12行政管理办法.docx

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12行政管理办法

1.2行政管理办法

1.2.1行文管理办法

第一章总则

第一条目的：

为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本办法。

第二条定义：

公文是指各部门正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。

第三条管理部门：

综合管理部负责公司公文的管理。

第四条适用范围：

本规定适用于公司各部门。

第二章公文种类

第五条公司的公文按用途划分为九类：

一、决定：

对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定等事项。

二、通知：

批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，人事任免，传达要求下级部门办理和需要有关部门了解或者执行的事项。

三、通报：

表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。

四、批复：

答复下级部门请示事项。

五、意见：

对重要问题提出建议和处理办法。

六、报告：

向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

七、请示：

向上级请求指示、批准。

八、会议纪要：

记录、传达会议情况和议定事项。

九、函：

平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。

第六条公文按层级划分为三层：

一、集团级公文：

由中铁地产集团统一发文，包括转发政府、总公司通知、意见、制度、办法、决定、活动等重要公文。

二、公司级公文：

由公司统一发布的公文，包括部门调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由执行董事或总经理签发。

三、部门级公文：

各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。

第三章公文格式

第七条公文一般由发文单位标识：

发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。

一、紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。

二、发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。

三、发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

四、公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

五、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。

六、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

七、签发人要求签署姓名，清晰可辨。

签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

八、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

九、公文应当标注主题词。

十、抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第八条编号规则：

一、公司级公文由行政人事部根据管理权限统一编号，编号格式为：

地合综[年份]000号。

二、部门级公文由各部门自行编号，编号格式如：

财务部—成财发[年份]第XXX号。

三、联合行文的编号按主办部门编号规则编列。

第九条字型、字体与间距标准：

一、大标题：

宋体二号加粗

二、文档号：

仿宋体三号

三、正文：

仿宋体三号

四、主题词：

黑体三号

五、抄送：

仿宋体三号

六、页码：

宋体四号

七、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm），左侧装订，公文页面上间距为30mm，下间距为20mm。

第十条由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页第1-4行顶格处标识“（此页无正文）”。

第十一条公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。

第十二条公文行文规则：

一、行文应当确有必要，注重效用。

二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，一般不得越级请示和报告。

三、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。

“报告”不得夹带请示事项。

第十三条草拟公文应注意以下事项：

一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。

二、情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。

三、公文应当根据发文目的、发文部门职权、与主送部门的行文关系确定。

四、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应具体到年、月、日。

发文办理流程

第十四条公司级公文

一、公司级公文由综合管理部起草，统一格式并编号，使用拟文稿纸由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交执行董事或总经理签发。

二、综合管理部负责公文的编号、分发和登记。

在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。

第十五条部门级公文

一、部门单独发文：

属部门职权范围内的事务，由相关部门责任人起草、签发。

二、部门联合发文：

涉及其他部门职权范围内的事务，主办部门应当与相关部门联合发文，并由主办部门起草，经部门审核后，交相关部门共同签发。

三、公文发布部门对以下情况承担责任：

越权行文；公文内容涉及其他部门而未送交其他部门会签；与相关部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：

公文本身存在较大矛盾或失误。

各部门向其他部门发文应严格遵循归口管理原则。

四、公文会签部门对以下情况承担责任：

越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。

第五章收文办理流程

第十六条集团公司下发文件统一由综合管理部资料员收文，收文后填写交由公司主管领导批阅各部门收到公文后，应及时登记、传达。

第十七条各部门收到公文后，应当进行审核。

重点为：

是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。

第十八条经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送相关负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

第十九条各部门对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。

确有困难的，应及时向发文部门说明原因。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回发文部门并说明理由。

第二十条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。

第六章公文归档及管理

第二十一条公文发布完毕后，根据公司《档案管理办法》和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。

因工作需要确需保留复印件的，需征得部门经理同意后，在档案室办理登记，保留复印件。

第二十二条公司级公文发布后原件由综合管理部存档。

部门级公文发布后原件由部门自行存档。

联合发布的公文，原件由主办部门自行存档。

第七章附则

第二十四条本规定由综合管理部负责解释和修订。

第二十五条本规定自颁布之日起实施。

本办法自公布之日起施行。

1.1.2公司印鉴、证照管理办法

第一条目的

为加强公司印鉴、证照的统一管理，凸显印鉴、证照在业务工作中的作用，明确使用印章印鉴、证照的责任和权限，规范印鉴、证照及使用流程。

第二条适用范围

公司各种印鉴、证照的管理和使用。

第三条职责

一、综合管理部：

公司行政公章由资料员保管、法人印、合同专用章由行政人事专员保管。

二、公司分管领导：

负责用印文件的审批。

使用公章、法人章、合同专用章必须由公司主管领导审批后，方可使用。

三、财务部：

因工作需要，财务部放置财务专用章一枚，财务专用章由财务经理保管。

财务总监负责或委托财务经理负责。

四、各单位需持有效的用印审批单到相关部门办理对外印鉴、证照的使用手续。

第四条内容

一、定义

1、行政公章是指“中铁房地产集团合肥置业有限公司”公章，用作以公司名义发出的函件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文件等。

2、业务专用章：

对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，可以申请刻制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务等。

3、内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用，不能对外使用。

4、法人印：

法人印是指公司法定代表人印章。

5、合同专用章

合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有法律约束力的文件。

6、公司其它类业务章，由使用部门提出，经部门负责人审批，报公司分管领导批准，交综合管理部按规定刻制。

7、合同专用章的刻制，必须由合约和营销等相关部门提出，经公司分管领导审核、主管领导审批后，交综合管理部按规定刻制。

8、申请刻制各类印鉴，办理代表公司行为的各种证照，都必须填写《印鉴、证照制作申请表》（附件一），按审批流程逐级签字，持有效的申请表交由综合管理部专人负责到公司定点单位制作。

第五条印鉴使用

一、公司行政公章用印，应填写《印信使用审批单》，原则上必须经部门负责人签审，由公司分管领导审核，主管领导审批后方可用印。

任何人不能在空白书面文件上加盖公章，公司印章不允许外借，特殊情况需公司主管领导批准，并有两人以上共同施行。

二、各类对外业务专用章用印须经本部门领导批准、经公司分管领导审批，报主管领导审批后，方可用印。

空白文件严禁用印。

三、法人印使用时原则上需经法人代表本人签字批准，填写《印章使用申请单》，持有效申请到综合管理部用印。

四、合同专用章有关程序参照公司有关合同管理规定执行。

五、凡公司印鉴因工作需要外带出公司，必须由使用人与综合管理部指定专人共同外出，办理相关业务。

第六条印鉴保管规定

一、公司行政印章、法人印、合同专用章统一由综合管理部、财务部指定专人保管。

二、各类对外业务专业章由各部门领导明确部门保管人和责任人，并指定专人保管。

三、如印鉴、证照保管人和责任人变更，需填写《印鉴、证照保管人变更申请表》，交到综合管理部备案。

四、印鉴须妥善保管，如不慎丢失要及时向相关部门报告说明，并采取适当方式声明作废。

对乱用或严重失职加盖印章，丢失印鉴的部门和个人要追究相应责任。

第七条印鉴、证照销毁

一、印鉴、证照如有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向综合管理部申请更换印章，同时将作废印鉴、证照交综合管理部，并定期销毁。

二、印章销毁必须填写《印鉴、证照销毁申请单》，经公司分管领导批准，持有效申请表和待销毁的印章交综合管理部登记备案。

由综合管理部声明作废并定期销毁。

第八条本办法自印发之日起施行。

解释权在综合管理部。

附件一

印鉴、证照制作申请表

编号：

印章、证照类别

制作时间

经办人

制作单位

申请部门

部门负责人意见

分管领导意见

主管领导意见

印

模备案

式

样

附件二

印鉴、证照销毁申请表

编号：

印章类别

刻制时间

销毁时间

制印单位

销毁原因

申请部门

部门负责人意见

分管领导意见

主管领导意见

印

模备案

式

样

附件三

印鉴、证照保管人变更申请表

编号：

印鉴、证照类别

原保管人

现保管人

变更时间

变更原因

综合管理部意见

分管领导意见

主管领导意见

附件四

中铁房地产集团合肥置业有限公司证照借出登记表

共页第页

序号

日

月

借用

部门

经办人

证照名称

主要用途事由

使用部门

领导

分管

领导

主管

领导

备注

要求：

请用钢笔、签字笔（黑色）填写。

书写认真、字迹清晰，不潦草。

附件五

中铁房地产集团合肥置业有限公司印章借出登记表

共页第页

序号

日

月

借用

部门

经办人

印章名称

主要用途事由

使用部门

领导

分管

领导

主管

领导

备注

要求：

请用钢笔、签字笔（黑色）填写。

书写认真、字迹清晰，不潦草。

1.2.3档案管理制度

第一条总则

为规范中铁房地产集团合肥置业有限公司（以下简称公司）档案的管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

第二条适用范围

本办法适用于包括公司总部员工和集团派驻的关键岗位员工（区域分公司、项目管理公司经理、副经理和财务总监）等在内的所有员工。

第三条归档范围

公司在进行管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等材料。

包括公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

第四条公司的档案管理由综合管理部档案管理专员负责

档案管理员的职责：

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第五条档案资料的收集与整理

（一）公司的归档资料按部门实行“及时归档”与“季度归档”制度。

实行“及时归档”的部门：

工程部、合约部、规划设计部。

实行“季度归档”的部门：

综合管理部、财务部、前期部、营销管理部。

（二）“及时归档”的收集、整理实行“谁办理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。

实行“及时归档”的部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料，由该部门负责收集、整理、立卷之后，移交给档案管理员归档。

双方填写归档纪录。

（三）“季度归档”在次季度的第一月，此时段为公司季度档案资料归档期。

在档案资料归档期，由档案管理员分别向实行“季度归档”的部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门应积极配合与支持，并拟写清单，双方签字确认。

由档案管理专员归档。

第六条档案资料的分类与借阅

（一）公司档案资料的分类依据工程进展阶段分类。

（二）公司档案级别为密级与非密级，其中密级分为绝密、机密、秘密三个级别。

（三）密级档案不得复制。

其中，绝密级档案禁止外借，总经理、总监可在档案室查阅；机密级档案经总经理、总监审批，公司工作人员可在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经总经理、总监审批可以借阅。

（四）因工作需要，公司工作人员需借阅非密级档案，可通过档案管理员办理借阅手续。

如需复制由档案管理员进行操作，并加盖复制无效印章。

（五）档案借阅者必须做到：

1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第七条档案的销毁

（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交相关部门或总经理、总监审核，经批准后执行。

（三）凡属于密级档案资料必须由总经理或总监批准方可销毁；一般的档案资料，由相关部门批准后方可销毁。

（四）经批准销毁的公司档案，档案管理专员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

（五）在销毁公司档案资料时，必须由总经理、总监或综合管理部指定专人监督销毁。

档案销毁后，监销人应在销毁记录上签名，以示负责。

第八条附则

（一）本制度自发布之日起正式实施，凡与本制度不符的条款或规定，应以本制度为准；

（二）本制度未尽事宜，按国家及公司有关文件规定执行；

（三）本制度由综合管理部负责起草、修订和解释。

1.2.4图书管理制度

第一条总则

为规范中铁房地产集团合肥置业有限公司（以下简称公司）图书的管理，特制定本制度。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有员工。

第三条图书室管理制度

（一）保持室内卫生，做到图书没有灰尘，整洁，要加强防盗、防火、防潮、防蛀等安全工作。

（二）新购进的图书要及时登记、入册、编目、上架、借阅，末登记的新书决不外借，及时向同事推荐和宣传新书，加快图书流通，提高图书利用率。

（三）图书排列摆放要整齐，按造册、分类、索引摆放，前后有序，帐物相符。

（四）加强图书的管理，严禁在图书上涂抹乱画，对损坏的图书及时修补，对丢失和破损的书查明原因，根据情况注销或赔偿。

（五）认真履行规章制度，每月末清理一次图书，并收回外借的图书，严格执行借阅制度和赔偿制度。

第四条图书借阅规则

（一）员工每人借阅不得超过5本，做到勤借勤还，不得长期使用，以免影响他人借阅。

（二）图书的借阅期限为一个月。

必须在规定期限内还清所借的书后才允许再借，否则不借。

第五条赔偿制度：

（一）借阅人员要爱护图书，如有丢失或损坏的根据公司制度规定，旧书按原价赔偿，新书和珍贵书籍酌情赔偿。

（二）调离人员必须还清所借的图书方能办理调离手续，如有丢失、破损的按制度赔偿。

第六条附则

（一）本制度自发布之日起正式实施，凡与本制度不符的条款或规定，应以本制度为准；

（二）本制度未尽事宜，按国家及公司有关文件规定执行；

（三）本制度由综合管理部负责起草、修订和解释。

1.2.5办公用品管理办法

第一章总则

第一条为保证公司办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本办法

第二条本办法中的办公用品包括：

一、公司给员工个人配置的电脑、办公桌椅、电话机、日常所需办公文具。

二、公司给部门配置的文件柜、保险柜、打印机、点钞机等。

三、公司共用的办公设备，包括公共区域的传真机、复印机、打孔机、裁纸机、碎纸机等。

四、公司定制的书籍、杂志和报刊等。

第二章个人办公用品的管理

第三条公司综合管理部在新员工（后勤岗位员工根据需要配备）到岗之前为其配置的是：

笔记本，名片册，U盘，笔筒，中性笔2支，中铁稿纸2本，订书机，订书针，回形针，便条纸，文件架，便签贴，电脑一部；上述物品由领用人进行保管。

第四条员工日常办公用品的领用：

一、公司员工领用办公用品须至综合管理部填写《办公用品领用登记表》。

二、公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

第三章部门办公用品的管理

第五条除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为申请单位。

第六条部门申请购买办公用品程序：

一、部门经办人按月填写《公司部门办公用品计划表》，交至行政人事专员汇总，交由综合管理部经理审核。

二、由综合管理部行政人事专员汇总《公司部门办公用品计划表》并报总经理审批。

三、将申请结果及购买方式或地点、使用效果等必要之信息反馈给综合管理部，由综合管理部统一购置。

第七条部门办公用品到综合管理部办理完成出入库手续之后，由综合管理部前台接待员分发办公用品给指定使用人并登记，如使用人更改，需至综合管理部更改记录。

第八条公共办公用品的管理

一、公司公共办公用品由专员统一管理和维护。

二、公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费（非公文及对外文件要采用双面）。

三、员工在使用公共用品时，如发现机器故障应及时向综合管理部报修。

第四章附则

第九条公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。

第十条本办法由综合管理部负责解释，自颁布之日起施行。

本办法自公布之日起施行。

1.2.6车辆管理办法

为加强公司车辆管理，合理用车，节约费用，确保安全用车，提高公司车辆使用效率，特制定本办法。

本规定所指公务车辆为公司现有的车辆。

第一条车辆使用原则

一、驾驶员定车负责，综合管理部统一调配管理。

二、使用车辆实行先申请，后登记，调度原则为先急后缓，排队优先。

三、公司车辆为现有的公务用车。

四、公司现有车辆的使用，原则上先满足前期部、工程部、营销部车辆的使用。

前期部使用桑塔纳2000、工程部使用别克公务舱、营销部使用奥迪。

其他部门在满足上述部门车辆使用的前提下，合理安排公务用车。

第二条车辆调度

一、公司车辆一律由综合管理部统一调度管理。

二、非公私人用车需总经理批准，原则上坚持司机“人车同行”的原则，并报综合管理部主任审核备案，油费原则上由使用者自理并上交财务部。

第三条驾驶人员管理

一、驾驶员必须具有良好的道德品质，注意个人的言行举止。

遵纪守法，文明行车，维护公司形象。

二、根据工作需要，服从公司用车安排，不允许驾驶员拒绝公派出车，如有特殊原因，必须完善请假手续。

三、公司车辆司机原则上实行专人专车制，驾驶员必须保持自己负责的车辆车况良好，车容整洁。

四、发生交通事故时，按照交警部门依法处理，并视责任、情节给予相应处分；未经批准因私事出车发生的交通事故，一切后果自负并追究相关责任。

五、驾驶员在没有出车任务时，应在办公室待岗，不得擅自离职。

六、公司司机在没有特殊任务或出车未归时，应按时打卡上下班，否则，按照公司《员工考勤管理办法》相关条款处罚。

第三条车辆维修

一、车辆确需临时修理或更换小零配件的，必须经综合管理部主任同意；途中需修理的须电话报请同意，回来后补办手续，否则不予报销费用。

二、车辆需大修及购置大宗配件，驾驶员需事前申请保修明细及费用预算，批准后方可执行。

三、尽量减小不必要费用，从严控制车辆使用与费用支出，驾驶员对车辆需要正常保养、修理车辆、更换零部件的，必须先报综合管理部主任审核同意，500元以下（含）由综合管理部审批，500元以上1000以下由分管领导审批，1000元以上须公司主管领导批准后进行修理，修理费用原则上当月结清，除少量修理外（100元以下）。

第四条公务用车审批制度

一、因公务需用车的部门或个人，须至综合管理部填报用车登记，综合管理部批准后司机可出车。

二、用车人必须在登记规定时间内返回公司，如遇特殊情况不能返回者，需及时告知行政人事专员，并说明原因。

第五条奖励与处罚

一、公司车辆实行里程补贴和安全奖，里程补贴按1元/百公里，安全奖按2元/百公里，每半年考核合格后发放。

二、发生事故按公司损失金额和驾驶员所负责任比例进行处罚：

①负全责罚30%，②负主责任罚20%，③负同等责任罚15%，④负次责10%，⑤无责免于处罚。

三、驾驶员私自出车造成事故，赔偿全部损失并一切后果自负。

四、由于驾驶员发生事故而扣证，扣证1个月以上按自动离职处理。

五、驾驶员由于严重违法造成负全责大事故，按第三条处罚并无条件辞退。

第六条油料管理

出车及加油需如实填写出车单及加油表，出车单上每日注明里程数，车辆费用报销时需附上出车单及加油表，如有发现表单弄虚作假，追查考核管理责任人及驾驶员责任。

第七条本办法自颁布之日起执行，由综合管理部负责解释。

中铁房地产集团合肥置业有限公司车辆使用申请单

用车部门

　申请人

用车事由

用车日期

　起止时间

乘车人数