12行政管理办法.docx

1、12行政管理办法1.2行政管理办法1.2.1行文管理办法第一章 总 则第一条 目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本办法。 第二条 定义：公文是指各部门正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。 第三条 管理部门：综合管理部负责公司公文的管理。第四条 适用范围：本规定适用于公司各部门。 第二章 公文种类第五条 公司的公文按用途划分为九类： 一、 决定：对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定等事项。 二、通知：批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，人事任免，传达要求下级部门办理和需要有关部门

2、了解或者执行的事项。 三、通报：表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。 四、批复：答复下级部门请示事项。 五、意见：对重要问题提出建议和处理办法。 六、报告：向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。 七、请示：向上级请求指示、批准。 八、会议纪要：记录、传达会议情况和议定事项。九、函：平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。 第六条 公文按层级划分为三层： 一、集团级公文：由中铁地产集团统一发文，包括转发政府、总公司通知、意见、制度、办法、决定、活动等重要公文。二、公司级公文：由公司统一发布的公文，包括部门调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等

3、，由执行董事或总经理签发。 三、部门级公文：各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。 第三章 公文格式第七条 公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。 一、紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。 二、发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。 三、发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 四、公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 五、主送单位指公文

4、的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。 六、 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。七、签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 八、公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 九、公文应当标注主题词。 十、抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 第八条 编号规则：一、公司级公文由行政人事部根据管理权限统一编号，编号格式为：地合综年份000号。二、部门级公文由各部门自行编号，编号格式如：财务部成财发年份第XXX号。三、联合行文的编号按主办部门编号规则编列。第九条 字

5、型、字体与间距标准：一、大标题：宋体二号加粗 二、文档号：仿宋体三号 三、正文：仿宋体三号四、主题词：黑体三号 五、抄送：仿宋体三号 六、页码：宋体四号 七、 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为30mm，下间距为20mm。 第十条 由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页第1-4行顶格处标识“（此页无正文）” 。 第十一条 公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。 第十二条 公文行文规则：一、行文应当确有必要，注重效用。 二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部

6、门处理，一般不得越级请示和报告。 三、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。第十三条 草拟公文应注意以下事项： 一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。 二、情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。 三、公文应当根据发文目的、发文部门职权、与主送部门的行文关系确定。 四、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。 发文办理流程第十四条 公司级公文 一、公司级公文由综合管理部起

7、草，统一格式并编号，使用拟文稿纸由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交执行董事或总经理签发。 二、综合管理部负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。 第十五条 部门级公文 一、部门单独发文：属部门职权范围内的事务，由相关部门责任人起草、签发。二、部门联合发文：涉及其他部门职权范围内的事务，主办部门应当与相关部门联合发文，并由主办部门起草，经部门审核后，交相关部门共同签发。 三、公文发布部门对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他部门而未送交其他部门会签；与相关部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突

8、：公文本身存在较大矛盾或失误。各部门向其他部门发文应严格遵循归口管理原则。四、公文会签部门对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。第五章 收文办理流程第十六条 集团公司下发文件统一由综合管理部资料员收文，收文后填写交由公司主管领导批阅各部门收到公文后，应及时登记、传达。 第十七条 各部门收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。 第十八条 经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送相关负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 第十九条 各部门对

9、公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文部门说明原因。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回发文部门并说明理由。 第二十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。 第六章 公文归档及管理第二十一条 公文发布完毕后，根据公司档案管理办法和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。因工作需要确需保留复印件的，需征得部门经理同意后，在档案室办理登记，保留复印件。 第二十二条 公司级公文发布后原件由综合管理部存档。部门级公文发

10、布后原件由部门自行存档。联合发布的公文，原件由主办部门自行存档。 第七章 附则第二十四条 本规定由综合管理部负责解释和修订。第二十五条 本规定自颁布之日起实施。 本办法自公布之日起施行。1.1.2公司印鉴、证照管理办法第一条 目的为加强公司印鉴、证照的统一管理，凸显印鉴、证照在业务工作中的作用，明确使用印章印鉴、证照的责任和权限，规范印鉴、证照及使用流程。第二条 适用范围公司各种印鉴、证照的管理和使用。第三条 职责一、综合管理部：公司行政公章由资料员保管、法人印、合同专用章由行政人事专员保管。二、公司分管领导：负责用印文件的审批。使用公章、法人章、合同专用章必须由公司主管领导审批后，方可使用。

11、三、财务部：因工作需要，财务部放置财务专用章一枚，财务专用章由财务经理保管。财务总监负责或委托财务经理负责。四、各单位需持有效的用印审批单到相关部门办理对外印鉴、证照的使用手续。第四条 内容一、定义1、行政公章是指“中铁房地产集团合肥置业有限公司”公章，用作以公司名义发出的函件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文件等。2、业务专用章：对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，可以申请刻制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务等。3、内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用，不能对外使用

12、。4、法人印：法人印是指公司法定代表人印章。5、合同专用章合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有法律约束力的文件。6、公司其它类业务章，由使用部门提出，经部门负责人审批，报公司分管领导批准，交综合管理部按规定刻制。7、合同专用章的刻制，必须由合约和营销等相关部门提出，经公司分管领导审核、主管领导审批后，交综合管理部按规定刻制。8、申请刻制各类印鉴，办理代表公司行为的各种证照，都必须填写印鉴、证照制作申请表（附件一），按审批流程逐级签字，持有效的申请表交由综合管理部专人负责到公司定点单位制作。第五条 印鉴使用一、公司行政公章用印，应填写印信使用审批单，原则上必须经部门负责人签审，由公司分管领

13、导审核，主管领导审批后方可用印。任何人不能在空白书面文件上加盖公章，公司印章不允许外借，特殊情况需公司主管领导批准，并有两人以上共同施行。二、各类对外业务专用章用印须经本部门领导批准、经公司分管领导审批，报主管领导审批后，方可用印。空白文件严禁用印。三、法人印使用时原则上需经法人代表本人签字批准，填写印章使用申请单，持有效申请到综合管理部用印。四、合同专用章有关程序参照公司有关合同管理规定执行。五、凡公司印鉴因工作需要外带出公司，必须由使用人与综合管理部指定专人共同外出，办理相关业务。第六条 印鉴保管规定一、公司行政印章、法人印、合同专用章统一由综合管理部、财务部指定专人保管。二、各类对外业务

14、专业章由各部门领导明确部门保管人和责任人，并指定专人保管。三、如印鉴、证照保管人和责任人变更，需填写印鉴、证照保管人变更申请表，交到综合管理部备案。四、印鉴须妥善保管，如不慎丢失要及时向相关部门报告说明，并采取适当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章，丢失印鉴的部门和个人要追究相应责任。第七条 印鉴、证照销毁一、印鉴、证照如有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向综合管理部申请更换印章，同时将作废印鉴、证照交综合管理部，并定期销毁。二、印章销毁必须填写印鉴、证照销毁申请单，经公司分管领导批准，持有效申请表和待销毁的印章交综合管理部登记备案。由综合管理部声明作废并定期销毁。第八条 本办法自印发

15、之日起施行。解释权在综合管理部。附件一印鉴、证照制作申请表编号：印章、证照类别制作时间经办人制作单位申请部门部门负责人意见分管领导意见主管领导意见印模备案式样附件二印鉴、证照销毁申请表编号：印章类别刻制时间销毁时间制印单位销毁原因申请部门部门负责人意见分管领导意见主管领导意见印模备案式样附件三印鉴、证照保管人变更申请表编号：印鉴、证照类别原保管人 现保管人变更时间变更原因综合管理部意见分管领导意见主管领导意见附件四中铁房地产集团合肥置业有限公司证照借出登记表 共 页 第 页序号 日 月借用部门经办人证照名称主 要 用 途 事 由 使用部门领 导分 管领 导主 管领 导备 注要求：请用钢笔、签字

16、笔（黑色）填写。书写认真、字迹清晰，不潦草。附件五中铁房地产集团合肥置业有限公司印章借出登记表 共 页 第 页序号 日 月借用部门经办人印章名称主 要 用 途 事 由 使用部门领 导分 管领 导主 管领 导备 注要求：请用钢笔、签字笔（黑色）填写。书写认真、字迹清晰，不潦草。1.2.3 档案管理制度第一条 总 则为规范中铁房地产集团合肥置业有限公司（以下简称公司）档案的管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。第二条 适用范围本办法适用于包括公司总部员工和集团派驻的关键岗位员工（区域分公司、项目管理公司经理、副经理和财务总监）等在内的所有员工。第三条 归档范围公司在进行管理活动中形成的

17、具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等材料。包括公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。第四条 公司的档案管理由综合管理部档案管理专员负责档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。第五条 档案资料的收集与整理（一） 公司的归档资料按部门实行“及时归档”与“季度归档”制度。实行“及时归档”的部门：工程部、合约部、规划设计部。实行“季度归档”的部门：综合管理部、财务部、前期部、营销管理部。（二）“及时归档”的收集、整理实行

18、“谁办理谁立卷，随时办结随时整理归档”的原则。实行“及时归档”的部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料，由该部门负责收集、整理、立卷之后，移交给档案管理员归档。双方填写归档纪录。（三）“季度归档”在次季度的第一月，此时段为公司季度档案资料归档期。在档案资料归档期，由档案管理员分别向实行“季度归档”的部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持，并拟写清单，双方签字确认。由档案管理专员归档。第六条 档案资料的分类与借阅（一）公司档案资料的分类依据工程进展阶段分类。（二）公司档案级别为密级与非密级，其中密级分为绝密、机密、秘密三个级别。（三）密级档案不得复制。其中，绝密级档案禁止外借

19、，总经理、总监可在档案室查阅；机密级档案经总经理、总监审批，公司工作人员可在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经总经理、总监审批可以借阅。（四）因工作需要，公司工作人员需借阅非密级档案，可通过档案管理员办理借阅手续。如需复制由档案管理员进行操作，并加盖复制无效印章。（五）档案借阅者必须做到：1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。第七条 档案的销毁（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交相关部门或总经理、总监审核，经批准后执行。（三）凡属于密级档案资料必须由总经理或总监

20、批准方可销毁；一般的档案资料，由相关部门批准后方可销毁。（四）经批准销毁的公司档案，档案管理专员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。（五）在销毁公司档案资料时，必须由总经理、总监或综合管理部指定专人监督销毁。档案销毁后，监销人应在销毁记录上签名，以示负责。第八条 附 则（一）本制度自发布之日起正式实施，凡与本制度不符的条款或规定，应以本制度为准；（二）本制度未尽事宜，按国家及公司有关文件规定执行；（三）本制度由综合管理部负责起草、修订和解释。 1.2.4 图书管理制度第一条 总 则为规范中铁房地产集团合肥置业有限公司（以下简称公司）图书

21、的管理，特制定本制度。第二条 适用范围本办法适用于公司所有员工。第三条 图书室管理制度（一）保持室内卫生，做到图书没有灰尘，整洁，要加强防盗、防火、防潮、防蛀等安全工作。 （二）新购进的图书要及时登记、入册、编目、上架、借阅，末登记的新书决不外借，及时向同事推荐和宣传新书，加快图书流通，提高图书利用率。 （三）图书排列摆放要整齐，按造册、分类、索引摆放，前后有序，帐物相符。 （四）加强图书的管理，严禁在图书上涂抹乱画，对损坏的图书及时修补，对丢失和破损的书查明原因，根据情况注销或赔偿。 （五）认真履行规章制度，每月末清理一次图书，并收回外借的图书，严格执行借阅制度和赔偿制度。第四条 图书借阅规

22、则 （一）员工每人借阅不得超过5本，做到勤借勤还，不得长期使用，以免影响他人借阅。（二）图书的借阅期限为一个月。必须在规定期限内还清所借的书后才允许再借，否则不借。第五条 赔偿制度：（一）借阅人员要爱护图书，如有丢失或损坏的根据公司制度规定，旧书按原价赔偿，新书和珍贵书籍酌情赔偿。（二）调离人员必须还清所借的图书方能办理调离手续，如有丢失、破损的按制度赔偿。第六条 附 则（一）本制度自发布之日起正式实施，凡与本制度不符的条款或规定，应以本制度为准；（二）本制度未尽事宜，按国家及公司有关文件规定执行；（三）本制度由综合管理部负责起草、修订和解释。1.2.5 办公用品管理办法第一章 总则第一条 为

23、保证公司办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本办法第二条 本办法中的办公用品包括：一、公司给员工个人配置的电脑、办公桌椅、电话机、日常所需办公文具。二、公司给部门配置的文件柜、保险柜、打印机、点钞机等。三、公司共用的办公设备，包括公共区域的传真机、复印机、打孔机、裁纸机、碎纸机等。四、公司定制的书籍、杂志和报刊等。第二章 个人办公用品的管理第三条 公司综合管理部在新员工（后勤岗位员工根据需要配备）到岗之前为其配置的是：笔记本，名片册，U盘，笔筒，中性笔2支，中铁稿纸2本，订书机，订书针，回形针，便条纸，文件架，便签贴，电脑一部；上述物品由领用人进行保管。第四条 员工日常办公用品的领用：一、公司

24、员工领用办公用品须至综合管理部填写办公用品领用登记表。二、公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。第三章 部门办公用品的管理第五条 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为申请单位。第六条 部门申请购买办公用品程序：一、部门经办人按月填写公司部门办公用品计划表，交至行政人事专员汇总，交由综合管理部经理审核。二、由综合管理部行政人事专员汇总公司部门办公用品计划表并报总经理审批。三、将申请结果及购买方式或地点、使用效果等必要之信息反馈给综合管理部，由综合管理部统一购置。第七条 部门办公用品到综合管理部办理完成出入库手续之后，由综合管理部前台接待员分发办公用品给指定使用人并登记，如使用人更改，

25、需至综合管理部更改记录。第八条 公共办公用品的管理一、公司公共办公用品由专员统一管理和维护。二、公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费（非公文及对外文件要采用双面）。三、员工在使用公共用品时，如发现机器故障应及时向综合管理部报修。第四章 附则第九条 公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。第十条 本办法由综合管理部负责解释，自颁布之日起施行。本办法自公布之日起施行。1.2.6 车辆管理办法为加强公司车辆管理，合理用车，节约费用，确保安全用车，提高公司车辆使用效率，特制定本办法。本规定所指公务车辆为公司现有的车辆。第一条 车辆使用原则一、驾驶员定车负责，综合管理部统一调配管理。二、

26、使用车辆实行先申请，后登记，调度原则为先急后缓，排队优先。三、公司车辆为现有的公务用车。四、公司现有车辆的使用，原则上先满足前期部、工程部、营销部车辆的使用。前期部使用桑塔纳2000、工程部使用别克公务舱、营销部使用奥迪。其他部门在满足上述部门车辆使用的前提下，合理安排公务用车。第二条 车辆调度一、公司车辆一律由综合管理部统一调度管理。二、非公私人用车需总经理批准，原则上坚持司机“人车同行”的原则，并报综合管理部主任审核备案，油费原则上由使用者自理并上交财务部。第三条 驾驶人员管理一、驾驶员必须具有良好的道德品质，注意个人的言行举止。遵纪守法，文明行车，维护公司形象。二、根据工作需要，服从公司

27、用车安排，不允许驾驶员拒绝公派出车，如有特殊原因，必须完善请假手续。三、公司车辆司机原则上实行专人专车制，驾驶员必须保持自己负责的车辆车况良好，车容整洁。四、发生交通事故时，按照交警部门依法处理，并视责任、情节给予相应处分；未经批准因私事出车发生的交通事故，一切后果自负并追究相关责任。五、驾驶员在没有出车任务时，应在办公室待岗，不得擅自离职。六、公司司机在没有特殊任务或出车未归时，应按时打卡上下班，否则，按照公司员工考勤管理办法相关条款处罚。第三条 车辆维修一、车辆确需临时修理或更换小零配件的，必须经综合管理部主任同意；途中需修理的须电话报请同意，回来后补办手续，否则不予报销费用。二、车辆需大

28、修及购置大宗配件，驾驶员需事前申请保修明细及费用预算，批准后方可执行。三、尽量减小不必要费用，从严控制车辆使用与费用支出，驾驶员对车辆需要正常保养、修理车辆、更换零部件的，必须先报综合管理部主任审核同意，500元以下（含）由综合管理部审批，500元以上1000以下由分管领导审批，1000元以上须公司主管领导批准后进行修理，修理费用原则上当月结清，除少量修理外（100元以下）。第四条 公务用车审批制度一、因公务需用车的部门或个人，须至综合管理部填报用车登记，综合管理部批准后司机可出车。二、用车人必须在登记规定时间内返回公司，如遇特殊情况不能返回者，需及时告知行政人事专员，并说明原因。第五条 奖励

29、与处罚一、公司车辆实行里程补贴和安全奖，里程补贴按1元/百公里，安全奖按2元/百公里，每半年考核合格后发放。二、发生事故按公司损失金额和驾驶员所负责任比例进行处罚：负全责罚30%，负主责任罚20%，负同等责任罚15%，负次责10%，无责免于处罚。三、驾驶员私自出车造成事故，赔偿全部损失并一切后果自负。四、由于驾驶员发生事故而扣证，扣证1个月以上按自动离职处理。五、驾驶员由于严重违法造成负全责大事故，按第三条处罚并无条件辞退。第六条 油料管理出车及加油需如实填写出车单及加油表，出车单上每日注明里程数，车辆费用报销时需附上出车单及加油表，如有发现表单弄虚作假，追查考核管理责任人及驾驶员责任。第七条 本办法自颁布之日起执行，由综合管理部负责解释。中铁房地产集团合肥置业有限公司车辆使用申请单用 车 部 门申 请 人用 车 事 由用 车 日 期起 止 时 间乘 车 人 数