档案管理制度.docx

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档案管理制度

行政管理制度（草案）

一、蓝院员工基本道德规范

利他诚信敬业

二、日常管理规定

㈠办公设备/用品：

①分类：

公司办公用品分为固定资产类办公用品（如：

电脑、打印机、复印机、投影仪等）、非消耗类办公用品（如：

桌椅、文件柜、电话机、传真机、计算器、剪刀、白板等）、消耗内办公用品（如：

笔、笔芯、打印纸、记事本、便签、胶水、订书针等）；②申请及采购：

办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。

每月29日前各部门向行政人事部报提当月所需计划，由行政人事部统一填写《请购单》，经总经理签字批准后统一采购；③管理及领用：

办公用品由行政人事部统一管理，建立入库、领用台账，出入均须签字，部分用品以旧换新；④维护及使用：

固定资产类办公用品由行政人事部负责日常维护、保养工作。

员工应爱惜公司公共财产，按照规范操作流程操作相关设备，设备依据谁使用谁负责的原则、如有损坏、遗失等应按照当期价格的50%的比例赔偿；公司各部门员工养成节约的好习惯，严禁浪费（打印纸应依据情况双面使用）④盘存：

行政人事部于每月底对库存办公用品进行盘点、做到实际数量与台账相符，如出现短缺由保管人负责赔偿；⑤分类回收：

有回收价值的物品（如纸制品）在不涉及公司机密的情况下，不可随意丢弃、应由行政人事部回收处理。

㈡工作用车：

01.申请工作用车，指的是销售或教学部门因业务需要或特殊交通需要，可向行政人事经理提出工作用车申请，行政人事经理视业务情况决定是否派车。

02.公司工作用车由行政人事部负责联系，所联系之车辆原则上车况优良，安全性高。

03.ESP项目组、课程运营部日常工作所需用车，需提前半天通知行政人事部，由行政人事部负责车辆联系，并将预约车辆司机信息通知到用车部门。

04.各部门员工用车完毕，请与司机一同确认用车时间、里程，行政部按用车人员确认之表格核算用车费用，若用车后没有与司机确认，过后未补签确认，结算时出现费用误差，该次费用由用车人自行负担。

05.公司常规性业务联系或教学活动，原则上以乘公交车为主要方式，行政人事部备有交通卡，外出人员可向行政人事部借卡，返回公司后需及时将公交卡交回行政人事部。

㈢票务预订：

01.公司员工出差的各类机、车、船票，由行政人事部统一预订。

02.授课老师的各类机、车、船票，由课程运营部统一预订

03.预订原则：

提前三天进行预订，以申请比较优惠之折扣。

04.每次预订前，应对市场的票价进行了解，以选择最优惠政策进行预订。

㈣名片印制

01.名片印制申请范围为：

因工作需要并经部门经理核准之员工。

02.员工申请印制名片时必须提供名片原件，若需印制新版名片，请提交员工姓名、职务及电话号码等内容以书面方式提交至行政人事部，并确保其信息的准确性，由行政人事部安排供货商进行名片制版工作。

03.行政人事部将根据员工提交的信息联系供货商进行名片印制，若出现名片印制错误，将根据错误定责任人。

㈤邮件收发

01.公司挂号信、邮政快件、航空信件、包裹、特快专递等邮件由行政人事部负责收发，并负责跟踪查询及交涉。

02.邮件收寄产生之费用统一由行政人事部按月汇总回单及交寄回执进行财务报销。

03.各项目组或部门需要大批量邮寄邀请函、报名资料等，须向行政人事部提供必要协助。

㈥钥匙：

员工保管使用公司的任何钥匙不碍擅自复制或转借他人使用，未经许可，不得私配钥匙，若有遗失、错位等情况应立即报行政人事部处理。

员工在离职前应交还所使用的钥匙；

㈦工作服：

公司根据岗位及工作需要为员工提供工作服，工作服由行政人事部配发。

员工应工作需要统一着装和更换工作服，并保持工作服的整洁。

如因本人穿着不当或疏忽大意而导致制服破损或遗失者，按要求予以赔偿。

员工自配发工作服之日起工作满6个月离职，可带离工作服，公司不再扣发服装款；不满半年离职的，工作服按月折旧扣发服装折旧费，公司不回收工作服；

㈧日常工作纪律：

01.员工不得在公司办公区域墙壁等地方乱涂、乱画、乱贴，否则除赔偿外将给予纪律处罚。

不得偷拿客户及他人的钱财物品；不得向客户、老师索取小费和物品。

如有违反除责令退还外将扣除100元作为处罚，二次发现，将给予解聘。

如有盗窃行为，一经发现当场开除，并移送公安机关依法处理；

02.员工在对客服务中应礼貌热情、举止文雅、稳重，说话和气，谦虚谨慎，对待客户和老师的投诉、批评时应冷静倾听，耐心解释，任何情况下都不得与客服争论，不得粗言秽言，不得讥讽客户或对客户和老师的需求不理不睬，不得在工作场所勾肩搭背、依栏靠壁、不得与同事争吵，若有违反，情节严重、影响恶劣的给予解聘；

03.工作时间保持安静，不得大声喧哗、播放音乐或吹口哨、不得在工作台吃零食、不得利用工作之便办私事，严禁脱岗、串岗、浏览与工作无关之网站及上网私人聊天、玩游戏等从事与工作无关的事，若有违反将视情况（①工作安排不当、任务不饱和、领导监督不到位等情况下处罚部门相关负责人；②员工消极怠工、置工作任务于不顾，在部门领导批评教育任不悔改的情况下，处罚当事员工）给予扣30至100元处罚，当月违反3次以上者给予劝退处理；

05.员工不得擅自更换办公室或座位，若有违反将给予扣50元处罚。

不得私自换锁、撬锁一经发现视为盗窃，给予解聘；

06.会议制度：

①到会人员必须按时出席会议，无请假手续不出席会议者视情况扣罚30~100元或解聘处罚；②参会人员须认真做好会议记录，正式会议须将通讯工具关闭或调为震动，重要电话需到会场外接听，保持会议不受干扰；③参会人员应做到发言有序、不得使用偏激语言、无谓争执，不得嬉戏打闹、聊天说笑，不得私下交头接耳、做其它与会议无关之事，否则将时情况予以扣罚50~200元；

07.信息安全：

①员工必须严守保密公司机密，未经总经理许可，不得向外界泄露有关人事、经营管理、财务、文件资料、设备等信息；学习材料（光盘、书籍）由行政人事部统一保管，借阅时必须进行登记；内部文件和自有技术（行业报告、内部购买或自行开发的培训、咨询资料和客户数据、提供给客户的内训计划、客户建议书等）非总经理批准，任何人不得传播、复印、拷贝，一经发现，扣发当月岗位工资、职务工资、绩效工资及奖金，情节特别严重、影响特别恶劣、给公司造成较大损失的，扣发当月全部工资并追究法律责任和经济赔偿责任；②员工使用的电脑必须定期升级杀毒软件定期查杀病毒，外来盘应扫描病毒后方可打开，确保公司计算机系统及电子信息、档案的安全；

08.私人电话/私自受聘：

不得使用公司电话机拨打接听私人电话超过5分钟、不得拨打长途，接听私人手机，请到办公室外；若有违反每次扣10至15元。

员工不得私自受聘、自行经营与公司业务范围类似的第二职业，否则将予以即时解聘；

09.辱骂/伤害：

员工之间应团结友善、互助互爱、不得使用污言秽语，不允许在公司内争吵、打架斗殴。

若有违反3次以内扣15至20元，3次以上履教不改者，将予以扣除200至300元并解聘。

如行造成人身伤害、死亡等情况者将移送公安机关处理，对任何因斗殴、伤害所造成的后果及产生的费用，公司不承担任何责任及赔偿；由当事承担经济、法律责任。

对此行为给公司造成损失的，公司有索赔的权利；

10.拾遗/私人财物：

在课程现场拾获任何财物，必须立查找失主或联系失主所在单位进行返还，若无法返还交行政人事部记录；员工在公司办公区域内拾获任何财物而又无法返还时应送交行政人事部记录。

员工有责任保管好个人财物，倘若遗失应立即报告以便调查，但公司不负任何赔偿责任；

11.监督检查：

各部门负责人，有义务对本部门的员工工作纪律进行有效的监督、管理及权限以内的处罚；有义务对其部门员工进行业务知识、规章制度、操作规范等内容的培训；若由于部门管理疏忽员工发生重大过失，部门相关管理人员承担连带责任。

㈨办公区域环境卫生规范

01.公司办公区域环境卫生由行政人事部安排监管，各部门员工应认真落实每天值日安排，保证公司办公室内清洁、整齐、有序；

02.公司办公室内的任何饰物、室内植物必须按照公司规定的位置摆放，任何人不得随意挪动，饰物、室内植物必须按时进行清洁、保养；

03.公司室内的家具、用品必须保持清洁、整齐，公司会议室使用结束后，应及时进行清洁整理；

04.办公室所有员工的办公桌台面上不得放置与公司工作无关的私人物品，个人用品的放置应符合公司的要求。

公司所有员工下班前必须将所有办公文件、资料整理至个人储藏空间内，将电脑主机、显示器、打印机等设备的电源关闭后方可离开。

三、仪容仪表及行为规范

01.发型：

男员工整齐短发，须在衣领上，不得留鬓角和胡须；女员工头发应梳理整齐，一律前不挡眼、侧不遮脸，不留怪发型，只允许染黑发，不得戴怪异头饰；

02.首饰：

女员工不得佩带奇异、夸张的饰物，男员工当班时不准佩戴耳环及怪异饰品

03.化妆：

工作期间，女员工须始终保持淡妆，须选用与工服以及肤色相配的化妆品。

腮红须涂抹均匀自然。

口红保持良好，形状颜色自然明快，香水使用要得当，不得进行过分复杂和夸张的化妆；

04.个人卫生：

保持高标准的仪容卫生，在对客服务中应尊重客人和自我尊重。

指甲短、修剪整齐、干净。

男员工每天修面、保持干净；

05.着装：

工作期间需按规定着装，洗烫整洁、无损，纽扣齐全、系好，不得着奇装异服。

06.行为规范：

工作场合任何员工均应注意坐、立、行等行为规范，做到举止文雅、符合商务礼仪规范要求。

四、回报制度

㈠目的

为了保证员工正确的工作目标与方向，保证在经营管理和执行工作的各个环节上，部门之间、上下级之间、同级员工之间保持步调一致，减少工作失误，防止执行偏差，提高工作效率与效益，特制定本制度；

回报制度是改善工作绩效的一个实用工具与方法，各部门及其全体员工应当在日常工作中做好每一工作项目的回报工作，养成回报的良好习惯。

㈡适用范围及原则

公司全体员工。

不论职系、职务和部门，平等回报、平等沟通，及时响应。

回报是双向互动的，相关部门或人员应主动进行，保证信息及时交流和反馈。

㈢回报形式

书面回报、移动电话、短信、会议及当面回报、等各种形式的告知和沟通。

㈣回报内容

01.上级领导或管理人员以各种形式要求、安排的工作事项；

02.公司各级会议决定需要办理的事项和领导临时批示交办的事项；

03.各种提案、建议、奖惩事项的落实情况；

04.部门之间配合协调的工作事项；

05.下级上送的请示或审批事项；

㈤回报要求

01.行政人事部要充分发挥综合协调作用，认真做好回报工作。

对需要办理工作事项、会议决议等要做好记录，定期进行检查。

紧急的必须随时催办。

做到件件事项有着落。

02.对领导安排的工作任务，应明确完成时间；并在各个阶段回报工作进度；如在此时间内办不完的，要向上级领导说明情况。

对上级领导以短信形式临时安排的工作任务，在收到短信时必须回复，回复包括对安排的任务已清晰明了，完成任务的方法、步骤及完成任务的具体日期及时间。

所有人员必须保证手机畅通，在任何时间均能得到联系。

03.对上报到总经理的事项，要跟进提醒领导，请示处理结果及意见。

不能在上报领导后，就不闻不问，被动等待。

04.若有违反回报制度的相关要求或者因手机关机、停机而无法联系的，第一次提醒，第二次扣20元，第三次扣50元；三次以上屡教不改者给予解聘。

五、安全管理

㈠安全忠告

安全掌握在您的手中：

安全是建立在安全的条件下，以及你每时每刻行动上的小心。

每一位员工都有责任去消除不安全因素。

为了你自身和他人的利益，你必须每时每刻都做到安全操作。

㈡安全落实

01.办公区域内如出现泼洒的液体、理玻璃碎片及其它潜在的危险物须立即清；

02.办公区域内严禁使用明火；

03.员工使用电脑时，如离开岗位超过十分钟，请先行把操作文件关闭，如离开岗位超过一小时，请把电脑关闭；

08.下班时，员工应整理安放桌上所有文件，保证所管理的资料放置稳妥，并将所有抽屉、橱柜、门窗上锁后方可离开，管理办公设备的员工必须把电脑、打印机等设备关闭后方可离开；

10.各部门最后一位离开者，必须关掉电灯、饮水机等，锁好办公室的大门方可离开。

六、保密制度

为保护公司机密及合法权益，确保公司的开发、创新、知识产权、营销资源等所属公司的商业或技术秘密不受到损失和侵犯，制定保密管理制度。

本制度适用于公司、公司及全体人员对公司知识产权、商业秘密、技术秘密的保密管理。

㈠保密范围

01.公司经营管理信息；公司市场营销信息；公司合同、协议及法律关系信息。

02.公司研发信息和开发成果。

㈡公司秘密权

01.执行公司的任务或者是利用公司物质环境条件开发的商业或技术秘密，是职务带来的商业或技术秘密，应属于公司所有，其使用权和转让权属于公司所有。

02.员工为公司开发的经营信息方面的商业和技术秘密，其商业或技术秘密权属于公司。

03.公司可以许可他人使用其商业或技术秘密，被许可人非经公司同意，不得将其被许可的商业、技术秘密许可第三方使用。

㈢侵权行为

01.以盗窃、利诱、胁迫、欺诈或者其他不正当手段获取的公司的商业或技术秘密；

02.披露、使用或允许他人使用以不正当手段获取的公司商业或技术秘密；

03.违反约定或者违反公司有关保守秘密的要求，披露、使用或允许他人使用所掌握的商业或技术秘密；

04.第三者明知或者应知其获取的商业或技术秘密系提供者以不正当手段获取的，仍然披露或者使用该项秘密的。

㈣密级分类和保密期限

01.公司保密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

02.“绝密”是重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。

保密期限为永久。

03.“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受较重的损害。

保密期限为6-10年。

4、“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受轻微的损害。

保密期限为3-6年。

㈤保密纪律

01.员工必须提高保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看；

02.不得擅自携带密件外出；

03.不得在公共场合谈论公司秘密；

04.不得在私人通信中涉及公司秘密；

05.不得在不利于保密的地方放置密件；

06.客户问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。

㈥保密管理

01.涉密文件、资料的打印、收发、传递工作，属公司管理范围的由行政人事部负责；

02.严禁未转正员工发送保密文件；

03.“绝密”、“机密”文件不得复印，“秘密”文件原则上不得复印，特殊情况由总经理批准后方可复印，并应做好复印登记；

04.借阅、查阅“绝密”文件只能是公司高级管理人员经总经理批准；

05.借阅、查阅“机密”文件只能是公司部门经理级以上管理人员经总经理批准；

06.“秘密”文件只能是限定发放范围内的人员经公司行政人事部审核后方可借阅、查阅；

07.所有人员借阅、查阅保密文件必须办理借阅、查阅登记手续。

08.保密文件应严加看管，禁止明放秘密文件。

09.保密资料的销毁一律采用焚烧或者碎纸机处理的方法，并应有两人在场见证。

㈦保密部门管理

01.凡涉及公司秘密事项的部门均为保密部门；

02.保密部门对外进行文件、资料交流应由部门负责人指定专人负责操作；

03.保密部门应根据本部门情况制定保密细则，指定专人做好保密文件、资料的登记、保管、使用记录定期归档工作，不得遗失；

04.研发部所以人员使用的计算机必须专人使用，必须设置两个密码（系统登陆密码、屏幕保护密码），屏幕保护等待时间最长不得超过五分钟；

05.计算机电子文档、纸质文件资料交接须总经理审批同意，在交接监督人现场监督下向指定人员进行移交且最少行成3份书面交接文书；

06.专管分项保密资料的人员，未经总经理批准授权，严禁传阅非授权人员；

07.保密计算机必须安装防木马软件、杀毒软件、软件保持最新、每周必须做一次病毒、木马的全面查杀，涉密计算机严禁使用远程协助或远程控制，

08.涉密计算不得外送维修；如且需外送维修需总经理许可，并将涉密内容备份后全部删除或格式化，或者将涉密计算机硬盘拆出保存后，再外送维修。

㈧泄密责任和处罚

有下列情形之一的，对责任人处以200元—1000元罚款；后果严重的处1000元—10000元罚款并解除劳动合同：

01.私自抄录、复印机密资料或文件的；

02.未经允许将机密资料或文件带出的；

03.超越查阅范围查阅机密文件的；

04.在公共场合谈论涉密内容或信息的；

05.因管理不当，将其保管或借阅的保密资料丢失的；

06因资料管理不当泄密的。

公司任何员工不论是否与公司签署保密协议书，其行为一旦违反本管理制度中的有关规定，各部门都有权按照本管理制度进行责任的追究。

六、附则

本制度于2011年7月1日起实施，修订需进过职工代表大会讨论通过，本制度的补充规定与本制度具有同等效应。

行政人事部

2011年6月13日