第1章现代办公自动化基础.docx
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第1章现代办公自动化基础
现代办公自动化实用教程
第1章 现代办公自动化基础
内容提要
信息技术革命使人类社会从工业化向信息化迈进，办公自动化的产生和发展是适应社会信息化、管理科学化和决策现代化需求的必然结果。
办公自动化技术在行政管理领域的应用，为完善行政管理学理论研究提供了有效载体，为提高行政管理质量和效率提供了全新的手段，为行使行政管理职能提供了直接途径。
目前，办公自动化的热潮已席卷各发达国家，我国的办公自动化也在近些年来得到了长足的发展。
本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化的安全与保密等。
1．1 办公自动化概述
1．1.1 办公自动化的概念
办公自动化（OfficeAutomation，OA）是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。
办公自动化是现代信息社会的重要标志之一，它涉及系统科学、行为科学、信息科学等，是一门交叉性的综合学科，是一个系统工程。
广义的办公自动化，更多的是对智能化办公功能及实现方案的讨论。
下面是几个比较流行的有关办公自动化的定义。
①办公自动化是用计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行事务，提高人们在办公室中工作和管理的效率。
②办公自动化是把计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的、数量庞大而结构又不明确的业务处理工作的一项综合技术。
③办公自动化是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化和智能化的目标。
④办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。
虽然这些定义的内容不尽相同，但它们都有以下一些主要的共同点。
①办公自动化系统是以行为科学为指导，以管理学、社会学、系统工程学和人机工程学为理论基础，并结合运用计算机技术、通信技术和自动化技术等的一门综合性科学技术，是一个多学科相互交叉、相互渗透的系统科学工程。
②办公自动化系统是以计算机技术为核心的现代信息技术的系统集成，使用的是先进的科学技术和现代化办公设备，这些技术和设备被用于信息的交流和管理，以实现科学管理与决策，所以它是现代信息社会的主要标志之一。
③办公自动化系统是一个由办公人员和办公设备构成的人机信息系统，具有很强的信息处理功能。
它包括信息的采集、加工、传递和存储等环节。
办公自动化系统是对文字、语音、数据和图形图像等多媒体信息一体化的处理过程，能把基于不同技术的办公设备（如计算机、打印机、传真机等）用网络联成一体，将文字处理、语音处理、数据处理和图像视频处理等功能集成在一个系统中，使办公室具有综合处理这些信息的能力。
④办公自动化系统的任务是尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时提供所需信息，提高工作效率和质量，进行辅助决策，改进办公质量，以求得良好的社会和经济效益，达到既定的工作目标。
在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统（OfficeInformationSystem，OIS），他们认为“办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。
”
总之，办公自动化的概念将随外部环境、支撑技术以及人们观念的不断发展而逐渐演变，并不断充实完善。
办公自动化是计算机技术、通信技术与科学管理思想完美结合的一种境界和理想。
1．1.2 办公自动化系统的组成
办公活动的核心是实现科学管理，要真正做到这一点，取决于组成办公自动化系统的各个要素的性能及作用的发挥。
办公自动化系统由以下7个要素组成。
1．办公人员
办公人员是办公自动化系统不可缺少的重要组成部分，并具备完成自身职责任务的能力和素质。
在某些办公自动化系统中，办公人员分为上、中、下3个层次，即领导决策人员、中层管理人员、专业人员和辅助人员，他们既有分工又有合作，各司其职，各尽其责。
（1）领导决策人员
领导决策人员是企业的经理层或政府机关中各级领导决策人员，他们要掌握准确的信息和情报，能综合分析本单位和有关单位的具体情况和动态，制定短期目标和长远规划，对单位的重大事项做出决断。
其办公活动性质一般是非确定性的、无规律可循的。
（2）中层管理人员
中层管理人员是企事业单位的部门负责人，既要负责安排、协调专业技术人员的工作，还要收集信息，进行决策，根据上级指示及时解决本部门的问题，做到上情下达，下情上传。
其办公活动属于混合型。
（3）专业人员和辅助人员
专业人员和辅助人员是行政机关中负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员；行政机关和企事业单位的一般办公人员和后勤人员；企业中负责生产、经营销售和技术开发的各类人员。
此类人员要全面提高自身素质和业务水平，从而提高办公自动化系统的效能。
2．组织机构
组织机构是指决定办公自动化系统的层次和职能的企事业行政机构。
组织机构直接影响办公自动化系统的总体结构。
3．办公制度
办公制度决定具体办公业务并影响办公流程。
为了协调各级组织机构的职能，明确各级办公人员的职责，需要建立各种规章制度，使办公活动规范化。
在我国一般是领导决策，职能部门管理，基层人员操作。
例如，在企业，是总经理负责制。
4．办公信息
办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。
办公在一定的意义上讲就是处理信息。
办公自动化系统就是辅助各种形态的办公信息的收集、输入、存储、交换、输出乃至全部过程。
办公信息覆盖面很广，各类信息对不同的办公活动提供不同的支持：
可以为事物工作提供基础，为研究工作提供素材，为管理工作提供服务，为决策工作提供依据。
因此，对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与显示格式、不同办公层次需要与使用信息的特点等方面的研究，是研制办公自动化系统的基础性工作。
办公信息资源可分为数据、文字、语音和图形图像4类。
（1）数据信息
数据信息包括人事、财务、计划、统计、劳资和市场等各种数据。
数据库管理系统为这些数据的输入、存储、查询、统计分析和报表生成提供了方便快捷的手段。
通过专用软件（如数据仓库、数据挖掘软件）对这些数据进行深入加工，同时借助由综合数据库、模型库和方法库组成的知识库，构成决策型办公自动化。
（2）文字信息
文字信息包括公文、报告、公函、档案和情报资料等文件。
计算机的各种汉字输入法、联机手写汉字识别技术、印刷体文字识别技术和汉字语音识别技术为此类信息的输入提供了手段。
光盘存储技术、多机共享大容量磁盘阵列技术为信息的存储提供了空间。
具有编辑、排版和打印功能的计算机中文处理系统及Office套件使办公人员能方便直观地加工文字信息。
专用的文档管理和全文检索软件等提供了对文档的分类和检索功能。
（3）语音信息
声音的计算机输入、存储、传递和重放使办公自动化具有了基本的多媒体功能。
语音合成技术可将计算机中存储的文件资料朗读出来；语音识别技术给予了计算机聆听和理解的能力，办公人员可以口授命令与计算机对话，这使办公自动化更接近人们习惯的办公方式。
（4）图形图像信息
通过对基础数据库的数据进行加工生成的曲线图、直方图等比报表更直观。
图像的计算机传输使计算机具有传真机的功能。
利用计算机进行图像处理，可以实现高档次的档案管理、人事管理和多媒体电子邮件等。
5．办公流程
办公流程是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则，它是设计办公自动化系统的依据之一。
办公流程的科学化、系统化和规范化，将使办公活动易于纳入自动化的轨道。
注意：
由于办公自动化系统往往要模拟具体的办公过程，办公流程或者组织机构的某些变化必然会导致系统的变化，同时，在新系统运行之后，也会出现一些新要求、新规定和新的处理方法，这就要求办公自动化系统与现行办公流程之间有一个过渡和切换。
一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息输入、信息处理、信息存储和信息输出4个环节。
基于办公流程的办公系统功能模型如图1 1所示。
图1 1 基于办公流程的办公系统功能模型
6．办公设备
办公设备是办公质量的物质基础，它已经从传统的办公用品：
笔、蜡板纸、记事本、记录本、电话等，发展为现代化的办公设备：
计算机、打印机、扫描仪、传真机、复印机、微缩设备等。
办公设备的水平与成熟程度，直接影响办公自动化系统的应用与普及。
7．办公环境
办公环境包括物理的和抽象的环境、内部的和外部的环境。
物理环境如办公大楼建筑设施情况、位置以及综合布线情况等。
抽象环境指办公自动化系统在横向和纵向上与左邻右舍以及上下级之间的关系，它形成了一个办公自动化系统的约束条件，在系统分析和系统设计时要全面考虑。
上述办公人员、组织机构、办公制度、办公信息、办公流程、办公设备和办公环境七大要素，对开发设计具有实效的办公自动化系统至关重要。
其中，办公设备是实现开放的现代化管理和办公环境的关键，而起决定因素的是办公人员。
办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。
如图1 2所示为常见的办公自动化系统。
图1 2 办公自动化系统
1．1.3 办公自动化的主要内容
现代化的办公自动化系统，是综合运用信息技术、通信技术和管理科学的系统，是向集成化、智能化方向不断发展的系统。
从其处理技术来看，办公自动化包括以下几个方面的内容。
1．公文电子处理技术
公文电子处理技术是指应用计算机，借助计算机配备的文字处理软件和其他软件，自动地产生、编辑和存储文件，并实现各办公室之间文件的传递。
其核心部件是文字处理软件。
公文电子处理技术包括文字的输入、编辑、排版以及存储、打印等基本功能。
2．电子表格和数据处理技术
在一般办公环境下，许多工作都可用二维表来做，如财务计算、统计计算、通讯录、日程表等。
计算机电子表格处理软件提供了强大的表格处理功能，而数据处理是通过数据库软件建立的各类管理信息系统或其应用程序来实现的，包括对办公中所需的大量数据信息的存储、计算、排序、查询、汇总、制表和编排等内容。
3．电子报表技术
办公离不开报表的处理。
电子报表技术就是将手工报表的处理转化为计算机进行处理的技术。
目前有很多电子报表软件，这些专业软件可以使复杂而繁琐的报表处理变得轻松容易，并且由计算机处理的报表能生成各种图形，清晰、美观。
4．语音和图形图像处理技术
针对办公环境的计算机，语音处理技术是计算机对人的语音声音的处理。
从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。
图形图像处理技术包括图形图像的生成（绘制）、编辑和修改，图形图像与文字的混合排版、定位与输出等技术。
5．电子邮件技术
电子邮件技术是以计算机网络为基础的信件通信系统，它将声音、数据、文字、图形图像及其组合，通过网络由一地快递到另一地。
6．电子会议技术
电子会议技术指在现代化通信手段和各种现代电子设备的支持下，在本地或异地举行会议的技术。
它使用先进的计算机工作站和网络通信技术，使多个办公室的工作台构成同步会议系统，代替一些面对面的会议，是目前现代化决策和信息交流必不可少的手段。
电子会议分为电话会议、电视会议和网络视频会议3种。
随着网络速度的不断加快，网络视频会议已在一些政府机关、大型集团公司、跨国企业中得以充分的运用。
7．信息检索与传输技术
利用计算机可以方便地进行信息检索和传输。
在办公室，只要知道档案名，甚至只需知道档案名中的一个或几个关键字就可顺利地找到资料。
任何一台计算机都可通过电话线、网线通信等设施或者无线方式与世界各地的计算机相联，这时信息检索的应用扩展到全世界。
当然，办公自动化能完成的工作还远不只以上这些，更完备的办公自动化系统还应包括管理信息系统和决策支持系统的功能。
1．1.4 办公自动化系统的功能
办公自动化系统建设就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。
具体地说，一个完整的办公自动化系统应该实现下面7个方面的功能。
（1）内部通信平台的建立
建立单位内部的邮件系统，使单位内部的信息交流变得快捷通畅。
（2）信息发布平台的建立
在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子论坛、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间得到广泛的传播，从而使员工能够了解单位的发展动态。
（3）工作流程的自动化
工作流程的自动化包括流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。
例如，公文的处理、收发文件、各种审批、请示、汇报等流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
（4）文档管理的自动化
文档管理的自动化可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。
办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。
实现办公自动化，如果单位来了一个新员工，管理员只要分配给他一个用户名，并给予一个口令，他自己上网就可以查看单位积累下来的各种规章制度以及相关技术文件，这样就减少了很多培训环节。
（5）辅助办公
辅助办公牵涉很多的内容，如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公。
（6）信息集成
每一个单位，都存在大量的业务系统，如商业企业的进销存系统、制造企业的企业资源计划系统以及其他各种业务系统，单位的信息源往往都在这些业务系统里。
办公自动化应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高单位整体的反应速度和决策能力。
（7）分布式办公的实现
分布式办公就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
就目前情况来讲，随着单位规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公已成为一种迫切的需求。
1．1.5 办公自动化系统的基本特征
随着行业的不同，当今社会存在着各式各样的办公室，处理业务和流程也千差万别，因此很难找到一个用统一的模式来处理社会各类办公事务的办公自动化系统。
但是，不同的系统却存在着一些共同的基本功能，人们可以以这些基本的、共同的系统功能为基础实现办公活动统一自动化，同时还可以进一步进行系统开发，满足本单位、本部门的特殊需要。
在总结各类办公业务的基础上，归纳出以下一些各类办公自动化系统所具有的共同的基本特征。
1．信息提供
办公室处理的信息可以分为两类：
以文字、文本为主的资料和以数据为主的资料，后者常常要利用数据制作图表。
当然两类信息也可能出现在一份资料中。
任何一个办公室都会涉及信息提供和资料制作工作，这是办公自动化系统必须具备的基本功能。
资料制作实际上就是文字处理、数据处理、制表与绘图等功能的综合利用。
2．电子文档管理
保管资料是各类办公室的共同任务。
电子文档管理就是用计算机对各种资料、文件、档案乃至书籍、刊物进行登录、保管和检索。
与手工管理类似，电子文档管理同样可以对不同的人群和不同的层次赋予不同的权限。
3．电子秘书
秘书是领导办公的重要的辅助者，是各类办公室里的重要角色。
电子秘书可以辅助各类办公人员完成各种复杂的日常工作，甚至可以在某种程度上取代秘书。
电子秘书一般具有日程管理、电话号码簿、会议室预约、会议管理等多种预约管理功能。
4．电子邮政
信息的传递与联通在办公活动中占有很大比重。
电子邮政系统可以综合电话、传真、普通邮政及数据处理的多重优势，快速完成办公所需要的信息交互。
5．决策支持
领导者、管理人员和经营者要利用各类信息实现决策。
决策支持功能就是将系统所积累的全部信息（必要时要求追加信息）以便于观察、易于分析的形式显示出来，帮助决策者进行分析、判断，为决策提供可选方案。
实际上，决策支持系统也需要前述各项功能的共同支持。
1．1.6 办公自动化的3个层次
从广义上讲，办公自动化是一个单位所有信息处理的集合。
面向不同层次的使用者，办公自动化有不同的功能表现，一般可分为3个层次：
事务处理型、管理控制型和辅助决策型。
1．事务处理型
事务处理型是办公自动化最基本的应用，包括文字处理、日程安排、行文管理、电子邮件处理、人事管理、工资管理以及其他事务处理。
该层次的办公自动化也就是业务处理系统，它为办公人员提供良好的办公手段和环境，使其准确、高效、愉快地工作。
2．管理控制型
随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。
管理控制型办公系统是把事务处理型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。
综合数据库存放有关单位的日常工作所必需的信息。
例如，在企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。
管理控制型为中间层，它包含事务处理型，是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统。
该层次的办公自动化主要是管理信息系统（ManagementInformationSystem，MIS），它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程、降低经营风险、提高经营效率。
3．辅助决策型
辅助决策型办公自动化建立在管理控制型办公自动化系统的基础上。
它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数学模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。
辅助决策型为最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。
该层次的办公自动化主要是决策支持系统（DecisionSupportSystem，DSS），它运用科学的数学模型，以单位内部、外部的信息为条件，为单位领导提供决策参考和依据。
1．1.7 现代办公活动的基本特征
办公人员的工作对象是反映人类社会活动的信息，从事各类与管理有关的信息处理，既不同于体力劳动者，也不同于单纯从事科研工作的脑力劳动者。
现代办公活动有以下基本特征。
1．办公内容
就办公内容而言，包括各类口头信息、书面信息和电子信息的生成和处理、收发和处理、传递和管理，以及各种办公资源的使用和管理。
例如，公文阅读、文件批示、计划制定、图表编制、资料整理、分类存档、会议、谈话、讨论、报告、决策、指示、传真、电子邮件、网页浏览、视频会议、会场安排、公车调度等。
2．办公行为性质
办公行为性质大体可分为两种，即确定型事务处理和非确定型事务处理。
前者处理有规律可循的结构化日常办公事务，一般是由中下层办公人员完成；后者处理无规律可循的非结构化办公事务，主要从事决策性工作以及决策的贯彻、推广，一般由中上层管理人员完成。
与之相对应的有确定型事务处理办公室和非确定型事务处理办公室，而同时具备两种职能的办公室称为混合型事务处理办公室。
数据统计办公室、计划调度处理办公室、设备材料供应办公室、企事业单位的收发室等都属于确定型事务处理办公室；经济管理部门、行政决策机关、军事首脑机关等均属于非确定型事务处理办公室；基层领导部门、厂长经济办公室等则属于混合型事务处理办公室，他们不仅要处理有规律的事务型工作，而且要进行富有创造性的决策性工作。
3．办公行为
办公行为有以下几个方面的内容。
①信息的采集，如听汇报、阅读、记录、起草、调查、会议等。
②信息的加工，如计算、思考、讨论、文字处理、分类、检索、决策等。
③信息的存储，如归档、复制等。
④信息的传递，如对话、面谈、会议、公函、邮件、传真、网上浏览等。
以上信息是指包括声音、文字、图形图像和视频等的多媒体信息。
这里对办公行为的描述是静态的，把这些行为的动态过程表示出来，便构成了反映办公过程的信息流。
4．办公活动的协同性
协同性即协作与协调，它是现代办公活动的主要特征，是更高层次的网络应用。
任何一项工作，不可能由一个人全部完成，必然涉及从开始到完成过程中各方面的协作。
在信息社会中，这种协同性更加突出，因为信息技术的发展，为更好地协同工作创造了条件。
1．2 办公自动化的发展
20世纪40年代，在美国的部分企业中开始使用机器来处理办公业务，当时美国人把这种手段叫作办公室自动化。
20世纪60年代初，美国IBM公司生产了一种半自动化的打字机，这种打字机具有编辑功能，它是现代文字处理机的早期产品。
不久，IBM公司就使用文字处理机，实现了文书起草、编辑、修改、打印工作的处理。
到20世纪80年代初，由于微电子技术的迅速发展，并与光机技术结合，产生了适合办公需要的计算机、通信设备及各类办公设备。
体积小、功能全、操作方便的微型计算机出现在办公桌上时，计算机才真正成为办公工具。
随着微型计算机的不断改进，办公自动化系统开始在世界各国得到更快的发展。
1．2.1 现代办公技术设备的发展演变
从世界范围来看，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上大都经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化4个阶段。
美国是推行办公自动化最早的国家，我们以其为例来说明该发展的历程。
1．单机设备阶段
1975年以前，办公自动化使用的设备有小型机、复印机、传真机等。
此时的计算机只是局部代替办公人员的手工劳动，主要是进行单项数据处理，如工资结算、统计报表、档案检索、档案管理、文书写作等，用以完成单项办公室事务的自动化。
在该阶段，虽然提高了部分办公室工作效率，但并未引起办公工作性质的根本改变。
这时的办公自动化可以称为“秘书级别”。
2．局部网络阶段
1975～1982年，办公自动化设备以单位为中心向单位内联机发展，建立了局部网络。
局部网的功能相当于一台小型机、中型机，甚至大型机。
一个局部网络中可以连接几台、几十台甚至上千台微型机，既可以单独工作，又可以作为网络中的一部分参与网络的工作。
在该阶段，可以实现网络中的资源共享，使得关键办公业务实现了自动化。
这时的办公自动化可以称为“主任级别”。
3.一体化阶段
1983～1990年，办公自动化设备使用由局部网络向单位、跨地区联机系统发展。
把一个地区、几十个地区乃至全国的局部网络联结起来，就形成了庞大的计算机网络。
采用系统综合设备，如多功能工作站、电子邮政、综合数据通信网等，可以实现更大范围的资源共享，实现全面的办公业务综合管理的自动化。
由计算机统一控制空调、电梯、供电配电、防火防盗系统，并为客户提供语音通信、文字处理、电子邮政、市场行情咨询、情报资料检索、科学计算等多方面的服务。
该阶段是办公自动化的较高级阶段，办公自动化步入了“一体化阶段”。
4.全面实现办公自动化阶段
从1990年开始，使用现代化的办公设备，如各类计算机、可视电子业务通信设备、综合信息控制数字网络系统、多功能自动复印机、传真机、电子会议室、缩微系统等。
办公采用以数据、文字、声音、图形图像等多媒体信息传输、处理、存储的广域网为手段，信息资源在世界范围内共享，将世界变成地球村。
例如，以光纤网技术为先导，实现政府机关、科研院所、学校、企业、商店及家庭之间的多媒体信息传输，使得办公系统与其他信息系统结合在一起，形成一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。
由计算机控制的各类现代化办公设备迅速获取外部信息源产生的各种信息，高效地满足高层办公人员、专业人员的信息需求，办公自动化进入“决策级别”。
1．2.2 办公自动化的发展趋势
随着各种技术的不断进步，办公自动化的未来发展趋势将体现以下几个特点。
1．办公环境网络化
完备的办公自动化系统能把多种办公设备联成局域网，进而通过公共通信网或专用网联成广域网，通过广域网可联接地球上任何角落。
2．办公操作无纸化
办公环境的网络化使得跨部门的连续作业免去了纸介质载体的传统传递方式。
采用无纸办公，一方面可以节省纸张，另一方面速度快、准确度高，便于文档的排版和复用，它非常适合电子商务和电子政务的办公需要。
3．办公服务无人化
无人办公适用于那些办公流程及作业内容相
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