管理信息系统设计最终作业.docx
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管理信息系统设计最终作业
超市管理信息系统
系统分析报告
课程名称：
管理信息系统
报告名称：
超市管理信息系统分析报告
指导老师：
专业班级：
工程管理081班
姓名：
祁成
学号：
04108120
一．前言。
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二．公司概括分析
2.1公司基本介绍。
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2.2公司的市场状况。
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三．企业业务职能介绍
3.1现行系统组织结构调查。
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3.2组织结构及机构分析图。
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3.2.1库存管理子系统设计。
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3.2.2销售管理子系统设计。
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3.2.3采购管理子系统设计。
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3.3系统功能需求分析。
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3.4系统信息需求分析。
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3.5系统决策需求分析。
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四．现行系统的业务流程分析。
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五．现行系统数据流程分析
5.1现行系统顶层数据流程分析。
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5.2商品销售1层数据流程分析。
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5.3商品采购1层数据流程分析。
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5.4库存处理1层数据流程分析。
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六．现行系统问题分析及改进之处
6.1现行系统问题分析。
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6.1.1业务流程复杂，难以顺畅有效运行。
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6.1.2业务流程复杂，难以顺畅有效运行。
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6.1.3商品库存管理混乱，透明度低。
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6.2改进方法。
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6.2.1操作性的改进。
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6.2.2安全可靠性的提高。
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6.2.3数据要全面。
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6.2.4扩充性要好。
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一、前言
信息社会的主要特征是信息技术深入到各个行业，使其技术与产品相综合，而产品又与服务相综合，在运用信息的高速传输、储存、处理及通信网络的创建将社会的所有领域综合在一起，使得信息能为各种组织及个人提供多样化服务，满足各种生产、经济、社会活动及生活素质提高的需要，从而导致了经济社会结构形态的变化。
人类的各种活动都离不开信息，信息产业逐渐上升为龙头产业之一。
信息使空间变小，地球成了地球村（GlobalVillage）,经济活动的国界逐渐模糊，经济全球化的趋势已成定局。
同时，经济的发展也从工业经济转向知识经济，即高科技经济的时期，从农业经济到工业经济直到知识经济，其发展的主要特征是从劳力密集型经济到资源密集型经济再到知识密集型经济。
知识经济是以高科技产业为导向产业即以智力资源为首要依据，只是所创造的价值在整个经济中所占的比重不断的上升，逐渐占据主要地位。
现今社会随着现代信息技术的飞速发展，人类社会正从工业时代跨步迈向信息时代，“信息化”已成为一个国家经济和社会发展的关键环节，信息化水平的高低已经成为衡量一个国家，一个地区现代化水平和综合国力的重要标志。
管理信息系统分析的主要任务是：
在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别，可行性分析，详细调查，系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计。
通过理论联系实际，巩固所学的知识，清楚MIS解决的主要问题，给企业所以带来的效益以及存在的问题和改善措施，并且提高自己的处理实际问题的能力，了解设计专题的主要内容，并为自己能顺利与社会环境接轨做准备。
二公司概括分析
2.1公司基本介绍
长春新天地超市（湖西路店）是一家24小时营业的中型连锁便利超市，位于朝阳区湖西路祥和农贸综合市场南侧（近进化路）。
于2006年正式营业，它的建筑面积达20000平方米，一楼是多功能休闲中心，主营运动休闲服饰、餐饮、小吃、美容美发、健身中心、银行、订票处、药店、洗衣店等；二楼经营各种食品、日用百货、服装专柜、居家用品等；三楼经营高品质的生鲜产品，如蔬果、水产、精肉以及各种自制熟食、面点、冷藏日配品等。
超市商品总类达3万多种，几乎覆盖了国内外各种商品。
在“科学化经营，规范化管理”的经营管理模式下，现已拥有百家连锁店。
遍布长春市南关区、二道区、朝阳区、绿园区、宽城区、经济技术开发区、高新技术开发区等多个区域。
超市总部下设财务部、人力资源部、采购部、督导部、行政部、库管部、后勤部、信息部、运输部等九个部门。
“新天地超市”秉承国际化的经营理念，并与长春市场充分融合，带给长春百姓一种全新的购物模式。
它从采购到销售、从后台配送到前台服务，完整而先进的计算机管理系统赋了“新天地超市”领先于长春市同行业的管理水准。
其低廉的价格、优质的服务、完善的品质管理，使优质的商品与优良的服务自然融合为一体，让长春父老感受到一种前所未有的购物乐趣，为“新天地超市”奠定了坚实的基础。
公司从建立以来，治理服务于广大客户与顾客，我们始终坚持“勇于创新、顾客满意”的企业精神，贯穿“技术过硬、超值服务”战略；注重“科级兴司、严格管理”狠抓服务质量，一切以顾客满意为标准，努力超越期望值去服务于每一位顾客。
2.2公司的市场状况
新天地超市（长春市湖西路店）所售商品的种类繁多，可以较大程度的满足人们的需求。
但是在存在较高利润的同时，万福隆超市也存在着一些不足的地方。
经过我们小组的研究讨论，对万福隆超市的管理人提出了以下几点建议：
（1）.可将新天地超市与左右商行联通，与左边鞋庄，“江南春”，左上方“德克士”，右边“灯具城”商店全部联通，没有隔墙，只保留柱子，实现顾客来源共享，使万福隆成为三明的龙头超市，与百货，贸易中心抗衡。
（2）.在经营内容上大胆改革，搞出与别个商店不同的特色。
如：
外卖、送货上门、卖二手货、图书等等。
在条件成熟是，也能办个电子商务超市。
（3）.新天地超市的门面要美观大方，切忌杂乱，不要在超市门口另摆摊子。
超市的购物指南，招牌要醒目，顾客寄存物品要实现自储化，例如：
投币储物等等。
在顾客方便出入的地方可设计一个留言箱让顾客提出自己的看法建议；设计一块留言板，让顾客预定自己所需的商品。
（4）.要主动走出去，了解并打开市场。
主动与各单位工会联系，元旦、春节各单位搞游园、联欢活动时所需的奖品进行送货上门，优质服务。
（5）.要取信于民，对过期的食品、物品，要当场销毁或用其它办法处理掉，保证质量、价格、信誉、服务到位。
（6）.要提倡人文关怀，商场内要有厕所，过道要宽敞，旁边要有长板凳供消费者休息。
（7）.使收款逐步实现刷卡结帐的方式，收款台不要设在店面中央。
（8）.在有利润的前提下，做一些公益事业，回报社会，如支持贫困生等。
万福隆超市若能做到以上几点，能够在原有基础上提高经济效益，增加企业的利润。
我国的超市有很好的发展前景。
我国正处于社会主义的初级阶段，还未达到世界发达国家的水平。
为了几快超市的发展步伐，企业的经营者应当努力寻求一条较好的发展道路，认真改进自己的经营方式，充分利用自己的有利条件，也可向群众争取一些可行性建议，好让企业在国内与国际竞争中利于不败之地。
随着超市规模的发展不断扩大，商品数量急剧增加，有关商品的各种信息量也成倍增长。
超市时时刻刻都需要对商品各种信息进行统计分析。
加快网络信息化建设，对超市的运行和发展，迫在眉睫。
通过开发实施超市信息管理系统，能让消费者少付出金钱、时间、精力和风险，而获得更好的品质、更新的创意、更多的信息和更加方便、新鲜的商品，使消费者和超市经营者共同成为市场的赢家。
开发超市信息管理系统将提高超市各项工作的效率和质量，促进商品的销售资金的流转；减轻各类事务性工作的劳动强度，使超市的职员腾出更多的精力和时间来服务于顾客；改善经营管理，堵塞漏洞，保证顾客和超市的经济效益。
三．企业业务职能介绍
3.1现行系统组织结构调查
通过实地观察，与超市管理人员和业务人员接触，有针对性的提出关于超市的运营环境、管理职能、业务职能、业务流程等方面的问题。
对该超市运营模式及运营环境有了一个初步的认识：
超市地处繁华地带，每月有稳定的顾客消费群光顾该超市，业务呈稳定上升趋势，特别是到节假日。
前台有POS和货品采购录入、库存管理一体机数个负责商品销售和采购商品录入、分配条形码和库存管理等工作，随着销售量逐渐上升，该系统的负荷能力明显不足，每日光是各业务单元盘点就耗费大量的人力物力和时间，而且原系统报表、统计分析能力尤其欠缺，急需安装信息管理系统分担各个业务单元，加强系统统计分析，提供报表，加强决策支持的能力。
管理信息系统主要为超市的日常营运、决策管理提供信息服务，它覆盖了超市的采购、库存、销售等各个单元，涉及所有业务职能，系统能够对采购单管理、出库单管理，还库单管理、入库单管理、销售管理、商品资料管理等等方面提供存储、更新、查询、统计汇总、等功能，超市中商品及供货商等信息由专门的基础数据管理人员在系统的基础数据单元负责录入和管理，采购单、请购单、比价单及询价单由采购管理人员在系统采购单元负责管理，库存商品资料，出库、还库、入库信息由库存管理人员在系统库存单元负责管理。
3.2组织结构及机构分析图
该超市的组织机构及结构分析如下图所示。
超市的组织结构及结构分析图
超市经理：
全权总管超市各项事务。
库存部：
根据销售部提供的需求信息，保证库房货源充足；负责商品接收，安排商品存放；对进出库房的商品进行详细登记；保证库存数据完备。
销售部：
营销策划、市场宣传、导购咨询、促销活动、物品摆放、货架整理、收银结账；及时将销售信息反馈给各部门，保证商品的及时供应更新；处理消费者的各类疑问、投诉；为超市的运作提供实际销售的基础数据。
采购部：
根据库存部提供的库存信息，进行商品采购。
对新产品采购决策进行执行；对采购的商品进行详细登记；保证采购的及时，准确。
3.2.1库存管理子系统设计
根据子系统划分的分析，库存管理系统的主要处理功能包括补充商品的确认、库存的检查、库存数据的更新处理、提供现有商品信息。
库存数据的更新主要是根据入库商品数据和出库商品数据来处理的。
出库和入库需要参照不同的数据（销售数据和订货数据），但处理过程是一样的，因此出库处理和入库处理合并到出库入库功能模块中，将补充商品的确认、库存的检查合并到销售预测信息处理模块中；计算机管理信息系统一般都需要系统管理功能和初始设置功能，这样，新系统的功能模块设计如下所示
库存管理系统功能模块
库存管理系统
初始设置
出库入库处理
库存查询
录
入
库
存
数
据
设置操作权限
录入入库单
录入出库单
审核并更新库存
当前库存商品信息
历史库存商品信息
录入销售清单、市场信息、检查新订商品
库存检查处理
销售信息反馈
3.2.2销售管理子系统设计
根据子系统划分的分析，销售管理子系统的主要处理功能主要包括对销售终端POS机销售数据收集，对销售商品信息的记录，对销售商品信息的查询，对销售商品信息的汇总整理统计。
此外，能对其他各子系统：
库存管理子系统，采购管理子系统，进行实时的销售时点数据的发送以及同步数据的接收
3.2.3采购管理子系统设计
根据子系统划分的分析，采购管理子系统主要处理功能包括，对库存信息的分析指定采购计划，执行采购计划，对各项采购清单的查询，对采购计划的修改和查询。
采购管理子系统的更新将直接影响其他子系统，所以还必须有采购商品信息的实时更新通讯，才外还必须具有对采购商品信息记录，整理，汇总，以及查询功能。
3.3系统功能需求分析
系统功能需求分析从各个部门需要完成的任务着手。
首先，对库存部而言，要求系统对商品库存的情况进行管理，也就是对商品入库、出库情况进行登记记录，同时能对新增加的商品信息进行管理；能对入库出库记录进行分类统计查询，并且与销售部，采购部门实现信息实时传递；其次，对销售部而言，要求系统能提供良好接口，能与销售终端POS机实现无缝连接，能完整记录销售商品的各项相关信息，同时提供对销售记录的分类查询统计，并且与库存部，采购部门实现信息的实时传递；最后，对采购部而言，要求系统能对采购商品信息完整记录，能对采购商品实现分类查询统计，能高效稳定快速地与销售部，库存部实现实时通讯，能实现与销售部，库存部信息实时共享。
序号
名称
内容
输入数据
输出数据
可视化
人工处理
1
采购管理
采购执行
采购结算
采购计划
商品，入库单，验收单
无要求
无
2
库存管理
库存，领取
入库单
提货单
无要求
无
3
销售管理
记录商品销售明细和收入
销售信息
销售统计信息
有
无
4
库存查询
分类查询库存
查询要求
会员/商品库存情况
有
定义查询要求
3.4系统信息需求分析
系统信息需求分析从以下3个方面进行：
超市目标和任务；超市的产品，服务，销售等；超市的营运计划。
首先，超市的目标和任务：
实现各部门的实时信息共享，能及时地掌握销售实点数据，商品库存状况，商品采购信息等。
然后，超市的产品，服务，销售等：
使底层工作人员有效及时了解当前所处部门运营相关商品相关信息状况，以及相关计划和实施
细则。
最后，超市营运计划：
使中上层管理人员能及时有效了解部门运行状况和计划
管理层次
序号
需要的信息
说明
决策层
（经理）
1
商品库存信息
在库的商品类别，级别，数量，价格等信息
2
商品销售信息
销售的商品的销售额，销售量以及详细信息的汇总信息
3
商品采购信息
采购商品的供应商，类别，数量，价格，级别等信息
管理层
（各部门经理，管理人员）
1
各部门计划
本部门计划（采购计划，促销计划等）
2
运行情况
本部门运行情况（销售情况，库存情况等）
作业层
（业务人员）
1
工作计划
所属部门计划（销售计划，采购计划等）
2
库存情况
商品库存情况（数量，存放地点）
3.5系统决策需求分析
系统应该还具有结构化的决策的能力，即能根据业务特点以及相关学科方法和应用条件，提出具有决策的定量模型，为系统设计决策功能提供信息。
对于超市而言，能有效准确及时地预测出销售状况，库存水平以及相关采购价格的趋势，是极其重要的，管理层能据测指定有效合适的相关策略，进而实现收益增长。
这就要求新系统能有效指定各种情况下，销售，库存，采购应对策略，以及对商品销售的情况预测，对库存水平消耗的预测，对采购价格相关的预测。
序号
问题
相关模型
使用效果
使用条件
相关数据
1
制定各项计划
销售预测/计划模型
快速，准确
库存，需求预测
商品库存，需求预测，订购计划
2
采购决策
供应预测，价格分析
快速，准确
以前采购信息
商品需求预测
四．现行系统的业务流程分析
现行系统的业务基本流程如下图所示：
销售部在销售商品时发现某种商品不足，根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划，提交至库存部。
库存部检查这种商品的存货量，如果库存充足则商品出库，补充给销售部；如果存储不足则发出缺货通知，告知采购部，由采购部根据库存部提供的信息制定采购计划，提交至超市经理审批。
超市经理审批后，如果不通过，驳回计划；审批通过则授权采购部进行商品采购，然后将商品移交给库存部，进行入库登记，然后进行出库登记，送至销售部进行销售。
五．现行系统数据流程分析
5.1现行系统顶层数据流程分析
库存操作信息
销售部对销售商品信息进行统计，更新销售信息，销售信息传至库存信息，进行更新。
同时销售部将每日的销售量信息数据传至库存部进行库存处理，同时提交商品需求计划。
库存部对库存信息进行整理统计查询，库存充足，则无须进货，直接发货至销售部；库存不足将信息反馈给负责商品采购的采购部，采购部综合商品库存信息初步确定所需补充的商品。
采购部提交采购信息，传至供应商，供应商接收采购信息，提交商品，采购部接收商品，将商品信息更新，同时移交库存部，库存部根据采购部采购信息更新库存信息，同时将信息传交给销售部，并满足其商品需求计划。
具体过程如下图。
5.2商品销售1层数据流程分析
销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、品名、数量核对现有的库存（商品信息），检查是否需要补充库存，如果库存充足，则可以发出“发货通知”，否则，则需要补充库存商品，根据“库存信息”发出“补货计划”，将其信息数据写入“补货信息”存档；同时向“库存部”发出“订货单”，库存将货物和“送货单”送达后进行“库存处理”，修改“库存信息”，更新库存信息，并将当前的“现有商品信息”告之销售部，发出“发货通知”。
具体流程见下图：
5.3商品采购1层数据流程分析
采购部将所需要采购的商品信息统计汇总，进行对商品信息采购的更新，同时生成商品采购的订单信息，提交至供应商处，供应商接到订货单，发出商品，同时提交发货单。
采购部接收商品，同时更新产品相关信息，记录订单信息。
具体流程见下图
采购部
C1
商品处理
C2
订单处理
供应商
清单信息
订单信息
订货单
发货单
商品信息
商品采购1层数据流程
5.4库存处理1层数据流程分析
库存部根据采购部传送的采购的商品的采购清单，进行入库管理，对商品清单进行整理，生成入库单后，对商品库存信息进行更新；库存部根据销售部传送的提货清单，对所需要的商品进行统计整理，生产出库单后，对库存信息进行更新；库存部每日进行商品维护，根据每日入库出库统计整理，对商品库存信息进行每日盘点。
具体流程见下图：
六．现行系统问题分析及改进之处
6.1现行系统问题分析
6.1.1管理方式落后，缺乏信息化支持
经过我们的调查发现，超市在管理方面，仍未能实现完全信息化，有的环节甚至依旧是人工化，这样浪费人力资源，效率低，准确率低。
虽然各部门均配置有电脑，而且建立了互联的局域网络，但是在业务管理上却没有发挥作用，计算机只是被当作计算工具甚至是娱乐工具使用。
各部门之间存在严重的信息沟通问题，销售部，库存部，采购部往往很难及时了解对方的当前状况，因而造成运行和管理上的脱节。
6.1.2业务流程复杂，难以顺畅有效运行
调查发现，无论在销售部门，采购部门，或者是库存部门，当需要与其他部门进行业务往来时，往往需要经理审批，这种流程造成的状况是，各部门出现问题需要解决时，往往不能有效及时得到回应。
有些商品出现紧缺时，销售部门往往不能及时得到库存充足的商品，顾客要排队等待购买，使顾客大为不满。
超市是以零售为前导，以商品进销，存配，流转管理为基础。
如果没有一个强大的信息系统来支持，那么就会造成一部分商品大量积压，而另一些商品供不应求的局面，这种局面必然会给超市带来巨大的经济损失。
6.1.3商品库存管理混乱，透明度低
由于没有完善的库存管理体系，超市商品库存管理极其混乱，商品信息往往是不完善的，造成对商品库存的维护的困难，而且无法与销售部，采购部及时共享信息，造成销售部，采购部的决策问题。
更由于无法明细库存商品信息，造成采购部采购的困难，而且存在严重的虚报库存，挪用库存资金行为
6.2改进方法
6.2.1操作性的改进
考虑到超市系统操作要求简便的实际情况，系统设计要贯穿“简便实用”的原则，确保非专业人员容易操作。
在物流，销售等重要环节，一个普通的员工也能看懂，简单地培训就能够操作。
6.2.2安全可靠性的提高
要通过对各级操作员进行有效的权限控制，对不同岗位人员要有不同的权限限制，保证数据的安全性和保密性。
并且还应具备数据备份和恢复等功能，避免因意外情况丢失系统数据。
6.2.3数据要全面
系统应提供各种经营分析，保证使管理者能在第一时间准确掌握各种营业数据，为企业经营决策提供有效的数据参考和理论支持。
6.2.4扩充性要好
考虑到系统在长期使用过程中会不断涌现出新技术和新的管理模式，因此要采用标准的开发工具和技术，提供开放的数据接口，保证能同其它软件交流数据。
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