采购及付款循环.docx

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采购及付款循环

內部控制制度

《採購及付款循環》

文件管制等級：

　□管制文件　□非管制文件

文件履歷紀要頁

文　件　發　行　單　位

文　件　管　制　等　級

管理代表

□管制文件

□非管制文件

文　　件　　履　　歷　　紀　　錄

版次

修　訂　內　容

核准

權責

編撰

日期

0

第1版（新發行）

1.

總則

1.1.制定目的

為促使本公司「內部控制」（InternalControl）之「採購及付款循環」（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。

1.2.適用範圍

凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。

1.3.權責單位

資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。

2.採購及付款循環

2.1.循環圖

【見】（資料1）「採購及付款循環圖」。

2.2.循環作業

本循環之各項作業：

1）請購作業（CP101），另訂之。

2）採購作業（CP102），另訂之。

3）進口作業（CP103），另訂之。

4）驗收作業（CP104），另訂之。

5）與合約不符作業（CP105），另訂之。

6）付款作業（CP106），另訂之。

7）差異分析作業（CP107），另訂之。

3.附則

3.1.制修廢與頒布實施

本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。

3.2.編號、版本、日期、頁次／頁數

本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。

3.3.附件

3.3.1.相關資料

（資料1）「採購及付款循環圖」

（資料1）「採購及付款循環圖」

預算

CP101

------→

請購

|

├---

--------

---┐

|

↓

↓

|

CP102

CP103

|

採購

進口

|

|

├---

--------

---┘

|

↓

|

CP104

|

驗收

|

|

|

|

↓

|

是否合格

否

CP105

|

------→

------→

與合約

不符

|

|

|

|

↓

|

是

|

|

|

|

|

├---

--------

---┐

|

↓

↓

|

CP106

入庫

|

付款

|

|

↓

|

CP107

|

差異分析

←------

---┘

第2節作業程序

1.提出需求

1.1.調節性採購

依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。

1.2.預算採購

依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。

預算採購，包括下列二種採購：

1）直接材料（常用材料）

係指直接耗用之材料。

2）間接材料（常用物料）

係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。

可憑用料單位之需料通知單現用現購。

2.檢查庫存

採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：

1）目前存量尚未達請購點/安全庫存。

2）請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。

3）申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。

3.臨時需求

緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填「請購單」。

第3節控制重點

1）「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。

2）「請購單」必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。

3）緊急採購不應經常發生，事後應補開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改善計畫。

4）應定期檢討「請購單」，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。

第4節相關資料

銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。

第5節作業程序

1.查詢供應商資料

1）準備採購。

2）調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」，了解過去採購及詢價紀錄。

3）向廠商詢比議價。

2.決定購買方式

依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：

1）詢價

金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。

2）議價

採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。

3）比價

若為特殊規格或供應廠商家數較少者。

4）牌價收購

根據核定之收購價格收購者。

5）長期合約採購

向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。

6）招標

採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。

3.決定訂購事項

由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。

4.更新紀錄

將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入「供應商資料/廠商料件基本資料」內。

第6節控制重點

1）詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料\廠商料件基本資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。

2）「請購單\詢比議價單」必須經主管核准後，方得辦理採購。

3）辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤。

4）大量採購之主料、副料、包裝材料，以合約採購為原則，並應保持兩家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響到生產作業。

5）重要採購合約簽訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。

6）為提高進貨品質，降低進貨成本，便於管理，應建立可完全配合之協力廠商。

7）遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連繫；報告呈核後，立即採取應變措施。

第7節相關資料

「供應商資料\廠商料件資料」、「請購單」、「詢比議價單」等。

第8節作業程序

1.需比例結匯

1）由採購單位計算結匯所需金額。

2）所需金額申請表及各類相關憑證，一併送交主管人員核准。

3）預付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。

2.記帳

1）請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。

2）應付憑單交由出納單位開出支票。

3）支票經簽章後，應交由經辦人申請開立信用狀。

3.申請信用狀

1）準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：

（A）開發信用狀申請書。

（B）已繳納收訖或已核章之結匯申請單。

2）依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。

3）於進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。

4）申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請：

（A）商業發票（PerformanceInvoice）。

（B）目錄或型錄。

（C）特別規定。

4.銀行開具信用狀

上述手續無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。

5.在途品作業

1）起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。

投保依相關保險規定辦理。

2）對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。

3）貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，並通知倉儲單位。

6.準備提貨

1）資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後，通知倉儲單位、財會單位及報關公司（報關人員（深圳）。

2）倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存置位置。

3）財會單位於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。

7.結匯還款

1）檢核利息計算是否正確。

2）結匯費用是否依銀行之收費標準計算。

3）依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批材料之「進口器材付款紀錄表」。

8.提貨

1）費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。

每一項費用是否均有合理憑證。

2）核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。

3）對於無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核准。

4）實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。

第9節控制重點

1）有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必須經核准，內容必須合理。

2）應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。

3）應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後，始簽付。

4）預付貨款之支付一律規定以支票支付，並抬頭、劃線、禁止背書轉讓。

如以現金方式支付者，須合於現金付款方式。

5）已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背後應有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。

6）開發信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款：

（A）開立保兌信用狀。

（B）押匯手續由買方負擔。

（C）可裝運於甲板上。

（D）信用狀可轉讓。

（E）指定開狀銀行或押匯銀行。

（F）可憑倉庫收據（尚未裝船）押匯等。

7）在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。

如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。

8）合約、單據必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明原因。

9）注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸帳未解，有無虛列帳目情形。

10）對於在途產品發生遺失及短損，依合約規定處理。

約定條款要合理，已支付費用不可損及公司權益。

11）核對進口數量與實際驗收數量必須相符，提貨時物品若有損壞或短少，應立刻請公證機構公認。

實收數量少於裝運數量，須辦理索賠。

12）是否有結匯費用不符規定者，或金額不符之情形，核算各項計費方式是否合理，計息起訖日期是否正確，每一項費用是否均有合理憑證。

第10節相關資料

「進口器材暫付款紀錄表」等。

第11節作業程序

1.採購通知倉儲

1）採購單位於確定採購內容及交期後應通知倉儲單位。

2）倉儲單位於收到經核准之「採購單」時，應依採購類別、數量、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。

2.廠商交貨

1）廠商於交貨日備妥送貨資料（「送貨單」）、三聯式「發票」於廠內指定地點交貨。

2）屬計重之材料入廠時，應予過磅其重量，並以過磅單作為核對收料重量之依據。

3.警衛登記檢查

1）警衛應將廠商交貨卡車之資料，登錄於「進出廠登記簿」。

2）廠商交貨時，警衛人員應就廠商檢附之「送貨單」、與「採購單」核對，無誤後與倉儲人員聯繫，並由其指示廠商卸貨地點，並要求應依規定之堆疊方式卸料。

4.數量核對點收

1）卸貨完畢後，倉儲人員應依過磅單核對其重量，或依計算之方式核對數量。

2）核對無誤後，倉儲人員除簽章暫收材料外，並通知品管單位準備檢驗。

5.檢驗

1）材料暫收後，品管人員應依材料檢驗規定或是買賣合約辦理取樣，並開立「進貨檢驗報告單」。

2）檢驗之品質標準以採數值表示方法為原則（IQC檢驗標準）。

3）材料檢驗規定應包括：

（A）取樣樣品數。

（B）依該材料使用性質之重要性列出檢驗項目。

（C）各檢驗項目之品質標準或可接受範圍。

4）檢驗單位就檢驗結果評定樣品係正常或異常，並就檢驗情形加以說明，以供呈核及收用與否之參考。

6.入庫記帳

檢驗合格時，品管單位應將檢驗結果通知倉儲單位，並即登入「料件管制卡」進料欄內，辦理入庫，並於備註欄註明「收料單」之號碼。

7.請款

辦理入庫後，倉儲單位應將驗收單據（「驗收單」）、「發票」等轉送採購單位辦理請款。

8.索賠

1）若檢驗不合格時，則依核示結果辦理退換貨、扣款或索賠之手續。

2）依『與合約不符作業』規定辦理。

第12節控制重點

1）驗收作業應依照材料檢驗相關規定辦理。

2）發票之原物料名稱、規格、數量、金額與「送貨單」或「驗收單」必須相符。

3）原料驗收，必須會同驗收單位與採購單位辦理。

4）如已分批收料，倉儲人員應在「訂購單\採購單」上註明分批收料日期、數量，以影本送採購人員。

5）不合格之原物料應通知採購單位退回或扣款。

第13節相關資料

「採購單」、「送貨單」、「發票」、「進出廠登記簿」、「訂購單」、「進貨檢驗報告單」、「料料管制卡」、「進貨單」、「驗收單」等。

第14節作業程序

1）逾期未交貨之交易，應去電\寄函催辦。

2）違約情形若須經法律途徑解決時，交由公關單位提出告訴。

3）延期交貨之購置，按合約規定罰款。

4）所交貨品之品質、規範如不符合但仍可使用者，亦屬違約情形，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由採購人員將計算處理方式填入「不履行合約處理單」，始可減價收貨。

5）將不履行合約情形及處理過程，記入「不履行合約處理單」，並核算不履行合約對公司之損失，列入供應商往來紀錄。

第15節控制重點

1）各項違約是否依供應商管理規定及合約規定處理。

2）貨品因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期應以調換補送貨品到達日期為準。

3）所交貨品之品質、規格與合約不合，但可使用者，如因急需勉予驗收使用，應經有關單位主管事前認可，按規定扣款或減價

（折讓單）處理。

4）如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司有關主管同意，並確定逾期罰款或其他處理辦法。

5）如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，是否有事後立即檢具之認可證件。

6）因事實無法依採購合約所訂裁決者，其違約案件處理方式必須經有權人員批准。

第16節相關資料

「不履行合約處理單」「折讓單」等。

第17節作業程序

1.請款

1）倉儲單位於辦理收料手續完妥並經品管單位檢驗合格後，應將各項單據及「發票」（扣抵、收執二聯）轉送採購單位請款。

2）採購單位收到倉儲單位轉來之請款憑證，批上採購材料單價，經主管簽核後轉財會單位核對審核。

2.核對

財會單位依上述之程序詳細審核，若有不合規定或異常之情事者，應反映之。

3.記帳

1）請款條件審核無誤後，開立「應付憑單」，製作傳票，記入帳冊。

2）於每月固定日期整理「應付憑單」交由出納單位開出支票。

4.開立支票

1）出納單位收到支出傳票後，應注意其支付程序是否已齊備。

2）除現金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉讓之支票支付。

3）支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或「應付憑單」註明銀行戶號、支票號碼及日期。

4）支票之到期日應與付款條件相符。

5）若有廠商特別要求以非禁止背書轉讓之支票支付時，應報備主管核准後辦理之。

6）將支票號碼、到期日、帳號，填於「應付憑單」內。

5.蓋印

1）將填妥支票送印鑑保管人員審核、蓋章、簽字。

2）須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。

6.領款

付款之時間，出納單位可視作業狀況而排定之，其方式：

1）以掛號郵寄。

2）定期（如每個月之5、20日等）。

3）隨時。

第18節控制重點

1）出納付款時，應嚴格核對支付憑證上之金額數目，領款人身份與印鑑必須相符；如有疑問，應於查詢後始能支付。

2）支付款項，除有特殊理由，得以現金支付外，其餘一律開立抬頭劃線支票；如受款人堅持免劃線或抬頭，應即聯絡資材部或經辦人員。

經其同意並保證無誤後，准予免填，必要時，得呈報董事長核准。

3）出納人員支付各項貨款及費用，支票或現款均應交予受款人或廠商，公司人員不得代領；如因特殊原因必須代領者，應經主管核准。

4）支付手續應俟支付單據審核完妥，並經財會人員編製傳票後始得為之。

5）請購案交貨延期罰款暨品質不良罰扣之列計，須經過詳細核對，確認合理。

6）已屆法定或約定支付期限，尚未支付者，應追查其原因並簽報催辦情形。

7）支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或「應付憑單」上，註明銀行戶頭、支票號碼及日期。

8）已付款原始憑證是否蓋『付訖』章，支付傳票背後是否有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。

9）領款日期與列帳日期相隔甚久者，應查明其原因。

第19節相關資料

「發票」、「應付憑單」等。

第20節作業程序

1）將購買實際數量及金額與標準成本或預算比較，分析差異原因是否合理。

2）計算不良品比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。

3）大宗用料之採購應分析其成本是否合理。

4）分析庫存呆廢料原因與變化情形，並通函各單位。

5）分析採購數量時機及運送方式是否經濟。

6）對各項差異原因，作通盤檢討並擬對策改善之。

7）研究各項購置成本及方法，是否有再降低之可能。

第21節控制重點

1）差異如係人為因素造成，當追查並懲戒或獎賞。

2）材料品質不良造成公司之損失，在許可範圍外者，必須索賠。

3）國外購置應利用避險方法，使成本固定或將匯率變動損失降

4）至最低。