电子政务实验报告档案管理.docx

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电子政务实验报告档案管理

电子政务实验报告

专业班级学号

实验名称档案管理学年学期12√

课程类别专业必修限选任选实践√实验时间2016年3月24日

实验目的

1）初步掌握档案管理的相关知识点；

2）了解档案管理系统所涉及的角色，以及各角色所涉及的功能；

3）了解档案管理的相关流程。

实验任务

1）档案馆信息与系统配置项维护；

2）角色和用户权限维护；

3）档案日志信息管理；

4）档案收集和审核；档案编目；档案提交入库、接收入库；档案保管信息维护；档案鉴定信息维护；

5）档案技术处理；档案编研、发布；主题，专题，事项维护；

6）档案转出信息维护；档案销毁；档案检索、统计；数字化预警设置。

实验准备

装有电子政务的FTP系统

实验要求

过在一个完整的电子政务系统上进行模拟操作档案信息管理，让实验者在模拟实践中体会电子政务给政府传统办公带来的巨大变革，掌握档案信息管理的操作技巧。

通过实践课程的学习，对电子政务形成感性认识，

通过实际操作体验档案信息管理的基本功能，从而感受到实施电子政务的重要性，并能够初步掌握实施电子政务的基本方法和策略。

实验内容步骤（可附页）

任务一：

基础信息设置

1）档案馆信息维护

点击系统管理员后的【进入】，在“系统信息维护”下选择【档案信息维护】，填写档案的基本信息，点击【确定】

任务二：

系统配置项维护

1）档案性质定义

在“系统信息维护”下选择【档案性质定义】，点击【新增档案性质】，按此方式依次添加“管理性、文化性、相对性和孤本性”。

2）档案密级定义

在“系统信息维护”下选择【档案密级定义】，点击【新增档案密级】，设置档案密级名称，点击确定，按此方式依次添加“、秘密”。

3）档案组成形式定义

在“系统信息维护”下选择【组成形式定义】，点击【新增档案组成形式】，设置档案组成形式名称，点击【确定】，按此方式添加“复制件”。

4）档案收集形式定义

在“系统信息维护”下选择【收集形式定义】，点击【新增档案收集形式】，设置档案收集形式，点击【确定】，按此方式依次添加“捐赠、寄存、购买”。

5）馆藏地址定义

在“系统信息维护”下选择【馆藏地址定义】，点击【新增馆藏地址】设置馆藏地址，点击【确定】，按此方式依次添加“综合室、信息室”。

6）类别定义

在“系统信息维护”下选择【类别定义】，点击【新增档案类别】，设置档案类别名称，点击【确定】，按此方式依次添加“私人档案、文书档案、科技档案、专业档案、电子文件”。

任务三：

系统用户设置

1）角色管理

在“系统用户设置”下选择【角色管理】，点击【新增角色】，设置角色名称以及角色说明，点击【确定】，在“系统用户设置”下选择【用户管理】，点击【新增用户】，定义用户信息，点击【确定】

3）权限设置

在“系统用户设置”下选择【权限设置】，点击角色后的【权限设置】，选择需要授予的权限，点击【确定设置】

任务四：

档案日志管理

进行该任务之前，需进行档案业务操作（如：

档案收集）

1）档案日志查询

在“档案日志管理”下选择【档案日志查询】，输入查询条件，点击【查询】，选择需要授予的权限，点击【确定设置】

3）权限设置

在“系统用户设置”下选择【权限设置】，点击角色后的【权限设置】，定义用户信息，点击【确定】，在“系统用户设置”下选择【用户管理】，点击【新增用户】，设置角色名称以及角色说明，点击【确定】

任务三：

系统用户设置

1）角色管理

在“系统用户设置”下选择【角色管理】，点击【新增角色】，按此方式依次添加“私人档案、文书档案、科技档案、专业档案、电子文件”。

设置档案类别名称，点击【确定】，按此方式依次添加“综合室、信息室”。

6）类别定义

在“系统信息维护”下选择【类别定义】，点击【新增档案类别】，设置馆藏地址，点击【确定】，按此方式依次添加“捐赠、寄存、购买”。

5）馆藏地址定义

在“系统信息维护”下选择【馆藏地址定义】，点击【新增馆藏地址】，设置档案收集形式，点击【确定】,按此方式添加“复制件”。

4）档案收集形式定义

在“系统信息维护”下选择【收集形式定义】，点击【新增档案收集形式】，设置档案组成形式名称，点击【确定】

3）档案组成形式定义

在“系统信息维护”下选择【组成形式定义】，点击【新增档案组成形式】，按此方式依次添加“、秘密”。

设置档案密级名称，点击确定，按此方式依次添加“管理性、文化性、相对性和孤本性”。

2）档案密级定义

在“系统信息维护”下选择【档案密级定义】，点击【新增档案密级】，设置档案性质名称，点击【确定】

任务二：

系统配置项维护

1）档案性质定义

在“系统信息维护”下选择【档案性质定义】，点击【新增档案性质】，在“系统信息维护”下选择【档案信息维护】，填写档案的基本信息，点击【确定】

任务一：

基础信息设置

1）档案馆信息维护

点击系统管理员后的【进入】，

2）档案日志删除

在“档案日志管理”下选择【档案日志删除】，在日志信息列表中选择需要删除的记录,点击下方的【删除】

任务五：

档案收集管理

切换用户，以李明身份登入系统

1）档案收集

在“收集管理”下选择【档案收集】，点击【新增档案】，填写档案信息并上传档案，点击【确定】

2）档案审核

在“收集管理”下选择【档案审核】，点击列表后的【审核】，选择要执行的操作，“审核通过”或者“驳回”，这里，我们选择审核通过，点击【确定】

3）档案编目

在“收集管理”下选择【档案编目】，点击【新增目录】，编辑一级目录名称，点击【确定】，

点击左侧“编目目录”下新增的一级目录【政务文件】，可以添加二级目录，编辑二级目录的名称，点击【确定】,点击“政务文件”下的【信息类】，在“档案信息”下可以增加该目录下的档案，点击【新增档案】，在档案列表中选中一条档案，点击下方的【选择档案】

4）档案入库

在“收集管理”下选择【档案入库】，点击档案列表后的【提交入库】，再次确认是否入库，点击【确定】

任务六：

业务处理

1）档案接收

在“业务处理”下选择【档案接收】，点击档案列表后的【接收入库】，选择“接收”，点击【确定】

2）档案保管

在“业务处理”下选择【档案保管】，点击档案列表后的【保管登记】，填写保管登记信息，点击【确定】

3）鉴定

在“业务处理”下选择【档案鉴定】，点击档案列表后的【鉴定】，已保管登记之后，点击档案列表后的【保管修改】，可以对保管登记信息进行修改，若确定该档案具有价值，则在“是否有价值”之后打钩，完善鉴定信息，点击【确定】

任务七：

技术处理

1）档案加密保护

在“技术处理”下选择【档案加密保护】，点击档案列表后的【加密】，选择是否加密，点击【确定】

2）档案微缩处理

在“技术处理”下选择【档案微缩处理】，点击档案列表后的【微缩】，选择是否微缩，点击【确定】

3）档案数字化处理

在“技术处理”下选择【档案数字化处理】，点击档案列表后的【数字化】，选择是否数字化处理，点击【确定】

任务八：

编研利用以及大厅用户注册

1）档案编研

在“编研利用”下选择【档案编研】，点击【新增编研】，填写编研课题信息，并在该课题下新增档案，点击【保存编研课题】，点击“课题正文”下的【新增正文】，编辑课题正文，点击【确定保存】，点击【完成编研课题】，在“档案编研列表”下选择该编研课题，点击【确认发布】

2）档案发布

在“编研利用”下选择【档案发布】，点击档案列表下的【确认发布】

3）档案借阅

切换用户，进入“档案大厅”，填写用户注册信息，点击【注册】，接着，以X玲的身份进入档案大厅，在首页点击【信息类】，查看到该编目下的档案列表，可以进行查看、借阅或者预约。

这里，我们点击【借阅】，点击【借阅】，在档案列表后再点击【预约】，选择预约时间，点击【预约】，

切换用户，以李明身份登入系统。

在“编研利用”下选择【档案借阅】，选中申请，进行【审批】或者【驳回】，这里我们点击【审批】，在“借阅历史”中，可以查看借阅信息列表，在“预约审批”下选择预约申请，选择【审批通过】或者【驳回】，这里我们点击【审批通过】

4）主题管理

在“编研利用”下选择【主题管理】，点击【新增主题】，填写主题信息，点击【确定】

5）专题管理

在“编研利用”下选择【专题管理】，点击【新增专题】，填写专题信息，点击【确定】

6）事项管理

在“编研利用”下选择【事项管理】，点击【新增事项】，编辑事项信息，点击【选择档案】，选中具体档案，点击【选择档案】，点击【确定保存】

任务九：

出库管理

1）档案转出

在“出库管理”下选择【档案转出】，点击档案列表后的【转出】,填写转出信息，点击【确定】,系统提供将转出信息打印的功能，点击【打印】

2）档案销毁

销毁的档案是无价值的档案，在“档案鉴定”中设置为无价值，否则不可以操作后面的。

在“出库管理”选择【档案销毁】，点击档案列表后的【销毁】,填写销毁信息，点击【确定】

任务十：

档案检索

1）档案检索

在“检索与统计”下选择【档案检索】，选择查询条件，可以是多重或者是单一的查询条件，点击【查询】

2）档案统计分析

档案统计分析分为三种，包括业务统计、结构分析和利用分析，操作方式相同。

这里我们以“业务统计”为例。

在“检索与统计”下选择【档案统计分析】，选择统计时间，点击【查询】

任务十一：

预警管理

在“预警管理”下选择【数字化预警】，设置系统档案数量阈值，选择通知方式，点击【确定】

任务十二：

档案大厅

1）全文检索

以X玲的身份进入档案大厅。

在大厅首页可以使用三种检索方式进行检索。

输入检索条件，点击【检索】即可

2）借阅管理

在借阅记录中选择一条记录，可以将该档案归还。

点击借阅记录后的【归还】，或者点击借阅记录最下方的【归还】均可选

3）统计查询

选择统计条件，点击【统计】，即可出现档案统计结果

实验总结（可附页）

通过对档案信息管理模拟学习，我对电子政务有了更近一步的理解。

在还没学习这门课时仅仅只知道电子政务这个名词，上完课后知道了什么是电子政务，现在上机模拟让我零距离的接触了电子政务的操作，让我对电子政务的实施与设计有了深刻的体会。

通过这样的一次课程设计，

简洁明了地让我理解了电子政务与传统政务的区别，不仅打破了时空限制，提高办事效率，提高行政的透明度，扩展社会服务功能，提供与公众便利的交流渠道使政府的工作变得更加高效、快捷和廉洁。

在档案信息管理操作过程中我可以全方面多角度的了解每个模块较为独立，分工明确，都有其相对应的任务。

总之，这次模拟实践，虽然在实践过程中遇到不少问题，但通过老师的指导和同学的帮助下还是客服了种种问题，得以顺利完成各项操作。

同时这次实践也提高了我的实际动手能力，在模拟过程中了解档案信息管理所涉及的角色，以及各角色所涉及的功能和档案信息管理的相关流程。

小结

通过对电子政务实践平台的模拟操作，熟悉档案信息管理的程序，认识电子政务具有提高政府办公效率、加快事务办理速度、提高办公协作程度、加强交流等各方面的优点。

通过对档案信息管理的学习，解决了办公过程XX息传递和处理的瓶颈，而且使组织中每一成员都可能成为信息网络中的一个支点，使得组织内部信息为每个成员平等享有。

评定成绩：

批阅教师：

年月日