出差管理办法.docx
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出差管理办法
文件名称:
出差管理办法文件编号:
BJ/SM03-01-A/0
版本：
A/0编写人：
宋敬年
审核人：
田玲乐批准人：
姬全武
受控状态：
受控生效日期:
2014/08/01
分发号：
会签部门
部
门
综合管理部
品质保证部
生产科
技术科
设备科
市场部
财务部
资材部
审
核
V
V
V
V
V
V
V
V
田
玲
乐
姚
宏
刚
冯
学
玲
姬
强
王
裕
竣
郭
亚
利
（代）
范
海
燕
米
丽
霞
（代）
数量（份）
1
1
5
1
1
1
1
1
文件修改履历
BJ/SQ02-001-01
修改时间
版本
修改内容
生效日期
修改人
2014/07/17
A/0
起草编写《出差管理办法》
2014/08/01
宋敬年
1.目的
为规范员工出差流程、出差审批及差旅费报销， 加强公司差旅费报销的管理，在使之符合合理、节约的原则下，同时保障出差人员工作与生活的需要，结合公司实际情况，确保公司持续、健康、快速、稳定的发展，达到员工与企业双赢的目的；
2.适用范围
公司全体员工
3.术语
出差:
指工作人员临时被派遣外出办理公事，到常驻工作地以外的地区或城市工作或担任临时职务。
差旅费:
是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。
报销:
是指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，凭业务发生的原始单据（发票）向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。
4.组织与职责
综合管理部：
负责本办法的制定及监督。
各职能部门经理：
负责所属员工出差和出差费用的审核。
财务部：
负责出差备用金申请的审核、差旅费报销的审核。
5.流程图
5.1出差申请
接出差需求
填写借款单
填写出差申请单
总经理审批
部门经理审批
财务确认支付
总经理审批
5.2报销流程
提交出差报告
审核
填写报销清单
填写报销清单
整理发票
NG
OK
财务对账报销
重新整改提交
6.内容及要求
6.1出差
6.1.1出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为；
6.1.2出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费；
6.1.3提倡力行节约并对限额控制的差旅费用实行超支自理；
6.1.4公务出差兼私人旅行，公司承担公务出差部分的差旅费；
6.1.5员工出差前应填写《出差申请单》，办理工作交接、且办理好审批手续。
6.1.6员工出差需要预支费用的，凭借《出差申请单》填写《借款单》并有总经理核准；
6.1.7申请批准后应及时交综合部备案，未经权限主管批审过的《出差申请单》综合管理部不认可（作废处理），此期间考勤界定为旷工。
6.1.8出差的审核批准权限如下：
6.1.8.1各职能部门经理都应合理安排外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差地点、路线和时间等相关事宜；
6.1.8.1出差2日出差由部门经理批准；
6.1.8.2超过3日（含）出差及远途出差由部门经理审核，总经理批准；
6.1.8.3出差中途改变路线时，需报直属领导同意，报销审批时另附说明
6.1.8.3出差途中因病，或遇意外灾害，或因工作实际，需要延长时间，必须电话请示其主管领导，并获批准；
6.1.9重要专业业务出差人员须在出差结束后次日召集相关部门进行会议研讨客户端反馈问题，提交《出差报告》并附带会议记录，并作为领导是否同意报销差旅费的重要依据；
6.2差旅费构成
6.2.1长途交通费：
乘座飞机、轮船、火车、长途客车的费用。
6.2.2市内交通费：
乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用。
6.2.3住宿费：
异地出差因过夜住宿发生的费用。
6.2.4膳食费：
按出差期应就餐次数。
6.2.5其它费用：
公务发生的电传、邮寄、托费、公共服务等费用。
6.3报销标准及审核
6.3.1员工出差乘坐车、船、飞机和食宿费用都应力行节约，并按不超出规定限额报销。
6.3.2交通费报销标准及报销审核
6.3.2.1交通费标准
类别
级别
火车
飞机
汽车
总经理
软卧软座（一等）
经济舱
实报
经理
软卧软座（二等）
经济舱
实报
中层
硬卧软座（二等）
实报
基层
硬卧软座（二等）
实报
6.3.2.2交通费报销审核
6.3.2.2.1出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行，并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。
6.3.2.2.2在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为原则，任务紧急或携带公物重的可选择乘坐计程车。
市（县、区）内交通费报销时按规定附有效报销凭证。
6.3.2.2.3多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销。
6.3.2.2.4经批准同意，个人或多个人一起同行出差自驾公司车辆或者私车，凭票报销与出差时间、出差地点一致的过路费。
燃油费按照里程数量报销，随同人员不再报销相关交通费。
6.3.2.3出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：
6.3.2.3.1未经同意，擅自乘坐超标准而发生的超支部分；
6.3.2.3.2借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分；
6.3.2.3.3未经批准,自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分.
6.3.3餐费报销标准及报销审核
6.3.3.1餐费标准
类别
级别
一线城市
二线城市
三线城市（含河南省内）
新乡市郑州地区
总经理
70元/日
50元/日
50元/日
无
经理
70元/日
50元/日
50元/日
无
中层
70元/日
50元/日
50元/日
无
基层
70元/日
50元/日
50元/日
无
6.3.4住宿费报销审核
6.3.4.1住宿标准
类别
级别
一线城市
二线城市
三线城市（含河南省内）
新乡市郑州地区
总经理
400元/间夜
300元/间夜
300元/间夜
无
经理
300元/间夜
200元/间夜
200元/间夜
无
中层
200元/间夜
200元/间夜
200元/间夜
无
基层
200元/间夜
200元/间夜
200元/间夜
无
6.3.4.2总经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间。
其他同性员工两人一起出差的，应同住一间房，报销额不超过两人报销标准的合计额。
6.3.4.3住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。
6.3.4.4因外事或重要业务需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的，应事先向分管领导报告。
经审核同意后执行，报销时须附注事由说明。
6.3.4.4出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：
（1）由接待单位（含集团下属公司、项目部）免费接待安置的。
（2）参加会议、学习、培训，其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。
6.3.5出差期间杂费报销审核
6.3.5.1出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等，凭有效票据按实报销。
6.3.5.2员工因工作地点调动，随行行李托运费，凭有效凭证按实报销。
6.4差旅费报销程序
6.4.1出差人员回公司后，十个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款。
对无故未报销者不予再次借款。
超过报销期，账面有个人出差借款的，财务部有权从当月工资中先行扣回。
6.4.2差旅费报销审签
6.4.2.1先交由主管会计对单据有效性及费用标准符合性进行稽核，符合规定的签名后交还出差人；
6.4.2.2按审批权限分别送部门、公司经理或分管领导签字批准；
6.4.2.3再送财务部门进行资金支付审批；
6.4.2.4审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。
6.5差旅费报销违规与失职追究
6.5.1出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。
否则，财务部有权拒绝受理，情节严重的移交综合部调查处理。
6.5.2经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款。
6.5.3各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。
6.5.4部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予行政处分。
7相关文件
无
8记录与表单
《出差申请单》………………………………BJ/SM03-01-001-A/0
《出差报告》…………………………………BJ/SM03-01-002-A/0
出差申请单
BJ/SM03-01-001
部门名称：
申请日期：
年月日
姓名
陪同人员
交通工具
出差时间
自年月日起至年月日止，共日
出差时间工作代理事项安排
出差期间代理人
联络方式：
出差路线
出差要办事项简述
出差期间联系方式
暂支差旅费
备注说明：
出差3天（含）以上者需要总经理批准。
申请人：
部门经理：
总经理：
出差总结报告
BJ/SM03-01-002
出差人
部门
时间
月日～月日，
共计：
日
地点
费用
交通：
食宿：
其他：
补贴：
共计：
元
行程
（包括某月某日到达何处，会晤何人、职务事项等）
内
容
（包括出差所做具体事项、收获、感想、结论等详细信息）
附页
共页（出差过程中所收集到的资料，附在此报告后面）
出差人签名
日期
部门主管：
日期
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