商务英语交流特点.docx

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商务英语交流特点

商务英语交流特点

　　目前，我国加入世界贸易组织后，与国际的交往日益平繁，在世界各种商务沟通中，英语作为一种世界语言，起着极其重要的作用。

本文从实用性的角度出发，向读者介绍最能体现国际商务英语写作特征的几个特点，即语气，6C原则及文体的特点，使读者了解其精要，在国际商务沟通中流刃有余，创造更多的利润。

　　众所周知，商务英语是指非英语母语国家在国际贸易中所使用的一种特殊的概念，更准确的说，它包括普通商务英语和专业商务英语。

前者是指那些与商务活动有关的书籍、杂志、新闻等，后者只包括文件、法律、规章、信件、专业理论和商务活动中惯例。

　　因为商务英语是与国际贸易紧密相连的，所以很多非英语母语的外国人在研究商务英语时的目的就是和美国、英国等讲英语的国家做买卖，或者是在本国的外国公司打交道。

　　国际商务英语最主要的用途就是交流。

在我们的日常生活中，特别是在商业活动中，我们需要彼此熟悉有关商品的各种信息，包括名称、价格、质量、数量等等。

贸易双方需要首先建立贸易伙伴关系，并在贸易条款上制定详细的协议，所有的这一切都需要双方的相互交流。

我国加入世界贸易组织以后，随着商业、文化、科学、技术和信息方面的交流不断扩大，英语，作为国际交流的一种主要工具，在世界贸易中起到了决定性的作用，所以，从某种程度上来讲，国际商务英语也是一门艺术，它的目的就是赚钱。

在我们国家来讲，掌握了商务英语，就为大学生就业拓宽了就业渠道，从另一个角度讲，也是为我国的经济建设服务，因此，有必要了解并掌握国际商务英语的特点。

　　国际商务英语写作主要是指商务信函、备忘录、电报、传真等。

在国际商务交流中，书面形式的信函就特别重要，它是一种有法律销路效率的记录，所以国际商务英语的信函必须在用词上目的明确，措辞准确，格式正规。

清楚的，有效的商务写作不仅读起来顺畅，同时也能最大限度地传递信息，对你的事业也是大有好处的。

商务英语的主要特点如下：

　　一、把握国际商务英语的语气

　　国际商务英语写作中语气是很重要的，仓促而就的信函不会有效甚至还会惹恼对方而黄了一柱生意，所以我们必须从以下几个方面注意。

　　以读者为中心：

写作的时候，应该充分考虑你要写给的对象，要使对方感到你是体贴的，恭敬的，而且你非常在意对方兴趣和利益。

例如：

　　1、WehavereadyourarticleanalyzingtheworldmarkedtodayintheMayissueofyourChamber''''l,wewillneedacopyofthatarticle.

　　2、Weareconsidevingexpandingbusinessoverseasandneedtoestablishbusinessrelationswithyou.

　　尽管这两个例子都清楚地表达了意思，但是语气太直接，使对方感到不舒服。

所以是不成功的。

再看下面两个例子，内容完全一样，但效果完全不同。

　　1、WehavereadwithinterestyourarticleanalyzingtheworldmarkettodayintheMayissueofyourchamber''''sbulletin,Sinceourmarketingdivisionispreparingastudyoftheworldmarketaswell,,ourstudywillnotbecomplete.

　　2、Weareconsideringexpandingbusinessoverseasandwishtoestablishbusinesswithyousothatbusinesscouldbedevelopedtoourmutualbenefits.

　　很显然改后的信函语气更委婉，补充的词theinterest;wewillappreciate等充分体现了对对方尊重。

　　语气要乐观：

乐观的语气有助于发展双方的友谊，双方的信任度，还有对合作的乐观。

给对方留下一个好的积极的印象是非常必要的。

要把这种积极合作的情绪传递给对方。

比如：

Weextendourthankstoyouforyourcooperationyouofourreadinesstoreciprocateatalltimes,这种乐观的语气有助于建立一种良好的生意伙伴关系。

　　语气要礼貌：

在国际商务信函中，礼貌的语气是非常重要的，它可以使信函中的交流理解起来更容易，也更易为对方接受，我们比较下面的两个例子：

　　1、Wearesorryyouhavemisunderstoodus.

　　2、Wearesorrysedidn''''tmakeourselvesclear.

　　两个例子说的是同样事件，但是第一个句子会使对方觉得造成误会的责任在他而心感不悦，而第二个句子强调了误会这一事实，并指出责任在我一方。

这样更易对方接受，更易建立更稳固的商业关系。

　　要多用第一人称和主动语态：

在商务写作当中，太多的被动语态和非私人性的语气会使对方觉得陌生，有可能会伤害彼此之间的关系，所以尽量多使用第一人称和主动语态。

这样会使信函显得更像在交谈，更直接，也更自然。

例如：

　　Theclientwillprovidethecapital.-Capitalwillbeprovidedbytheclient.

　　Ipreparedthebudget.比较起来主动语态更有动感，而一人称的使用也体现了一种自然的对话式的表达方式，留出了语言含义的最大空间。

　　虽然主动语态在很多情况下更有效，但有些上下文的需要要求使用被动结构。

比如在商业策略或法律条文中，不强调主语或动作的行为者时，多用被动结构。

如

　　Thecomputerroomwasleftopen.

　　Manyerrorsweremadeintheprogram.

　　二、6C原则

　　为了成功地进行商务信函交流，我们需要遵循如下几个规则：

　　1、Clearness:

不要让读者猜测你的意思，要清楚陈述，明确意思。

比如：

IneedtherecentE&Oclaimsreportaslkmnl;nk,soonaspossiblesoIhaveenoughtimetoreviewitbeforetheupcomingdepartmentmeeting.

　　Pleaseprovidemewiththe2004second-quarterreportonE&OclaimsbySept,1,要清楚一个句子只表达一个含义，相关句子要注意期间的逻辑关系。

　　2、Conciseness：

要保证所有的词，句，段落一定要简洁，直接。

能够用一个词的地方不要用两个，能用短语的地方不要用句子，能用简单的句子不要用复杂的句子。

　　Forexample:

Using"prefer"insteadof"expressapreferencefor";Using“please”insteadof"Willyoubekindenoughto";Using“expect"insteadof"anticipate"同时，在一个句子当中尽量不要重复同一个词。

如“Pleasequoteyourbestpriceforyourbestquality,Recommendedversion:

Pleasequoteyourlowestpriceforyourbestquality.

　　3、Correctness：

准确包括书写形式准确，语法准确，拼写准确，修辞和标点准确。

因此我们要注意你的信息的选用是否超出问题的范围；所使用的陈述是否符合政策允许等等。

　　4、Concreteness在国际商务英语中，我们应该尽可能具体地表达我们的意思，避免含混和概括。

比如：

Ourapplesareexcellent.-Ourapplesarejuicy,-SmithsoncompanydidmorethanonemillionUSDworthofbusinesswithusin2002.句中的“极好”和“大的”意思笼统，不如具体的数字更能说明问题。

　　5、Consideration细致是指要从对方的立场来考虑整个事情。

比如你想推销自己的产品，那么你要在信中说明如果对方买了你的产品会得到什么样的益处，这样就很容易唤起对方的兴趣和购买欲望。

比如：

Acceptancndandbeofgreatbenefittoyourcompany.

　　6、Completeness：

完整有两方面的含义。

一是事实完整，而是说明完整。

要用最有效的办法提供所有必要的信息来实现你的目的，充分详实地回答对方提出的问题。

比如你要写一封信给供货商，告诉他货物没有及时运到，信中要包括以下几点

　　⑴提醒对方发货时间

　　⑵对方违约

　　⑶所造成的损失

　　⑷赔偿事宜

　　⑸希望不要再有此类事情发生

　　三、国际商务英语的文体特征

　　1、缩写词的作用：

在国际商务英语写作中，经常使用缩写词来节省空间和时间，这也非常符合商务信函简洁这一特征。

比如：

　　成本加运费CFR=costandfreight

　　货交乘运人价格FCA=freecarrier

　　金额Amt=amount

　　水渍险WPA=withparticularaverage

　　2、商业记号和密码的使用：

在国际商务英语信函中这已是一个独特的国际传统了，特别是在电报和电信中。

下面只是其中的几个例子。

　　@at,each单位

　　FF=Frenchfranc法国法郎

　　Us$=USdollar美元

　　Rs=rupees卢比

　　3、“/”的使用：

在商务信函中，“/”被用来分开可替换的两个东西，也可用来表达“每”的意思等等。

例如：

　　M/W=measurementorweight

　　L/C=letterofcredit

　　B/L=billoflading

　　D/P=documentsagainstpayment.

　　4、多用短而简单的动词：

很多人认为，短而简单的词比那些华丽的词更能给读者留下深刻的印象，像迷宫似的长单词会使读者误会或者干脆就不懂文中的含义。

例如：

　　Pleasespecifyyourrequirementbyreturnmail."Specify"isusedinsteadof"Statedefinitely."

　　Pleaseexecutethecontractwithoutdelay.“Execute”isusedinsteadof“Carryout"。

　　结论：

国际商务英语写作因其今天特殊的作用，会越来越受到人们的关注。

本文旨在简要介绍一些国际商务信函的特点，帮助读者更多地了解国际商务英语的写作知识，更好地为对外商业交流服务。

商务英语交流特点