采购业务流程及管理制度11完整篇doc.docx

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采购业务流程及管理制度

（1）1

采购业务流程及管理制度

一、货品采购：

由货品主管办理、批准、采购。

1、对于大批量的货品采购（暂定为十万元），须由主管业务负责人审核批准后方可采购。

2、长期报价采购，对于经常采购的供应商厂家，商定长期订购、价格优惠、付款优惠政策，并签订一年以上采购优惠合同。

3、未经公司主管业务负责人书面同意，不得私自变更、替换现有货品供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4、询价、议价结束后，需公司主管业务负责人书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由经办人负全责。

5、采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6、适逢节假日等大宗采购合同签订由主管业务负责人及公司指定负责人共同审批书面申请后，方可执行。

7、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

8、货品主管接到各柜组货品申请单”后应依各柜组需求时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，并将结果书面提交审核、监督人员签字后方可定价。

9、货品主管收到经审核、监督批准的“柜组货品采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以QQ、电子邮件或传真的方式确定交货（到货）日期。

10、若属分批交货者，货品主管应在“柜组货品采购单”上署名“分批交货”以供识别。

二、采购付款：

付款、收货。

1、货品主管在采购过程中，需预付货款时，应在申请付款单一式三联上注明预付货款，该批货品为哪个柜组订购，并附采购合同或供应商采购协议复印文本，其中需标明货品数量、品类、单价、付款方式、优惠幅度、交货时间、方式等。

自己留存一联备查；会计部门留存记账联记账；财务部审核监督留存一联，用以督促监督该批货品及时到达公司，以杜绝货品到达公司后，因业务繁忙、时间延误等原因遗漏后，造成货品不能及时上柜，公司资产滞押的不良后果。

2、货品到达公司后，收货人员应依照实收数量，进行分类整理核对，确认无误后，由货品管理人员到电脑入库人员处办理手续，并出具电脑入库单（入库单必须注名：

供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额等）。

入库单必须通过货品主管、收货人员签字后，并将记账联传递会计作往来帐。

供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由货品主管或公司主管业务负责人签字审批后，到财务部办理结算付款手续。

3、如收到货品后，有部分货品特殊原因未随该批量货品到达，需由往来帐会计核算审核后，对未收到货品进行挂账申请处理，并于

六日内交与会计进行账务处理。

三、市场价格：

比对，

1、货品主管应调查主要货品市场与行情，并建立供应厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

2、货品采购主管应就公司所需要材料，提供市场行情资料，作为货品批准价格的参考。

本办法经董事长批准后实施。

货品主管岗位职责

岗位名称：

货品主管

直接上级：

公司主管业务负责人

负责对象：

货品的采购

工作目标：

要求将公司各专柜所需货品保质、保量、安全及时的满足权力与责任：

一、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；

二、根据销售计划和资金情况，编制采购计划；

三、全面负责公司货品的采购工作；

四、掌握好实际库存和在加工货品的在途情况；

五、合理安排采购顺序，对紧缺货品及需长时间采购的货品应提前安

排采购计划及时购进；

六、对主要货品供应商进行考查；

七、负责签订购货合同；

八、严格执行货品入库审核制度；

九、随时掌握货品市场行情的负责；

十、采购管理制度、采购流程的执行与完善；

十一、考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。

十二、按照要求保质保量地组织好货品采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；

十三、负责收集新货品的信息，做好市场分析，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略；业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购货品按时、按量、保质送达我公司，协调柜台货品销售的有效进行。

订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。

与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；

十四、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；做好下属的管理工作。

采购业务流程及管理制度

（2）1

采购业务流程及管理制度（试行）

总则

第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下，特制定此制度。

第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第三条采购部门的划分

（一）生产原材料采购：

由采购部门负责办理。

（二）日常办公用品采购：

由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。

（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第四条采购方式

一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：

凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

（二）长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。

（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

第五条询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

具体实施细则

第六条采购报销流程图

......

第七条请购与采购

（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。

请购单应有部门经理签字。

（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。

采购经办人员接到经批准的“采购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货（到货）日期。

（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联交给仓管员（以备验收）。

第八条验收与入库

（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。

验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。

（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。

不合格品由相关采购员办理退货事宜。

入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。

第九条付款与核算

（一）预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书（注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号），办理付款批准手续后（付款通知书须由总经理签字），交公司财务部门办理预付货款业务。

2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。

（二）现款采购

采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：

供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。

入库单必须通过采购员、保管员签字。

采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。

（三）后付款采购

采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。

供应商需要结款时，由财务将款项汇出。

（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。

采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。

（五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票。

以上仅供参考！