文书档案整理技术.docx
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文书档案整理技术
文书档案整理技术
主讲人：
路光文2011年8月
前言
依据国家档案局2000年12月6日发布、2001年1月1日正式实施的《归档文件整理归则》和经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、2007年1月1日实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（8号令）的规定与要求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，掌握一定的整理技术，将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与技术。
一、收集
做好文件材料的收集工作，确保归档材料的齐全与完整，是进行档案整理的基础和前提。
1、收集工作的存在问题
（1）归档的范围不够科学，“该收的没收，不该收的一大堆”；
（2）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而本单位的、具体的文件不突出；
（3）极大地影响了档案利用工作的正常开展。
2、收集工作的遵循原则
（1）坚持“以我要为主”的“职能”原则；
（2）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。
3、收集工作的简易方法
（1）收文——与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业务文件要重点归档；
（2）发文——要全部归档；
（3）帐外文件——本单位非红字头文件要注重归档。
（4）电子文件——必须打印纸质载体同时归档。
◆附件1：
文件材料归档范围
（1）上级、同级机关:
需要贯彻执行的文件材料；
（2）本机关：
反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）下级机关:
报送的重要文件材料；
（4）其他方面：
对本机关工作具有查考价值的文件材料。
◆附件2：
文件材料不归档范围
（1）上级机关：
普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）
（2）同级机关：
不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）
（3）本机关：
重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）
（4）下级机关：
供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（供参阅的）
二、装订
⏹归档文件应以“件”为单位装订；
⏹“件”是归档文件的整理单位；
⏹一般以每自然件为一件。
1.界定"件"的范围
（1）正本与定稿为一件;
（2）正文与附件为一件;
（3）原件与复制件为一件;
（4）转发文与被转发文为一件;
（5）来文与复文可为一件；
（6）文件签批单与正文为一件；
（7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；
（8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件；
（9）汉文本与少数民族文本为一件；
（10）中文本与外文本为一件。
2.确定装订顺序
（1）正本在前,定稿在后;
（2）正文在前,附件在后;
（3）原件在前,复制件在后;
（4）转发文在前,被转发文在后;
（5）复文在前,来文在后；
（6）文件签批单在前，正文在后；
（7）结论性材料在前，依据性材料在后；
（8）文本在前，图表在后；
（9）汉文本在前，少数民族文本在后；
（10）中文本在前，外文本在后。
3.装订方式和要求
（1）去金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外），10年的档案不要求。
（2）装订位置。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全。
应当注意：
如左侧装订线内有图文,无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
（3）对齐方式。
左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
（4）装订材料。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。
（5）装订要求：
装订要结实美观,无掉页压字等现象。
三、分类
⏹分类就是指全宗内归档文件的实体分类。
我们所说的实体，就是指文件。
⏹将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。
1、确定分类方法
（1）基本分类法：
分类方法通常有—年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法。
（2）复试分类法：
在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的,可将上述3种分类方法结合使用,实行三级或二级分类，即“复试分类法”。
◆我们推荐使用以下分类方法
（1）三级分类法：
即“年度--机构（问题--保管期限”分类法。
机构（问题）可以任选其一，我们建议选择“问题”，即使用“年度—问题--保管期限”分类法。
这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。
（2）二级分类法：
即“年度--保管期限”
分类法。
这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。
2、制定分类方案
要在分类方法确定的基础上制定相应的
分类方案，而且在一定阶段保持稳定不变。
（1）三级分类方案：
XXXX年—党群工作—永久、30年、10年
行政综合—永久、30年、10年
业务管理—永久、30年、10年
（2）二级分类方案：
XXXX年—永久
30年
10年
3、文件实体分类
应依据选定的分类方法和制定的分类
方案，对已经装订的文件材料进行分类。
（1）分年度
根据文件形成的时间，将不同时间形成的文件按照年度分开。
严禁将不同年度的文件混在一起。
分年度应注意以下
情况：
第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；
第二、跨年度召开的会议文件，归入闭会年度；
第三、跨年度处理的案件文件，归入结案年度；
第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；
第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；
第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。
（2）分问题
在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问
题，根据文件所涉及的内容按问题分开。
二级分类方法不涉
及分问题。
第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问
题类目中;
第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问
题类目中；
第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行
政类或行政综合类；
第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相
应的问题类目中；
第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相
应的问题类目中。
（3）分期限
⏹按照本单位《文书档案保管期限表》的规定，
根据文件的利用价值，准确判定每份文件的保管期限，将同一年度不同保管期限的文件分开，严禁将不同保管期限的归档文件混在一起。
⏹文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。
10年：
1--10年
30年：
11—30年
永久：
30年以上
四、排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内,按事由结合重要程度、内容、属性、时间等进行排列。
1、排列的原则
原则一
⏹党务前，行政后；
⏹综合前，专题后；
⏹重要前，次要后；
⏹文字前，图表后。
原则二
⏹事由同，要集中；
⏹问题近，应靠拢；
⏹属性通，不分离；
⏹早放首，晚在尾。
2、排列的方法
（1）按“保管期限“排列。
将同一保管期限内的归档
文件排在一起。
（2）按“事由”排列。
将同一事由的相关文件集中排
列。
（3）按“时间”排列。
同一事由内或不同事由间的归
档文件,应按时间先后排列。
（4）按“重要程度”排列。
同一事由内或不同事由间
的归档文件,应按重要程度排列。
（5）按“内容”排列。
将相同内容的文件集中，综合
性的文件排在前，专题性的文件排在后。
（6）按“相同属性”排列。
将机构成立、人事任免、
职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、工程项目、
内部刊物、统计报表、简报信息等集中排列。
五、编号
编号是对每一份归档文件进行盖章和编号。
1、盖印归档章
（1）归档章位置：
归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位置。
如没有空白处或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或在首页前附加空白纸盖章。
（2）归档章式样：
2、填写归档章
（1）全宗号:
填写县档案馆给立档单位的代号，没有的可不填。
（2）年度:
要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年,填写文件分类所属年度（跨年度形成的文件应归入办结年,标年度时也应标办结年度,如1999年下发的会议通知放在2000年会议召开年度一并整理时,在年度一栏中一定要填“2000”,而不能按文件形成年度"填写"1999"。
（3）保管期限:
填写归档文件具体的保管期限,
即“永久”、“30年”、“10年”。
（4）机构（问题）:
此项为可选项,三级分类必填,二级分类不填。
（续）
（5）页数:
填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。
如二份文件（正文与附件、正件与定稿等）不止一个流水号时,可将文件各部分的页数相加；如文件页码不全或无页码时,应在有文字内容正面的右上角、背面的左上角重新标编页。
（6）室编件号:
在同一期限内按文件排列顺序从1’开始流水标注室编件号。
（7）馆编件号:
文件整理归档阶段不需编写。
（8）盒号:
室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作,可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。
一般单位可不填写。
◆归档章填写式样
六、编目
编目就是编制《文书档案归档文件目录》。
1、编制《文书档案归档文件目录》
⏹归档文件应按分类方案和室编件号顺
序,逐件编制《文书档案归档文件目录》。
⏹《文书档案归档文件目录》内容包括：
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、
备注。
◆《文书档案归档文件目录》
填写方法
（1）件号：
填写室编件号。
（2）责任者：
填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别（如“国家档案局”、“县档案局”，不能使用“国家局”、“本局”等简称）；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多
时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。
（3）文号：
填写文件制发机关的发文字号（如“国档发[2008]18号”）。
（续）
（4）题名：
一般填写原文件标题。
文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[]”号。
（5）日期：
填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字标注公元纪年（如2008年4月16日，应填写）。
（6）页数：
填写每一件归档文件的实际有效页数。
（7）备注：
填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等）。
◆《文书档案归档文件目录》写填式样
文书档案归档文件目录
2、装订《文书档案归档文件目录》
《归档文件目录》应单独装订成册并编制封面。
（1）装订目录：
目录成册的方式视文件多少和利用需要而定,可与分类方案一致，一个流水号一本；也可一种期限一年一本或数年一本；或三种期限一年合订一本等等,不同流水号间以口取纸或在表格右上方加注的方式来区分或设总目录。
（2）填写封面：
内容包括：
全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目,其中全宗名称填写立档单位全称或规范化简称,其它项目视目录成册方式选择填写。
◆《文书档案归档文件目录》
封面式样
文书档案归档文件目录
全宗名称：
平泉县档案史志局
全宗号：
13
年度：
2001--2010
保管期限：
永久
机构问题：
七、装盒
装盒是文书档案归档文件整理的最后一个环节,包括文件装盒和填写备考表、盖印盒脊及封面等内容。
1、文件装盒
（1）将最低一级类目（保管期限）中的全部归档文件按件号顺序依次装盒；
（2）第一盒装满后顺次装入下一盒；
（3）同一事由的文件不必特意装入同一盒内;
（4）不同类别的文件应装入不同盒中。
即不同年度、不同期限的文件不应装入同一盒中；按机构（问题）分类时,不同机构（问题）的文件不应装入同一盒中。
◆二级分类装盒方法示意图一
◆二级分类装盒方法示意图二
◆三级分类装盒方法示意图一
◆三级分类装盒方法示意图二
◆三级分类装盒方法示意图三
2、填写备考表
档案盒内应附备考表,置于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。
（1）备考表：
填写盒内文件缺损、修改、补充、
移出、销毁等情况；
（2）整理人：
填写整理归档文件的人员姓名；
（3）检查人：
填写检查归档文件整理质量的人
员姓名；
（4）整理时间：
填写归档文件整理完毕的日期。
盒内备考表填写式样
3、盖印封面与盒脊
（1）盖印封面：
应使用全称或规范化简称标明全宗名称（如“中国共产党平泉县委员会办公室”盖印“中共平泉县委办公室”）。
（2）盖印档号：
盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。
各项目的填写要求与归档
章相同。
盖印档案盒封面盒脊式样
八、装橱
⏹按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书档案按次序进行装橱上架。
⏹不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱的方式也不一样。
⏹二级分类上架装橱的方式如下：
1、文书档案上架装橱方式一（期限—年度法）
2、文书档案上架装橱方式二（年度—期限法）
结束语
今天，向大家介绍了文书档案归档文件材料的收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒和上架装橱等方面的整理技术。
有不妥之处，敬请档案同仁校正。
谢谢大家！
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