档案管理细则.docx
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档案管理细则
重机公司亳州事业部档案管理制度
1目的
为加强事业部档案体系建设，规范档案管理。
2范围
本细则适用于中联重机股份有限公司亳州事业部档案管理。
3职责
3.1综合管理科
3.1.1事业部档案归口管理综合管理科负责事业部层面的档案管理体系搭建，《档案管理实施细则》的制订，以及各类档案工作的开展；负责事业部与本部档案管理工作对接，并配合本部开展相关工作。
3.1.2各科室/车间负责按照事业部档案管理归口管理科室的要求开展档案管理工作。
3.2档案管理人员
3.2.1档案人员分级原则及职责
a）一级：
事业部档案管理综合管理科档案员。
职责：
结合实际，参照本部管理方式，负责事业部内档案管理体系建设及开展各项工作，配合本部做好档案管理相关工作;
b）二级：
事业部下设各科室/科室档案员，按照事业部档案管理要求，做好科室内的文件材料收集、整理工作，按照规定时间归档，配合事业部档案管理科室开展相关工作。
3.2.2各级档案工作人员离开档案管理岗位或者有工作调整的应当做好档案交接工作。
交接双方要认真核对交接档案目录，准确无误后双方签字确认，并经科室直接领导签字确认后方可完成。
3.2.3调离人员要遵守保密制度，严守在档案管理工作过程中了解的事业部秘密，否则按事业部《奖惩条例》追究相关人员责任。
4管理内容和要求
4.1文件材料归档
归档是指在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，经相关责任科室或人员初步整理后，定期移交给所属的档案管理机构集中保存的过程。
归档的内容主要包括三个方面：
归档范围、归档时间和归档要求。
4.1.1事业部文件材料归档范围及保管期限结合集团总部《档案管理制度》中相关规定执行，具体归
2016-2-17发布2016-2-17实施
档范围见《亳州事业部档案分类规则》（附件1），任何科室和个人均不得以任何理由将事业部档案占为己有、挪为私用。
4.1.2归档时间
a）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、客户档案、法务档案、合同协议档案和资料等类别文件材料应在第二年的4月底以前完成归档
b）产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
c）新购设备仪器或引进项目的文件材料在安装调试正式投入运行后3个月内归档。
d）会计类档案中按照跨年度方式进行归档，例如：
2015年度归档2013年度的凭证，于每年4月底前完成归档。
e）磁带、照片及底片、胶片、光盘、实物等特殊载体形式的文件材料应在工作结束后及时移交归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。
f）电子文件的归档应在信息化科室监管下进行，文件形成科室通过内部网络实现资源共享，实时将归档的电子文件的着录信息及存储地址自动的保存到档案管理机构的数据库完成移交归档；也可以网络传输和介质传递的方式进行移交归档，但归档时间应与相关门类或内容的其它载体保持一致。
g）归档后更新、补充的文件材料；产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料等，应随时归档。
4.1.3归档要求
a）归档的文件材料应为原件,如没有原件需在复印件上标注原件去处，由科室负责人签署意见，因故无原件的可将具有凭证作用的其它文件材料归档。
b）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。
正文和附件、正本与副本、请示与批复、来文与复文、转发文与被转发文等原件需收集齐全，不得缺张少页、不得缺边少角、不得擅自涂改；需签字审核的工程文字材料、票据、竣工图等均需规范完备；所有电子签批的文件，需将审核记录与文件定稿打印存档。
c）归档的文件材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印；文件上有铅笔或其他颜色笔迹的，需擦除、修改；照片、录像带、录音带、光盘等特殊载体档案，其图像、声音应清晰，介质完整。
d）外文（或少数民族文字）材料若有译文的应与译文件一并归档，无译文的应译出标题后移交归档。
e）非纸质文件应与其文字说明一并移交；电子文件须由形成科室收集、整理、审核后，移交所属档案管理机构。
电子文件材料按国家颁布的《电子文件归档与管理规范》的要求移交归档，并在移交目录上逐一体现每件文件材料各要素。
f）每件文件需用铅笔在有图文面标注页码（正面标注在右上角，反面标注在左上角，空白页、无效页不编页），并按文件材料整理的顺序填写归档材料目录清册，重要项目文件材料移交归档时应由项目管理科室编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
g）归档文件一般一式一份，不重复归档。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
4.2档案收集
4.2.1综合管理科科室移交档案进行审核，确保事业部档案收集齐全完整。
4.2.2事业部档案归口管理科室接收文件时，要认真核对《文件材料移交（接收）清单》，并检查文件材料整理质量，签署移交意见。
移交清册及相关手续资料双方应各保留一份。
4.2.3当单位发生组织机构调整时（如分立、撤销、重组等），原机构的档案管理科室或人员应就档案的续存管理制订、提出方案，待明确移交的机构或人员后，再将档案实物与目录移交。
4.3档案整理
4.3.1事业部档案类目的设置、标识编号、保管期限应按照《亳州事业部档案分类规则》（承接本部）（附件1）执行。
4.3.2党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等管理类档案按“件”整理，参照国家颁布的《归档文件整理规则》执行。
4.3.3产品类、基建类、设备类、科研开发类档案等科技档案按“卷”整理，参照国家颁布的《科学技术档案案卷构成一般要求》执行。
4.3.4会计档案按照国家财政部和国家档案局颁发的《会计档案管理办法》执行。
4.3.5员工档案按照“一人一袋”原则进行整理，袋内文件要求齐全完整，从每位员工入司后所有产生与之相关的文件材料都应存档在内。
4.3.6专门类档案：
客户档案、法务档案按“卷”整理，合同协议类档案按“件”整理。
4.3.7特殊载体档案
a）照片、录音、视频等声像资料需刻录在光盘进行存储，要求做到备份处理及异地存储，避免文件丢失风险。
b）各类实物档案、底图、事业部权证等档案要编号，妥善保管在档案室相应存储空间，如荣誉展示柜、底图柜、保险箱等，存档档案做好标识。
4.3.8对所有能装入档案盒的档案必须按照其档案类型装入相应档案盒；因文件材料自身规格限制无法放入档案盒的，应进行合理放置，并在文件封面做好档案标识。
4.3.9档案在装盒后需编写盒内目录。
“立件”整理的档案放入文书档案盒内，编制《归档文件目录》（附件3）；“立卷”整理的科技档案编制《案卷目录》（附件4）以及《卷内文件目录》（附件5）。
不能装盒的档案也应结合其对应的档案类型编制相应目录。
综合管理科需编写档案室存储总目录，并在每年档案归档工作完毕后，将最终的档案总目录报备至本部办公室。
事业部应根据集团总部要求，积极创造条件，实现档案管理的数字化。
4.4档案的鉴定与销毁
4.4.1库存档案保管期限的鉴定
a）永久：
凡反映事业部战略发展及科研、生产、经营等主要活动和基本历史沿革的对事业部和社会有长远利用的档案，列为永久保管。
它主要包括两部分，一是事业部制成的重要文件材料；二是上级领导科室针对本事业部所发的重要文件材料。
b）30年：
凡在相当长的时间内事业部需要查考利用的档案，列为30年保管。
它包括事业部形成的和上级领导及有关科室所发的文件材料。
c）10年：
凡在短期内事业部需要查考利用的档案，列为短期保管。
d）会计档案分为3年、5年、15年、25年、永久等，具体参照国家颁发的《会计档案管理办法》执行。
4.4.2到期档案的鉴定
a）综合管理科根据档案保管期限对本范围内档案资料提出鉴定工作计划，清理过期和失去保存价值的档案资料，编制待鉴定档案资料清单及必要的情况说明，由负责该档案归档科室组织相关人员进行鉴定、评审。
需继续保管的应重新划定保管期限，无保存价值的须填制《档案销毁清单》（见附件6）由该科室的负责人签署处理意见，经综合管理科负责人审批。
各事业部参照上述流程将销毁清单由总经理签批，报综合管理科备案。
b）经批准销毁的档案由档案管理科室与审计与法务部共同监销（2人以上）。
监销人员须在销毁清单上签字，销毁清册及相关手续资料须永久保存。
4.5档案保管
4.5.1存放档案要用专用柜、架，排架方法要科学和便于利用；各单位根据自身条件采购相应设备，如档案密集架、底图柜、专业档案柜等。
4.5.2综合管理科结合事业部需求将文书档案盒、科技档案盒、会计档案盒以及封套按年度提报数量给本部，费用由事业部承担。
4.5.3档案入库前应去污、去酸、消毒，对一些不利于保管的介质材料，应以复制或加膜等方式保
护，不利于档案保护的包装物应去除。
4.5.4底图除修改、送晒外，不得外借；修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况；底图存放以平放为宜；磁带、光盘、底片等材料应存放于专用的装具内，尽量放置于防磁柜内保存。
4.5.5重要档案应考虑多套或异地备份保存,对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。
4.5.6定期清理核对库藏档案，做到账物相符，对库藏档案发生变化应记录并注明情况。
4.5.7档案室管理
a）事业部根据自身条件完善档案室建设。
b）档案室的设置应符合国家档案局颁发的《库房档案室技术管理暂行规定》的相关标准。
档案室设置方案中还应明确相应配套设施以及档案室管理人员情况。
c）档案室日常维护
①档案室架、柜应注明标识，标识与档案存放类别排列遵循从左向右、从上至下的原则，库内设施统一布局、统一装具、统一标识。
②做好“八防”：
即防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害气体、防高温、防虫、鼠。
③档案室不许存放与档案无关的物品，各档案室应定期开展清扫清理工作（包括每年至少一次档案室的杀虫灭菌工作），保持档案室清洁。
④档案室温度适宜在14℃～24℃之间，相对湿度应在45%～60%之间。
根据载体的不同，选择适宜的温度和相对湿度，并按规定做好档案室的温、湿度登记。
⑤档案室应配备温湿设备和防火防盗设备且定期检查设备运转状况，及时排查安全隐患。
4.6档案统计
4.6.1日常统计工作要有台账，主要内容包括：
档案库藏情况统计；档案利用情况统计；档案设施、设备情况统计；档案销毁情况统计等。
4.6.2统计工作必须如实、准确、及时、规范，不得虚报、瞒报和拒报各类统计报表。
4.7档案利用
4.7.1借阅档案，参照《档案借阅规定》（附件7）执行。
4.7.2整合、开发
a）对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。
b）对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。
c）对档案信息进行分析研究，形成有一定深度的编研成果，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
4.8保密
4.8.1档案管理工作人员必须严格遵守国家保密法规和事业部保密的规章制度，恪守事业部秘密。
4.8.2属事业部商业秘密范畴的档案，按事业部保密管理相关规定严格控制借阅和使用范围，防止事业部商业秘密的丢失和泄漏。
4.8.3未经综合管理科负责人允许，任何科室不得以预留、备份、非法或违规获得等方式占有事业部档案资料，一经查实，将部按照《奖惩条例》及保密相关规定追究相关单位或人员责任。
4.8.4档案室属于重点保密基地，除档案工作人员和参加检查、鉴定的人员以外，未经允许其他人一律不得入内。
5检查与考核
5.1根据上述第4条“管理内容与要求”，综合管理科制定档案管理工作和档案管理人员的考核内容与标准，按年度对各科室档案工作以及档案管理人员进行检查、考核，出具考评通报。
5.2按照考评结果，综合管理科结合《奖惩条例》对各科室档案管理员予以相应的激励与考核；对工作不符合规范的科室综合管理科有权提出整改要求，并监督整改到位。
6附则
6.1本制度/办法/细则未尽事宜，按中联重机股份有限公司相关规定执行。
6.2本制度/办法/细则自公布之日起施行，《原奇瑞重工档案管理制度》同时废止。
（与本制度相对应的原制度文件废止）
7附件
附件1：
《亳州事业部档案分类规则》
附件2：
《文件材料移交（接收）清单》
附件3：
《归档文件目录》
附件4：
《案卷目录》
附件5：
《卷内文件目录》
附件6：
《档案销毁清单》
附件7：
《备考表》
附件8：
《档案借阅规定》
附件9：
《档案借阅审批表》
附加说明：
本制度由亳州事业部综合管理科提出并解释
本制度主要起草人：
张嘉慧
本制度审核人：
王军
本制度会签人：
刘江龙、张春会、孙登辉、彭崇瑞、卢桂国、李保义、孙涛
本制度批准人：
马廷友
附件1：
亳州事业部档案分类规则
1、目的和原则
1.1为实现档案分类、编目、排架、检索的标准化和规范化，特编制本规则。
1.2本方案以《中联重科档案分类规则》为依据结合重机事业部档案工作实情制订。
2、术语
2.1档号：
档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
2.2全宗号：
集团总部给予重机事业部的全宗代码。
2.3类号：
类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
2.4项目号：
产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.5案卷号：
案卷排列的顺序号。
2.6件号：
文件按照规范规则排列的顺序流水号。
3、类目设置
3.1一级类目设置15个大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、客户档案类、法务档案类、合同协议类、特殊载体档案类和资料类。
3.2二级类目的设置按照管理职能和档案特点，详见本规则第6款“档案分类表及基本归档范围”。
二级以下类目的设置，由各事业部根据有关规定和实际情况自行确定，一般不宜超过四级。
3.3类目的级位表示上下位的隶属关系。
档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。
没有档案实体的类目可空号不用。
3.4各类档案类目的新增、合并、减少均应向事业部办公室报备，不得随意更改。
4、分类方法
4.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案按问题兼顾组织机构进行分类。
4.2产品档案根据事业部产品种类及系列结合产品型号进行分类。
4.3科学技术研究档案按专业性质和课题分类。
4.4基本建设档案按专业性质和项目分类。
4.5设备仪器档案按专业、用途、资产编号、型号分类。
4.6会计财务档案按文件材料的形式分类。
4.7员工档案根据事业部分层管理的原则进行分类。
4.8客户档案针对事业部产品或服务的行为和目的不同并参考事业部对客户的代码划分。
4.9法律事务和合同协议按档案性质兼顾种类划分。
4.10特殊载体档案按载体形式并参考问题划分。
5、标识符号
5.1亳州事业部全宗号为“ZL220”。
5.2标识编号释义
5.2.1一级类目采用单个英文大写字母标识，如产品档案用“E”表示；
5.2.2二级类目和三级类目以下（含三级类目）除有明确规定外，一般采用二位阿拉伯数字表示；
5.2.3年度号采用四位阿拉伯数字表示，项目号和案卷号采用三位阿拉伯数字表示；
5.2.4件号和顺序号从“1”开始按流水编号；
5.2.5保管期限号分别为：
“永久”、“30年”、“10年”，其中会计档案包含“3年”、“5年”、“10年”、“15年”、“25年”。
“永久”用“Y”表示，余下用实际保管年限的阿拉伯数字表示
6、档案分类表、基本归档范围及保管期限
6.1企业管理类
一级
类目
二级类目
基本归档范围
保管期限
A
党群
工作
00
综合
涉及党群工作方面的制度、法规及外来文件等
30年
01
党务工作
党委（总支、支部）综合工作、党员（代表）大会或其它有关会议形成的文件材料，党委（总支、支部）其它工作形成的文件材料等。
永久
02
组织工作
组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费和组织关系管理等形成的文件材料。
永久
03
宣传工作
反映事业部活动的内外部报刊、媒体资料；各种宣传活动、政治思想工作与精神文明建设等形成的文件材料。
永久
04
纪检工作
党风治理，党纪监察，案件审理，信访工作等；违纪案件处理材料；一般督察通报的调查处理等形成的文件材料。
永久
05
工会、共青团、妇女工作
职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、劳保福利；女工工作、文化艺术和体育活动；团组织建设和政治思想教育工作、团员大会、团员管理、团费管理等形成的文件材料。
一般的：
30年
重要的：
永久
06
群众工作
民主党派工作，无党派人士工作，港澳台、华侨工作，民族事务，宗教事务等；各专业学会、协会工作，各群众团体活动等形成的文件材料。
一般的：
30年
重要的：
永久
B
行政
管理
00
综合
涉及行政管理方面的制度、法规及外来文件等
30年
01
政务工作
事业部综合性行政事务工作，会议管理，事业部沿革编史修志，机构体系设置，印信管理，领导视察，文秘工作，机要保密，档案工作方面的文件资料，如计划、总结、通报等。
一般的：
30年
重要的：
永久
02
安保工作
社会治安综合治理、维稳工作，武装部、预备役民兵、人防工作，消防、交通安全管理，安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等形成的文件材料。
30年
03
审计工作
各专项审计工作活动等形成的文件材料。
永久
04
人力资源
招聘录用、薪酬绩效、福利社保、岗位变动、奖惩工作、编制管理、干部管理、人力资源规划、人力资源相关制度、培训工作、博士后工作、职称评聘、奖项申报、职业技能鉴定、职业健康监护等形成的文件材料。
一般的10年
重要的永久
05
后勤保障
医疗卫生、绿化，计划生育工作、宿舍、食堂福利，交通、能源水电气、房屋维修等形成的文件材料。
一般的：
10年
重要的：
30年
06
外事工作
事业部各种涉外活动的往来文件。
30年
C
经营
管理
00
综合
涉及经营管理方面的制度、法规及外来文件等
30年
01
经营决策
事业部中、长期、年（季）度、各项专题规划、计划；事业部改革、重大经营战略性决策、发展战略，目标责任制管理等；事业部合理化意见；董事会、监事会和股东会形成的文件材料。
永久
02
统计工作
涉及生产、技术和经济方面的各种统计报表以及事业部综合性统计分析工作中形成各种报表和分析材料。
一般的：
30年
重要的：
永久
03
财务管理
资金管理，价格管理，会计管理等,年度财务报告（决算）、财务分析文字材料、融资租赁文件材料、保兑仓业务资料
一般的：
30年
重要的：
永久
04
物资资产
房地产、资金和产权以及物资供应、仓库管理、不良资产处置、采购日常管理等形成的文件材料。
一般的：
30年
重要的：
永久
05
销售营销
市场信息和预测、市场情报与数据分析、办事处建设、营销政策、中间商管理、广告宣传、会议促销、售后服务满意度调查、配件管理与三包服务、进出口贸易工作等方面的文件材料。
一般的：
10年
重要的：
30年
06
信用管理
事业部认证、达标等活动的呈报、审批材料；专利、商标等其它知识产权方面的申报材料；事业部获得资质、信誉方面的文件材料；客户信用调查，中间商考察、考核，银行按揭、融资租赁政策与执行记录、应收账款催收等文件材料等
一般的：
30年
重要的：
永久
D
生产
技术
管理
00
综合
涉及生产技术管理方面的制度、法规及外来文件等
30年
01
生产管理
生产调度会、班组建设、生产投入等原始记录材料
一般的：
10年
重要的：
30年
02
质量标准化
产品质量检测、质量控制、质检报告、产品标准、质量事故分析等文件材料；各种标准化管理文件（技术标准、管理标准、工作标准）以及计量管理中形成的文件材料。
一般的：
10年
重要的：
30年
03
环境能源
工业卫生、环境保护检测与控制，污染治理等工作中形成的文件材料；能源定额、节能减排、计量工作中形成的文件材料。
一般的：
10年
重要的：
30年
04
基建设备管理
基建、设备仪器形成的各类管理类文件材料
30年
05
科技信息管理
新产品开发，科技成果，技术引进，技术革新和采用新技术、合理化建议等、信息系统建设、管理和维护形成的文件材料；专利查新、研究形成的报告，科技信息研究形成的报告；外部科技项目立项、科技奖励申报材料、批复文件、科技成果鉴定文件；有关国内外新技术、材料、设备、工艺、信息等情报材料；同行业的分布规模、主要产品生产能力、产品质量工艺、装备情报材料；国内同行业调查考察报告。
一般的：
30年
重要的：
永久
6.2科技档案类
一级类目
二级类目
三级类目
基本归档范围
保管期限
E
产品
12
农业机械
01拖拉机；02手扶式插秧机；03乘坐式高速插秧机；04水稻收获机；05小麦收获机；06玉米收获机；07多功能大喂入量收获机；08青贮饲料收获机；09甘蔗收获机；10循环式烘干机；11混流式烘干机；12移动式烘干机；13热风炉；14油菜机；15水稻育秧播种流水线；
16水稻育秧播种机；17秸秆粉碎还田机；18圆草捆打捆机；19方草捆打捆机；20玉米免耕播种机；21单轴重型旋耕机；22液压翻转犁；23深松联合整地机；24微耕机；25双轴灭茬旋耕机；26旋耕机；27旋耕施肥播种机；28收割机配套粉碎还田机；29牵引式撒肥机；30牵引式方捆打捆机；31履带自走式旋耕机；32农用挖掘机。
同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。
（所有产品三级类目，如有新增产品请各单位向事业部办公室报备统一发放编号，不可自行增添、删减编号。
）
一般的：
30年
重要的：
永久
F
科学
技术
研究
01
基础性研究
同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程
永久
02
新产品开发研究
永久
03
工艺材料研究
永久
04
标准研究
永久
05
软科学研究
永久
06
其它
永久
G
基本
建设
01
生产性建筑
01道路桥梁02电力管线03电讯管线04给排水管线05去污环保设施
按工程项目或建筑项目设置同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。
永久
02
办公类
01办公楼02试验设施03厂房04仓库
永久
03
生活类
01宿舍02食堂03文教卫生04辅助建设（水塔、水池、锅炉房、浴室等）
永久
04
其它
永久
H
设备仪器
01
金属切削机床
按事业部《固定资产分类及编号目录》以及产品型号进行编号
某一设备仪器不同型号内，含设备购置、安装、调试、运行、维护修理和设备管理等全过程
一般的：
30年
重要的：
永久
02
锻压设备
03
起重运输设备
04
木工、铸造设备
05
专业生产用设备
06
其他机械设备
07
动能发生设备
08
电器设备
09
工业炉窑
10
其他动力设备
11
其他
6.3专门档案门类
一级
类目
二级类目
基本归档范围
保管期限
I
会计档案
01
凭证
原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款、余额调节表等。
15年
02
帐簿
日记账、现金账、明细账、总账、固定财产卡片、辅助账簿、移交清单、保管清册、涉外账簿
15年
03
报表
财务指标快报，月、季度会计报表，年
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