案（即文书档案）

指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。

4.2科学技术类档案

指在科研开发、生产技术、基本建设、设备安装等活动中形成的应归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料。

包括：

科研、生产、建设项目和设备类档案。

4.3专门档案

指在某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自的整理和管理办法的各类门类档案的总称。

包括：

会计档案、人事档案等。

4.4声像类档案

指以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映公司重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。

4.5实物类档案

指在各项工作中做出显著成绩的部门及个人受到上级机构表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。

4.6档案收集

档案形成部门按照档案形成的规律，及时把分散的材料集中接收起来。

4.7档案整理

档案形成部门对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。

4.8档案移交

档案形成部门将经过系统整理的档案向公司档案管理机构移交的过程。

4.9档案保管

按照维护档案的完整与安全，便于调用的原则，对公司档案进行系统存放和安全保护的工作。

4.10档案利用

是公司全体员工通过系统查找、档案利用、档案归还等档案信息利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在价值得以实现的过程。

4.11档案鉴定

档案鉴定是指区别与判定档案真伪和档案价值的鉴定。

档案价值是指因档案具有凭证作用与情报作用，表现出对公司发展的有用性和重要程度。

4.12档案统计

档案统计是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。

5管理职责

流程相关部门

角色

主要职责

主要权限

档案管理机构

档案

管理岗

1）研究策划公司档案管理，制定年度工作计划，并组织实施。

2）根据实际需要，适时组织修订公司归档范围。

3）审核归档文件材料的质量，接收、保管移交档案，提供档案利用工作，做好档案的统计和销毁工作。

4）检查落实年度工作计划完成情况，提出纠偏措施。

5）评价档案管理策划有效性，持续优化档案管理流程。

1）编制档案相关管理文件。

2）实体档案的安全保管和提供利用。

3）到期档案的鉴定和销毁。

4）对各部门档案管理中出现的问题进行检查、指导。

5）持续改进和优化档案管理流程。

公司其他部门

部门专/兼职档案岗、档案利用者

1）配合档案管理机构做好公司档案管理工作。

2）梳理部门归档文件范围。

3）收集汇总本部门产生的重要档案，按要求进行整理装订、系统录入，及时向档案部门进行移交。

4）严格按照档案利用流程，做好档案利用工作。

5）协助档案管理机构做好到期档案的鉴定工作。

1）向主控部门提出流程改进建议。

2）按照档案管理要求执行档案管理工作。

公司各级领导

各级

领导岗

1）审核部门归档文件范围。

2）审核部门归档文件质量。

3）审核档案利用流程。

4）审查、批准档案鉴定和销毁工作。

1）审批归档范围是否齐全准确。

2）审批归档文件质量是否符合档案管理要求。

3）审批档案利用目的和利用者权限。

4）审批到期档案的鉴定和销毁。

6管理流程

7流程描述

序号

流程

步骤

流程描述（作业要点及要求）

操作依据

责任部门

责任岗位

主要输出

策划档案管理

1制定公司档案发展规划，制定公司档案管理有关制度，策划公司档案信息化管理等工作。

档案管理机构

档案管理员

《档案管理制度》、《档案管理程序》

制定工作计划

牵头制定公司档案年度工作计划。

档案管理机构

档案管理员

修订归档范围

根据业务需要适时启动归档范围修订工作，组织各部门档案员梳理文件材料归档范围，包括法律法规、部门职责、工作流程等所明确的或形成的归档文件内容，初步确定部门文件归档范围。

档案管理机构、

各部门

档案管理员

部门档案员

审定归档范围

部门领导审查确认归档范围，档案管理机构领导审定各部门归档范围，双方确认文件材料归档范围。

档案管理机构、

各部门

档案管理员

部门档案员

《文件材料归档范围和保管期限表》

收集和整理归档

文件

各部门档案员按照《档案收集整理标准操作规程》的要求，认真做好部门文件材料的收集和整理工作。

档案收集整理标准操作规程

各部门

档案管理员

《归档文件材料移交清单》、《合同档案归档移交清单》、《数码照片档案移交清单》、《视频录像档案移交清单》、《实物档案移交清单》

审批归档文件

部门领导审查归档文件内容的齐全、真实和准确性，并在档案交接清单上签署审查意见。

档案收集整理标准操作规程

各部门

部门领导

《归档文件材料移交清单》、《合同档案归档移交清单》、《数码照片档案移交清单》、《视频录像档案移交清单》、《实物档案移交清单》

审查归档文件质量

1）公司档案员按照《档案收集整理标准操作规程》的要求，认真审核移档案的质量，发现问题填写《归档文件不符合项告知单》并督促落实整改。

对档案管理机构审核归档文件材料中发现的问题，不按要求整改敷衍了事的部门，档案管理机构定期汇总报管理办公室在公司高管会议中进行通报。

2）公司档案管理员按照《文件材料归档范围和保管期限表》定期核对归档情况，填写《档案催交通知单》催交不及时归档的部门，经档案管理机构二次催交仍拒不归档的部门，报管理办公室在公司高管会议中进行通报。

档案收集整理标准操作规程

档案管理机构

档案管理员

《归档文件不符合项告知单》、《档案催交通知单》

接收、入库及保管档案

1）档案员对移交档案进行严格检查与核对，确认移交档案质量合格、数量准确后方可接收，并在档案交接清单上签署接收意见。

2）档案入库上架前，完善系统信息（档号和存放位置），完善档案装具标识（粘贴档号和库架信息）；档案号编制按照《档案号编制操作标准操作规程》执行，档案系统操作按照《档案管理系统标准操作规程》执行。

3）档案库房日常管理，执行《档案库房管理标准操作规程》。

档案号编制操作标准操作规程、档案管理系统标准操作规程、档案库房管理标准操作规程

档案管理机构

档案管理员

《归档文件材料移交清单》、《合同档案归档移交清单》、《数码照片档案移交清单》、《视频录像档案移交清单》、《实物档案移交清单》

申请档案利用

利用者在档案系统检索或线下检索，确定借阅档案条目，填写利用目的、借阅形式，借阅期限，发起档案利用申请。

档案管理系统标准操作规程

利用部门

利用者

《档案利用申请表》

有关领导审批

1）普通档案的查阅、借阅需由申请部门负责人审批后提供利用。

2）GMP档案的查阅、借阅需由申请部门负责人，GMP文件责任者或授权人审批后提供利用。

3）研发档案的查阅、借阅需由申请部门负责人、申请部门主管副总裁、研发管理部/注册部负责人、主管研发副总裁审批后提供利用。

利用部门、

档案管理

部门

部门领导、GMP文件责任者、利用部门分管副总、研发相关部门领导、研发管理副总

《档案利用申请表》

提供档案利用

1）档案管理员办理档案查阅、借阅，填写《档案使用登记表》。

2）档案利用过程中需尽量减少档案原件出库。

确因工作需要出库的，需登记档案卷件数量、事由、时间、利用人等要素，并在档案出库、入库时予以清点确认。

3）利用者必须加强借出实体档案的保管，不得遗失、调换、涂改、污损和私自复制（含复印、拍照、摄像等）。

4）因向政府机构和协会报审，展览、展出等活动需要，填写《档案调出申请》，办理调出手续后方可调出，活动结束3个工作日内归还调出档案。

利用部门、

档案管理机构

利用者

档案管理员

《档案利用申请表》、《档案使用登记表》、《档案调出申请》

归还/续借档案

1）档案管理员检查归还档案，填写《档案利用申请表》、《档案使用登记表》。

2）档案借阅档案期限最长不超过7天，档案管理员统计到期未归还档案，填写《到期档案催还通知》。

3）续借档案需重新办理档案借阅手续，填写《档案利用申请表》。

利用部门、

档案管理机构

利用者

档案管理员

《档案使用登记表》、《到期档案催还通知》、《档案利用申请表》

检查接收档案

档案管理员将核对无误的归还档案重新上架，按序排列，摆放整齐。

档案管理机构

档案管理员

《档案使用登记表》

提出到期档案鉴定申请

档案管理部门对已到或超过保存期限的档案进行统计，提出到期档案鉴定申请。

档案管理机构

档案管理员

开展到期档案鉴定

1）成立档案鉴定小组，鉴定小组由公司主管档案领导、归档部门主管领导、专业技术和档案管理人员组成。

2）鉴定小组对已满保管期限的档案进行鉴定，对已无保存价值的应进行审核，对需继续保存的档案重新划定保管期限，出具到期档案鉴定报告，对档案的存、毁提出具体意见。

3）鉴定报告内容包括：

档案所属年代及其保管期限、销毁档案的数量和主要内容、鉴定的概况、销毁或延长保管期限档案的主要理由等。

有关部门、档案管理机构

部门领导或指派专人

有关领导审批

1）到期档案处置需经档案形成部门负责人、档案形成部门主管副总裁、档案管理部门主管领导的审批。

2）处置保管期满确无保存价值的档案应登记造册（档案销毁清册），经公司总裁批准后进行销毁，销毁清册应永久保存。

档案形成部门和领导办公室

部门领导

《档案销毁清册》

执行销毁或续保流程

1）执行销毁工作程序或继续保管工作程序。

2）档案销毁必须由鉴定组派遣两人以上监销，其中必须有档案人员和归档部门人员，销毁方式可采取碎纸机碎纸、造纸厂磨纸浆等形式，销毁后监销人需在销毁清册上签字。

3）档案管理员在档案系统中调整继续保管年限，做好档案日常管理。

档案管理系统标准操作规程、档案库房管理标准操作规程

档案形成部门和档案管理机构

监销人员、档案管理员

《档案销毁清册》

检查工作计划完成

情况

总结年度重点完成情况，分析未完成工作滞后原因，制定偏差措施，保证年度计划按期完成。

档案管理机构

档案管理员

检查档案管理策划有效性

定期开展档案管理工作评价，及时发现、收集工作中存在的问题，检查档案管理策划的有效性。

各部门、

档案管理机构

领导或指派专人、

档案管理员

优化档案管理流程

根据档案管理工作评价意见，修改或优化档案管理流程。

各部门、

档案管理机构

领导或指派专人、

档案管理员

8管理内容

无

9过程KPI

9.1过程输入

各部门工作中形成的具有保存价值和凭证价值的重要文件和材料。

9.2过程输出

《归档文件不符合项告知单》、《档案催交通知单》。

9.3过程顾客

公司各业务部门。

9.4过程绩效

KPI指标

计算公式

主责部门