文件信息控制程序含表格.docx

1、文件信息控制程序含表格文件信息控制程序（ISO9001：2015）1.目的:使本公司质量体系所使用的文件信息能适时、正确地沟通, 并避免逾期失效信息的误用；文件信息保护，防止意外更改、失密、缺失。2.范围:本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录及外部文件的控制。3.权责：3.1.总经理负责审批及发布质量管理体系和控制程序。3.2.管理者代表负责审核控制程序及文件信息发放范围，外界人员调阅文件信息的核准。3.3.人力资源部：负责本程序文件的组织实施，负责公司质量体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，建立质量体系记录主名

2、单,统一规划公司记录的保存权责与期限规定。3.4.技术部：负责技术性文件信息和施工作业文件信息的编制、更改及审核以及负责本部门范围内的文件信息的编制和控制。3.5.各部门：负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。3.6.人力资源部：建立质量体系记录主名单，统一规划公司文件信息的保存权责与期限规定。4.定义：4.1.文件信息：包括文件、质量手册、程序文件、表单（记录）。4.2.一级文件信息：质量手册阐明本质量体系如何满ISO9001：5015标准要求。4.3.二级文件信息：程序文件规定何人、于何时、在什么地方做什么事。4.4.三级文件信息：作业指导书、操作规范、检验标准规范：

3、说明如何做。4.5.四级文件信息：表单、记录，以收集、信息沟通、控制作业流程或证明符合要求。4.6.外部文件：凡与质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准,顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。4.7.文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其它方式。4.8.组织知识：包括内部来源，（例如知识产权；从经历获得的知识；从失败和成功项目得到的经验教训；得到和分享未形成文件的知识和经验，过程、产品和服务的改进结果）；外部来源（例如标准；学术交流；专业会议，从顾客或外部供方收集的知识）。5.工作流程：5.1.文件信息编写指南：5.1.1.二级文件指南：(1)目的 (2)范围

4、 (3)权责 (4)定义(无时填无) (5)工作流程 (6)相关文件（无时填无）（7）表单（无时填无）5.1.2.文件章节次编号指南：1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1.2.2.2.1.2.1.1.2.1.1.1. (如此类推)5.1.3.文件的页次格式为：页次/总页数。5.1.4.版次：版次号/修订数。在一个版次内只能修订9次,超9次后，变更版本号：A/0 A/9 B/0 B/9 (如此类推)5.2.文件编号指南：5.2.1.一级文件信息编号：MA5.2.2.二级文件信息编号：MBXXX5.2.3.三级文件信息编号：MCXXX-YYY5.2.4.四级文件信息编号：MDXXX-

5、YYY5.2.5.编号指南说明：M指质量手册；A、B、C、D指文件性质；分别为质量手册、程序文件、作业指导书和表单（记录）；XX二级文件信息编码；YY流水号（0199），对于三、四级文件为相应控制程序尾号，与二级文件对应；新制定为A，换版时增为B，同理类推。5.2.6.编制人员应确保文件信息编号和发放号，是唯一性的。5.3.文件信息的制定、批准、发放与回收：5.3.1.内部文件的制定与批准：5.3.1.1.文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性。5.3.1.2.二级文件（控制程序文件）由各相关部门提出, 管理者代表确认总经理核准。5.3.1.3.三级文件（作业指导标准）由各相关部门提

6、出, 部门主管确认, 管理者代表核准。5.3.1.4.四级文件（表格、表单）随同二、三级文件一同审批。5.3.2.文件信息的发放与回收5.3.2.1.文件制定、修订后由人力资源部对文件进行编号、版本、版次规定, 并核对无误后, 确定发放范围, 登录于文件管制总览表上。5.3.2.2.受控文件信息由人力资源部统一复印所需的份数后,于每页显著位置加盖红色受控章后发行，发行日期即为生效日期， 并请收文单位在文件发放与回收记录上签收，若为修订或废止文件需收回旧版文件, 文件回收时应注数量，并记录于文件发放与回收记录上。 若受控文件遗失, 应注明原因并通知各部门以防止误用。5.3.2.3.文件信息发行后

7、， 回收的旧版文件信息，除原件为组织知识保留外，人力资源部应予以及时销毁，保留的旧版原件正面盖红色“作废文件”章，予以识别。5.3.2.4.文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象, 应填写文件补发申请单向人力资源部申请补发，不得以影印方式自行处理。5.3.2.5.人力资源部应及时、准确的制定识别文件信息现行状态的文件管制总览表, 保持其最新版本，且人力资源部每三个月发出一次，供各使用部门核对。文件管制总览表发出后, 正运行的三个月期间，如有文件信息变更时，可直接在文件管制总览表原稿上作相应的更改,以便保持与文件信息的一致。5.3.3.受控文件信息的发放范围:5.3.3.1.质量手册的分

8、发: 总经理、人力资源部、经营部、生产部、质检部、技术部。5.3.3.2.程序文件的分发：总经理、人力资源部、经营部、生产部、质检部、技术部5.3.3.3.作业指导书的分发：相关使用部门。5.4.文件信息的修订/废止：5.4.1.由文件原制定单位或相关人员以文件修订/废止申请单进行修订。5.4.2.文件信息的更改应由该文件的原审批部门进行审批，若指定其它部门审批时，该部门应获得有关背景资料。5.4.3.若有特殊情况，需要在原文上直接作修改时,必须由管理者代表核准、签名后方可执行。5.5.外来文件：5.5.1.外来文件（如客户、供应商提供的图样、资料、说明书及产品行业标准）由人力资源部统一编号：

9、5.5.2.外来文件编号指南：W-XXXX-YYW代表外来文件；XXXX流水号，00019999；产品如有配件时：WXXXX-a-YY、WXXXX-b-YY、WXXXX-c-YY (如此类推)YY版次：版次号/修订数。在一个版次内只能修订9次,超9次后，变更版本号：A/0 A/9 B/0 B/9 (如此类推)5.5.3.外来文件由人力资源部编号后,统一登录于文件管制总览表上,经管理者代表核准后,即可生效。5.5.4.如顾客或外部提供方的资料需更改时，由相关部门负责填写文件修订/废止申请单,由管理者代表核准后,依5.3执行。5.6.对于质量体系所涉及的国际、国家标准和法规,每年由人力资源部向国家

10、标准信息部门查询其最新版本状况；有更改时,由人力资源部提出,管理者代表核准进行更新。5.7.经发行的正式文件信息，使用部门不得在文件上涂改。5.8.记录的搜集与填写：5.8.1.记录的内容记录部门为质量记录的保管部门，每月月底由各部门统一收集本部门上月的质量记录。5.8.2.记录要求字迹端正清楚，内容详细真实，项目填写齐全，数据准确可靠， 且记录完毕后由部门负责人统一编号。5.9.记录的保存与备份：5.9.1.记录的保存单位应依记录的性质或时间分类归档保存。5.9.2.当记录需装箱储存时，在外箱上注明记录的性质与编号范围。5.9.3.记录保存时需注意防潮、防火、防虫蛀以及防止丢失，且传真纸应以

11、影印件归档。5.9.4.记录的备份，所有电子文档形式的资料及记录都需要定期备份，定期备份的时间间隔不应超过一个月。5.10.文件信息的调阅：5.10.1.非职务上需要，文件信息保管单位为保护文件信息，应拒绝非相关人员调阅文件信息。5.10.2.当厂外界人员调阅文件信息时, 应由管理者代表批准，方可影印或借阅相关的文件信息。5.11.文件信息的销毁：5.11.1.记录超出保存期限时, 由保存单位销毁过期失效的记录。5.12.文件信息的评审质量、环境和职业健康安全管理体系文件每年通过体系审核及管理评审定期评审一次，必要时进行修订，修订后的文件要由经过授权的审批人审批其适用性。5.13.公司鼓励任何

12、环保、节约的文件信息载体、传递与保存方式。5.14.记录的保存期限由人力资源部按公司的实际需要，统一制定各记录的保存期限。6.相关文件：无7.表单7.1.文件发放与回收记录7.2.文件管制总览表7.3.文件修订/废止申请单7.4.文件补发申请单7.5.质量体系记录清单7.1.文件发放与回收记录文件发放与回收记录序号文件名称文件编号分发号版本发 放 记 录回 收 记 录备 注签 收日 期数量签 回日 期数量7.2.文件管制总览表文件管制总览表 一阶 二阶 三阶 外来 其它 日期： 年月 日NO文件编号文件名称版本版次页数制订部门备 注 核准：制表：7.3.文件修订/废止申请单文件修订/废止申请单文件名称文件编号申请项目修订 废止申请部门版本号文件等级保密等级生效日期受控状态受控 非受控申请修订/废止原因原文件内容摘要修订内容其它涉及的文件相关部门会审复核总裁批准7.4.文件补发申请单文件补发申请单 申请日期：文件名称：文件编号：补发原因：补发页次：核准申请单位申请人7.5.质量体系记录清单质量体系记录清单NO记录名称记录编号保存期保存地点备注制表： 日期：