文件信息控制程序含表格.docx

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文件信息控制程序含表格

文件信息控制程序

（ISO9001：

2015）

1.目的:

使本公司质量体系所使用的文件信息能适时、正确地沟通,并避免逾期失效信息的误用；文件信息保护，防止意外更改、失密、缺失。

2.范围:

本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录及外部文件的控制。

3.权责：

3.1.总经理负责审批及发布质量管理体系和控制程序。

3.2.管理者代表负责审核控制程序及文件信息发放范围，外界人员调阅文件信息的核准。

3.3.人力资源部：

负责本程序文件的组织实施，负责公司质量体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，建立《质量体系记录主名单》,统一规划公司记录的保存权责与期限规定。

3.4.技术部：

负责技术性文件信息和施工作业文件信息的编制、更改及审核以及负责本部门范围内的文件信息的编制和控制。

3.5.各部门：

负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。

3.6.人力资源部：

建立《质量体系记录主名单》，统一规划公司文件信息的保存权责与期限规定。

4.定义：

4.1.文件信息：

包括文件、质量手册、程序文件、表单（记录）。

4.2.一级文件信息：

质量手册——阐明本质量体系如何满ISO9001：

5015标准要求。

4.3.二级文件信息：

程序文件——规定何人、于何时、在什么地方做什么事。

4.4.三级文件信息：

作业指导书、操作规范、检验标准规范：

说明如何做。

4.5.四级文件信息：

表单、记录，以收集、信息沟通、控制作业流程或证明符合要求。

4.6.外部文件：

凡与质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准,顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。

4.7.文件信息媒介：

文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其它方式。

4.8.组织知识：

包括内部来源，（例如知识产权；从经历获得的知识；从失败和成功项目得到的经验教训；得到和分享未形成文件的知识和经验，过程、产品和服务的改进结果）；外部来源（例如标准；学术交流；专业会议，从顾客或外部供方收集的知识）。

5.工作流程：

5.1.文件信息编写指南：

5.1.1.二级文件指南：

（1）目的

（2）范围（3）权责（4）定义（无时填无）（5）工作流程（6）相关文件（无时填无）（7）表单（无时填无）

5.1.2.文件章节次编号指南：

1.→1.1.→1.1.1.→1.1.1.1.→1.1.1.2.

2.→2.1.→2.1.1.→2.1.1.1.（如此类推）

5.1.3.文件的页次格式为：

页次/总页数。

5.1.4.版次：

版次号/修订数。

在一个版次内只能修订9次,超9次后，变更版本号：

A/0→A/9→B/0→B/9（如此类推）

5.2.文件编号指南：

5.2.1.一级文件信息编号：

5.2.2.二级文件信息编号：

XXX

5.2.3.三级文件信息编号：

XXX

YYY

5.2.4.四级文件信息编号：

XXX

YYY

5.2.5.编号指南说明：

M——指质量手册；

A、B、C、D——指文件性质；分别为质量手册、程序文件、作业指导书和表单（记录）；

XX——二级文件信息编码；

YY——流水号（01~99），对于三、四级文件为相应控制程序尾号，与二级文件对应；

新制定为A，换版时增为B，同理类推。

5.2.6.编制人员应确保文件信息编号和发放号，是唯一性的。

5.3.文件信息的制定、批准、发放与回收：

5.3.1.内部文件的制定与批准：

5.3.1.1.文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性。

5.3.1.2.二级文件（控制程序文件）由各相关部门提出,管理者代表确认总经理核准。

5.3.1.3.三级文件（作业指导标准）由各相关部门提出,部门主管确认,管理者代表核准。

5.3.1.4.四级文件（表格、表单）随同二、三级文件一同审批。

5.3.2.文件信息的发放与回收

5.3.2.1.文件制定、修订后由人力资源部对文件进行编号、版本、版次规定,并核对无误后,确定发放范围,登录于《文件管制总览表》上。

5.3.2.2.受控文件信息由人力资源部统一复印所需的份数后,于每页显著位置加盖红色受控章后发行，发行日期即为生效日期，并请收文单位在《文件发放与回收记录》上签收，若为修订或废止文件需收回旧版文件,文件回收时应注数量，并记录于《文件发放与回收记录》上。

若受控文件遗失,应注明原因并通知各部门以防止误用。

5.3.2.3.文件信息发行后，回收的旧版文件信息，除原件为组织知识保留外，人力资源部应予以及时销毁，保留的旧版原件正面盖红色“作废文件”章，予以识别。

5.3.2.4.文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象,应填写《文件补发申请单》向人力资源部申请补发，不得以影印方式自行处理。

5.3.2.5.人力资源部应及时、准确的制定识别文件信息现行状态的《文件管制总览表》,保持其最新版本，且人力资源部每三个月发出一次，供各使用部门核对。

《文件管制总览表》发出后,正运行的三个月期间，如有文件信息变更时，可直接在《文件管制总览表》原稿上作相应的更改,以便保持与文件信息的一致。

5.3.3.受控文件信息的发放范围:

5.3.3.1.质量手册的分发:

总经理、人力资源部、经营部、生产部、质检部、技术部。

5.3.3.2.程序文件的分发：

总经理、人力资源部、经营部、生产部、质检部、技术部

5.3.3.3.作业指导书的分发：