收退货管理规范修订5.docx

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收退货管理规范修订5

大业态营运中心

购广规范〔2012〕5号

收退货管理规范（修订）

一、目的：

规范门店商品的收退货操作，提高收退货工作效率，减少由于不规范引起的库存差错。

二、流程涉及部门的主要职能

1、仓管部：

所有商品到店、退货出店的验收核对。

库配、直流商品来货差异的记录、报备和跟踪；直代配商品单据的录入、整理和传递。

2、食品和非食部门：

商品的二次验收及差异反馈。

3、生鲜部门：

共同验收生鲜商品，确认商品品质和价格。

4、综合业务部：

订单管理。

5、防损部：

对直配商品退货100%核查。

6、财务部：

生鲜进货单据的入帐。

审核商品收货单据，及相关帐务处理。

三、收货规范

（一）库配（直流）商品收货

1、商品收货

a、物流中心根据门店综合业务部录入的中央申请单配送订单，配车送货。

b、仓管人员与防损人员依据《苏果配送中心商品交接单》核实以下项目并如实记录：

（1）运输车辆牌照号码相符。

（2）运输车辆车厢遮盖或封闭良好。

（3）运输车辆车门封签号码完好且一致。

c、门店值班经理在第一时间内组织有关人员卸货，并集中存放于指定区域。

d、卸货过程中如发现配送差异及破损，当即在《苏果配送中心配送交接单》空白处注明。

并在当日内的反馈中标注“交接单已注明”，DC核查属实后将优先处理此类差异。

e、卸货完毕后，仓管人员对照《苏果配送中心配送交接单》“物流容器”栏位中物流箱、木托盘、物流台车的结存数量、实收数量、退回数量对物流箱、木托盘、物流台车进行回收装车，并如实填写数量。

f、对返程车辆车厢使用封签封闭，同时在《封签登记表》（附表1）上登记，签字齐全。

在《苏果配送中心配送交接单》上“门店签收”和“门店收货人”栏签字并加盖门店收货章。

附表1：

封签登记表

日期

车号

领用封签号

仓管员

防损员

备注

2、商品验货

a、仓管人员根据《配送中心商品调拨单》（配送中心单据）的第一联---门店核对联（红色）进行一次验收核对；外埠门店根据《苏果超市有限公司批发销售商品清单》（配送中心单据）第二联---验收联（红色）进行一次验收核对。

查验项目包括：

商品品名、规格、包装率、数量是否正确。

商品外包装是否存在破损状况。

b、如果仓管人员在验货时发现商品实物与单据相符，在《调拨单/清单》“数量”栏逐一打“√”确认；如果商品出现破损、短少等情况，仓管人员在《调拨单/清单》“数量”栏用大写注明实际收货数量，并注明原因。

验收完毕后在每一张《调拨单/清单》核对联空白处签名确认。

c、仓管人员验收后，由商品部门人员进行二次验收，除核对品名、数量等详细信息，还需对商品保质期进行核对，确保所收商品保质期限不超过该商品保质期的1/3。

确认后在每一张《调拨单/清单》核对联“商品名称”后签名确认。

d、商品部门人员验收完毕后，将《调拨单/清单》门店核对联交还仓管部，并与其共同确认来货差异。

e、仓管部负责将《调拨单/清单》所有联交财务部指定人员保管入帐。

F、配送中心配送的活动赠品，由商品部门人员填制《供应商活动联系单》（货号：

999200025），仓管人员验收完毕后，送至客服部发放。

3、商品入库

a、所有商品一二次验收完毕后，商品部门安排人员整仓。

b、贵重商品需专库专人专管，入库时登记《苏果门店商品交接班记录簿》（货号：

5004-35），作好进销存记录。

4、商品差异处理

a、仓管部和商品部门共同确认来货差异后，仓管部负责填制《购物广场库配商品差异情况记录表》（附表2），经仓管员、仓管负责人和门店值班经理签名，在24小时内采用配送反馈系统在线反馈、电子邮件（MQDC@SUGUO.COM）反馈、传真反馈等方式至马群物流本部门店服务部报备处理。

附表2：

购物广场库配商品差异情况记录表

年月日

门店编码：

门店名称：

开票日期：

车牌号：

联系人：

联系电话：

单据号

商品货号

商品名称

规格

开票数量

短少数量

破损数量

情况说明

门店值班经理：

仓管负责人：

仓管员：

b、库配来货差异由仓管部负责人负责追踪，仓管负责人根据物流中心开具的《苏果配送中心门店配送反馈回复单》（配送中心单据）中的处理意见与商品部门负责人确认后，将处理结果登记《购物广场库配商品差异处理登记表》（货号：

999200026），处理意见为客服调整单据的，仓管部负责人需要登记退单日期及相关退单单号。

差异处理结果由仓管部负责人、商品部门负责人共同签名确认。

（二）直（代）配商品收货

1、商品收货

a、供应商携送货单及订单号将商品送至门店仓管收货区。

b、仓管人员根据订单号从RF机订单管理界面的直配订单验收里调取订单。

注意：

所有商品收货必须调取电脑订单，任何纸质订单均无效。

c、仓管人员收货须将订单中的品种数量与供应商送货单核对是否一致，保证实际收货品项等于或少于订单品项。

d、仓管员按电脑订单中的商品品种顺序进行验收，用RF机100%扫码录入，与送货单再次核对后提交。

实际收货数量不得大于订单数量，若确为畅销易断货商品，由营运部门负责人签字确认至综合业务部录入电脑后方可收货。

查验项目包括：

商品保质期限不超过商品的1/3保质期，生产日期标识清晰。

商品品名、规格、包装率、数量是否正确，若与送货单数量不符时，仓管员在该品种后以大写注明实收数量，并签名以示责任。

商品外包装是否存在破损状况。

商品的技术标准、新鲜度是否符合标准。

整箱商品的开箱抽验率为10%。

e、商品验收完毕后，仓管员在供应商送货单上签署姓名和日期并留存，交由直配单录入人员调单打印，同时填制《商品验收登记表》

（一）（货号：

5004-87）。

f、涉及温度测量项目包括冷藏、冷冻、生鲜商品，需登记《华润苏果（）门店收货温度控制检查表》（附表3）

附表3：

华润苏果（）门店收货温度控制检查表

验收

供应商厂编

供应商名称

商品

车辆类型

车箱

商品

收货部测试人

收货与否

日期

大类

冷冻车

冷藏车

普通车

温度

温度

是

否

收货标准：

冷藏商品：

商品温度≤10℃，车体温度≤10℃

速冻食品：

商品温度≤-10℃，车体温度≤-10℃

冰淇淋类：

商品温度≤-12℃，车体温度≤-12℃

配送卤菜要求冷藏送货

g、收货结束后登记《商品验收登记表》

（一）。

h、由供应商直接送货至客户单位的、未经门店仓管员验收的商品送货单，必须经门店负责人、商品部门负责人、经办部门负责人签名确认后，直配单录入人员方可录入直配单，直配单上由供应商业务员和商品部门负责人签名。

仓管员登记《商品验收登记表》

（一）。

i、同一供应商的相同或相近价值商品实物换货，由营运部门、防损部门、仓管部门三方人员共同参与确认，仓管员同时将验收的换与被换货商品的品名和数量明细，如实登记在《商品验收登记本》

（一）上，同时注明“换货”字样。

2、商品二次验收

a、供应商送货人将商品和直配单一并送到商品部门各柜组，由课员对商品进行二次验收，验收完毕后由课员与供应商送货人在直配单上签名确认；供应商送货人将签名齐全的直配单交回直配单录入人员。

b、仓管员每日将签字齐全的直配单与相应的送货单整理排序后，交给门店财务部。

3、商品差异处理

仓管人员、商品部门人员、财务人员在二次核对、财务核查等过程中发现收货差异应及时调整。

a、当日发现差异，经盘点确认，由仓管课长使用“验收冲红”权限对商品进行调整，并按要求填写《苏果超市有限公司直（代）配调整单》（货号：

5004-234）。

第一联仓管留存，第二联作为直配单附件交财务存档。

注意：

“验收冲红”权限仅限仓管部当日确认差异进行调整使用。

b、非当日发现差异，需至财务部核查原始单据，经盘点确认无误，由财务部门填写《苏果超市有限公司直（代）配调整单》，进行直配单调整。

调整单号为“T”-日期-原直配单号。

如原直配单号为784，原送货日期为9月16日，则门店录入调整单时的送货单号码为“T-09/16-784”。

4、赠品收货

a、对于供应商赠送的可销售赠品，应按正常商品验收。

供应商提供送货单的，仓管员验收后在供应商送货单上签名，并在系统中录入直配赠品单；供应商没有提供送货单的，由门店仓管人员填写《赠品验收通知单》（货号：

5004-85），本单需经过供应商、仓管员签字确认后当场在系统中录入直配赠品单。

同时填制《商品验收登记表》

（二）。

b、捆绑赠品收货时要求先在收货区捆绑，捆绑结束后按正常商品收货，仓管人员将捆绑赠品明细填制《商品验收登记表》（三）。

c、对于供应商赠送的不可销售赠品，应由商品部门填写《供应商活动联系单》（货号：

999200025），填写完整后，商品部门与供应商签字确认，交仓管部验收，仓管人员验收无误后，在《供应商活动联系单》上仓管员栏位签字确认并留存一联，供应商把《供应商活动联系单》连同赠品送至服务中心。

仓管人员将赠品明细、《供应商活动联系单》单据号填制《商品验收登记表》（三）。

（三）生鲜商品收货

1、生鲜原料验收：

a、门店进货的生鲜原料由仓管部和生鲜部共同负责验收。

b、生鲜部将每日订货原料（不含赠品）详细填列《生鲜订货单》（附表4），于次日收货前将订单交仓管部。

附表4：

生鲜订货单

课别：

年月日

序号

供应商名称

商品名称

订货数量

备注

1

2

3

门店负责人：

生鲜负责人：

生鲜课长：

注：

该表按课别填写。

c、仓管部凭签字齐全的订单收货，其中实际收货数量不得大于订单数量，若大于订单数量或品种，生鲜部补订单后收货，遇特殊情况，可先行与生鲜负责人电话联系确认收货，之后补订单。

d、生鲜原料验收时，仓管部的职责在于核对原料数量，生鲜部的职责在于对原料质量、原料单价进行把关。

原料进货单上应该由仓管员、生鲜部课长共同签字确认。

e、收货结束后，仓管人员将生鲜原料及赠品收货明细登记《商品验收登记表》（四）。

f、门店财务部必须认真核对原料进货单中金额部分，及时录入并打印商品直配单。

g、生鲜商品直配单必须由生鲜部负责人每日审核签名。

2、散称鸡蛋收货：

a、门店生鲜部以电话或传真方式向供应商订货，订货与来货均以箱为单位，每箱去皮标准重量15KG，供应商送货至门店。

b、供应商送货人持自备蛋品验收单，单上注明门店名称、门店编码、配送日期、配送数量和配送单价，门店仓管人员会同生鲜部课长共同验收，供应商负责将鸡蛋卸在收货区。

c、验收标准：

门店验收时按送货数量的10%抽检，不足重量按正常零售价由供应商现场买单或补足重量。

由于普通鸡蛋易破损，在验收时平均每箱允许有10个破壳，但蛋液不漏，超过10个或蛋液外漏的不计入重量，不足重量按正常零售价由供应商现场买单或补足重量。

d、验收完毕后，供应商送货人、仓管员和生鲜部课长在《鸡蛋验收单》上签名确认。

e、仓管员将《鸡蛋验收单》送至财务部，财务人员据此填写《鸡蛋来货登记核对表》，记录鸡蛋的来货及入帐情况。

f、生鲜部课长填制《华润苏果购物广场鸡蛋来货损耗登记表》，按月汇总交财务作为鸡蛋报损附件留存。

生鲜部负责人每月至少参加一次鸡蛋来货验收，并在“验收人”栏签名。

四、退货规范

商品部门将退货商品按库配商品与直代配商品进行区分，并按品类、供应商分类装箱，在装箱的同时将可以再次销售的商品与破损、无法再次销售的商品分开装箱。

（一）库配（直流）商品退货

1、商品部门在公司指定退货日期前一周，分课填制《门店待退商品整理装箱单》（货号：

5004-236），详细填写退货商品条码、商品名称、规格、退货数量及单位等详细信息。

注意：

一个品种在一次退货中只能抄写一次，如有重复抄写系统不支持二次录入，物流中心退货组不予退货。

2、商品部门人员将退货商品及《门店待退商品整理装箱单》一并送至仓管部，当场与仓管员逐一核对后由双方签字确认，核对完毕后清点出总箱数并编号，封箱后将写有箱号的第一联对应粘贴在退货商品的外包装箱上。

3、门店在指定退货日期前三天，凭有效的《门店待退商品整理装箱单》第二联（红联）录入配送退货中央申请单，录入人员录入前须审核是否有仓管员签名，录入过程中如有不能录入的品种则在该行划“×”，并注明系统所提示原因，录入后签字确认。

4、仓管员对划“×”商品再次进行核实、纠错，如确属不能退货商品则立即退回商品部门。

及时根据实际待退商品增减箱数总量，备注未退的箱号。

5、物流中心在规定时间派车到达门店，装运退货商品，并用封签封上。

6、退货当日门店可视实际情况派人至物流中心协助退货，具体负责退货人员：

一名仓管员、每部门依据退货量各安排2-4人，必须各有一名课长带队。

课长负责认真核对物流中心当场打印的退货清单，如有差错立即解决，可根据编写的箱号对照《门店待退商品整理装箱单》进行查找，未退商品在《门店待退商品整理装箱单》第一联上注明“未退已带回”字样，仓管员对未退商品进行验收，并共同签字确认，返回门店后交财务部。

7、财务部指定专人根据《门店待退商品整理装箱单》第二联（红联）、物流中心退货当日打印的退货清单、配送中心商品调拨单（退货），根据差异情况编制《门店库配退货差异处理表》，交仓管负责人跟踪处理，并注明差异原因及处理结果后签名确认，交财务部留存（装订在退货调拨单后）。

（二）直（代）配商品退货

a、商品部门发生直（代）配商品退货时，由部门人员填制《苏果超市有限公司直（代）配商品退货单》（货号：

5004-235），详细填写退货商品条码/货号、品名、规格及数量等内容，商品部门人员、部门负责人和供应商送货人员均在退货单上签署姓名和日期。

b、仓管人员按《苏果超市有限公司直（代）配商品退货单》中的商品品项与退货商品进行核对，确认无误后使用RF机逐项录入，录入完成后与《苏果超市有限公司直（代）配商品退货单》再次核对后提交打印直配单。

c、商品部门人员根据打印出的直配退货单与退货商品进行核对，确认退货商品条码/货号、品名、规格及数量等内容后，仓管员、供应商送货人在直配退货单上签名。

仓管人员同时登记《商品验收登记表》

（一）。

d、收货处防损员凭直配退货单100%查验退货，在退货直配单上签字确认后，退货商品方可出门。

退货单第二联由供应商送货人带回，第一联交直配单录入人员按直配单单号顺序整理交财务部。

五、规范涉及表单

序号

表名

货号

用途

存档部门

存档年限

表1

《苏果配送中心商品交接单》

配送中心单据

库配商品

仓管

按月汇总，存档一年

表2

《封签登记表》

固定格式

库配商品

仓管

按月汇总，存档一年

表3

《配送中心商品调拨单》/《苏果超市有限公司批发销售商品清单》

配送中心单据

库配商品

财务

——

表4

《购物广场库配商品差异情况记录表》

固定格式

库配商品

仓管

按月汇总，存档一年

表5

《苏果配送中心门店配送反馈回复单》

配送中心单据

库配商品

仓管

按月汇总，存档一年

表6

《购物广场库配商品差异处理登记表》

999200026

库配商品

仓管

存档一年

表7

《商品验收登记表》

（一）

5004-87

直代配商品

仓管

按月汇总，存档一年

表8

《商品验收登记表》

（二）

5004-87

可销售赠品

仓管

按月汇总，存档一年

表9

《商品验收登记表》（三）

5004-87

不可销售赠品

仓管

按月汇总，存档一年

表10

《商品验收登记表》（四）

5004-87

生鲜原料

仓管

按月汇总，存档一年

表11

《生鲜订货单》

固定格式

生鲜原料

仓管

按月汇总，存档一年

表12

《赠品验收通知单》

5004-85

可销售赠品

仓管

按月汇总，存档一年

表13

《供应商活动联系单》

999200025

不可销售赠品

客服

——

表14

《苏果超市有限公司直（代）配调整单》

5004-234

直代配商品

仓管、财务

——

表15

《华润苏果（）门店收货温度控制检查表》

质量管理部单据

冷藏、冷冻、生鲜商品

仓管

按月汇总，存档一年

表16

《门店待退商品整理装箱单》

5004-236

库配商品

财务

——

表17

《门店库配退货差异处理表》

固定格式

库配商品

财务

——

表18

《苏果超市有限公司直（代）配商品退货单》

5004-235

直代配商品

仓管

按月汇总，存档一年

大业态营运中心购物广场管理部

二零一二年九月二十五日

发文来源：

大业态营运中心购物广场管理部营运支持分部

拟稿人：

分部负责人：

部门负责人：

大业态营运中心负责人：