档案管理制度.docx
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档案管理制度
广州珠江工程建设监理公司
档案管理制度
第一章档案管理制度………………………………………1
第二章档案综合管理分类方案……………………………30
第三章档案综合管理实施细则……………………………34
第四章附则…………………………………………………42
为加强监理公司的档案管理工作，更好地为监理公司生产经营工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》及《广州市企业档案工作业务建设规范》，特制定本制度。
第一章
档案管理制度
第一节工程档案管理制度
依据【建设工程文件归档整理规范】（GB/T50328-2001）和项目管理/监理信息管理要求，制定本制度。
一、工程项目管理公司的档案管理工作由工程项目管理公司负责人主管，并由一名专职或兼职的档案员负责工程档案的收集整理。
二、工程项目管理公司的文件和图纸以工程项目为单位，由档案员统一登记和发放。
三、工程项目管理公司的工程项目监理文件的归档范围：
（一）、需长期保存的文件（标注□表示强制性归档工程资料，未标注□表示一般性归档工程资料）：
1、房建监理工程
□
（1）项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书
□
（2）工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书
□（3）开工报告
□（4）监理月报
□（5）项目监理协调会议纪要、专题会议纪要
□（6）工程开工/复工报审表﹙GD2202001﹚
□（7）监理工程师通知回复单﹙GD2202006﹚
□（8）监理工程师通知单﹙GD2202011﹚
□（9）监理工作联系单﹙GD2202017﹚
□（10）地基与基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（11）桩基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（12）地下结构分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（13）主体分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（14）钢结构分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（15）建筑屋面分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（16）幕墙分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（17）建筑装饰装修分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（18）给排水分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（19）建筑电气分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（20）通风空调分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（21）建筑智能分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（22）电梯分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（23）单位（子单位）工程验收记录及纪要（GD3014）
□（24）质量评估报告﹙GD3004、市政监--26﹚
□（25）安全评价书
□（26）竣工验收报告（GD3015）
□（27）工程项目监理工作总结报告
□（28）竣工验收备案表（GD3017）
□（29）建设工程施工质量验收监督意见书
□（30）工程竣工结算书汇总表（提供经第三方审核的结果）
□（31）监理业务手册（工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价，交档案室保管）
（32）施工许可证
（33）施工合同（包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、幕墙面积及幕墙高度内容的施工合同）
（34）施工单位中标通知书（钢结构工程及幕墙工程）
（35）工程量清单（钢结构工程用钢量）
（36）图纸（包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、钢结构跨度、悬臂长度、幕墙面积及幕墙高度内容的图纸）
2、市政监理工程：
□
（1）项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书
□
（2）工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书
□（3）开工报告
□（4）监理月报
□（5）项目监理协调会议纪要、专题会议纪要
□（6）工程开工/复工报审表﹙市政监--1﹚
□（7）监理工程师通知回复单﹙市政监--6﹚
□（8）监理工程师通知单﹙市政监--11﹚
□（9）监理工作联系单﹙市政监--17﹚
□（10）地基与基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（11）桩基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（12）软基处理分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚
□（13）单位（子单位）工程验收记录及纪要（GD3014）
□（14）工程质量评估报告（含质量等级评定附表）﹙市政监--26﹚
□（15）安全评价书
□（16）交工证书
□（17）竣工报告（含质量等级评定附表）﹙市政施管--4﹚
□（18）工程竣工验收报告﹙市政备--1﹚
□（19）工程项目监理工作总结报告
□（20）竣工验收备案表﹙市政备--3﹚
□（21）建设工程施工质量验收监督意见书
□（22）建筑工程验收意见书
□（23）竣工结算审核意见书（提供经第三方审核的结果）﹙市政监—25﹚
□（24）监理业务手册（工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价，交档案室保管）
（25）施工许可证
（二）、短期保存的文件
□1、监理规划
□2、监理实施细则
3、监理工作运行记录
四、工程项目管理公司的工程项目管理文件的归档范围：
1、房建代建工程（长期）
□
（1）立项申请报告及批复
□
（2）可行性研究报告（项目投资建议书）及批复
□（3）环境影响报告书或报告表或登记表
□（4）固定资产投资项目年度计划
□（5）建设用地批准书
□（6）国有土地使用证及附图
□（7）拆迁补偿安置协议
□（8）建设用地规划许可证
□（9）初步设计方案批复意见
□（10）施工图审查合格证（及备案）
□（11）有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议
□（12）项目管理服务合同及中标通知书
□（13）勘察设计承包合同及中标通知书
□（14）施工承包合同及中标通知书
□（15）监理委托合同及中标通知书
□（16）建设工程规划许可证
□（17）建设工程报建审核书
□（18）建设工程施工许可证
□（19）工程质量、安全监督登记表
□（20）各责任主体及分包单位资质文件
□（21）电梯安装工程监督登记表
□（22）工程质量验收申请表
□（23）工程质量评估报告
□（24）勘察文件质量检查报告
□（25）设计文件质量检查报告
□（26）单位工程施工安全评价书
□（27）电梯安装分部质量验收登记表
□（28）消防验收文件或准许认可使用文件
□（29）燃气工程验收文件
□（30）房屋建筑工程质量保修书
□（31）商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》
□（32）单位（子单位）工程质量验收记录、纪要
□（33）建设工程质量监督验收意见书
□（34）建设工程规划验收认可文件
□（35）环保验收文件或准许认可使用文件
□（36）建设工程竣工验收档案认可书
□（37）建设工程竣工验收报告
□（38）房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表
（39）汇总目录
2、市政代建工程（长期）
□
（1）立项申请报告及批复
□
（2）可行性研究报告（项目投资建议书）及批复
□（3）环境质量报告及批复
□（4）建设用地批准书
□（5）国有土地使用证及附图
□（6）拆迁补偿安置协议
□（7）建设用地规划许可证及附图
□（8）有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议
□（9）初步设计方案批复意见
□（10）施工图审查合格证（及备案）
□（11）项目管理服务合同及中标通知书
□（12）勘察设计承包合同及中标通知书
□（13）施工承包合同及中标通知书
□（14）监理委托合同及中标通知书
□（15）建设工程规划许可证
□（16）建设工程报建审核书
□（17）建设工程施工许可证
□（18）工程质量安全监督登记表
□（19）工程项目管理机构及负责人名单
□（20）工程项目监理机构及负责人名单
□（21）工程项目施工管理机构及负责人名单
□（22）竣工报告（含质量等级评定附表）
□（23）工程质量评估报告（含质量等级评定附表）
□（24）勘察文件质量检查报告
□（25）设计文件质量检查报告
□（26）市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料
□（27）质量保修书
□（28）单位工程施工安全评价书
□（29）工程竣工验收报告
□（30）建设工程施工质量验收意见书
□（31）建设工程规划验收合格证
□（32）环保验收文件
□（33）建设工程竣工验收档案认可书
□（34）竣工验收备案表
（35）汇总目录
3、具体内容按市档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南（试行）】进行立卷装订。
4、工程投资超过1.8亿元、住宅建筑面积超过8万平方米以上的项目按公司档案收集范围收集整理，其它项目由设计技术部统计工程项目名目表，根据公司资质申报、年检和经营这几方面确定该类项目哪些项目需要进一步收集，并返回综合档案室执行。
五、归档工程文件的质量要求
1、归档的工程文件应为原件，不可以在原件上进行涂改；
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家的技术规范、标准和规程；
3、工程文件的内容必须真实、准确；
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红丝墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真纸、铅笔等。
5、工程文件应文字清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
竣工资料（分部工程验收记录及纪要、单位工程竣工验收记录及纪要、竣工验收报告）要提交原件，竣工验收备案表没有原件的必须加盖甲方红章予以确认，安全评价书可以提交复印件。
6、工程文件的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面，图纸采用国家标准图幅。
7、工程文件的立卷、文件的排列、案卷的编目和装订按城建档案馆和【建设工程文件归档整理规范】的规定办法执行。
六、文件归档的时间和份数
项目管理/监理部各专业人员在工程完工后或调离本项目前应将所管辖的专业技术文件收集整理后交档案员，一般不超过一个月，文件为一式一份。
七、项目管理/工程监理文件整理、移交归档
在工程竣工后三个月内，由工程项目管理公司档案员将全部工程项目管理/工程监理文件收集后按城建档案馆的有关要求进行分类整理、立卷，并列出移交文件清单，经工程项目管理公司负责人审核签认，并办理移交、签收手续，由档案室归档。
在工程竣工后半年内，应归档的①强制性工程资料因某种原因未收集齐，须缴纳一定的保证金（从部门当季度提成工资总额中扣除），最高不超过2万元，最低不超过5千元。
②一般性工程资料，由负责该工程资料的项目管理公司以书面形式将原因阐明报分管领导，分管领导审批送总经理，经总经理批准后方可交综合档案室存放。
③其他情况经分管领导审批报总经理。
④欠缺资料的工程在档案室存放一年内能补齐资料的，可退还保证金。
如超过一年尚未补齐资料的，公司除没收保证金外，并按绩效考核有关规定执行，报总经理批示。
八、凡上级对工程质量评定等级证书以及奖状，有关项目管理公司应及时办理证书及奖状领取手续，证书及奖状领回后移交综合档案室归档，工程获奖证书作为工程质量统计凭证。
九、上述各项材料的收集整理应与工程进度同步进行，分阶段及时完成。
项目管理公司档案员每季度进行检查。
十、对工程项目管理/监理机构需向市城建档案馆及建设单位提交的工程项目管理/监理文件资料，由工程项目管理公司资料员按【建设工程文件归档整理规范】（GB/T50328-2001）、市城建档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南（试行）】的规定和要求整理、装订及汇总，向市城建档案馆和建设单位移交。
第二节文书档案管理制度
为了加强我公司文书档案的科学管理，适应企业的改革、开放和搞活经济的需要，更好地为我公司各项工作服务，特制订本办法。
一、文书档案管理职能：
1、党政工团档案是我公司党、政、工、团部门，在企业的政治、行政、经营工作活动中形成的有保存价值的文件材料。
它包括我公司的行政管理工作、经营管理、党工团管理工作。
2、文书档案工作的主要任务是：
对公司的行政、经营、党、团档案材料的收集、整理、保管、鉴定和统计，为企业各项活动提供利用。
二、文书档案的归档范围：
1、行政管理
（1）监理公司工作安排、总结；
（2）机构设置、人员任免、福利待遇、调动、退休；
（3）管理制度、规定；
（4）公司资质年审、工商年检；
（5）大事记；
（6）会议纪要；
（7）评先材料；
（8）职工名册、合同考核、晋升工资；
（9）职工技术职称；
（10）职工工伤、养老、待业保险；
（11）防火安全检查报告、总结。
2、经营管理
（1）公司计划、统计材料；
（2）公司工作量完成情况；
（3）工程质量统计表、工程竣工验收表；
（4）公司在建工程情况；
（5）财务季报表、年报表；
（6）工程预、结算、招标、投标材料。
3、党群工作
（1）党务工作：
①向上级党委的请示报告和上级的批复;
②党总支部改选的请示报告与批复，选举结果与批复。
③评选先进党支部、优秀党员材料；
④领导班子调整和党的干部任免报告、批复、通知。
⑤党代会会议纪要、工作报告等相关文件。
（2）工、团工作：
①工会年度计划、总结材料；
②各项竞赛、评比、活动安排、方案、总结和上报材料、开展文体活动文件；
③评选先进集体、先进工作者、先进团支部、团员材料。
④工会委员会改选的请示报告与批复，选举结果与批复。
⑤工会和员工代表大会会议纪要、讨论文件、工作报告等相关文件。
三、文书档案的归档要求：
1、凡以公司或公司党支部名义打印行文及上报的材料，均由公司行政人事部专人负责做好平时收集、积累、经初步分类整理，于次年四月份向综合档案室移交归档。
2、移交档案时必须填写移交清单一式二份，经核对清楚后，双方在清单上签字,各留一份存查。
3、打印的文件纸张必须优良，文字清晰，禁止用圆珠笔、铅笔起草和批改文件。
4、归档的文件应符合办文程序（拟稿、签发、印章等齐全）。
5、文件和附件材料（原件与复印件、报告与批复、正文和附件）一并归档。
四、文书档案的管理：
1、按档案综合管理有关规定，公司党、政、工、团的档案材料，应由公司综合档案室集中统一管理，不得由个人分散存放。
2、文书档案的整理分类，由档案室按年度统一编号。
五、文书档案的鉴定：
1、按国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的规定，结合公司实际情况，制订公司档案保管期限表，经公司领导批准后，成为档案鉴定依据。
2、对确无保存价值和已超过保管期限的档案，要进行登记造册一式三份清单，经公司领导批准后，送到指定地方进行销毁。
六、档案的利用：
1、建立档案借阅、利用制度，借阅档案时，严格审批手续。
2、根据公司工作和业务的需要，编制各种索引以便查找和利用。
3、凡借阅档案者必须爱护档案，不得随意在档案上划圈、涂改、折叠、剪折卷，确保档案完整无损。
4、对库存档案情况，档案人员要心中有数，主动了解企业各项工作对档案的需要，积极做好提供利用工作。
5、加强档案利用统计工作，对利用档案有效益的，要及时收集其效果，并按时统计上报和反映情况，及时交流利用经验。
第三节会计档案管理制度
为加强会计档案的管理，使会计档案在搞好企业经济核算、提高企业经济效益中充分发挥作用。
按照财政部、国家档案局财会字【1998】32号及广州市财政局、档案局财会【1998】843号文件规定，会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应按照国家有关规定，建立会计档案，妥善保管。
结合监理公司实际情况，特制定本办法。
一、会计档案的管理
监理公司财务会计档案由监理公司档案室统一管理，在业务上受财务部指导。
二、会计档案的归档范围
1、会计报表：
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
2、会计账簿：
总帐，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计帐簿，固定资产卡片。
3、会计凭证：
原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
4、工资表类：
单位人员工资名册。
5、其他类：
银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业材料。
三、会计档案的归档要求
1、归档的会计文件材料必须保证齐全、完整、真实、准确。
2、归档的会计文件材料由会计人员进行整理、组卷。
3、自制的原始凭证，应保持记账凭证和规格表本一致，折叠整齐、装订牢固。
4、装订时，应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面书写工整，按规定填写字号加盖经办人及主管人印章。
5、会计档案移交时，由财务填列交接清册一式两份，主管领导签字盖章后，向综合档案室移交，交接交接双方对移交清册核对清楚，以明确责任履行签字的手续。
四、会计档案的整理要求
1、会计报表封面上的内容要填写完整，要标明财务报表的年度、总页数、档号、保管期限。
案卷封面上的保管期限则为“永久”保管。
工资表是反映一个单位人员的变动情况，可单独装订存15年。
2、会计账簿采用盒封式封面，多栏帐也可参照使用。
采取编大流水号，即自设置会计帐簿之年起至现在编一个顺序号，排列方法：
总账、明细账、日记帐（现金出纳帐、银行存款账、辅助帐），每年排列都应一致。
3、会计凭证装订前要拆除金属物，检查凭证编号号码，防止颠倒号码或缺号，检查记帐凭证中应该附的原始凭证或文件是否齐全。
4、会计档案移交时间
当年的会计档案，在会计年度终了后，由财务部整理、组卷登记并保管二年后向，由财务部编制移交清册，移交综合档案室统一保管。
五、会计档案的保管
1、要设有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘等设施的档案库房。
2、档案人员要定期检查，对破损或变质的档案，应及时修补、复制。
3、做好会计档案统计，对档案的收进移出、整理、鉴定保管和利用情况进行基本数量的统计。
六、会计档案的借阅和利用
1、公司内查阅会计档案的由财务部派人进行查阅；外单位来阅时，要持介绍信，并经公司领导和财务部负责人批准后，由财务部派人进行查阅。
2、查阅档案，人员只限在规定地点查看，要爱护档案，严禁拆卷页，涂改、勾画、损坏，对违反会计档案管理制度，情节严重者，应报告有关领导严肃处理。
3、对查阅会计档案应做好利用效果登记。
七、会计档案的鉴定与销毁
1、会计档案的保管期限，应按照国家规定的《会计档案保管期限表》划分为永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）两类，保管期限的计算，从会计年度终了后的第一天算起。
2、会计档案保管期限期满，需要销毁时，由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，由公司负责人、财务部和行政人事部领导组成鉴定领导小组，进行鉴定签署销毁意见，并签字盖章，报上级主管部门批准。
3、对涉及重要的固定资产（包括征地、拆迁、基建、房地产交易、购置重大设备等）的原始凭证，应单独抽出装订立卷，待该项固定资产报废清理后再保管5年。
4、鉴定后需要销毁的档案，由综合档案室、财务部一同派员送指定地点销毁。
第四节声像档案管理制度
为加监理公司声像档案的科学管理，充分发挥声像档案的作用，特制定以下办法。
一、声像档案归档范围
1、监理公司重要外事活动、会议等方面。
2、市级以上领导到监理公司检查指导工作等重大活动形成的声像材料。
3、工程整体竣工照片。
二、声像材料的归档要求
1、声像材料必须详细记录时间、地点、人物、摄录人。
2、归档的声像材料必须是原版、正件。
3、归档的声像材料要清晰、完整。
4、声像材料归档时要填写移交清单一式二份，交接双方各留一份。
三、声像档案的管理。
1、声像档案是指各职能部门行使职责，经济活动或从事社会活动中形成的，具有保存价值的照片、幻灯片、录像带等载体的材料。
2、声像档案由综合档案室统一管理。
3、声像档案管理的主要任务是收集、整理、鉴定、保管和统计、开发利用。
4、声像档案的整理按监理公司档案分类编号标准，按不同种类载体进行组卷，编目排列有效。
5、定期检查声像档案的保管情况。
6、归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自销毁、复制、涂改。
7、声像档案的鉴定，要定期对声像档案的保管期限进行鉴定，要销毁的声像档案，必须登记并经领导批准后方能销毁。
四、声像档案的利用
1、编制声像档案目录、帐簿等检索工具，为查找提供方便。
2、建立声像档案借阅利用制度。
3、声像档案借用完毕后，要及时归还，不得转借。
4、做好声像档案库存基本数字和利用情况的统计，并做好记录工作。
第五节设备档案管理制度
为加强监理公司设备档案的管理，充分发挥设备档案的作用，特制订以下管理办法。
一、监理公司的设备指办公用的复印机、电脑、汽车、相机、传真机。
二、设备档案是指以上各种设备的操作、维修、保养的说明书。
三、设备档案的管理：
1、监理公司的设备档案由综合档案室统一管理。
2、设备档案的归档要求：
归档的设备档案必须是原件，并且要完整、清晰。
3、设备档案的利用：
（1）凡使用设备档案，必须办理登记手续。
（2）设备档案使用完毕，由经办人将设备档案交回档案室。
（3）凡使用设备档案，必须小心爱护。
第六节档案库房管理制度
一、档案库房必须门窗坚固、有防盗设施。
除档案保管人员外，其他人不得随意进入库房。
二、库房要有灭火器材（干粉、灭火器），并定期检查，库房内严禁吸烟。
不准堆放杂物。
三、库房内设置空调机、抽湿机、湿度计和温度计，定时测量、记录，并采取相应措施，要求库房经常保持温度为14~24。
C、相对湿度为50%~65%的范围内。
四、档案柜、密集架内必须放有防虫剂。
五、库房要保持清洁卫生，要有遮阳设施。
第七节档案管理制度
为了贯彻《档案法》，搞好公司档案管理工作，维护企业经济利益及其他合法权益和历史真实面貌，结合公司的实际情况，特制定本制度。
一、公司档案是本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。
结合公司情况，划分为行政档案、工程档案和财务档案三大类。
1、行政档案、工程档案由行政人事部统一管理，财务档案由财务部管理。
2、归档范围及要求
3、党政工团档案。
由办公室负责收集、整理、归档，其归档要求参照集团公司相应的规定。
二、工程档案。
由项目管理公司负责收集、分类、整理、立卷，由综合档案室对档案进行审定后装订成册，移交给综合档案室存档。
其归档要求执行按市档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南（试行）】。
三、会计档案。
由财务部负责收集、整理、归档和保管，其要求参照集团公司相应的规定。
四、收集档案时，必须办理档案交接手续，查阅档案资料也必须办理登记，原则上不能开档案室。
五、案库房要做到七防：
即防盗、防光、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染。
第八节档案归档制度
凡属监理公司在各项工作和工程项目监理活动中形成的各种材料（图纸、图表、文字资料、录像、计算机、磁带等）、各种门类载体的档案都由综合档案室统一管理。
一、归档范围
0.工程档案；1.设备档案；4.党政工团档案；7.声像档案；9.会计档案；10.实物档案；
二、归档要求
各项工程监理工作中形成的文件材料，按其业务范围，由监理公司所属各部门的兼职档案员负责收集、积累、整理归档。
1、必须准确地反映监理公司工程监理、经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
2、必须层次分明，符合其形成规律。
3、必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔及铅笔起草和批改。
三、归档时间
1、工程档案，应在工程竣工后三个月内，由项目管理公司兼职或专职档案员将应归档的文
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