工程过程资料管理规定.docx

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工程过程资料管理规定

总承包项目管理体系

文件编号：

密级

内部

工程过程资料管理规定

版本

升版说明

编制/日期

校核/日期

审核/日期

批准/日期

初版

杨洋2011-5-10

崔宏伟2011-5-15

编制部门：

信息档案中心

会签部门

签字

日期

会签部门

签字

日期

说明：

1.此文件产权属山东电力工程咨询院有限公司所有，未经书面许可，不得以任何方式复制。

2.本程序解释权在信息档案中心。

1.目的………………………………………………………………

2.适用范围…………………………………………………………

3.依据/相关文件…………………………………………………

4.定义…………………………………………………………………

5.职责…………………………………………………………………

6.程序…………………………………………………………………

7.流程图………………………………………………………………

8.记录…………………………………………………………………

修改记录

版次

修改日期

章节号

页码

主要修改内容

修改依据

下次修订时间：

1.目的

为规范项目过程资料的收集、传递、分发、借阅、销毁等控制，制定此规定。

2.适用范围

适用于各总承包项目部的过程资料管理。

3.依据/相关文件

《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》DA/T28-2002

《SQ/01-208.535-2008项目文件资料编码规定》

4.定义

无

5.职责

5.1项目副经理（分管领导）负责工程过程资料收集、整理过程的监督管理。

5.2项目信息文控部作为工程过程资料的归口管理部门，负责对工程过程资料进行收集、传递、接收、整理、保管、发放、提供利用等，并对其有效性负责。

5.3各分包单位负责编制、整理工程实施过程中的各类文件，并提交总包单位审核，随时接受检查，保证分包范围内文件的完整性、准确性。

5.4项目质保部负责对资料传递过程的监督检查，负责分包单位提交文件的完整性、准确性检查。

5.5项目施工部负责施工、调试及现场零星合同的收集、整理、移交。

5.6项目物资采购部负责设备资料的收集、整理、移交。

5.7其他各部门负责本部门职责范围内形成文件的编制、收集、整理、移交，并对其完整性、有效性负责。

6.程序

6.1工程过程资料的范围

a）设计文件：

设计图纸、变更、图纸会审、施工组织设计等；

b）招投标文件、合同；

c）工程进度、物资、安全、质量、费用等工程管理性文件；

d）工程来往文件：

传真、工程联系单、报审表等；

e）工程会议文件；

f）工程统计报表；

g）施工单位提交的施工管理技术文件、施工记录、质量评定记录、原材料证明文件等；

h）设备资料及验收、交接文件；

i）规程、规范等各类标准文件；

j）声像文件：

数码照片、录音、录像等。

6.2工程过程资料的编码

6.2.1图纸、设备资料、设计变更、接收传真、规程规范、参考资料等外来文件执行原文件编码或不编码。

6.2.2项目部、分包单位编制的文件编码应按照《SQ/01-208.535-2008项目文件资料编码规定》执行。

6.2.3文件编码中的顺序号，由文控工程师/文控管理员控制及提供。

6.2.4项目质保部负责文件编码准确性的检查。

6.3工程过程资料的编制及审批

6.3.1项目文件的编制应符合国家规范、技术标准、院标准体系文件等要求。

6.3.2项目文件的审批权指来文的批示权及发文的签发权。

审批权限的分类如下：

表6-1项目文件审批权限分类表

文件类别

审批权限

项目经理

项目副经理（总工）

项目部门经理

院等上级单位的行政工作文件及对院行政联系文件

√

政府部门行政文件及对政府部门行政联系文件

√

监理、业主红头文件及对监理、业主整体工作联系文件

√

涉及费用控制文件

√

合同类文件

√

工程整体计划类文件

√

工程月度会议纪要

√

施工组织设计、主要施工措施等工程技术文件

√

与设计沟通文件

√

与设备分包商联系文件

√

工程专业会议纪要

√

与监理、施工单位专业联系等过程专业技术文件

√

6.4工程过程资料的收发流程

6.4.1初设图纸及报告

初设图纸及报告由项目文控工程师/文控管理员接收，登记后留存一份，其余移交业主。

6.4.2施工图

6.4.2.1施工图由项目文控工程师/文控管理员负责接收，并按专业进行分类、登记后留留存两份供借阅。

6.4.2.2项目文控工程师/文控管理员负责发放施工图至项目施工部、项目控制部各一份。

发放至业主及分包商的施工图份数以合同约定为准。

发放时，填写“项目图纸/设备资料发放记录”。

6.4.2.3项目信息文控部收到新版的施工图纸后，按专业进行分类、登记，并替换旧版图纸资料，加盖“作废”章，隔离存放。

将新版图纸发放至各相关部门，同时回收已发放的旧版图纸，加盖“作废”章，隔离存放，并做好相关记录。

6.4.2.4施工图电子版由项目文控工程师/文控管理员及时上传至文控平台，更新图纸时，注明新版本号。

6.4.3设计变更单

施工图纸的会审纪要和设计变更单产生并签署完成后，由项目信息文控部负责复印并归入相应卷册的归档图纸中，已发放至使用部门的图纸，由使用部门负责归入。

6.4.4设备随机资料

6.4.4.1设备随机资料（含电子版）由项目物资采购部设备专工开箱时负责清点、查收，填写“随机资料移交单”移交到信息文控部。

设备随机资料应按照合同规定的份数到达现场，份数不足应由设备、材料开箱责任人催办。

6.4.4.2项目文控工程师接收到设备随机资料后，按专业—设备分类、登记。

保留三份原件进行预归档，其余进行发放；不足三份的，复印存档，发放使用复印件。

发放范围根据总承包合同确定，发放时，填写“项目图纸/设备资料发放记录”。

6.4.5开箱验收记录

开箱验收记录、备品备件清单、设备交接单由项目物资采购部按照专业-设备分类整理后移交至信息文控部，并填写“项目文件移交清单”。

6.4.6招投标文件、合同

6.4.6.1施工招投标文件由工程建设部归口管理。

设备采购的招投标文件由采购部归口管理。

6.4.6.2与施工、调试等各参加单位签订的合同书（合同审批文件、合同附件、补充协议、合同谈判纪要、备忘录及合同变更文件）由项目控制部归口管理。

6.4.6.3与设备厂家签订的合同书（合同审批文件、合同附件、补充协议、合同谈判纪要、备忘录及合同变更文件）由项目物资采购部归口管理。

6.4.7施工（调试）文件

6.4.7.1分包单位依据总承包单位提供的各类表格及标准编制施工（调试）文件。

6.4.7.2各分包单位负责收集承建标段范围内的施工（调试）中形成的各种项目文件。

6.4.7.3施工资料及工程验评资料要求上报5份原件，监理签署完成后留1份，总包方留存两份原件，另两份返回分包单位组卷，按单位工程组卷完成后移交总包项目部后换回另外两份进行组卷。

6.4.7.4凡属于竣工资料归档范围的质量证明文件、合格证件、检验试验报告等所有文件的原件至少有1份必须交由总承包单位进行管理，即使该文件按照规程规范不需要报审，也应按总承包单位的要求及时上报并交由总承包单位管理。

分包单位在向总承包单位提交文件的同时，对于由分包单位制作的文件须提供可编辑的电子版文件（如WORD、AUTOCAD等原始文件），对于质量证明文件、合格证件、检验试验报告及须审批的文件等须待审批完成后，立即以扫描文件的形式报电子版给总承包单位。

移交时，应填写“项目文件移交清册”。

6.4.7.5施工（调试）单位提交的文件，项目质保部负责检查其完整性、准确性。

6.4.8来往文件

工程联系单、工程量现场签证单、报审表、设备缺陷通知单、工程质量报验单、图纸会审等来往文件由项目文控工程师/文控管理员负责传递、登记。