会议策划的要点教程文件.docx
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会议策划的要点教程文件
会议策划的要点
会议策划的要点
会议策划要点如下:
一、需要做些什么?
会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。
因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
二、谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。
无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。
他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责:
作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。
下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
善于与人共事
善于注意小节
善于解决问题
善于与人协商
能够管理会议财务事宜
能够安排恰倒好处的菜单
能妥善接待贵宾和外国客人
熟知各种礼仪
行事果断、执着
会议筹划者的任务:
制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
制定会议议程
了解可供使用的场所和设施情况
选择或提议合适的场所
检查并比较各项设施
安排交通事宜
协调会务工作人员的活动
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
确定各项工作的时间安排
视察选定的场所和设施
与各有关方面进行接洽(旅行社等)
同会议发言人和各位贵宾进行联系
三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
预计召开会议的日期;
会议预计召开几天;
打算在什么地方召开会议;
会议形式或程序是什么;
需要多大的场地;
将有多少人到会;
会议预算是多少;
打算选用什么级别的酒店和设施;
打算选用最高级的房间标准是什么;
谁来制作会议邀请函;
会议需要向与会者打印相关资料吗?
会议的发言人有哪些?
会议需要什么样的视听设备;
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;与会者可以携带家属吗?
打算为与会者安排一些特别活动吗?
打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?
是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
第二篇:
会议策划范文5200字
xx省写作学会20xx年学术年会——百名作家采风活动
会
议
策
划
方
案
目录
、活动背景主办方:
xx省写作学会承办方:
xx县委宣传部支持方:
xx市市政府xx市政府1
2、可行性分析
3、活动主题
4、活动目的
5、活动时间、地点、参会人员
6、宣传方案
7、活动安排
8、活动预案
9、经费预算
10、附件
前言:
对于文化与经济的关系,历来有“经济决定文化”、“经济与文化无关”、“经济与文化互相补益”等观点。
其中“经济决定文化”是今日主流。
从哲学的角度探讨了社会发展史中的文化与经济关系后认为:
本源上,文化是经济之母,决定经济活动的存在与方式,经济是文化的反映,文化决定经济,文化是潜在的,是内因,经济是显在的,是外因;(社会)本体上,在不同的历
史条件下,文化与经济的相互作用会视历史背景的不同有所侧重。
本源与本体上文化与经济的关系在历史上的显例众多,中国有汉时的“独尊儒术”、现代的“文革”、“改革开放”和“有中国特色的社会主义市场经济”等等;他国有“文艺复兴”、“产业革命”、“欧洲文明”等等;世界范围内有“地理大发现”、“信息经济”、“宗教改革运动”等等。
在社会发展史的总体规律中,文化与经济的关系是在政治的协理下互相决定的,哲学上称“互为本体”,如鸟之双翼,车之两轮。
标题:
贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会
一、活动背景:
贵州省写作学会成立于19xx年9月,以“研究写作理论,普及写作知识,培训写作人才,为兴黔富民办实事”为宗旨,至今已有28历史。
28来,学会从当初的40余名会员发展到现在的900余人每年度,写作学会都择期举行学术年会,以总结年度学会学术成果和表彰优秀论文等。
20xx年来,贵州省写作学会在学术领域取得了多个成果,为总结20xx年来写作学会取得的成果及对优秀作品进行表彰,受道真县热情邀请,学会将20xx年学术年会安排于道真县举行。
道真县作为遵义市下属的一个县,尤其悠久的历史,秦朝就属巴郡,其地处云贵高原,有着奇特的地形及适宜的气候,包藏了许多动植物资源及旅游资源。
悠久的历史为这个拥有31个少数民族杂居的地域孕育了独特的民族风情。
她是文人、旅游爱好者、考察人员的好去处,贵州省写作学会受邀来到此地举行进行采风活动。
,同时也为道真县的旅游发展提意见,促进道真县旅游业发展。
二、可行性分析
(一)贵州省写作学会年度学术年会是一年一度的会议,自召开以来,在学术年会上有着多年的经验。
(二)贵州省写作学会在开创至今,取得了优异的成绩,并为贵州省写作做出了重要贡献,因而受到省内很多人士的支持,省文联支持。
(三)学术年会受道真县邀请,将举行地点定于道真县,有着会场、住宿等保证。
(四)学术年会择期为12月中旬,能够保证各与会人员有合理的时间分配。
(五)采风活动在道真县举行,由道真县县委部门安排人员引导,能够保证采风活动的完整举行。
(六)在资金问题上,写作学会及道真县政府有充足的资金保障。
(七)文化教育是一个民族进步的灵魂,所以大力发展文化教育是我们的义务
和责任。
三、活动主题
(1)学术年会
(2)采风活动
四、活动目的
(一)为了总结20xx年来写作学会的各方面成果及表彰获奖论文。
(二)充分发挥知识分子的先进行及干劲,为地方发展提出宝贵意见,促进道真旅游业的发展。
(三)举行采风活动,深入到人民群众中去,在人民群众中找到优秀的资源
(四)让写作学会走出去,与外界各组织深入交流,增进友谊。
(五)加强文化交流,推进工作的进展
(六)促进各民族的文化与经济发展,加强民族凝聚力,促进社会主义和谐社会的建设
五、时间、地点、参会人员
1、时间:
20xx年12月11日——15日
2、地点:
道真县会场地址:
道真县县政府报告采风活动地址:
道真县各景点
3、参会人员:
贵州省写作学会会长袁昌文,副会长黄俊杰、涂万作、游来林、喻丽娟、郑江义;写作学会各地代表及嘉宾;道真县县委常委,宣传部部长,文联主席。
六、宣传方案
(一)在学会内部做好宣传,宣传方式为通知形式。
1、用电话通知方式告知每个会员
2、在学会专用网站发布通知。
(二)由会议秘书处拟写新闻稿,送请贵州日报、贵州都市报、贵阳晚报、道真县人民政府网等媒体编发。
(三)会议前的宣传由会议相关负责人贴宣传海报,会议过程中由学会秘书部写会议进程,并于第一时间公布在学会网站。
七、活动安排
(一)前期准备
1、设立领导小组
2、设立会议办公室处
办公室主任:
道真县委宣传部部长
成员:
田xx杨xx任xx万xx
办公室下分设四个小组,以配合完成此次会议。
具体如下:
(1)会务组
会务组由写作学会人员组成,主要负责整个会议的全程策划,会议相关事宜的通知及调度,会议所需材料的搜集,论文的收集。
(2)宣传组
宣传组由写作学会与道真方面共同组成,主要工作是本次会议活动的宣传工作,联系媒体,联谊活动的举办工作。
(3)后勤组
后勤组由道真方面组成,主要工作是负责会议期间的接站、报到、签到、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度等工作,且遵义县后勤服务小组在19日8:
00—20:
00开始在遵义客车站和火车站接待参会人员。
(4)科研组
科研组由写作学会组成,主要负责安排会议议程,邀请专家对论文评奖。
(备注:
未尽事宜,各组自行完善。
)
3、选派代表
本次会议学会代表有158人,根据贵州省各地实际情况,在学会成员中按地区选派代表参加会议。
具体选举比例如下:
4、邀请嘉宾,嘉宾名单如下:
向各嘉宾致邀请函,由学会对外交流部负责。
在12月1号之前完成邀请函的发送。
(邀请函见附件)
5、会场布置:
(1)会场外:
氢气球挂出会议名称,会场外摆放鲜花。
有几个迎嘉宾的服务员。
(2)会场内:
会场作为格局为上下相对式。
主席台为主持人及会议领导人座位处。
会场前方打出本次会议横幅。
各座位上摆放姓名牌、笔、纸、茶水。
会场相应地方设置指示标。
会场入口处安排礼仪人员。
音响、灯光设备由后勤组完成设计。
6、采风活动分组表:
(1)
查询邮箱:
(2)采风注意事项
1.参加外出采风活动的会员,各人应做好衣服、用具及个人的必备药品等物以防各种变化。
2.所有同路会员是一个整体,要相互照顾,充分发扬团队精神。
3.需要拍摄的会员自己准备好摄影器材,并保管好自己的物品。
4.在采风过程中一定要注意交通安全,并遵守当地的民俗风情。
5.在采风过程中,对于地形险峻的环境,一定不要单独出发,听从领队的指挥。
6.采风过程有一定的安全因素,如果身体不适者,可以提前向组织申明,放弃采风。
7.采风地点离市区较远的,可以就在当地歇息,食宿由遵义县政府统一安排,采风会员不得私自行动,有事需单独外出需讲明理由。
8.工作人员必须穿上工作制服。
(二)活动流程表
20xx年12月12日——12月15日
注:
1、所有参会人员都必须遵守会议纪律。
会议纪律见附件
2、所有会员的早餐请自行解决。
八、活动预案
(一)通知与会人员参加会议前,应该确保每人皆收到通知并能按时参加会议。
如果出现成员不能收到通知或者不能按时参加会议的,则另外选人参加。
(二)会议设置专线车辆接送参会会员,若有人在此过程中严重超出规定时间1小时,不能赶到发车时间,则有该会员自己乘车赶到。
(三)在会议和采风活动过程中,如遇上参会人员身体不适,应立即送至相应医疗点医护。
(四)会议过程中,若出现停电或其他设备故障,后勤组应立即将提前预备用上。
九、经费预算
会议预计开支:
10、附件:
附件一:
会议通知
贵州省写作学会文件
**发[2011]10号
关于贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会通
知
学会各参会会员:
自贵州写作学会成立以来,每年定期举办学术年会,总结一年以来的经验和成果,奖励和鼓励在这一年中学术或论文取得先进的人员、接纳新成员,并对下一年工作做出相应安排。
20xx年以来,我学会又取得丰厚的成果,趁此机会我学会将向社会呈现自身的成果,总结今年写作届的经验和教训。
此次活动根据需要将要在道真县举行,旨在通过写作学会会员在会议期间在道真县采风,针对贵州省发展的现状下的道真少数民族风情及自然景点,以宣传道真的旅游和文化,推动当地旅游业的发展。
现将有关事宜通知如下:
一、会议时间
20xx年12月11日——20xx年12月15日
二、
道真县
三、会议注意事项会议地点
1.所有参会人员须于20xx年12月1日前交会费100元于会议办公室处。
2.所有参会人员须在规定时间内到相应的车站等候专车,会议工作组将在客车站、火车站接站,并不得带其家属,如若则自行负责食宿问题。
3.所有参会人员须在12月11日18时到达道真县,晚上8点在住宿酒店会餐,会议期间,食宿统一由遵义县领导安排,望参会者配合其工作。
4.所有会员在会议期间请佩戴其会议会员证,道真县后勤组接待处将凭证接待,如若没有,恕不接待。
5.所有与会者不得在会议期间向他人出售自己的书籍,一旦发现,将取消其参会资格,并开除出写作学会,且所有参会人员必须遵守会场纪律,并不得做有损贵州写作学会形象的事情。
6.所有写作学会会员须携带自己的论文参与会议,并准备一篇不少于10000字的论文提交专家审批小组,并用A4纸打印,形式符合论文规格。
7.所有参会者需遵守会场纪律。
8、报到时间地点:
请各代表于20xx年12月11日18:
30之前前往贵州省道真县新华大酒店报到。
四、联系人:
虎xx
联系地址:
贵阳市xx
联系电话:
152xxxxx
查询网址:
/
特此通知
贵州写作学会(盖章)
20xx年11月25日
主题词:
省写作学会学术年会通知
抄送:
道真县县委
附件二:
邀请函
20xx年贵州省写作学会学术年会暨道真采风活动会
邀请函
尊敬的xxx:
您好
由贵州省写作学会主办,道真县委宣传部、道真县文联、道真县旅游局承办的贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会将于20xx年12月12至15在道真县召开。
特邀请xx省/市写作学会会长xxx、副会长xxx参加。
谢谢!
主办:
贵州省写作学会
承办:
道真县委宣传部
道真县文联
道真县旅游局
时间:
12月12日——12月15日
联系人:
方xx
联系电话:
18786286xxx
20xx年12月1日
附件三:
会议签到表
贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会签到表
共印10份
附件四:
会议纪律
会议纪律
一、参会代表务必在每节会议召开前10分钟入场完毕并按照指定位置就座。
参会人员须提前15分钟到达会场,到签到处签到,会议开始前5分钟向大会报到点报告人员到场情况。
大会工作人员现场核查到场情况。
二、参会人员要自觉遵守会场秩序,会议进行时,不得在会场内抽烟、来回走动、接打电话、交头接耳、打瞌睡等;严禁随意离开会场,特殊原因离开暂时离开会场,须在门口报到处进行登记,返回会场时亦需登记,否则视为早退。
三、本次会议设立会风通报制度,每节会议的参会情况,会务组将以书面方式,向领导小组通报。
同时,将在会场门口设会风通报栏及时通报。
通报的内容包括会议缺席、迟到、早退、请假以及会议进行期间会场纪律、离场人数等情况。
四、会议原则上不能请假,如因特殊情况确需请假的,要在会前经代表领导负责人批准后,向会务组进行书面请假,经批准后方能请假。
五、无故缺席、迟到、早退或违反会议其他纪律者,要在通报当天向会务组
书面说明情况。
对情节严重者,给予纪律处理。
六、不准泄露会议机密,妥善保管会议材料,不得向无关人员泄露会议内容。
七、与会人员不得在会议期间向他人兜售自己的书籍,或借机宣传自己的作品等。
附件五:
注意事项
1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作;
2、活动督查负责督促各工作组的工作按时完成。
3、活动期间活动人员必须佩带工作牌;
4、活动期间工作人员必须提前到达现场,不得迟到、早退和无故缺席。
专业:
汉语一班
学号:
200908281012姓名:
万海彦
2011/10/22