北京邮电大学电磁环境测试评估实验室管理规范.docx
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北京邮电大学电磁环境测试评估实验室管理规范
北京邮电大学电磁环境测试评估实验室业务执行管理规范
第一章 业务受理及商务管理规范
1、市场商务部门应做到及时掌握各省已建、在建、拟建基站数量，并准确掌握各省已监测及拟实施监测的基站数量，定期（不长于一季度）以书面形式总结上报。
2、积极学习有关电磁辐射监测的政策及法律法规，并关注政策的调整，及时总结汇报。
3、长期维护与运营商及地方环保部门的良好关系。
4、公众服务部的专家坐席人员，应保持足够的公众交流能力，以饱满热情的服务态度面对公众。
5、专家坐席人员必须掌握丰富的电磁辐射专业知识，熟悉并能有效解答公众各类问题咨询。
6、商务市场部门负责起草与运营商等有关机构的制式商务合同，报理事会审批后执行。
7、商务市场部门在遇到超越制式合同的合同约定时，应事先报理事会核准后，方可确认签署。
8、市场商务部门应准确掌握实验室测试力量的分布和已有任务量，以及当前冗余状况，确定与客户签定合理的合同进度。
9、坐席人员受理公众业务时，须对受理业务的地点、时间及公众拆求受理原由进行登记，并填制《受理委托书》（见附表1）。
10、公众服务人员受理并登记后，须在24小时内将填制的《受理委托书》转至商务管理中心。
11、专家坐席人员无论其学术地位、职位、职称为何，均需通过实验室组织的统一培训，考核合格后方能上岗。
第二章 测试业务规范及要求
1、实验室及各省分中心的测试工作需严格按照北邮实验室制定的《测试流程之移动基站监测规范》（见附件2）开展。
2、现场测试人员进行现场工作时，应统一着装、佩带工牌、持上岗证，同一测试现场不得少于两名测试人员。
3、现场测试人员对测试的现场环境条件确认符合后，才能开展现场测试工作。
测试现场环境条件主要包括：
（1）测试环境条件（如温度、湿度等）是否满足要求；
（2）是否有强磁场、强烈震动影响检测设备的正常使用。
4、测试人员在测试时将测试结果的数据保存在测试设备中的同时填写《现场原始记录表
（一）、
（二）》（见附件3）。
5、工作人员必须在现场测试结束后2小时内通过实验室专用网络及专用输入设备上传测试结果。
移动通信基站信息、现场测试条件、基站周边环境等信息，应于测试工作当日按照填报要求在网络通讯平台上填写。
（《监测报告》详见附件4）
6、测试人员公众交流。
测试人员在进入社区及执行入户测试时，均将与公众发生近距离交流。
测试人员必须按照本次任务规定的公众交流事项进行公众交流，宣传电磁辐射科普知识，引导公众形成正确的辐射安全认知。
若本次任务中未含有公众宣传事项，又遇到公众询问时，测试人员应耐心、简约地与公众正面交流。
7、公众冲突事件处理。
对于受理的已发生冲突事件的测试业务，测试人员在接受任务后进入事件现场，应恪尽职责、正面引导、努力化解；测试中引发冲突事件，测试人员应与公众耐心交流，正面引导，努力化解，当冲突出现激化倾向时，参照《事故、突发事件应急预案》（附件5）执行有关动作。
第三章 审核及生成测试报告
1、测试人员须按照真实原则要求填写数据，并签署。
所有实验室及分中心实验室测试人员均应将个人的签名在数据中心留样存底。
2、数据中心在每周收到原始记录后，即时开展原始数据与网络上报数据的比对工作。
上报数据比对合格后，分中心通过网络平台可生成并打印监测报告。
监测报告经测试人员签署后以特快专递的形式寄回数据中心，并由数据中心复核。
复核合格的监测报告，由数据中心签发。
3、比对、复核中发现问题，应仔细分析产生问题的所有潜在原因，并对测试流程进行改进和完善。
潜在原因可包括：
客户要求、方法和程序、员工的技能和培训、设备及其校准等。
若出现测试执行人员责任心不强、故意弄虚作假的情况，将对有关人员予以严厉惩罚，并视情节轻重扣截其所在省分中心实验室承担机构交纳的保证金。
4、市场商务、公众服务、对外合作等部门及测试人员应积极收集客户反馈意见，特别是服务质量方面的意见，汇总到技术管理中心。
5、技术管理中心及对意见建议进行分析，提出改进措施，报理事会审核。
6、实验室将尽可能以书面方式对反馈意见作出答复。
7、公众服务部专家坐席人员负责受理客户投诉，并反馈给技术管理中心处理。
第四章 设备管理
1、仪器设备的购置
仪器设备的购置应根据长远规划和实际需要进行购置,经实验室主管领导签字同意后由综合管理中心负责购置。
移动基站测试工作中，须配备的仪器设备包为：
电磁辐射测试仪、测距仪、温度计、湿度计等测试仪器及无线上网笔记本电脑、台式电脑、电话、传真机、打印机、扫描仪、上网设施（最低1Mb）等办公室设备。
设备的购置应选择有质量保证能力的供应商。
2、仪器设备的验收
由综合管理中心组织技术管理中心对新购置的仪器设备进行开箱验收，随机资料交数据中心存档，验收合格的设备填写验收单。
验收过程中如发现订购单与装箱单不符，或仪器性能指标达不到要求时，由综合管理中心负责与供应商联系，并将情况汇报理事会。
如在验收调试时，发现仪器有质量问题和缺少附件等，索赔工作必须在索赔期内完成。
验收报告、产品合格证、装箱单、使用说明书收入仪器设备档案。
3、仪器设备的状态标识
实验室每一台设备应有具有唯一编号，并标识表明其状态，防止设备超周期、超范围使用，并有利于监督检查。
所有标识内容，必须填写完整。
标识贴在设备的明显部位上，更换时，撕掉或覆盖原标识，在同一位置上贴上新的标识。
4、仪器设备的使用
仪器操作人员要经过培训合格后，方可进行操作，进修、实习人员不得单独进行操作，否则应追究相关人员的责任。
仪器设备设有一名保管人员。
不允许私自外借仪器设备，因工作需要在进行调拨时，应通过综合管理部办理调拨手续。
不得使用无标志、不合格、没有检定或校准的仪器设备。
操作人员应严格按照仪器操作规程和说明使用仪器，禁止超负荷、超规定使用。
建立仪器设备使用登记制度，仪器在使用前要进行检查，使用后要如实填写仪器运行记录，记录年终收入档案中存档，其内容包括：
a.工作内容：
填写检测项目；
b.使用前后仪器状态：
仪器在使用前后，如正常，则填写“正常”，如发现仪器有问题，应填写异常并填写异常情况记录；
c.使用人：
使用仪器人员签名；
d.使用日期及时间：
填写使用仪器时的年﹑月﹑日和具体时间；
e.异常情况记录：
如使用过程中发现仪器有问题应如实记录仪器在使用过程中所出现的问题。
当设备在使用中发生以下情况，应立即停止使用：
超量程；误操作；出现故障；功能有缺陷或有疑问。
5、仪器设备的维护﹑保管和修理
操作人员应自觉爱护仪器设备，仪器设备要摆放整齐，外表干净整洁，放置环境要保持清洁卫生。
长期不使用的仪器，每个月应开机运行一次，使仪器设备处于正常状态。
仪器出现故障应及时送检维修，并做好维修记录。
6、分中心测试设备采购、验收及检定由实验室统一组织实施，设备使用、维护参照上述规范执行；其它设备采购、验收、使用、维护由分中心参照上述规范自行制定相关管理制度。
7、仪器检定
按照国家或行业检定规程，将计量器具和仪器设备送到计量检定部门进行检定，并记录检定结果。
设备管理员应在设备检定期满前5个工作日，通知分中心将仪器送至有检定资质的单位进行检定。
8、仪器设备的降级与报废
仪器设备经多年使用或因事故损坏,致使精度下降而又无法修复的可申请降级或报废。
降级或报废的设备由使用部门提出申请，综合管理中心组织有关人员进行技术鉴定，经理事会批准后执行。
确定降级和报废的仪器设备，由综合管理中心办理降级使用手续或报废消帐手续。
9、仪器设备一般不得借给外单位。
10、实验室及实验室各省中心因工作中（或现场工作）缺少测量设备需借用其他单位的测量设备时，为了保证使用这些测量设备的工作结果准确可靠，规定如下：
（1）这些测量设备必须带有有效的检定证书或校准证书，保证相应的准确度；
（2）在测试记录中注明这些设备的名称、型号/规格、制造号、所属单位名称；
（3）经由实验室主任及各省中心负责人同意后方能借用。
第五章 人员管理及培训
1、实验室员工招聘
（1）新进员工的聘用，根据业务需要，由综合管理中心统筹计划，呈报批准。
（2）实验室及各省分中心测试人员任职资格：
必须具有本科（含）以上学历或工程师（含）以上职称；必须持有本专业测试上岗证。
（3）实验室使用临时聘用人员、其他实验室人员时，应确保这些人员能够胜任，其工作受到监督并符合本实验室管理体系的要求。
使用正在培训的人员时，要安排适当的监督人员。
2、新员工岗前培训
（1）基础教育：
实验室及省分中心心简介、劳动纪律、安全和环境意识；相关的法律法规和管理体系基础知识等的培训。
（2）专业基础知识、工作职责、工作内容。
（3）岗位技能：
熟悉管理活动的培训；测试流程、工作原理的培训；仪器设备性能、使用和操作及安全事项的培训（试岗位不同，培训内容做适当调整）。
3、省分中心实验室测试人员由实验室组织培训，考核合格后取得上岗证后，方可开展工作。
其他人员管理由省分中心自行决定。
4、培训程序
（1）各部门负责人根据各专业发展的要求报培训计划，填写《人员培训计划表》（见附件6），由培训部统一安排。
（2）内部培训由综合管理中心统一组织安排培训工作。
技术部负责组织技术人员授课或聘请相关的老师授课。
（3）培训实施过程中，综合管理中心做好培训考勤记录，并组织考试或考核工作。
（4）考试或考核后，综合管理中心负责将考试（或考核）成绩填入《人员考核记录表》（见附件7）。
（5）综合管理中心负责收集、保管和归档各种培训记录，并将职工培训情况及时归入技术档案。
测试人员上岗证由数据中心登记备案。
5、考核
（1）测试人员考核合格，取得的测试上岗证后，应在数据中心进行签字留样。
上岗证应在数据中心统一登记备案。
（2）实验室每年对工作人员进行一次年终考核，考核工作由综合管理中心统一组织，由各省分中心和相关职能部门配合实施，考核结果应在人员档案中存档。
第六章 文档管理
1、实验室技术文档由技术管理中心负责管理，商务合同、合约、协议应在综合管理中心备案，其他商务、行政文档由综合管理中心行政办负责管理。
2、各省分中心应设置专职人员按照实验室的要求进行文档管理。
3、实验室应建立、实施和保持与其活动范围相适应的管理体系；应将其制度、计划、程序和指导书制订成文件，并达到确保实验室测试结果质量所需的程度。
4、合同管理
合同签定时应进行编号；完成测试工作的合同，应从商务管理中心转至综合管理中心存档备查。
5、测试原始记录及监测报告
（1）每份测试原始记录应有唯一编号。
各省分中心现场测试时，应填写两份测试原始记录，一份于每周五以特快专递的形式将测试原始记录邮回数据中心进行比对后存档；另一份留存分中心。
（2）监测报告应编号，内容相同的监测报告编号相同。
综合管理中心应对数据中心签发的监测报告进行登记，并留存两份报告。
6、仪器设备档案
（1）设备中心负责仪器设备档案的建档和管理工作，并建立仪器设备总台帐，每台仪器应有唯一的仪器编号。
（2）仪器设备档案应包括如下内容：
设备及其软件名称；制造厂名称、设备型号/规格、编号；到货日期及投入使用日期；验收记录；使用说明书；安装调试记录；历年检定或校准检定证书与记录，下次检定或校准日期；设备使用、维修、保养记录；损坏、故障、调整和修理的履历。
建议使用质量技术监督局编制的《仪器设备技术档案》。
7、人员档案
（1）综合管理中心由专人负责实验室人员技术业绩档案。
人员技术业绩档案采取计算机动态管理和分别立卷相结合的方式。
（2）人员技术业绩档案内容包括：
学历证明、技术职称证书、测试员证、主考人证、进修/结业证明、科研成果获奖证明及技术聘书、论文、培训记录、考核记录等。
8、会议记录管理
（1）商务会议、采购会议、业务会议、培训计划会议综合管理中心负责做好商务、采购、业务、培训计划等会议的组织工作，做好会议记录并存档管理。
（2）会议记录应至少包括：
会议地点、时间、参会人员、会议主要内容参会人员主要发言等。
第七章 省分中心管理
1、北邮实验室面向全国开展测试服务，为此在各省设置分中心实验室。
2、分中心实验室是实验室总部在各省的实地测试执行机构，其业务执行由中心实验室总部布置，各省分中心实验室须按实验室总部的指令执行各项工作。
3、实验室总部向省分中心实验室下达工作任务时，应明确该项工作的服务收费标准、工作流程及质量规范，以及进度要求，以及投入的人员设备设施要求，指令以书面形式下发。
各省中心接到指令后，要在指定的时间内进行回复确认，无正当理由未回复者，视为违规。
4、实验室总部在各工作省份均派驻驻省管理员，负责指挥各省分中心测试人员开展测试业务。
各省中心测试人员均须无条件服从实验室总部驻省管理员的业务指挥。
5、驻省管理员负责传达实验室总部对业务执行的各项要求，并有权监督测试人员严格遵照执行，对拒不执行或抵制纠正指令的省分中心测试人员，驻省管理人员可向实验室总部汇报说明情况，提出处罚建议。
6、对驻省管理员上报的测试人员违规情况，实验室总部会同省分中心共同核实纠正，实验室总部将参考驻省管理员的处罚建议，对省分中心相关测试人员作出处罚决定，并最终对省分中心作出处罚决定。
7、实验室总部将定期或不定期检查省分中心的各项管理工作和制度执行情况，对违反管理制度，进行处罚。
8、实验室总部将根据省分中心实际执行的业务量，在规定的时间内，向省分中心结算业务执行收入款项，若有迟滞，每日按1‰支付滞纳金。
9、分中心未按进度完成任务，将依约支付赔偿金。
第八章 驻省管理人员
1、驻省管理员应严格执行实验室总部的各项指令，完成各项工作任务。
2、驻省管理员由商务管理中心管理，其工作职责还包括：
本省市场跟进，直至签约；本省测试业务现场组织指挥；测试报告论证会组织；有关环保部门、省运营联络、协调；结算推动。
3、驻省管理员需按实验室总部要求布置、指挥各省分中心测试人员开展测试工作。
4、驻省管理员要及时将本省工作情况上报实验室总部。
5、驻省管理员以周为时间单位，将本省分中心的测试进度、完工量、未完工量、及其它情况上报实验室总部。
6、驻省管理员负责测试队伍进入测试地的安排联络工作，要在测试队伍到达测试地前为测试队伍联络好食宿及车辆安排。
第九章财务管理
1、制定实验室的财务管理细则。
2、财务部于每月25日前向理事会提交次月的财务预算。
3、财务收支预算被审核通过后，应严格按照审批后的财务预算审批各项财务收支。
财务部人员必须按照总经理的指令与预算允许额度双符合的原则执行各项支付。
采购设备项的支出，除符合预算额度外，还须有有效经济合同作为依据。
4、财务部在次月5日前向理事会上报当月财务收支决算和所要求的现金收支流量表、经营统计表和资产负债表、损益表。
5、配合商务部与运营商、分中心、合作单位进行对帐，并办理各类结算业务。
6、参照附件8制定有关报销、出差借款、零星采购的细则，并实施。
附件1
受理委托书
委托编号：
委托方
单位
名称
（全称）
地址
联系人
电话
传真
E-mail
个人
姓名
电话
传真
E-mail
检测类别
□委托检测□仲裁检测□其他：
监测对象
数量
地理位置
委托日期
年月日
要求完成时间
年月日
客户提供的资料目录
检测项目
电场强度
检验依据
1、《电磁辐射环境保护管理办法》国家环保局令第18号
2、《辐射环境保护管理导则电磁辐射监测仪器和方法》HJ/T10.2-96
3、《移动通信基站电磁辐射环境监测方法》（试行）环发[2007]114号。
保密要求
□要求对委托方上述信息和文件保密□无保密要求
委托单位
（代理人）或
委托人
签字
200年月日
北京邮电大学电磁环境测试评估实验室（代理人）
签字
200年月日
附件2
测试流程规范
测试阶段
工作内容
测试准备
人员
统一着装，佩戴工牌，持证上岗；每组至少两人。
设备
监测前检查相关设备的工作状态是否正常（包括检查电池是否充电，是否有备用电池，仪器时钟时间是否正确等，是否可正常测试等）。
查看笔记本电脑时钟是否正确；
在电脑中新建存储监测数据的文件夹，文件夹名称为基站编号；
再新建TP（图片）、SJ（数据）两个子文件夹存放现场照片及监测数据；
用点位编号命名TP文件夹里的图片，相关监测数据存放文件以基站编号命名。
笔记本电脑必须配备无线上网卡。
车辆
确定用车方式（自带、租用、客户提供等）；
自带车辆应检查车况、确定司机人选，测试人员不得兼当司机；
租用的车辆时，应认真检查车况、车辆应有保险。
备案
向相关管理部门申报出差计划，支取出差费用
现场测试
现场记录
内容
基站基本信息
（由运营商提供）
基站名称、编号、建设单位、地理位置（经纬度）；
基站类型、发射机型号、发射频率范围、标称功率、实际发射功率、天线数目、天线型号、天线载频数、天线极化方式
天线架设、天线离地高度、钢塔桅类型（钢塔架、拉线塔、单管塔等）、天线方向角、天线俯仰角、水平半功率角、垂直半功率角等
监测条件
环境温度、相对湿度、风向、风力
监测开始结束的时间、监测人员、测量仪器名称型号。
监测结果
包括：
以移动通信基站发射天线为中心半径50m内的监测点位示意图，标注基站和其它电磁发射源的位置
原始监测数据：
测试一个结果，就在原始数据记录表上记录一个。
点位示意图的格式要求：
用WORD、AUTOCAD等软件作图，然后截屏保存成JPG格式，JPG大小是为700*520；也可手动作图进行扫描。
应对基站、敏感点、其它辐射源及基站周围环境拍照，照片大小也设置成700*520。
同组测试人员中，一个人填写现场记录，另一人校核。
分中心的现场记录需填写两份，一份留存分中心，一份邮到北邮实验室，每周周五寄送一次。
点位选择
监测点位原则上优先布设在天线主瓣方向上（每个上方向点位布设方法相同）距离发射天线5米、10米、15米、20米、25米、30米、35米、40米、45米、50米的位置各布设一个监测点位。
发射天线为中心半径50m内有保护目标的（居民、办公楼、学校、医院等），优先布设公众可以达到的距离天线最近处。
点位选择
确定监测点位后，由校核人员进行审核，布点合理方可进行测试。
现场测试
探头与测试人员之间距离不小于0.5m
室内监测，一般一套房屋选取房间中央位置布设一个点位，必要时在阳台中央位置增加一个点位，点位与家用电器等设备距离不小于1m。
在窗户位置朝向天线主瓣方向的需进行监测，探头尖端应在窗框界面以内。
楼顶的基站，在楼顶公众可活动范围内布设监测点位，
监测时间和读数
每个测点连续测5次，每次监测时间不小于15s，并读取稳定状态下的最大值。
测量高度
测量仪器探头尖端距地面1.7m。
仪器操作
进行仪器操作之前，测试人员应关闭手机、电脑等存在电磁干扰的辐射源。
安装探头
将探头插口的红点对准仪器顶端的插口红点小心插入
开机
按
键3秒，仪器开机处自检后进入测量。
测试前，应删除仪器中所有的监测数据。
控制和操作
按
键进入主菜单按键，更改为
通过按屏幕上
对应按键，更改为
根据测量所需要的数据，也可通过按屏幕上
对应的按键，更改为
按
键返回到测量界
数据记录有两种方式：
方式一：
手动记录，通过按屏幕上
对应的按键，使测量数据保持不变进行记录
方式二：
存储记录，通过按屏幕上
对应的按键，能够使当前的测量数据存储到仪器闪存记录器里（注：
最多存储5000个数据）。
数据的调出通过按
键进入主菜单，如图一，再按屏幕上
对应的按键进入存储数据界面，再按
键打开记录的数据。
关机
拔出探头
拔出探头时请握住探头插口的金属外套筒向外轻拉。
（注：
在没有关机的情况下，不可拔出探头）
数据处理
现场异常值取舍
在某一点位测试时，如测试值出现较大辐波动（即某一测试值大于或小于平均值的25%），应重新测试，并从测试仪器中删除异常值。
如测试值异常偏大，应考虑是否受其他辐射源（如行人手机等）影响，仪器是否出现故障；测试值异常偏低时，应考虑基站是否正常工作，仪器是否出现故障等。
在现场记录中应作出记录，并说明异常的原因。
监测数据文件生成
完成一个基站的测试后2小时内，将测试仪器与电脑相连，通过NBM550O电磁辐射分析仪数据库系统，将仪器中的监测数据生成系统加密文件，并将文件保存在“测试准备”阶段建立的“SJ文件夹”里，同时删除测试仪器中所有的监测数据。
监测报告
报告填写
测试人员登录网站，在线填写监测报告相关内容，包括基本信息（可提前填写）、监测点位图、监测结果及结论等，其中，监测结果只能从上述生成的系统加密文件的导入在线数据库。
报告上报
测试人员对填写内容进行自审，确信无填写错误后上报中心实验室。
每个基站的监测数据，必须在完成监测后1小时内上报。
报告审核
中心实验室对上报的监测结果进行审核，发现问题及时与测试人员联系，如系测试过程中出现问题，立即安排重测。
将原始记录与上报信息进行校对，准确无误，视为审核合格
报告生成
审核合格后，监测报告由在线数据库自动生成，其中，报告中的监测数据通过网页上传至数据库。
报告打印
报告通过审核合格后，可由分中心与中心实验室打印成纸制报告。
由分中心打印的报告，经相关测试人员、审核人员签字后，邮寄到北邮实验室。
报告复核、签发
纸制报告邮寄回中心实验室后，进行复核，复核合格后签发
附件3
现场原始记录表
（一）
基站基本信息
基站名称
编号
建设单位
建设地点
类型
发射频率范围
天线离地高度
钢塔桅类型
监测条件信息
监测时间
年月日：
～：
测量仪器型号
天气状况
测量仪器编号
环境温度
～℃
探头（天线）型号
相对湿度
～％
探头（天线）编号
基站环境监测点位示意图
注：
本表格由现场监测机构根据现场情况填写，不得漏项，对内容负责，并按有关规定存档。
现场原始记录表
（二）
基站名称
编号
监测结果
序号
监测点位名称
点位与天线的直线距离
监测值（单位：
）
E=E±σ
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
测量人校核人校核日期
注：
本表格由现场监测机构根据现场情况填写，不得漏项，对内容负责，并按有关规定存档。
附件4
北京邮电大学电磁环境测试评估实验室
监测报告
字 第 号
项目名称：
委托单位：
升级会员 