档案管理制度.docx
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档案管理制度
集团
档案管理制度
（修订）
年月
五、档案的收集……………………………………………………………………………………………………………………………..…………5
六、档案的保管
七、档案的查/借阅………………………………………………………………………………………………………………………..…………5
八、档案的保密……………………………………………………………………………………………………………………………………….6
九、档案的销毁……………………………………………………………………………………………………………………………..…………6
十、附则……………………………………………………………………………………………………………………………..……………..….…6
十一、附表…………………………………………………………………………………………………………………………..……………..…….7
附件一：
《档案存档流程》
附件二：
《档案员名单》
附件三：
《档案交接登记表》
附件四：
《档案借阅审批表》
附件五:
《档案销毁审批表》
档案管理制度
一、总则
1、为规范集团及各子公司档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案作用，更加充分地为集团发展服务，特制定本制度;
2、本制度所称的档案，是指过去和现在集团及各子公司各级部门及员工，从事业务、经营、企业管理、公共宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各类文字、图表、往来函件、经济合同、法律文书、政府职能部门批复材料、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉事物、证件等不同形式的历史记录原件或复制品;
二、档案管理职能部门设置和职能：
1、集团设立档案室，由总裁办、人力行政中心两部分组成，集团档案室隶属人力行政中心管理，为集团一级档案管理职能部门。
总裁办、人力行政中心各设置一名兼职档案管理员;
集团档案室职能：
负责全集团所有档案的汇总、归档、保管、查阅工作；负责指导和监督下属公司的档案管理工作;集团档案室收集档案内容、时限及流程，详见附件一：
《档案存档流程》;
2、下属公司档案管理工作，由行政部、各业务部门分别自行建档、管理，为集团二级档案管理职能部门，子公司各部门设置兼职档案员一名，负责本部门所有档案的收集、分类归档、上报集团档案室等工作；各下属公司总经理、部门经理为本部门档案管理直接责任人；
3、集团及子公司各部门兼职档案员名单，详见附件二：
《档案员名单》
三、集团档案室需归档档案范围的确定：
1、集团各部门在生产经营、管理过程中产生的所有合同和文件，含纸版原件和电子版；
2、下属子公司生产经营、管理中所产生的所有合同和重要的过程文件，纸版原件和电子版；
四、下属公司档案立卷建档分类标准：
1、集团和各子公司建立统一行政类通用档案分类标准：
综
合
类
卷名
归档内容
**公司工商证照
企业法人营业执照正副本、税务登记证、股东会决议、组织机构代码证、开户许可证、股东会决议、公司章程、任职文件、企业名称变更核准通知书、转股协议等；
**公司资质文件
资质申报表、资质证书
集团通知
集团下发通知
集团会议纪要
集团下发纪要
集团规章制度
集团下发制度
集团任命
集团下发
**公司通知
本公司下发通知
**公司会议纪要
本公司召开的月度经营例会、重要的系统会议、专题会议纪要或记录等文件材料。
**公司固定资产台账
本公司固定资产台账
**公司车辆管理
本公司所有车辆的证照、保险、使用协议复印件，维修保养流水单
**公司经济合同
除工程、项目外的所有经济合同
**公司外部往来函件
政府红头文件、上报政府请示报告、外单位往来函件
**公司呈报
OA呈报审批、纸版呈报审批
**公司规章制度
制定的规章制度、岗位职责
**公司用印申请单
用印审批
**公司宣传
公司大事记、反映公司重要活动的报纸、声像资料、DVD、照片，公司编辑的出版物、编印的简报或期刊等宣传材料。
录音、录像、照片、光盘、奖杯、奖牌、荣誉证书、奖状等各种实物类资料。
**公司备忘
各公司年度，季、月度总结、计划管理工作方面的计划性文件；各种统计报表、统计数据分析；与集团签订的目标责任书；人员工作交接清单；办公用品月统计表；收发文件记录。
**公司法律文件
**公司重要证照
土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉证书、达标证书和证明等证件性文书资料；
2、各子公司专业类档案分类标准：
涉及成本、工程、施工管理等专业档案目录，暂按福通顺、超越、鑫同现有存档档案目录内容执行；
五、档案的收集
1、所有应入档的档案文件，各业务部门应在文档形成后的第一时间，将纸版/电子版档案交本部门档案员存档备查，提交人在附件三《档案交接登记表》登记确认，档案员录入电子版《档案交接登记表》；
2、各部门按附件一内容和时限上交档案，各部门档案管理员上交集团档案室，并由双方签署《档案交接登记表》（附件三），避免出现档案丢失现象；
3、如有多份签署的原件，需要各部门各自存档一份。
如原件数量不够，除集团档案室保存原件外，其它部门可保存该档案复印件进行收录存档；
4、工作过程文件存档中，涉及请示、外部函件、工作总结和计划、会议纪要、工程质量安全进度文件、政府发函等文件，凡总裁办已存档的，人力行政中心不再重复存档；
5、集团人力行政中心每季度抽查集团各部门及子公司行政、业务档案的归档情况。
发现档案工作做得出色的部门或个人，在年末工作总结中予以表扬或奖励；发现没有按本规定归档、上报集团档案行为的，按集团绩效考核相关规定对责任人进行处罚，或向下属公司总经理提出处罚建议；
六、档案的保管及等级
1、档案的归档范围及保管期限
类别
归档范围
保密等级
保管期限
经营业务管理类
1.集团及各子公司企业登记证、企业法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉证书、达标证书和证明等证件性文书资料。
二级
永久
2.集团及各公司的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并形成的文件或会议记录等重大决策性文件材料。
一级
永久
3.集团及各公司的发展规划（包括中长期发展规划）、方针、目标管理等政策性文件材料。
二级
永久
4.集团及各公司年度，季、月度总结、计划及全面计划管理工作方面的计划性文件材料。
二级
5年
5.集团及各公司各种统计报表、统计数据分析以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料等汇报性文件材料。
二级
5年
6.各公司与集团签订的目标责任书。
二级
10年
7.各公司业务（包括但不限于工程、销售等）合同、协议等原始记录和文本等凭证性文件材料。
二级
10年
8.集团及各公司的项目批文、批示等文件材料。
二级
10年
行政人事管理类
1.集团及各公司制定的各种规章管理制度、规定、标准等法规性文件。
三级
永久
2.集团及各公司人员岗位职责说明书、劳动合同书及人事档案资料等人力资源材料。
三级
10年
3.集团及各公司请示、呈报及呈报回复等审批文件材料。
二级
10年
4．会议材料
二级
10年
4.1集团领导层会议纪要或记录等文件材料。
二级
10年
4.2集团及各公司召开的月度经营例会、重要的系统会议、专题会议纪要或记录等文件材料。
二级
10年
4.2.1请示、批复、通知、名单、日程等文件材料。
二级
10年
4.2.2会议讨论文件、典型材料、发言稿、会议简报等文件材料。
二级
10年
4.3集团及各公司内部召开的会议纪要、参考材料等材料。
二级
10年
5.集团大事记、反映企业重要活动的剪报、声像资料，企业编辑的出版物、编印的简报或期刊等宣传材料。
三级
永久
6.分司机构建立（含内设机构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章使用、人员编制等申请材料。
二级
永久
7.集团及各公司收发文件记录、电话记录等原始登记记录文件。
三级
5年
8.车辆登记证、车辆凭证等各种车辆管理相关档案文件。
三级
永久
9.员工考勤记录。
二级
3年
10.固定资产采购合同、固定资产登记表、固定资产台账、固定资产盘点表、固定资产采购发票复印件及说明书等固定资产相关资料。
二级
10年
11.办公用品月统计表。
三级
5年
12.集团文件交接清单。
二级
10年
13.集团及各公司月报、周报表以及集团下发至各公司的文件等材料。
二级
5年
特殊载体类
录音、录像、照片、光盘、奖杯、奖牌、荣誉证书、奖状等各种实物类资料。
三级
永久
2、档案级别
2.1公司文件分为一级（绝密）、二级（机密）、三级（秘密）三个等级；
2.2一级，其查阅人仅限于公司总经理，高层管理人员及事件相关负责人；
3、二级，其查阅人仅限于公司总经理，高层管理人员，部门经理、副经理及事件相关负责人；
4、三级，其查阅人为公司内部所有员工；
3、归档案卷的质量要求
3.1档案质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；
3.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不能分开，应放在一起统一归档；
3.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；
3.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
4、合同、协议等涉及到成本、财务等其它部门的档案原件，如有多份签署的原件，需要各部门各自存档一份。
如原件数量不够，除集团档案室保存原件外，其它部门可保存该档案复印件进行收录、编号存档。
七、档案的整理
1、档案管理与编号
1.1文件的分类：
（1）外来文件：
含国家政府，行业的各种法律法规、行业规定、通知图表等文件；
（2）内部文件：
管理制度、岗位职责、通知、决定、规定、会议纪要、总结汇报、合同、报告、申请、呈报等。
1.2文件的格式：
（1）文件纸张：
主要使用A4号纸；
（2）页眉左侧是集团LOGO和名称，右侧是档案编号。
1.3文件的编号：
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。
（1）外来文件：
格式：
W-XXXX-XX-XXX
说明：
W代表外来文件
XXXX代表年度
XX代表月份
XXX代表文件流水号
（2）内部文件：
格式：
投资集团：
RH-X-XXXX-XXX
建设集团有限公司：
RHFTS-X-XXXX-XXX
房地产开发有限公司：
RHXT-X-XXXX-XXX
建筑材料有限公司：
RHJC-X-XXXX-XXX
置业有限公司：
RHDR-X-XXXX-XXX
装饰工程有限公司：
RHZD-X-XXXX-XXX
以此类推。
。
。
说明：
首字母代表公司代码
X代表文件类别
XXXX代表年度
XXX代表流水号
1.4文件类别分类表
A
管理制度
H
会议纪要
B
岗位职责
R
总结汇报
C
规定决定（红头文件）
J
合同
D
人事档案
K
申请请示（呈报）
E
通知
L
工程合同
F
业务合同
M
财务报表
G
财务凭证
N
其它
2、档案整理
2.1系统排列和编排目录，检查案卷质量，制订分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工，制作《档案名单》（附件二）；
2.2局部调整。
对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案，进行新的系统化调整；
2.3全过程整理。
对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编排目录。
八、档案的查/借阅
1、集团档案室所保存的文档，只有公司内部人员通过批准方可以查/借阅，查/借阅者都要填写《档案借阅审批单》（附件四）。
一般性文档，报部门负责人批准后，档案管理员方可办理查/借阅；密级文档的查/借阅要由人力行政总监签字批准；分公司查/阅集团档案室文档，需由分公司总经理签字、人力行政中心总监签字后，方可进行；
2、各分公司部门档案室所保存的文档，只有分公司内部人员通过批准方可以查/借阅，一般性文档，报部门负责人批准后，档案管理员方可办理查/借阅；密级文档的查/借阅要由分公司总经理签字批准；
3、原则上查/借阅档案只限于本部门或本业务专业，跨公司、跨部门、跨专业者，一般不办理查/借阅文档手续。
特殊情况需要集团总裁批准；
4、各级档案室的档案借阅的最长期限为5个工作日；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报本级行政经理处理；
5、档案员将《档案借阅审批单》（附件四）第二联档案员标注在借阅档案资料此页以示标记；
九、档案的保密
1、档案管理人员，要树立保密的意识，任何场合不得随意谈论档案室材料的情况及内容，任何人未经办理严禁接触档案室保存的文档；
2、非档案管理人员未经允许，不能私自开启档案室、档案柜；
3、外借档案者，必须专人专用，不准转借；
4、两级档案室、档案箱柜应加装锁具，只有档案保管人员可以保管钥匙；
十、档案的销毁
1、集团、下属公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；
2、集团档案室内，当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案销毁审批表》（附表五）交人力行政中心总监审核、批准后执行；
3、经批准销毁的公司档案必须要认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存；
4、在销毁集团档案资料时，必须由集团人力行政中心指定专人监督销毁；
5、各子公司档案室的档案销毁工作，参照集团档案室相关销毁审批程序，由人力行政总监审批后执行；
十一、附则
1、本制度由集团人力行政中心制定并负责解释。
2、本制度由总裁批准后施行，修改时亦同。
3、本制度自颁布之日起施行。
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