行政部工作职责及管理办法.docx
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行政部工作职责及管理办法
行政部工作职责及管理办法
目的?
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加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本
原则?
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办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念
规范?
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以制度规范办公管理
效率?
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有助于提高整体工作效率
效益?
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减少资源耗费，降低成本
1.基本行为规范?
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2.办公环境管理?
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3.顾客接待管理?
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4.电话及邮件管理?
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5.办公用品及设备管理?
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6.日常事务管理?
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7.时间管理?
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8.报刊、书籍管理?
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9.印章管理?
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10.钥匙管理?
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11.用车制度?
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12.会议管理?
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13.档案管理?
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1.基本行为规范
1.1部门各员工要发扬团体精神,加强理解与沟通,在工作与生活中相互支持与合作,对同事的合理请求,在力所能及的范围里,应尽可能提供帮助;
1.2公司内与同事相遇应点头行礼表示致意
1.3上班时间不得随意闲逛,串岗,聊天,不得讨论与公司业务无关的其他事情;
1.4不得在办公室大声喧哗,两个员工互相讨论时，可放低声音;三个或三个以上员工讨论问题时,须到会议室进行讨论,以免影响其他员工的工作;
1.5在日常工作中,做到"对事不对人",而非"对人不对事"
1.6走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。
在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。
1.7办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。
2.办公环境管理
2.1行政部卫生管理的范围为公司办公大厅、会议室、更衣室、花盆、鱼缸及走廊、门窗等处的卫生。
2.2行政人员看到大厅地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。
确保公司的卫生、整洁。
2.3每天的值日生在下班后应将办公大厅的桌面擦拭干净，处理干净烟灰缸和垃圾桶内垃圾；并最后将抹布洗净挂好，扫把、拖把放置妥当。
2.4注意安全用电：
电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。
2.5下班后要关好公司所有门窗，关闭电源。
2.6空调管理：
2.6.1每天早上来公司后应立即打开办公区域空调，下班后离开公司前应检查关闭所有空调。
2.6.2会议室、更衣室等无人处应将空调关闭。
午饭时，可将微波炉处两个空调打开换气，午饭用毕也应立即关闭。
2.6.3中午午休，大部分员工离开公司时，可关闭部分空调，然后打开窗户透气。
下午上班后将窗户关闭。
2.7注重办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔.每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁,井然有序;
3.顾客接待管理
公司来客由前台接待负责。
接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与领导会见。
3.1接待人员必须仪表端庄、整洁。
具体要求是：
3.1.1头发：
职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。
3.1.2指甲：
指甲不能太长，应经常注意修剪。
涂指甲油要尽量用淡色。
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3.1.3口腔：
保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
3.1.4化妆：
应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水
3.2接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。
3.2.1接待环境包括前台、沙发区、走廊等处。
3.2.2办公桌上的文件、文具、电话等物品应摆放整齐。
不常用的东西和私人用品，应放置在抽屉中。
3.2.3茶叶、杯具要准备齐全。
客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。
3.2.4接待区的报纸应定期更新。
3.3接待来访者的工作程序：
3.3.1要时刻注意公司大门，发现有客人朝门口走来，应站立面带微笑迎接来访者，为公司树立良好的形象。
3.3.2了解客人的来访缘由，并及时联系被访人。
如果被访人临时不在或有事，应立即请其入座，款待茶水，递送报纸以派遣时间，或者轻松的与之交谈，使之感到不被冷淡。
如果实在无法接待客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。
。
3.3.3客人离开时，应礼貌送客。
对于重要的客人，应送至电梯处并为客人按电梯按钮。
3.4接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。
应记住常来的客人，看到对方应及时喊出姓氏。
3.5向客人递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
3.6如遇有客人进入隔断区应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内都应保证有人接待。
4.电话及邮件管理[/
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＜电话管理＞
4.1电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话筒。
如果耽搁了一小会，拿起电话后，要先向对方真诚致歉。
说话应稍慢而清晰，同时面带微笑。
4.2通话时先问候，并自报公司、部门。
对方讲述时要留心听，并记下要点。
未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。
4.2对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。
4.3暂时离座时,同部门或邻座同事请主动接听来电并作好电话记录。
4.4打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。
4.5行政人员应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。
4.6若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人电话,禁止长时间拔打私人电话.
4.7与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。
4.8如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。
4.9正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。
4.10接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉意然后再通过相关手续解决问题。
＜邮件管理＞
4.11公司收发的所有邮件都应登记在册，并注明详细时间。
4.12对于一些重要的,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于一些不紧急的邮件则用挂号,平信或普通包裹寄发。
4.13寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的开支。
4.14公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据,切勿在公司邮件中加入私人邮件;
4.15对于重要的信件，在转送至收信人前最好复印一份保存，以备查询。
5.办公用品及设备管理
所有办公用具、用品的购置统一由行政部制订计划、报经总经理批准后方可购置。
办公设备由行政部负责管理和维护。
＜办公用品管理＞
5.1在每月的25日前,各部门必须把本部门下月所需的办公用品预算清单报送行政部文员处,办公室根据各部门所报预算按需购买;
5.2加强领用登记制度,所有办公用品及办公耗材的领用,须按实际领用数量作出登记并签字确认;
＜领用办公用品注意事项＞
5.3合理发放个人办公用品数量,不得囤积和浪费;
5.4部分文具领用需以旧换新,如各种笔类;
5.5员工在调动或离职时,须交还计算器,直尺,订书机等耐用物品;
5.6如有遗失,需赔偿遗失物购置价格的50%后方可办理调动或离职手续;
5.7采用固定时间领用办公用品：
每月1日为办公用品领用日;
5.8对于新入职员工,办公室人员会在员工入职的第一日准备好相关办公用品后通知其前来领取;
5.9对于墨盒打印纸等办公耗材,需预先准备适量备用,避免由于耗材的不足而影响正常运作.
5.10办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
5.11所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
＜电脑、打印机、传真机管理＞
5.12大厅设有两台兼扫描、打印、复印一体的数码打印机，使用时打开开关，不使用则应关闭电源。
5.13打印纸分为三层放置：
第一层为16K，第二层为A4，第三层则为已经用过了一面的废纸。
5.14坚持勤俭节约，对于还未完全定稿仍需打印出来的文稿，可利用已用过一面的打印纸。
也可把打印过的纸张装订起来在公司内部用作便签纸。
5.15严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
5.16指定专人使用传真机，做登记并保留所有发送记录。
5.17文件、传真等应及时发送给有关人员,不可拖延。
6.日常事务管理
6.1行政部人员应尽量坚持既工作日记，详细记录工作时间和活动，合理安排时间。
6.2协助需要印制名片的同时统一对外联络印制名片。
收下名片样张后。
问清对方需要时间，联系印刷单位，同时负责校对和按时将成品递交给需求者。
6.3应提前到岗，监督管理出勤登记和打卡。
6.4每天都应有一个值日生下班之后打扫卫生，因此行政人员每天早上到公司后应在写字板上标出值日生的姓名。
7.时间管理
7.1公司周一至周六为工作日，周日为休息日。
具体作息时间如下:
7.27:
50之前打卡报到,7:
50—8:
00作好上班前的一切准备;
7.38:
00—12:
00上午上班时间,下班后打卡;
7.412:
00—13:
00午饭休息时间,13:
00—13:
40公司午休时间,全部电脑休息,员工可在办公桌上休息,或者看报纸,不可发出声响影响他人休息.
7.513:
50前打卡,14:
00前完成上班准备
7.614:
00—17:
40下午上班时间,17:
40后当天的值日生开始打扫卫生.18:
00后打卡.
8.报刊、书籍管理
＜报刊杂志管理＞
8.1为了方便大家借阅,对以公司名义订阅的报纸、杂志,采用统一管理的办法,即以公司名义订阅的报纸,由行政人员按照日期将近一个礼拜的报纸依次夹好置于报架处,大家阅读请在报架旁就座,不要将报纸带出办公间.
8.2杂志则统一存放于会议室内，设立借阅登记薄，借阅时,根据要求填写相关内容后即可借走;归还时将杂志交还回负责人处,并作归还记录;
8.3所有杂志借阅期为一个星期,如果需要续借,请到保管人处重新登记,每个续借期为一个星期.个人若有特殊情况需要长期保留杂志,请在登记卡上登记.
＜书籍保管＞
8.4借书人在借书前应仔细检查书刊是否有损坏,如有破损请借书人主动提出并让负责人确认并做出证明;否则借书人将承担赔偿责任;
8.5请注意爱护书刊,保持书刊的整洁及完整性;书刊超过规定借阅时间,请主动办理续借或归还手续,避免书刊的遗失.对于遗失的书刊,借阅人应照价赔偿.
9.印章管理
9.1公司行政章、合同专用章由行政主管保管。
行政部负责公司印章的管理工作，应建立印章管理台帐，对用印情况进行督导。
9.2印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由（内容）、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。
9.3凡以公司名义制发的文件，须有总经理签字确认，方予用印并填写用印登记。
文件用印后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。
9.4合同（协议）的用印应经公司总经理签批，方可加盖我司合同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。
9.5公司原则上不出具空白用印件。
确需空白加印件时必须经总经理和副总经理审批。
9.6借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批，并按所规定的时限交还。
9.7对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予以处理。
9.8印章保管人所属部门经理对印章保管人运用印章负有监督责任，并相应承担领导责任。
9.9其他部门如需使用印章，应向总经理申请。
行政部不得将印章带出办公室，也不得委托他人代盖印章，更不得随意交给他人拿走使用。
10.钥匙管理
10.1公司所有钥匙由行政主管统筹管理、复制，各部门钥匙由部门负责人管理。
10.2如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。
10.3部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。
10.4钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。
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10.4.1离职时应将钥匙缴交办公室负责人。
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10.4.2钥匙遗失时，应立即向行政部报备。
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10.4.3未经行政部同意不得复制。
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10.4.4不能任意借予外人使用。
11.用车制度
11.1公司内部用车应经行政部统一调度。
公司用车范围：
11.1.1提货发货时（当货运公司较远，货物较多时使用）；
11.1.2公司有重要会客任务，接送客户时；
11.1.3业务申请出差时；
11.1.4雨雪过大，无法骑车时；
11.1.5携带贵重物品及大量现金出外或归来时；
11.1.6车辆有问题需要维修时或需要加油时；
11.1.7有紧急公事，须尽快办理时；
11.1.8总经理安排合理使用时；
11.2上述用车范围视情况可在长城车与中华车之间协调使用，奥德赛非特殊情况不予以使用；
11.3出差用车（合肥以外）用车人一般情况下提前半天通知行政部，行政部经领导确认后指导用车人完整填写派车单，随后下发车钥匙及停车卡；需满油交车；
11.4收回派车单后，行政部负责记录在车辆登记本上，确保派车单与登记本登记项目一一对应，以备核查；
11.5准时交纳车辆保险、营运、养路、年审以及相关税费。
12.会议管理
＜会议室管理＞
12.1爱护会议室设备,未经许可不得擅自将会议室内一切设备,物品等移至它处使用.
12.2会议结束后,将各自座椅归位,摆放整齐,以便下个会议人员使用.
12.3行政部人员应最后离开,检查会议室,关闭所有电源,包括使用的电脑,投影仪等.若发现会议室内设备等物品不能正常使用时,应及时记录并联系维修人员.
＜会议与接待＞
12.4行政部负责公司总经理及副总经理主持召开的各种会议的组织和服务工作。
12.5拟定会议议程、日程表。
12.6准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。
12.7会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：
会场准备与布置、会议记录、茶水供应、满足领导临时需求等。
12.8会后清理会场，打扫卫生，编制会议纪要，做出会议总结等。
13.档案管理
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为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。
本规定所指文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料。
＜文件资料的归档＞
13.1凡与公司项目经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。
131.2对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。
13.3为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。
机密文件另类归档。
13.4对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：
13.4.1保持联系，便于查找；
13.4.2按重要程度或形成时间排列；
13.4.3批复、批示在前，请示、报告在后；
13.4.4正件在前，附件在后；
13.4.5正本在前，定稿在后；
13.4.6转发件在前，被转发件在后；
13.5归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。
为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。
13.6归档资料应包括下列内容：
公文资料：
重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等；
人事档案：
履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等；
办公设备资料：
电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。
其它：
经营许可证、房屋租赁合同等。
＜档案资料的管理＞
13.7公司的所有文书类档案资料由行政部集中收存管理，财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管，员工人事档案及产品资料交由行政部统一保管。
13.8公司员工因工作需要，需从档案管理部门借阅已归档的文件资料的，须经总经理或行政部经理批准，机密文件应得到总经理批准，并办理登记手续。
并必须在指定期限内归还；借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。
13.9已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期已过失去保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经档案管理部门负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。
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