企业董事会会议文件制作标准(完整版)概要.doc

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董事会会议文件制作标准（完整版）

目录

董事会会议文件制作标准 1

附件一会议通知 6

附件二回执 8

附件三授权委托书 9

附件四会议签到簿 10

附件五会议议程 11

附件六董事会会议议案 12

关于______的议案 12

______年度工作报告及______年经营计划 12

关于制定_______制度的议案 14

关于任命（职务名称）的议案 14

关于免去______先生/女士（职务名称）的议案 15

关于批准组织机构设置和岗位编制的议案 15

关于批准公司年度工资总额的议案 16

关于批准发放年度奖金的议案 16

年度财务决算报告 17

年度财务预算报告 19

关于批准投资计划的议案 22

关于年度利润分配的议案 22

关于弥补亏损的议案 23

附件七会议纪要 24

附件八会议决议 26

附件九临时会议决议 27

附件十会册封面 28

附件十一目录 29

董事会会议文件制作标准

（完整版）

一、目的与适用范围

（一）为了进一步规范XX企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

（二）本标准适用于XX企业董事会会议文件的制作。

二、董事会文件内容要求

（一）XX企业董事会会议文件包括但不限于以下文件：

1.会议通知；

2.委托其他董事代为出席的授权委托书；

3.会议签到簿；

4.会议议程；

5.议案及其附件；

6.董事会会议纪要及决议。

（二）会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：

事项

内容

通知内容

§召开的时间、地点和方式

§召集人

§议程

§联系方式

§发出通知的日期

§注意事项

§召集人署名

时限

§定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达

§临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排

§章程另有规定的按章程规定执行

方式

§电子邮件

§邮政寄送

§专人递交

对象

董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）

附件

送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件。

收集证明文件

应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。

证明文件应明确记载送达时间。

（三）授权委托书（参见附件三）应当载明：

1.委托人和受托人姓名、身份证号码；

2.授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

3.授权时效；

4.委托人签字。

（四）会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

（五）会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

（六）董事会议案包括但不限于以下文件（部分议案文本参见附件六）：

类型

议案

新设公司

董事会

§选举董事长

§聘任或者解聘公司总经理及决定其报酬事项，并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人及其报酬事项

§批准阶段性工作报告

§阶段性财务预、决算方案

§制定或修改基本管理制度

§其它特别重大事项

存续公司

董事会

§审议总经理年度工作报告

§经营计划和投资方案

§年度财务预、决算方案

§商业计划书

§利润分配和弥补亏损

§组织架构设置方案

§决定聘任或者解聘公司总经理及其报酬事项，并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司其他高管及其报酬事项

§制定公司的基本管理制度

§设置分支机构

§变更注册资本

§融资方案

§合并、分立、解散和变更公司形式

§修改章程

§制定公司重要管理制度

§章程规定的其它职权事项

（七）议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。

（八）会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

3.会议议程；

4.议案汇报人的汇报意见；

5.董事发言要点；

6.每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；

7.列席监事与列席总经理的意见；

8.其它需要记录的情况。

（九）董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：

1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

3.决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。

董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相应的董事授权委托书。

决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序（参见附件九）。

（十）纪要与决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

类型

主要内容

数量

备注

纪要

会议全过程和结果的要点

所有议案

必备，用于内部存档备查

决议

经讨论后，法定多数通过的决定

单一议案

对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需

（十一）提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

（十二）签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。

特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

注意事项：

1.文件为数页，须页签。

2.受他人委托代行签字的，应署【受托人名字】+“代”字样，并附授权委托书。

三、会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。

董事会命名规则如下：

类型

规则

举例

定期会议

【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”

XX有限公司第一届董事会第一次会议

临时会议

【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”

XX有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议

四、董事会文件制作与归档要求

（一）企业董事会会议文件制作的基本要求：

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

（二）会议文件页面基本参数设置采用MicrosoftOfficeWord2003软件默认设置参数：

1.纸张大小：

A4；宽度21cm/高度29.7cm；

2.页面设置：

页边距上2.54cm/下2.54cm/左3.17cm/右3.17cm；行距1.5倍；

3.装订线：

0cm，装订线位置为左侧；

4.方向为纵向；

5.页眉距边距：

1.5cm，页脚距边距：

1.75cm；

6.两端对齐，段前0行，段后0行，行距1.5倍，段落间不空行，段落间距为零，不加任何背景色；

7.字体：

宋体。

（三）除“标识”或特殊要求及用途外，文件所有文字一律采用黑色、简体字。

（四）在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下，提案人可以采用相互引证的方法，对各相关部分的内容进行适当的技术处理，以避免重复和保持文字简洁。

（五）议案正文应以文字说明为主，表格、图片展示为辅。

图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的，可做成附件。

（六）附件的制作要求如下：

附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的，在装订时，应在不影响阅读的前提下，将其折叠在A4纸页面范围内，以保持会册外观整齐规范；如果附件较多，也可以另行装订成册。

装订成册后的附件，其封面可以比照会册封面样式制作，并在封面中央加注“附件”字样。

（七）会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。

档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

（八）每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。

会议档案由企业永久保存。

会议档案须附目录（参见附件十一）。

（九）企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。

方请报送办公室统一管理。

（十）公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

五、执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录

附件一

关于召开_______________公司

第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：

兹决定召开_______公司第____届董事会第____次会议。

现将有关内容通知如下：

一、主持人：

二、召开时间：

_____年____月____日

三、召开地点：

四、参会人员：

[人员名单]

五、列席人员：

（一）监事：

[人员名单]

（二）会议记录人员

（三）公司邀请的其他人员

六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

（三）[议题描述]；

（四）[议题描述]；

（五）[议题描述]；

（六）[议题描述]；

（七）[议题描述]；

（八）[议题描述]；

（九）[议题描述]；

（十）……

七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。

董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。

（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。

八、联系方式：

姓名：

地址：

电话：

传真：

特此通知，敬请准时出席会议。

                              _____________公司

召集人签名：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　       _____年____月____日

附：

一、《会议回执》；

二、《授权委托书》。

附件二

回 执

_____________有限公司：

关于公司召开第   届董事会第   次会议的通知已收悉。

本人拟亲自/委托代理人   出席本次会议。

签署：

日期：

二〇   年   月   日

附注：

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。

三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》（见附件三）。

附件三

授权委托书

兹委托   先生/女士（身份证号码：

       ）代表本人，出席   公司第   届董事会第   次会议，并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

                       委托人签名：

                      委托日期：

二〇   年   月   日

附件四

_______________________公司

第___届董事会第___次会议签到簿

_____年___月___日

出席会议董事签到：

姓名

职务

有效证件号码

签字栏