公文种类.docx
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公文种类
公文的写作
科研部白志兴
一、含义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。
公文有广义和狭义之分。
广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、公文的分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。
上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。
下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。
平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。
通知、公文纪要有时也可作为平行文。
三、公文的种类
公文的种类简称文种。
根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：
命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。
因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。
不同的文种反映着公文不同的内容与作用。
各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。
在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。
常用文书包括：
计划类、总结类、讲话类和信息类等。
通告
一、通告的概念
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
二、通告的特征
（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。
（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。
（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。
（四）通告不写抬头，无主送单位。
三、通告的种类
周知类通告。
主要是使受文者了解重要情况、重要消息。
因此文中不提直接的执行要求。
执行类通告。
主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。
四、通告的写作格式
通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题 由发文机关、事由、文种构成。
根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文 由缘由和通告事项两部分组成。
缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。
用“特通告如下”转承连接。
通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。
结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。
有时也可不写，形式比较灵活。
署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。
通知
一、通知的概念
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。
通知大多属下行公文。
二、通知的种类
印发、批转、转发性通知。
用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。
上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。
知晓性通知。
用于告之各有关方面周知的事项等。
这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
事务性通知。
用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。
用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
三、通知的写作格式
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。
（一）印发、批转、转发性通知的写法。
标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。
正文须把握三点：
对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。
最后写明发文日期。
（二）批示性通知的写法。
标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。
正文由缘由、内容包括要求等部分组成。
缘由要简洁明了，说理充分。
内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。
要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
（三）知照性通知的写法。
这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。
（四）事务性通知的写法。
通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。
会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。
会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等
（五）任免、聘用通知的写法。
一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。
报 告
一、报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。
二、报告的种类
综合性报告。
是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。
它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。
专题性报告。
是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。
回复报告。
是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
三、报告的写作格式
（一）综合性报告的写法
标题 事由加文种，如《关于2007年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《南岗区教师进修学校关于2007年度工作情况的报告》。
正文 把握三点：
（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。
将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。
（2）主体，内容要丰富充实。
作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。
（3）结尾，要具体切实。
写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。
最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
（二）专题报告的写法
标题 由事由、文种组成，如《关于教师招聘工作有关政策的报告》。
有的报告标题也可标明发文机关。
标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。
正文 可采用“三段式”结构法。
以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。
结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
（三）回复报告的写法
标题 与前两种报告大体相同
正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。
四、报告的写作要求
（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。
在此基础上列出若干观点，分层次阐述。
说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。
（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。
通报
一、通报的概念
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
通报属下行公文。
二、通报的种类
表彰性通报。
主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。
批评性通报。
用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。
传达性通报。
用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。
三、通报的格式和写作要求
通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。
如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
正文 表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：
（一）主要事实。
表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；
（二）分析指出事例的教育意义。
表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；（三）决定要求。
表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。
为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。
传达性通报一般不写决定要求。
（四）生效标识。
在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。
情况通报有两种形式：
一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
请 示
一、请示的概念
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。
请示主要用于：
1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。
请示和报告既有相同之处，又有区别。
相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。
区别是：
第一，时间有别。
请示跟报告相比，时间要求更紧迫。
请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。
请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
三、请示的写法
请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。
批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。
请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成：
请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。
复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。
请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。
它们的基本的格式是“现将……报告如下”，随之点上冒号。
但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。
请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。
提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。
有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。
请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。
请示结语的通常写法是：
“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。
呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。
呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：
呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。
呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。
批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。
批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成：
请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。
请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。
请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。
因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。
阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。
呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。
请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。
写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：
“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。
常用公文
计划类公文
计划类公文包括：
规划、设想、计划、要点、方案、安排等。
工作计划
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。
机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。
工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。
从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。
不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
（一）各种工作计划特征和写作特点
１.规划
规划是计划中最宏大的一种：
从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。
规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。
这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。
规划的具体写法：
规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。
规划的标题是“四要素”写法：
单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。
如《××省“八五”期间经济发展规划》。
规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：
（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。
这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。
这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。
（２）指导方针和目标要求。
这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。
（３）主要任务和政策、措施。
这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。
这部分写作通常有两种结构：
对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。
（４）结尾，即远景展望和号召。
这部分要写得简短、有力、富有号召力。
２.设想
设想是计划中最粗略的一种：
在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。
但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。
一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。
设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。
设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。
设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想的具体写法：
设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：
如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。
设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于课程改革的初步设想》。
设想的正文一般有两种写法。
第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。
第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。
３.计划
狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。
这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。
计划的具体写法：
计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。
计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。
正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。
一般包括以下几方面内容：
（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。
全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。
（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。
４.要点
所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。
一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。
要点的具体写法：
要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。
要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。
正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。
在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。
５.方案
方案是计划中内容最为复杂的一种。
由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案的具体写法：
方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以一般不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。
方案的标题有两种写法：
一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《哈尔滨市南岗区基础教育五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理哈市工业污染，实现良性循环方案》。
成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。
方案的正文一般有两种写法：
一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。
但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。
在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。
（二）写好计划的方法
写好计划可能是公文写作中比较难的事。
因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。
但是在写作上也有一些章法。
首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案中的哪一种。
然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。
如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。
因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。
当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。
如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。
因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。
但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。
如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。
因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。
当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。
如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。
因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。
当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。
（三）计划写作注意事项
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：
第一，对上负责的原则。
要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。
第二，切实可行的原则。
要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。
即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。
第三，集思广益的原则。
要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。
第四，突出重点的原则。
要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。
第五，防患未然的原则。
要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
总结的写作
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
（一）总结的种类
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。
综合总结又
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