教师档案管理系统说明书.docx
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教师档案管理系统说明书
摘要
教师档案管理系统围绕着档案资料信息的整个生命周期，在功能上涵盖信息采集、数字化加工、档案资源管理与服务以及信息产品的制作，具有信息档案资料分布式处理的功能，实现网络内及远程机关档案信息共享，异地档案资料的调阅与采集；便捷高效的数字化档案资料加工系统，短时间内可达到纸质档案资料数字化的目标；对文字、数字、图片多媒体等各种类型的非结构化信息具有强大的数据库管理、检索功能；档案信息著录、标引、处理自动化以及网络内档案信息资源拥有安全、可靠使用环境；方便、高效的档案信息获取利用功能。
本系统采用Asp语言和Access数据库等技术，基于B/S模式，根据管理员、用户、教师三种不同的用户权限来划分功能模块，通过对功能模块友好界面的开发和数据处理，实现了对教师档案信息的操作，如档案查询、添加和删除等。
本系统完成了对系统功能的定义和后台数据库的设计，并从管理员和用户两个角度考虑系统的易用性和安全性，为管理员和用户创造了一个方便快捷的教师档案管理平台。
关键词：
数据库；数据字典；档案管理
1绪论
1.1项目研究意义
随着学校规模的不断扩大，教师数量的急剧增加，有关教师的各种信息资料也成倍增长。
办学者们所头疼的问题，就是如何面对这庞大的信息量。
只有利用计算机，利用教师管理信息系统才能解决这一问题，才能提高教师管理的工作效率。
通过这样的系统，可以做到信息的规范管理、科学统计和快速的查询，从而减少管理方面的工作量。
教师业务档案是教师在教学、科研、教学改革等活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。
教师业务档案在个体上反应可教师个人的业务能力和水平，在群体上则反应出高校的办学水平以及师资队伍的整体素质。
高校教师档案管理系统是教育单位不可缺少的部分，对于学校的决策层和管理层来说都至关重要，所以教师档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询方式。
在此之前，人们使用传统的人工方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点和漏洞，例如：
效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这给文件的查找、更新和维护都带来了不少的困难。
建立高校教师档案管理系统，采用计算机对高校教师档案进行管理，进一步提高办学效益和现代化水平。
帮助各大中专学校提高工作效率，实现高校教师档案管理工作流程的系统化、规范化和自动化，方便对教师的教学能力、业务能力、学术水平等的考核与评价。
1.2背景
信息社会的高科技，商品经济化的高效益，使计算机的应用已普及到经济和社会生活的各个领域。
计算机虽然与人类的关系愈来愈密切，但是还有人由于计算机操作不方便继续用手工劳动。
为了适应现代社会人们高度强烈的时间观念，随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，管理信息系统的实施在技术上已逐步成熟。
管理信息系统是一个不断发展的新型学科，任何一个单位要生存、要发展、要高效率地把内部活动有机地组织起来，就必须建立与自身特点相适应的管理信息系统。
这对于正在迅速发展的各大高校而言，同样有着重要意义。
目前国外在教学管理软件的设计和开发方面处于领先地位，不论是在开发的方法上还是软件的使用率上都很成功。
虽然我们的教育改革正与国际化接轨，但我们的教育制度与国外有着很大差别。
直接拿来是不适用的。
国内类似的教学管理软件很多，例如科利华公司发行的csc 教学管理软件（中小学）、国家教委推荐发行的全国成人高校学籍管理软件、还有一些计算机公司开发的管理软件等等。
这些软件也都存在一些问题，一是它们从通用的角度出发，不一定完全适用于某些单位的特殊性，二是针对性不强而且软件维护不好，出现错误不能及时修复等。
现代大学组织是工业文明的产物。
在技术和经济高速发展的形势下，它正面临着智能化，数字化和网络化的挑战。
这些挑战将改变学校的环境、秩序和规则，也影响着专业设置、课程结构和培养模式。
教务管理是高等院校管理的重要组成部分，一直在高校管理中具有不可替代的地位和极其重要的作用。
随着高等教育改革的不断深入，教务管理工作面临着一些新的情况和特点：
在我国高等教育高速发展的背景下，传统教育观念正经受着当代先进的教育理念和思想的冲击，落后的管理观念和低效的管理技术手段难以适应当前发展和教育改革的需要。
同时，随着选课制的展开和深入，教务日常管理工作也日趋繁重、复杂，如何把教务工作信息化、模块化、便捷化便成为了现代高校发展的重点。
这样的情况对教务管理工作来说不仅是挑战，也是发展机遇。
所以总的来说，教务管理软件应实现教务信息的集中管理，使传统的教务管理朝数字化、无纸化、智能化、综合化的方向发展，并为进一步实现完善的计算机教务管理系统和全校信息系统打下良好的基础。
在高校中，教务管理工作具有举足轻重的地位，教学质量直接取决十教务管理水平。
现如今教务管理信息系统的开发与实施可谓日新月异。
在数字校园理论逐步应用的过程中，各高校一方面不断投资购建各种硬件、系统软件和网络，另一方面也不断开发实施了各类教学、科研、办公管理等应用系统，形成了一定规模的信息化建设体系。
为了实现现代化集成管理和成功运行管理信息系统，必须对学校各项管理尤其是其中的核心环节即教学管理过程进行调整。
1.3系统简介
教师档案管理系统定位教育网新开发的系统，以当前学校网站的适用性，增强了系统的针对性和易用性,系统中支持在线打印，及在线电子表格导出模块，多帐号权限分配，适合创建中、小学校，大中院校，技校使用，本系统为免费版本，不收取任何费用，可直接使用。
本教师档案管理系统包括教师信息、课程信息、论文信息、项目信息等内容的管理；遵从以往旧式的工作方式，该工作的工作量大，管理繁琐，既耗人力，又耗物力；如今面对大量的教师数据、报表，手工处理方式已经很难跟上现代化的步伐。
随着计算机技术及网络通讯技术的飞速发展，许多学校已经有了较好的计算机应用甚至网络硬件建设基础。
因此为提高学校管理工作的现代化、科学化水平，保证信息处理的即时化、准确化，开发一套对教师档案进行管理的软件是极其重要的，而且是必需的。
系统需要完成的基本功能有信息的录入、修改、查询等功能，包括教师个人信息、主讲课程信息、参与项目信息、发表论文信息。
同时系统要能够满足多种条件下的统计分析功能，对于特别的统计数据要采用图标的格式呈现给用户。
教师档案系统：
1.基本信息
姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、工作时间、
第一学历、毕业学校、所学专业、第二学历、毕业学校、所学专业、高学历、最高学位、职称、职称评定时间、专业技术职务任职资格证书、教师资格证书、年度考核情况、培训情况、教学论文、评优课情况
2.软件特点和优势
（1）基于B/S架构，通过本地电脑、局域网、互联网皆可使用，使得学校的管理与业务不受地域限制
（2）客户端无需安装专用软件，使用浏览器即可实现异地、实时业务办理
（3）软件完全独立安装在用户自己的电脑或是服务器上，提供数据备份工具，数据资料彻底安全
（4）管理权限分配灵活严谨，可以设置操作人员不同级别的操作权限，避免越权操作，数据相互保密
（5）账号不限，可以任意添加、修改、删除用户账号
（6）安装简单，使用简捷方便，技术支持使您更快熟悉软件功能。
（7）运行环境：
Asp+IIs6+Access+Windows2003
（8）程序构造:
ASP+AccessAJAX+XML+DIV+CSS+HTML
2可行性分析
可行性研究的目的，就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决。
必须分析几种主要的可能解法的利弊，从而判断原定的系统规模和目标是否现实，系统完成后所能带来的效益是否大到值得投资开发这个系统的程度。
因此，可行性研究实质上是要进行一次大大压缩简化了的系统分析和设计的过程，也就是在较高层次上以较抽象的方式进行的系统分析和设计的过程。
可行性研究最根本的任务是对以后的行动方针提出建议。
如果问题没有可行性的解，分析员应该建议停止这项开发工程，以避免时间资源人力和金钱的浪费；如果问题值得解，分析员应该推荐一个较好的解决方案，并且为工程制定一个初步的计划。
在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。
新系统目标应充分体现学校的战略目标、发展方向和基本特点，直接为学校管理服务，同时，新系统目标应该和现行系统的各项基本功能密切相关，并且可以分期分批实现。
需要指出的是，新系统目标不可能在总体规划阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。
在新系统中要更好地体现出简单明了的操作，避免以前的繁琐操作。
新系统目标的提法不尽相同，例如：
提高工作效率和减轻劳动强度；让管理员工作更加轻松；
提高信息处理速度和准确性；使其处理更加方便；
提供新的处理功能和决策信息；对于教师的特殊情况能够更好地体现;教学、科研提供更方便的服务项目。
新系统的目标确定后，就可以从以下几个面对能否实现新系统目标进行可行性分析。
（1）技术可行性
首先从软件方面来说，由于设计软件的软件多种多样，我们所设计的教师档案管理系统软件总的分为两类专业的软件。
建立数据库使用的是Access：
access有强大的数据处理、统计分析能力，利用access的查询功能，可以方便地进行各类汇总、平均等统计。
并可灵活设置统计的条件。
比如在统计分析上万条记录、十几万条记录及以上的数据时速度快且操作方便，这一点是Excel无法与之相比的。
这一点体现在：
会用access， 提高了工作效率和工作能力。
从硬件来说只需要一台内存32M，硬盘2G的品牌机或兼容机即可实现。
所以在现有条件下，技术条件可以达到系统所提出的要求，且能够得到所需的计算机等物理资源。
速度、存储能力、通信功能等要求在现有条件下均能够得到满足。
同时、开发人员有一定的技术水平，符合开发要求。
（2）经济可行性
一个系统若是不能带来经济效益或经济效益低于开发成本，那么这个系统的开发是毫无意义的。
通过教师档案管理系统可以节省大量的人力、物力、财力和时间，并且减少了人为方面的失误和减少使用纸质的繁琐，既节约了原有成本而且保护了环境，实现了真正的绿色环保。
所以无论从横向还是纵向相比，本系统从经济方面来讲是可行的，而且该系统的开发费用及维护费用学校完全可以支付。
而该系统可以给学校管理工作带来的便利以及管理人员费用的减少，远大于它的成本。
所以，从经济上考虑，本系统完全有必要开发。
（3）操作可行性
主要是了解教师档案管理的相关人员对开发信息系统是否支持，现有教师档案管理制度和方法是否科学，规章制度是否齐全，原始数据是否正确等。
教师档案管理人员积极支持该系统开发，使新系统能够充分发挥作用；系统操作简单，易于理解，操作者经过很短的时间就可以进行操作教师档案管理系统了。
在系统中有大量的提示，很容易的能够让人理解，所以从操作可行性来看是可以开发的。
（4）运行可行性
对新系统运行后给现行系统带来的影响（包括组织机构、管理方式、工作环境等）和后果进行估计和评价。
同时还应考虑现有管理人员的培训、补充，分析在给定时间里能否完成预定的系统开发任务等。
软件开发出来以后对于整体的操作以及系统地维护，数据库的更新这方面，需要专门的人员对操作人员培训，指导。
（5）法律可行性
本教师档案管理系统是自行开发的管理系统，是很有实际意义的系统,开发环境软件和使用的数据库都是开源代码，开发这个系统不同于开发普通的系统软件，不存在侵权等问题，即法律上是可行的。
综上所述，开发一个教师档案管理系统与人工记录的方式相比具有速度更快，操作更准确，节省开支等有利之处，因此，建立一个教师档案管理系统是必要可行的。
3需求分析
3.1需求调查
随着国家素质教育制度改革的不断深入，一年一度的教学工作的开展，学校的教师的相关信息越来越多，管理教师的个人档案信息就越来越繁琐，而且又是极其重要的一个工作，因此，有必要开发一个数据库管理系统，用来管理教师的个人档案信息，并且十分方便教育行政部门对学校教师各方面信息全面把握，其中包括了教师的基本信息以及教师的奖惩等各方面详细的信息，对教务管理工作进行了提炼和概括，使教务管理工作日益规范化、制度化和科学化。
教师档案信息系统的使用，大大减少了教务管理的手工劳动，是学校管理的得力助手。
调查教师档案管理系统应用领域涉及的内容，对涉及到领域的各个应用的信息要求和操作要求进行详细分析，形成需求分析说明书。
最重要的是调查、收集信息、分析订阅人信息和报刊订阅流程。
处理要求、数据的安全性与完整性要求。
要求系统能有效、快速、安全、可靠和无误的完成上述操作。
并要求客户机的界面要简单明了，易于操作，服务器程序利于维护。
现在随着网络、计算机以及数据库的快速发展，教师的档案也不再是传统低效的纸质档案了，已经转向网络。
本系统就是面向一个学校的教师档案管理系统。
此系统是一种比较智能化的管理系统，它面向所有教育部门的教师用户，但具有比较高的安全性能。
它能够实现教师档案的基本功能，包括新教师档案信息的录入、订阅、查询等操作以及后台数据库的备份和恢复。
用户合法注册后必须输入有效密码才能成功进入此系统，可以进行添加档案信息，查询信息，统计信息等操作。
对于非法操作，系统有识别和防护措施。
3.2系统功能需求分析
本系统主要有以下功能模块：
（1）登陆功能：
登陆系统为身份验证登录。
分为管理员登录和一般用户登录。
分别通过不同的用户名和密码进入教师档案管理界面。
（2）录入新信息功能：
对于管理员，包括新用户信息和新教师档案信息的录入功能，信息一旦提交就存入到后台数据库中；普通用户自行注册进行录入个人信息。
（3）查询功能：
用户可以查询并显示自己所要查询教师档案的信息；管理员可以按关键字查询。
查询出的信息显示在界面上。
（4）维护功能：
管理员可以对教师个人档案信息、用户个人信息进行添加、删除、更改等维护工作；管理员还要经常备份数据库，以备出现故障后恢复。
用户可以更改自己的注册信息。
（5）系统设置功能：
管理员可以对用户的权限进行限制和开放，并且可以查看用户登录的日志
设计教师档案信息管理系统的功能要求：
实现用户身份管理：
注册、更改、删除；实现用户身份验证。
实现用户访问控制，设计某种访问策略，可以按照对目标系统的访问权限组织用户组，并且根据用户组进行用户角色的权限分配和控制。
本系统的主要用户是所有的教师和管理人员，系统管理人员起着决定性的作用。
系统设计了两种权限。
系统设置页面主要用于设置搜索与系统的使用权，只有管理员可以使用搜索，禁用，启用，删除功能，教师只能查看自己所添加的资料信息，不能对其进行相应的管理操作。
数据维护具有完善的数据管理维护功能。
系统包括数据初始化、数据备份、数据导入和导出。
通过实际调查,根据技术工程学院目前应用要求,人数规模以及设计的预期估计的应用需求,对一些成功案例进行分析借鉴后,本系统应具有以下功能特点：
（1）具有友好的用户界面；
（2）系统使用多级权限管理，合理的用户权限；
（3）用分类方法来显示教师的档案信息；
（4）支持多条件查询方便用户使用,能快速查询数据；
（5）在给定的使用权限之下,对数据操作要求方便简单快捷、数据稳定性好；
（6）支持打导出功能，对于教师档案可导出Excel表格。
根据以上系统功能要求,系统将以B/S模式提供界面友好,运行稳定,提供同时在线人数较多的浏览窗口。
3.3系统性能需求分析
本系统可以实现许多性能特性，如：
实用性、灵活性、可扩展性、易维护性、可靠性等等。
（1）实用性
实用性是衡量一个应用系统好坏的重要指标。
是否与业务紧密结合，是否具有严格的业务针对性，是系统成败的关键。
本系统是在对各大高校教师档案如何进行管理的基础上实现的，其实现的功能可以有效的记录教师的各种档案，充分体现了它的实用性。
简单明了的页面布局使得教师档案的录入、查询、修改和删除更为简便，详尽的教师档案可以根据各种基本资料查询；另外，还对教师的基本档案和各项个人研究进行统计、管理，使得教师的档案井然有序，并可用报表的形式表示出来。
（2）灵活性
本系统提供了灵活的查询模块可将教师的基本资料、教学情况、科研成果用列表的形式简单明了的显示出来，达到提高查询效率、界面直观的效果。
（3）扩展性
随着系统应用的普及和推广，系统功能的扩展将是不可避免的，因此，提高系统的可扩展性、可维护性是提高整个系统性能的必然要求。
本系统采用模块化的设计思想，在结构上具有良好的可伸缩性，使用者可根据实际管理需要扩展模块。
（4）易维护性
本系统采用多层架构设计，使系统结构更清楚，分工更明确，对教师档案的定时的后期维护更有利。
（5）安全保密性
整体的系统安全性是本系统中必须考虑的重点要求。
在该系统设计中，安全、可靠将作为第一要素。
同时，利用细分的权限管理，拒绝非法用户进入系统和合法用户的越权操作，避免系统遭到恶意破坏，防止系统档案被窃取和篡改。
此外，还有良好的用户身份认证体制和灵活的密码更改模块；同时用户权限也可以通过管理员灵活修改。
为保证系统数据的安全性，防止出现数据丢失、数据随意改变、死机等现象，需要对数据库的使用权限做出划分，不同身份的人员进入系统后使用不同的数据资源。
在权限管理方面，根据实际操作情况，对后台数据库不用做严格的权限控制，只要通过前台数据库对用户登录权限进行严格划分和控制就可以了。
（6）可靠性
社会向信息时代迅速发展的同时也有潜在危机，即对信息技术的依赖程度越高，系统失效可能造成的危害和影响也就越大。
因此，采用良好的操作系统和数据库，确保数据的一致性和完整性，并使系统免受病毒感染，确保系统运行的可靠性具有重要意义。
（7）经济性
本系统对教师档案进行统计及管理工作，提高了管理质度，减轻管理人员的工作量，提高了档案管理的效率。
（8）稳定性
除了具备以上几点特性，系统还应具备长期持续稳定工作的能力，保证系统内部不出现杂乱现象
3.4数据需求分析
数据库需求分析调查的重点是“数据”和“处理”，通过调查、收集和分析，获得用户对数据库的需求。
信息需求：
指用户需要从数据库中获得信息的内容与性质，及在数据库中需要存储那些数据。
处理要求：
指用户需要完成什么处理能力。
明确用户对数据有什么样的处理要求从而明确数据之间的关系。
该系统的功能集中表现为对教师信息的录入、更新、删除、查询、统计，因此需求集中表现为对“数据”的需求。
3.5数据流程图
本系统总体结构流程图见下图3.1
图3.1系统总体结构流程图
3.6数据字典
数据字典包括有数据项、数据结构、数据流、处理过程和数据存储五个部分，以下根据系统开发的要求分别对各个部分进行说明。
3.6.1数据结构
数据结构反映了数据之间的组合关系。
一个数据结构可以由若干数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，或由若干个数据项和数据结构混合而成。
如下图所示是数据结构表，包括数据结构名和其属性。
见表3.1数据结构表
表3.1数据结构表
数据结构名
属性
管理员
管理员名、登录密码、登陆账号
用户
用户名、登录密码、认证码、验证码
教师
个人档案、年度考核、培训情况、教学论文、评优情况、奖励与荣誉、科研成果
3.6.2数据流
数据流是数据结构在系统内传输的路径。
对数据流的描述通常包括数据流名，说明，数据流来源，数据流去向。
其中，“数据流来源”是说明该数据来自那个过程；“数据流去向”是说明该数据将到那个过程去。
如下表3.2所示为数据流表。
表3.2数据流表
数据流名
说明
数据流来源
数据流去向
管理员
管理员的用户名和与相应的密码
改变的管理员信息
账号管理
用户
进入系统查看教师档案信息
用户事务处理
用户管理
教师
录入的教师相关个人档案信息
管理员事务管理
管理员管理
3.6.3数据项
数据项是不可再分的数据单位。
对数据项的描述包括以下内容：
数据项目，数据项含义说明，别名，数据类型，长度，取值范围等。
其中，“取值范围”和“与其他数据逻辑关系”定义了数据的完整性约束条件，是设计数据检验功能的依据。
如下表3.3所示为数据项表。
表3.3数据项表
编号
数据项名
表中列名
含义说明
数据类型
长度
1
教师编号
t_no
唯一标识
INT
4
2
教师姓名
t_name
用于说明教师的名字，不能为空
VARCHAR
30
3
教师性别
t_sex
说明教师的性别，不能为空
FLOAT
3
4
出生日期
t_birthdate
说明教师的年龄
VARCHAR
20
5
籍贯
t_birthplace
说明教师的籍贯
VARCHAR
30
6
政治面貌
说明教师的是否入党
VARCHAR
20
7
民族
说明教师是否为汉族或其他民族
VARCHAR
10
8
工作时间
t_indate
说明教师的工龄
INT
4
9
学历
t_degree
说明教师的学历
VARCHAR
10
10
毕业院校
t_graduate
说明教师的毕业学院
VARCHAR
30
11
所学专业
t_major
说明教师的专业知识
VARCHAR
30
12
职称
t_proname
说明教师的学术地位
VARCHAR
10
13
管理员
username
报刊管理者的用户名
VARCHAR
20
U2
登录密码
password
报刊管理者登录系统时的密码
VARCHAR
50
3.6.4数据存储
数据存储是数据结构保留或保存的地方，也是数据流的来源和去向之一。
它可以是手工文档或手工凭单，也可以是计算机文档。
对数据存储的描述通常包括以下内容：
数据存储名，说明，编号，输入的数据流，输出的数据流。
组成：
数据结构，数据量存取频度，存取方式。
其中，“存取频度”指每小时或每天或每周存取几次，每次存取多少数据等信息；“存取方式”包括是批处理还是联机处理，；另外，“输入的数据流”要指出其来源；“输出的数据流”要指出其去向。
如下表3.4所示为数据存储表。
表3.4数据存储表
数据存储名
输入的数据流
输出的数据流
教师个人档案
增加或修改的个人信息
改变后的档案信息
存储用户
增加或修改的用户信息
改变后的用户信息
存储管理员
增加或修改的管理员信息
改变后的管理员信息
3.6.5数据处理
处理过程的具体处理逻辑一般用判定表或判定树来描述。
数据字典中只需要描述处理过程的说明性信息，通常包括以下内容：
处理过程名，说明，输入等。
其中，“简要说明”中主要说明该处理过程的功能及处理要求。
功能是指该处理过程用来做什么，处理要求包括处理频度要求，如单位时间里处理多少事务，多少数据量，响应时间要求等。
这些处理要求是后面物理设计的输入及性能评价标准。
最后，要强调两点：
（1）需求分析阶段的一个重要而困难的任务是收集将来应用所涉及的数据，设计人员应充分考虑到可能的扩充和改变，使设计易于更改，系统易于扩充。
（2）必须要强调用户的参与，这是数据库应用系统设计的特点。
数据库应用系统和广泛的用户有密切的关系，许多人要使用数据库。
数据库的设计和建立有可能对更多人的工作环境产生重要影响。
因此用户的参与是数据库设计不可分割的一部分。
在数据分析阶段，任何调查研究没有用户的积极参与是寸步难行的。
建表3.5所示为数据处理表。
表3.5数据处理表
处理过程名
处理说明
输入数据流
输出数据流
添加用户
新的各数据项符合要求
添加的用户信息
新增的用户信息
删除用户
只能删除已有用户
删除的用户信息
删除后用户信息
修改用户
修改已有用户且修改后仍符合要求
当前的用户
升级会员 