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管理制度S竣工文件及档案管理办法

（管理制度）S竣工文件及档案管理办法

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程

竣工文件编制及档案整理管理办法

（试行）

四川省交通运输厅交通勘察设计研究院

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程建设管理指挥部

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程

竣工文件编制及档案整理管理办法

（试行）

一总则

根据省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程项目建设单位凉山州交通投资开发有限责任公司与委托管理单位四川省交通运输厅交通勘察设计研究院（以下简称“交通设计院”）的管理协议，为了确保完成省道307线内业资料管理有序，竣工文件编制及档案工作的及时性和完整性，特制定本办法。

（一）目的

为加强省道307线建设管理指挥部负责管理的省道307线建设项目竣工文件编制及档案整理，明确档案管理职责，规范工程建设项目文件的形成、编制、收集、整理和归档工作，统一工程档案的验收标准，确保工程文件的真实、完整、准确、系统的归档，实现工程项目如期进行竣工验收和工程竣工档案的按时移交；充分发挥工程档案在工程建设、管理、运行、维护中的作用，实现标准化、规范化管理，顺利通过工程档案验收，并为工程审计及“工程整体竣工验收”创造条件；根据国家有关工程档案管理的规程、规范和标准等，并结合省道307线建设项目的具体情况，特制定本细则。

（二）公路工程档案是指公路工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（三）本细则规定了各参建单位在工程文件的形成、编制、收集、整理和归档过程中的职责、收集归档范围、质量要求、竣工文件的编制要求以及工程文件的整理、归档以及工程档案的验收移交等要求。

（四）本细则适用于省道307线项目从初步设计图开始，至项目缺陷责任期结束之日止的建设全过程活动过程中工程文件的形成、编制、收集、整理、归档和档案整理及竣工档案验收等。

二依据

（一）交通运输部《公路工程竣（交）工验收办法》（交通运输部2004年第3号令）

（二）交通运输部《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004，JTGF80/2-2004）

（三）交通运输部《关于印发《公路工程竣工质量鉴定工作规定（试行）》的通知》（厅质监字[2008]16号文转发）

（四）交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）

（五）交通运输部《公路水运工程安全生产监督管理办法》（交通运输部令2007年第1号）

（六）四川省交通运输厅《转发交通运输部关于印发<交通建设项目档案管理登记办法>、<交通建设项目档案专项验收办法>、<交通档案进馆办法>的通知的通知》（川交函[2007]857号）

（七）四川省交通运输厅、四川省档案局《关于发布〈四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范〉的通知》（川交办[2002]245号）

（八）《公路工程施工监理规范》（JTGG10-2006）

三名词解释

（一）项目文件

指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣（交）工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸制、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工图文件、竣（交）工验收文件等。

1、项目前期文件

指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

2、项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3、项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。

4、项目竣工图文件

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

图中说明采用电脑打印标准宋体5号字，同一竣工图中不得有两种书写字体，图中除签字外不允许出现手写字。

5、项目竣工验收文件

指项目竣（交）工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。

（二）项目档案

指经过整理、检查、审核、归档后的项目文件。

1、电子文件：

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、原件：

最初产生的区别于复制件的原始文件，即：

具有套红、盖章的文件，或具备真实签名的文件。

3、复制件：

与原件内容相同的复制品。

（三）归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理、检查的文件定期报送档案管理机构（或人员）。

（四）单位、分部、分项工程划分说明

建设项目：

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

单项工程：

指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位工程:

指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位、分部、分项工程的具体划分严格按照《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004，JTGF80/2-2004）附录A的规定进行，经总监办批准（报建设单位备案）后各参建单位遵照执行。

分项工程编号、单位、分部、分项工程划分代码由总监办依据交通部相关文件编制。

四建设各方责任及工作分工

（一）项目建设各有关单位按照《建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》（附件1）的要求分工负责。

（二）建设单位州交投公司负责对省道307线可行性研究任务书等前期文件、工程管理文件、交竣工验收文件、科研文件的收集和立卷。

并负责竣工资料编制及档案管理工作进行监督检查。

（三）根据代建合同，省道307线建设管理指挥部作为省道307线项目的代建单位，负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位等的项目竣工文件编制和项目档案归档，并负责建设期间业主其他档案的归档。

1、省道307线建设管理指挥部综合部负责档案的接收、保管、利用，负责工程管理综合性往来文件的收集、整理、立卷。

负责配合地方政府完成征地拆迁、安置补偿系列文件资料的收集、整理、立卷。

2、合约部、财务部负责支付报表、决算和审计文件的整理立卷，按财务档案规范要求，及时将财务资料立卷并请上级行业档案管理部门验收合格后保存。

收集整理项目变更文件的立卷、归档，协调联系招标代理公司完成招投标全过程资料的立卷移交归档。

3、指挥部负责对各项目交竣工验收工作的宏观管理，组织协调、制定规章制度，监督考核等工作。

负责牵头组织参建单位完成竣工验收“公路工程参建单位工作总结报告”，负责提出竣工验收申请报告，配合州交投公司做好工程竣工决算编制、工程决算及财务竣工决算审计工作，组织档案、环保等单项验收，提交项目执行报告及竣工验收所需资料，协助竣工验收委员会开展有关工作。

4、指挥部统一负责各参建单位的交竣工档案管理。

（1）督促和审核施工、监理、试验检测、设计等参建单位的交竣工档案。

对建设项目交竣工验收的各单位进行培训、指导，解决疑难问题，分阶段及时组织单位工程、分部工程的交工验收。

及时检查竣工文件的收集编制情况，审查设计单位、施工单位、监理单位上报的资料，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等，及时签认或反馈审查结果，完成对各参建单位的初步评价，配合州交投公司按时按质完成竣工文件的编制和归档。

（2）收集和编制建设管理方面的交竣工档案。

包括项目管理往来文件，安全管理系列文件，质量、进度、合同管理文件，计量支付文件，管理制度、办法，报表信息，会议记录、纪要，阶段性工作报告总结、专题报告，其他管理文件，其他综合性重要文件、声像材料等。

（3）配合各主管部门和凉山州交投公司做好交竣工档案编制归档工作。

包括配合质监机构交工验收质量检测工作，配合财务部工程竣工决算及财务竣工决算审计工作，配合凉山州交投公司其他部门相关交竣工资料的编制工作，配合向档案接收部门进行档案交接工作。

（四）设计、施工、监理等各参建单位应成立竣工档案资料编制工作领导小组，负责对本单位在进行工程文件编制、收集、整理和归档等工作中的协调、督促和落实；设立竣工档案资料收集、整理机构和配备相应的人员并报建设单位备案；按合同要求完成各自档案的立卷、编制工作，经上级有关部门检查验收合格后，移交建设单位。

设计单位负责设计基础材料、设计文件、后期服务文件的整理立卷。

施工单位负责施工文件整理、竣工图表编制、立卷，由建设单位组织移交合格的工程档案。

监理单位负责编制、收集、整理、立卷，提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项的全部文件（含监理试验室）和监理工作总结等，由建设单位组织移交合格的工程档案；督促检查工程建设中其监理业务范围内各施工单位工程文件的收集、积累以及真实、准确、完整情况，并对施工文件和竣工图进行审核、签署意见。

监理试验文件由监理试验室负责整理立卷。

（五）项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交工、竣工验收同步进行。

各单位应建立完善文件资料管理制度，根据项目管理要求将文件资料分类管理，特别是需要归档的文件从工作开始就要系统、完整地收集、整理，通过建立各种台账等管理手段进行有效管理，提高档案的利用效果。

建设项目档案的管理，应纳入工作目标考核、有关部门的职责范围内，各单位各部门应有分管领导抓、专人负责组织人员进行平时资料的收集整理和竣工文件的编制工作，并有相应的检查、考核措施。

档案材料要集中统一保存、安全保密、方便查找利用，要防火、防潮、防丢失损坏。

凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件首先由建设单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

项目交工验收前1个月内，应完成文件材料的编制工作。

监理单位负责指导、检查所管辖各施工单位、监理试验室的竣工文件编制工作，对有关竣工文件材料整理立卷工作进行初步审查，并提出初步审查意见；建设单位、交通主管部门档案管理机构组织设计、施工、监理等对有关竣工文件材料整理立卷工作进行预验收，并提出预验收报告。

指挥部按照《中华人民共和国档案法》及有关规定，建立有关档案。

项目建设各阶段的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档。

在向凉山州交投公司办理资产移交手续时，一并将工程档案、财务档案及相关资料按规定份数向凉山州交投公司和有关部门移交。

在设立工程竣工结算会签制时，应将工程文件的编制、收集、整理、立卷、归档移交是否完成作为一项考核指标参与会签，对以合同工程为基础的按进度计划完成工程文件整理、立卷、归档移交，并且归档移交的工程档案齐全、完整、准确，案卷质量符合规定要求和无遗留问题，则给予支付全部完工结算款，否则，完工结算款按相应的合同条款予以处罚。

五项目竣工文件的编制

（一）总体要求

1、各单位应指定专人，依照本办法，及时收集、整理有关资料，符合立卷要求的文件应及时立卷。

2、编制竣工文件要认真负责，实事求是，确保竣工文件的完整、齐全、准确，达到真实、全面地反映工程建设实际情况的要求。

3、指挥部和监理单位应对编制好的竣工文件进行真实性、完整性和准确性审核，发现不准确、遗漏或短缺时，应根据建设项目实际情况，督促编制责任单位进一步收集、完善所缺少的重要文件并及时修改。

（二）文件质量要求

1、档案文件必须具备一套完整的原始件（传真件、作为附件的被转发文件除外）。

2、数据准确，相互关联的数据对应无误。

例如，测量记录和试验报告上的数据，应与对应的现场检表、分项工程评定表中的数据（包括签字时间）一致。

3、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

4、归档的文件材料不得用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。

文件材料中需用手写的地方如原始记录、签名等，应使用黑色或蓝黑墨水书写。

5、对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的非A3幅面文件应适当补镶或折叠成210㎜×297㎜（A4）规格，小于A4规格的文件，可用高度与A4纸张相同的纸条在文件左边镶补（左、下边对齐），象水泥的出厂证明这类比A4纸小得多的，可多张排列贴在一张A4纸上；大于A4纸张的少量文件应进行手风琴式折叠；单独成册组卷的竣工图、计量表及其它资料属A3幅面，不做手风琴式折叠，装盒时，超宽部分整体叠覆于案卷封面之上，放入案卷盒中即可。

6、不易保存的文件应复制，复制件放在原件后立卷；电传文件也应复制归档，并加以说明。

对不符合上述5.2.4项规定的纸质资料，比如用圆珠笔书写的，电传文件（使用易划破的传真纸的）应复印，复印件紧接在原件之后，并加以说明；复印件要求清晰可辨，文字居中，不能有黑色斑底出现，在进行本卷编号时，其页号不能与原件重号。

7、竣工文件中的图表和文字说明，一律使用国家法定计量单位和符号。

8、工程文件有责任人签字部位必须由责任人本人按照身份证的姓名签字，不得使用化名，严禁代签或用印章代替签名；签名时应注明日期。

9、工程文件有责任单位签字盖章部位必须由责任单位责任人签字，并加盖该单位的现场派出机构的公章。

（三）文件资料要求

1、各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行。

2、竣工文件中的文字和表格部分，纸张统一为A4（文字297mm×210mm）号纸或A3（表格297mm×420mm），竣工图统一为A3纸，页边与文字间隙为：

装订边距不小于25mm，其余为10mm。

在A3纸不能表达一个构筑物时，可以沿A3纸长边加长。

3、声像、图片档案应分类别统一编排、单独成册按国家标准要求装入声像、图片档案盒。

声像档案的整理要进行分类、组合、排列和编目，具有系统性，便于保管和利用。

文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等，数码图片和摄录资料还应刻录成光盘装入相应的档案盒保存；声像材料应有必要的编辑及准确生动说明，以展示工程建设形象。

（四）竣工图表的编制

1、竣工图表由施工单位编制，竣工图的套数按附件1中保管单位数确定，每个保管单位一套，均为原件。

报送交通运输厅公路局档案馆的竣工文件材料按附件2编制整理。

2、竣工图表每册的组成内容应包括封面-目录-编制说明（分册的装订在第一册）-竣工图表。

竣工图按7.4.2条编制成册并且只归档本合同段与工程实体一致的竣工图。

竣工图表的排列顺序可参照设计文件，一般是表在前图在后。

3、竣工图表的编制应准确、系统、完整、统一，真实反映工程竣工时的实际情况，图中所有数据如跨度、长度、宽度、厚度、高程、坡度、角度及曲线要素等都必须与竣工部位符合。

要特别注意将隐蔽工程的各部尺寸、高程和地质情况在竣工图中标注清楚。

4、所有竣工图不论与原设计图有无变化，均应按统一的图框格式在AutoCAD平台上绘制（竣工图式样见附件4）。

若按原设计图施工未发生变化的，竣工图按原设计图绘制；因变更对设计图纸改变的，则按变更后的实物重新绘制；竣工图的说明，应按实际施工情况使用竣工语言如实描述，尤其是未发生变更而参照原设计图重绘者，更应注意。

竣工图发生变更的地方，应在说明中注明变更依据和变更日期（变更令的编号）。

即：

本图是依据原施工图XZXZx（原图号）和XZXZXZ设计变更通知及现场施工的实际情况（重新）编制而成。

5、竣工图所用的图例、图幅、比例尺、字体和字号一般应与原设计图保持一致，竣工图日期为该工程竣工时的日期。

施工图没有变动的，也应按上述竣工图编制要求更新图框内容。

6、竣工图内容

竣工图主要内容包括路线、路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护、交通安全设施、服务设施、绿化工程等。

重复使用的标准图、通用图单独成册，但必须在备考表中加以说明参见图号，指明该图所在位置。

7、竣工图编制时限

每个单位工程如路基、路面、桥梁等完成后3个月之内应完成其竣工图的编制，各独立的分部、分项工程如小桥、涵洞通道、排水、防护工程等完成后应及时编制竣工图。

六项目文件的整理

（一）建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、设计、施工、监理等）进行整理。

其组卷要求：

1、建设项目征地拆迁文件、招标文件、投标文件、评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料，应由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。

2、建设项目设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等，由设计单位和建设单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。

3、建设项目施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。

其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志、质量缺陷（问题）认定处理及中间验收等及有关工程质量、进度、安全、水保环保等来往文件，由施工单位按合同项目的单位（单项）工程或分部（分项）工程和专业及阶段结合问题、年度、保管期限等分别组卷。

各项施工原始记录、监理签认的质量保证文件材料等，按路线前进方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。

施工文件要能够系统、完整、准确反映施工管理全过程。

4、建设项目监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与业主及各参建单位的来往函件、监理月（周、年）报、监理日志，由监理单位按合同项目结合问题、文件类型、年度、保管期限等分别组卷；监理大纲、监理规划、监理细则、监理（总结）报告及其审核或批复意见，由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。

监理文件要能够系统、完整、准确地反映工程监理活动。

5、建设项目安全监测、测量、水保环保、试验检测等责任单位形成的文件，分别由各责任单位负责整理。

其中月（周、年）报、日志分别按年度组卷；各种抽检原始记录、各种正式成果、报告及与业主和各参建单位的来往函件等分别按合同项目结合单位工程（含分部、分项）、文件类型、问题及不同的专业、保管期限分别组卷。

6、组卷要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。

7、卷内无重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

（二）卷内文件的排列

1、管理性文件按问题或重要程度排列。

2、项目工程技术文件按管理、依据、施工程序、工程质量评定、试验检测、证明材料等排列。

3、设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

4、竣工图按里程、专业、图号排列。

5、卷内文件一般批文在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后。

6、技术文件与文书档案有交叉的，整理时发文以文书档案为主，收文以工程竣工档案为主。

（三）案卷编目

一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。

案卷编目包括编写页号，填写卷内目录和卷内备考表，编写案卷封面和案卷目录。

1、编写页号：

卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号；折叠后的图纸页号一律编写在图签栏外右下角；编写的页号距离纸张边缘一般在1cm以上。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、卷内目录的编制

卷内文件一般以每份文件为单位形成。

综合类文件正文与附件为一份，原件与复制件为一份，转发文件与被转发文件为一份，正文与发文稿纸为一份，来文与复文各为一份；工程施工类文件开工申请单为一份、施工组织设计报审表及附件为一份、施工技术方案报审表及附件为一份、施工放样报验单及附件为一份等；工程监理类文件每份会议纪要为一份，每份监理报告为一份，每个分项（分部、单位）工程质量检验评定表为一份，每本监理记录为一份等。

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成；排列在卷内文件材料的首页之前。

（1）序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1依次标注，不编虚位（即“1”不编为“001”）。

（2）文件编号，填写文件或图表的文号或编号。

（3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采用通用的标准简称。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

若名称太长的可填通用的标准简称，但要加注解。

以个人名义制发的文件，应填写作者姓名。

有多个责任者时，选择主要责任者，其余用“等”代替。

（4）文件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“[]”括上。

如文上文件标题中没有“××××工程”，则在填写卷内目录时应在原文件标题前加“××××工程”，原文件标题照录并用引号引起。

原文上文件标题不全或过于笼统或太简单不能确切地反映文件内容（含附件的内容），应根据文件的内容重新拟写一个符合文件内容的标题，对增加的部分采用中括号即：

[]括上。

（5）日期，填写文件材料的形成日期，且每件文件以最后一个签字落款的日期作为该件文件的形成时间，用8位数字表示（格式如“20100905”）。

（6）页号，填写每份文件首页上标注的页号；最终件注起止号（如“50-55”）。

（7）卷内目录一式两份，一份随案卷装订，另一份按档号装订成册，便于卷内文件检索。

3、卷内备考表的编制

（1）卷内备考表排列在文件材料的尾页之后。

（2）说明包括：

卷内材料的件数、页数以及在组卷和提供使用过程中需要说明的问题。

（3）立卷人应由责任人立卷手写签名，不得打印，并填写完成立卷的日期。

（4）检查人应由监理或建设单位的案卷质量审核者手写签名，不得打印，并填写审核的日期。

（5）互见号应填写反映同一内容但形式不同且另行保管的档号。

（6）卷内备考表中应对现有施工桩号与所在公路的统一里程桩号进行说明。

形式如：

本案卷共__页，其中文字材料页，照片张，图纸页，表格__页，及其它需要说明的问题。

（7）

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

4、案卷封面的编制

案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。

（1）案卷题名，由立卷者编制，应简明、准确揭示卷内文件的内容，结构完整、文字通顺、标点正确，字数不超过50个字。

其基本格式为：

起讫桩号（或中心桩号）+工程名称（或分项工程名称）+本卷主要内容+文种（如报告、批复、检验单、图等）。

不得出现如“LJ1合同段”等字样的名称，居左，楷体，22磅字号。

。

（2）立卷单位，填写负责组卷的部门（应填写法人单位全称）。

（3）起止日期，填写案卷内文件形成的起止日期（格式如20090425—20090925）。

（4）保管期限，填写组卷时划定的保管期限（按附件一规定）。

（5）密级（暂不填写）。

（6）档号，由全宗号、大类号、属类号、项目代号案卷顺序号构成。

档号编制按下列图示填写：

A—B·C·D·E·F—G（注意：

分隔点在中间）

A—全宗号（单位代号）：

西昭路采用XZ表示；

B—大类号：

项目属于公路工程类，用GL5表示；

C—属类号：

公路属道路类，用1表示；

D—项目代号：

用1表示；

E—立卷单位代号：

本项目建设单位用JS表示，设计单位用SJ表示，监理单位用合同段号JL1、JL2表示，监理试验室用合同段号JLSYS表示，施工单位用各自合同段号如LJA～LJD、LME、LMF表示。

F—小类号：

按照川交办[2002]245号文附件《交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期