记录控制程序.doc
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XX有限公司
Q/6DG13.402-2003
质量记录控制程序
2003-04-20发布 2003-05-01实施
XX有限公司发布
Q/6DG13.402-2003质量记录控制程序第9页共10页
质量记录控制程序
1目的
确保公司各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后质量追溯的依据，以证明各项生产作业符合公司既定要求和/或顾客规定要求，保证公司质量管理体系得到有效运作。
2范围
适用于有限公司质量体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。
3引用文件
Q/6DG13.401-2003《文件和资料控制程序》
4术语和定义
质量记录：
是指公司按照质量体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。
日历年：
指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天
5职责
各单位负责相关质量记录的标识、收集、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。
6工作流程和内容
工作流程
工作内容说明
使用表单
表单设计
表单编码
表单填写
记录保管/防护
A
记录收集
6.1.表单由各使用单位设计，经质量部核准后编入《程序文件表单集》，按程序文件中的要求选用。
6.2表单编码
6.2.1表单编码需统一按如下格式编写：
Q/6DG13.□□□-表单□□
①②③
①企业标准号
②程序文件编号
③表单序列号
6.2.2.各单位使用的记录表单必须与《表单集》中规定的表单一致。
6.3.记录填写要求
6.3.1.不得用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏。
应能准确识别并有签字或签章；
6.3.2.记录填写要完整、详细，如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示。
6.3.3.各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字/章。
6.4.记录的收集
6.4.1各单位记录负责人在附录1基础上收集。
6.4.2.每月底对各项记录进行编目、保管。
6.5..记录的保管/防护
6.5.1凡电子媒体的记录、保管与防护，相关单位按《文件和资料控制程序》执行。
6.5.2各单位按第8条的保存期限要求保管（可参考附件一）。
6.5.3质量记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失；对于电子媒体的记录应至少备份二份。
《程序文件表单集》
工作流程
工作内容说明
使用表单
记录销毁处理
Y
继续保存
N
记录
保存时间
记录归档
记录使用
A
核准
6.6记录的查阅、检索
6.6.1.当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关单位人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。
6.6.2.当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各单位质量记录负责人应能迅速找出所要查阅和追溯的记录。
公司对各部门记录的检索方法统一以目录和其相关对应的编号、阿拉伯数字流水号进行。
6.7.质量记录归档
产品质量记录由记录产生单位按第6.5条要求保管。
6.8记录保存期限
记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行记录保存之作业。
6.8.1、生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依顾客要求保存。
6.8.2质量运行状态记录（如：
控制图表、检验和试验状态结果）的保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。
6.8.3与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限长期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自动失效。
6.8.4内部质量管理体系审核和管理审查记录保存三年（含）以上。
6.8.5各项记录的具体保存期限参照“质量记录一览表”之保存期限进行保存。
6.8.6来自供应商的记录保存期限为二年（含）以上。
6.8.7以上记录的保存期限不能替代任何政府的有关规定要求，其规定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。
6.9.记录过期的销毁和处理
6.9.1.各单位记录负责人按规定的保管期限定期组织鉴定，对无保存价值的记录将其列在“记录销毁登记表”上，经单位主管技术员确认后，呈报单位领导批准，给予销毁。
对于仍需保存的记录，按6.5执行。
6.9.2.销毁时可用碎纸机或烧毁的方式进行。
.销毁工作必须由二人以上进行。
6.9.3.严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。
《质量记录一览表》
记录销毁登记表
7附件
附件一：
质量记录档案、归档、保管期一览表
附件：
一
质量记录档案、归档、保管期一览表
序号
程序文件
表单名称
保存单位
保存期
1
《质量记录控制程序》
质量记录清单
质量部
3年
2
《信息管理程序》
废品损失分析表
财务部
经理部
3年
3
售后产品损失统计表
4
豫新机械有限公司内外部意见
3年
5
市场调查表（顾客）
6
市场调查表（竞争对手）
7
《人力资源管理程序》
岗位培训申请计划表
人力资源部
3年
8
公费外培人员申请表
9
年度培训计划
10
培训记录表
11
培训签到表
12
培训需求调查表
13
培训有效性评价表
14
人员素质和工种顶岗计划矩阵表
15
《员工激励管理程序》
员工满意度调查表
人力资源部
3年
16
员工出勤流动率统计表
17
年度员工满意度调查统计和趋势分析表
18
《工厂、设施及设备策划程序》
工作总计划
制造部
3年
19
人机工程与人之因素评价表
20
设备与操作工之配置表
21
在制品周转评价表
22
自动化评价表
23
工序附加价值动作分析表
24
《应急计划程序》
突发性事件处理记录表
制造部
3年
25
《工作环境管理程序》
现场管理检查表
制造部
3年
26
《产品安全性管理程序》
产品安全性信息反馈汇总-览表
制造部
3年
27
产品安全性项目识别和确定记录表
28
《产品质量先期策划程序》
材料规范确认表
项目组和
技术管理部
产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年
29
产品包装标准
30
产品包装评价表
31
产品保证计划
32
产品工程图样确认表
33
产品过程流程图
34
产品-过程质量体系检查表
35
产品和过程特殊特性
36
产品可制造性和装配设计
37
产品设计信息检查表
38
车间平面布置图
序号
程序文件
表单名称
保存单位
保存期
39
《产品质量先期策划程序》
车间平面布置图检查表
项目组和
技术管理部
产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年
40
初始过程能力研究计划
41
多方论证小组成员及职责表
42
工程规范确认表
43
管理者支持
44
过程FMEA检查表
45
过程流程图检查表
46
可行性研究报告
47
控制计划检查表
48
量具-试验设备检查表
49
设计FMEA检查表
50
试生产作业计划表
51
特性矩阵图
52
小组可行性承诺
53
新产品APQP开发计划
54
新产品过程策划和开发文件／资料汇总一览表
55
新产品开发设计目标
56
新产品项目开发申请单
57
新设备、工装、量具和试验设备开发计划进度表
58
新设备、工装和试验设备检查清单
59
新设备、工装、模具、夹具检查清单
60
样件试作计划
61
质量策划总结和认定报告
62
《项目策划管理程序》
项目组成员及职责表
项目组和
技术管理部
产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年
63
新产品开发项目目标及产品和过程的要求表
64
新产品可行性报告
65
设备能力分析研究计划
66
零件和材料初始清单
67
产品项目策划评审表
68
产品责任书
69
产品连续更改（1.1）
70
有效图纸（2.1）
71
风险控制计划（3.1）
72
质量一览表（3.2）
73
主要技术和功能特性（4.1）
74
原型检查报告（5.1）
75
校正测试报告（5.2）
76
检查成套工具零件的报告（5.3）
77
汽车综合开发（6.1）
序号
程序文件
表单名称
保存单位
保存期
78
《项目策划管理程序》
发展开发计划（8.1）
项目组和
技术管理部
产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年
79
完成生产和检验工具的计划（8.2）
80
修改工作的报告（8.3）
81
原型生产工艺（9.1）
82
样机检查方法（9.2）
83
生产/系列检查流程图（9.3）
84
新设备、技术资料、零件、材料、工装清单（9.4）
85
成品检查说明（9.5）
86
产品试验（9.6）
87
供应商和分商清单（10.1）
88
分担责任（10.2）
89
供应商和分包商的产品/工艺评定情况（10.3）
90
逻辑流动程序/调节/标签/安全存放（11.1）
91
产品评定/工艺评定计划（12.1）
92
《顾客需求管理程序》
合同订单汇总一览表
经理部和
分厂
3年
93
豫新机械有限公司合同（合同修订）评审表
94
豫新机械有限公司口头订单评审
表
95
《成本核算报价管理程序》
成本报价表单
财务部
3年
96
《设计和开发控制程序》
设计和开发评审记录表
项目组和
技术管理部
产品零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年
97
S型设计评审报告
98
设计更改申请表
99
设计资料更改汇总表
100
样件检验和确认记录表
101
设计和开发验证记录表
102
设计和开发确认记录表
103
《设计失效模式及后果分析程序》
DFMEA框图、环境表
项目组和
技术管理部
产品零件系列在现行生产和
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