工程过程资料管理规定.docx

1、工程过程资料管理规定 总 承 包 项 目 管 理 体 系文件编号：密级内部工程过程资料管理规定版本升版说明编制/日期校核/日期审核/日期批准/日期A初版杨洋 2011-5-10崔宏伟 2011-5-15编制部门：信息档案中心会签部门签字日期会签部门签字日期说明：1. 此文件产权属山东电力工程咨询院有限公司所有，未经书面许可，不得以任何方式复制。2. 本程序解释权在信息档案中心。目 录1. 目的2. 适用范围3. 依据/相关文件4. 定义5. 职责6. 程序7. 流程图8. 记录修 改 记 录版次修改日期章节号页码主要修改内容修改依据下次修订时间：1. 目的 为规范项目过程资料的收集、传递、分发

2、、借阅、销毁等控制，制定此规定。2. 适用范围适用于各总承包项目部的过程资料管理。 3. 依据/相关文件国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范DA/T 28-2002SQ/01-208.535-2008 项目文件资料编码规定4. 定义无5. 职责5.1项目副经理（分管领导）负责工程过程资料收集、整理过程的监督管理。5.2项目信息文控部作为工程过程资料的归口管理部门，负责对工程过程资料进行收集、传递、接收、整理、保管、发放、提供利用等，并对其有效性负责。5.3各分包单位负责编制、整理工程实施过程中的各类文件，并提交总包单位审核，随时接受检查，保证分包范围内文件的完整性、准确性。5.4 项目质

3、保部负责对资料传递过程的监督检查，负责分包单位提交文件的完整性、准确性检查。5.5 项目施工部负责施工、调试及现场零星合同的收集、整理、移交。5.6 项目物资采购部负责设备资料的收集、整理、移交。5.7其他各部门负责本部门职责范围内形成文件的编制、收集、整理、移交，并对其完整性、有效性负责。6. 程序6.1 工程过程资料的范围a) 设计文件：设计图纸、变更、图纸会审、施工组织设计等；b) 招投标文件、合同；c) 工程进度、物资、安全、质量、费用等工程管理性文件；d) 工程来往文件：传真、工程联系单、报审表等；e) 工程会议文件；f) 工程统计报表；g) 施工单位提交的施工管理技术文件、施工记录

4、、质量评定记录、原材料证明文件等；h) 设备资料及验收、交接文件；i）规程、规范等各类标准文件；j）声像文件：数码照片、录音、录像等。6.2工程过程资料的编码6.2.1 图纸、设备资料、设计变更、接收传真、规程规范、参考资料等外来文件执行原文件编码或不编码。6.2.2 项目部、分包单位编制的文件编码应按照SQ/01-208.535-2008 项目文件资料编码规定执行。6.2.3文件编码中的顺序号，由文控工程师/文控管理员控制及提供。6.2.4项目质保部负责文件编码准确性的检查。6.3工程过程资料的编制及审批6.3.1项目文件的编制应符合国家规范、技术标准、院标准体系文件等要求。6.3.2 项目

5、文件的审批权指来文的批示权及发文的签发权。审批权限的分类如下：表6-1 项目文件审批权限分类表文件类别审批权限项目经理项目副经理（总工）项目部门经理院等上级单位的行政工作文件及对院行政联系文件政府部门行政文件及对政府部门行政联系文件监理、业主红头文件及对监理、业主整体工作联系文件涉及费用控制文件合同类文件工程整体计划类文件工程月度会议纪要施工组织设计、主要施工措施等工程技术文件与设计沟通文件与设备分包商联系文件工程专业会议纪要与监理、施工单位专业联系等过程专业技术文件6.4工程过程资料的收发流程6.4.1 初设图纸及报告初设图纸及报告由项目文控工程师/文控管理员接收，登记后留存一份，其余移交业

6、主。6.4.2 施工图6.4.2.1 施工图由项目文控工程师/文控管理员负责接收，并按专业进行分类、登记后留留存两份供借阅。6.4.2.2项目文控工程师/文控管理员负责发放施工图至项目施工部、项目控制部各一份。发放至业主及分包商的施工图份数以合同约定为准。发放时，填写“项目图纸/设备资料发放记录”。6.4.2.3项目信息文控部收到新版的施工图纸后，按专业进行分类、登记，并替换旧版图纸资料，加盖“作废”章，隔离存放。将新版图纸发放至各相关部门，同时回收已发放的旧版图纸，加盖“作废”章，隔离存放，并做好相关记录。6.4.2.4施工图电子版由项目文控工程师/文控管理员及时上传至文控平台，更新图纸时，

7、注明新版本号。6.4.3 设计变更单施工图纸的会审纪要和设计变更单产生并签署完成后，由项目信息文控部负责复印并归入相应卷册的归档图纸中，已发放至使用部门的图纸，由使用部门负责归入。6.4.4 设备随机资料6.4.4.1 设备随机资料（含电子版）由项目物资采购部设备专工开箱时负责清点、查收，填写“随机资料移交单”移交到信息文控部。设备随机资料应按照合同规定的份数到达现场，份数不足应由设备、材料开箱责任人催办。6.4.4.2 项目文控工程师接收到设备随机资料后，按专业设备分类、登记。保留三份原件进行预归档，其余进行发放；不足三份的，复印存档，发放使用复印件。发放范围根据总承包合同确定，发放时，填写

8、“项目图纸/设备资料发放记录”。6.4.5 开箱验收记录开箱验收记录、备品备件清单、设备交接单由项目物资采购部按照专业-设备分类整理后移交至信息文控部，并填写“项目文件移交清单”。6.4.6 招投标文件、合同6.4.6.1施工招投标文件由工程建设部归口管理。设备采购的招投标文件由采购部归口管理。6.4.6.2与施工、调试等各参加单位签订的合同书（合同审批文件、合同附件、补充协议、合同谈判纪要、备忘录及合同变更文件）由项目控制部归口管理。6.4.6.3 与设备厂家签订的合同书（合同审批文件、合同附件、补充协议、合同谈判纪要、备忘录及合同变更文件）由项目物资采购部归口管理。6.4.7 施工（调试）

9、文件6.4.7.1 分包单位依据总承包单位提供的各类表格及标准编制施工（调试）文件。6.4.7.2各分包单位负责收集承建标段范围内的施工（调试）中形成的各种项目文件。6.4.7.3施工资料及工程验评资料要求上报5份原件，监理签署完成后留1份，总包方留存两份原件，另两份返回分包单位组卷，按单位工程组卷完成后移交总包项目部后换回另外两份进行组卷。6.4.7.4凡属于竣工资料归档范围的质量证明文件、合格证件、检验试验报告等所有文件的原件至少有1份必须交由总承包单位进行管理，即使该文件按照规程规范不需要报审，也应按总承包单位的要求及时上报并交由总承包单位管理。分包单位在向总承包单位提交文件的同时，对于

10、由分包单位制作的文件须提供可编辑的电子版文件（如WORD、AUTOCAD等原始文件），对于质量证明文件、合格证件、检验试验报告及须审批的文件等须待审批完成后，立即以扫描文件的形式报电子版给总承包单位。移交时，应填写“项目文件移交清册”。6.4.7.5 施工（调试）单位提交的文件，项目质保部负责检查其完整性、准确性。6.4.8 来往文件 工程联系单、工程量现场签证单、报审表、设备缺陷通知单、工程质量报验单、图纸会审等来往文件由项目文控工程师/文控管理员负责传递、登记。相关表格见附录C-附录I。其中，“签审”一栏为审批人签名确认，“返回”一栏填写文件返回日期，“发放”一栏为接收人签字确认。6.4.

11、9 工程管理性文件项目各部门负责本部门工程建设过程中形成文件的过程控制，并将审核后的文件上传至文控平台。项目质保部负责工程建设依据性文件、院管理体系文件、项目管理体系文件及法律、法规、规程、规范、标准等有效版本的管理与控制，项目信息文控部负责分发。项目综合部负责行政文件、传真的接收、登记、整理、分发、归档。6.4.10声像文件 声像文件由形成单位/部门负责收集、筛选，将同一事件的电子文件放入同一文件夹内。电子文件的命名为时间+事由+地点+人物+背景+摄影者/录制者+顺序号。整理后及时移交信息文控部，并填写“项目文件移交清单”。6.5工程过程资料的保管6.5.1 移交至项目信息文控部的文件、资料

12、，由项目文控工程师/文控管理员分类保管。按照工程项目竣工文件编制、移交规定的组卷方式，进行文件资料的预归档。6.5.2作废的图纸资料应隔离存放，并有明显标识。6.5.3保存的资料原件应先保证归档的需要，多余的可用于分发；否则，分发复印件供使用。6.6工程过程资料的借阅6.6.1项目部内部人员查阅资料时，应先浏览文控平台相关资料。确实需要借阅原件的，填写“文件借阅单”，经本部门经理签字审核后方可借阅。分包单位借阅资料时，需填写“文件借阅单”，经工程部经理签字审核后方可借阅。6.6.2 项目文控工程师/文控管理员应及时催还，并做好记录。6.6.3员工离职或调离项目部时，项目文控工程师/文控管理员应

13、根据综合部提供的名单，催还借阅的资料。6.7 作废资料的销毁对需销毁的作废图纸资料，由文控工程师/文控管理员填写“图纸资料销毁申请表”，由项目质保部进行鉴定，经项目经理签字批准后，在项目安全监察部的监督下销毁。工程结束、项目部撤离时，项目文控工程师/文控管理员负责将项目施工部图纸收回，并连同信息文控部保管的图纸一并处理。处理方式：或移交业主或生产单位，留下移交记录；或按照有关规定送造纸厂等见证裁碎销毁，留下记录。6.8有效性控制项目文控工程师/文控管理员根据项目质保部发布的文件有效版本清单，检查保存文件资料的有效性。项目文控工程师/文控管理员对文件管理过程中的各项工作建立台帐，定期进行检查、统

14、计分析。6.9 安全保密 项目部在项目实施的过程中，应严格遵守国家、地方有关知识产权和信息技术的法律、法规和规定，采取有效的管理措施，以保证文档的安全。未经主管领导同意任何人不得将图纸、资料、技术文件、专利文件等文件以各种形式转让给他人，也不得在任何商业或各种文献上刊登或披露。6.10 文控平台的管理信息档案中心负责在院总部部署文控平台，并为项目建立标准文件分类结构及账号的注册。项目经理负责确定人员权限分配方案，由项目文控工程师分配。员工可按权限浏览、上传文件。员工离职或调离项目部时，项目文控工程师根据项目综合部提供的名单，更改其权限。各部门负责上传本部门编制的最终版文件，并对文件的完整性、准

15、确性负责。需由各级签字审核的文件，由文控工程师/文控管理员扫描后上传。项目质保部负责监督检查文控平台的使用情况。7. 记录附录A: XXX项目图纸/设备资料发放记录（模板）附录B：项目文件移交清单附录C：施工单位工程联系单资料收发记录附录D：总包工程联系单发放记录附录E：工程量现场签证单资料收发记录附录F: 各类报审表发放记录附录G：特殊工种类资料收发记录附录H: 设备缺陷通知单类资料收发记录附录I：图纸会审发放记录附录J：图纸、资料借阅单附录K: 图纸、资料销毁申请单附录A:xxx项目图纸/设备资料发放记录序号文件编号/卷册检索号文件名称/卷册名称XX部门/单位XX部门/单位XX部门/单位签

16、收份数日期签收份数日期签收份数日期附录B:xxx项目文件移交清单序号文件编号文件名称纸版份数电子版份数备注移交人/部门： 接收人： 移交时间：附录C:施工单位工程联系单资料接收签审发放记录序号文件编号文件主题接收人/日期份数文件流程总包总包业主监理施工单位备注签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放附录D:总包工程联系单发放记录序号文件编号文件主题起草人/份数流程XXX施工单位XXX施工单位XXX施工单位XXX施工单位监理业主备注1 签审 发放2 签审 发放3 签审 发放4 签审 发放5 签审 发放6 签审 发放7 签审 发放8 签审 发放9 签审

17、发放10 签审附录E:工程量现场签证单资料接收签审发放记录序号文件编号文件主题接收人/日期份数文件流程工程部质保部控制部施工单位备注签审返回/发放签审返回发放签审返回发放签审返回发放签审返回发放签审返回发放签审返回附录F:各类报审表发放记录序号文件编号文件主题接收日期份数文件流程质保部/工程部监理业主施工单位备注签审返回/ 发放签审返回/ 发放签审返回/ 发放签审返回/ 发放签审返回/ 发放签审返回/ 发放附录G:特殊工种类资料接收签审发放记录序号文件编号文件主题接收日期份数文件流程质保部/工程部安监部监理业主施工单位备注签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放签审返回/发放签

18、审返回/发放附录H:设备缺陷通知单类资料接收签审发放记录序号文件编号文件主题接收日期份数文件流程总包监理施工单位备注签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放附录I:图纸会审发放记录序号卷册检索号卷册名称接收人/日期文件流程XXX施工单位XXX施工单位XXX施工单位监理业主费用控制部签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放签审返回 发放附录J:图纸、资料借阅单序号文件编号/卷册检索号文件名称/卷册名称归还日期备注借阅人：部门经理批准：借阅日期：附录K:图纸、资料销毁申请单申请部门申请人图纸设计单位图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号图纸编号图纸审核日期版本号信息文控部：销毁原因：年 月 日质保部：意见：年 月 日安全监察部：意见：年 月 日批准人：意见：年 月 日