办公室相关工作规章制度.docx

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办公室相关工作规章制度

一、**市人民政府办公室公文办理规则

为促进市政府办公室公文办理规范化、制度化、科学化，进一步提高工作效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》、《**省行政机关公文处理实施细则》和《**市人民政府工作规则》的有关规定，制定本规则。

市政府办公室接收的公文，非涉密的一律通过公务办公网运行。

一、收文办理

（一）签收、登记。

1.收文实行归口管理。

凡发送市政府及办公室的文电，均由文电科统一签收、拆封、登记、编号。

一切收件均要仔细核对件数、份数、机关名称、号码和日期等，登记要注明签收时间，一般收文登记不得超过半天。

2.业务科室收到报送市政府或办公室的公文，必须送文电科登记后按程序办理。

3.领导同志秘书收到需要市政府审批而直接报送领导同志个人的公文，除领导同志直接交办的事项和重大突发事件外，必须转文电科登记并按程序办理。

（二）审核。

文电科收到下级机关报送市政府及办公室需要办理的公文，应当进行审核。

明显不规范的报文，除紧急事项外，退回报文单位按规定重新呈报；紧急公文可及时办理，并将存在问题通知来文单位。

严禁将公文直接报送市领导个人。

对下级来文有下列情况之一的一般不予办理，及时退回报文单位：

1.各部门、各县（区）政府以及市各直属单位的请示类公文，未经主要负责同志签发的（如遇主要负责同志出国出境等特殊情况，应由主持工作的负责同志签发）；

2.非特殊情况的越级行文；

3.未按照部门职责分工，向市有关部门申报或未经有关部门会签的；

4.文种、格式、体例等不符合行文规则的；

5.有漏盖或错盖印章等明显差错的；

6.成文日期与送达时间超过规定期限的（一般公文3个工作日内送达，紧急公文当日送达）。

对上级来文及外地市来文主送对象、抄送对象、成文日期以及正文进行审核，发现错误及时与发文单位联系沟通，确认无误后再行处理。

（三）分办。

1.对需要批办的收文，按以下原则办理：

（1）国务院、省政府（含办公厅）和省直部门、外地市来文需要办理的，送办公室副主任提出明确的拟办意见后呈送相关市领导阅示。

（2）省、市领导给市政府的批示件，全部作为要件按程序办理，并根据领导批示，及时转有关方面办理落实；给市政府负责同志的批示件，由文电科登记后交秘书科呈送该负责同志阅示。

（3）市直部门及县区政府报请市政府解决问题或要求上报、下发文件等的公文，送办公室副主任提出明确的拟办意见后按程序办理。

涉及解决经费的，送办公室副主任提出转请市财政局阅提意见报市预算领导小组会议审定的意见，转市财政局办理。

涉及表彰奖励的，送办公室副主任提出转请市人社局阅提意见报市政府审批的拟办意见，转市人社局办理。

（4）市委、市人大、市政协、市中院、市检察院、**军分区等方面的来文，由文电科签收登记后按程序办理。

（5）主送市政府办公室（党组）且属于办公室职责范围的公文，送办公室副主任提出明确的拟办意见，呈送秘书长或办公室主任阅示。

（6）密码电码由文电科专人负责办理。

2.对阅知性的收文，根据公文内容、要求和工作需要确定范围分送。

（1）国务院、省政府（含办公厅）和省直部门不需要办理的来文，由文电科签收登记后直接送市长、常务副市长、分管副市长、秘书长、相关副秘书长和相关科室阅。

（2）其他机关、单位抄送的公文，文电科签收登记后直接送分管副市长、相关副秘书长、相关科室阅；重要的送市长、常务副市长、秘书长阅。

（3）报送市政府的简报、资料等，除指名专送的，直接送市政府、办公室有关领导同志及科室，重要的送主要领导同志阅。

3.严格遵守保密制度，认真履行保密职责。

涉密公文的收发、运转、归档、销毁，必须按照《保密法》和有关规定办理，未经批准，秘密公文不得复印。

非涉密公文运转过程中的信息（办理情况、领导批示等）也不得擅自复印、泄露外传。

因失职导致泄密事故发生的，依法依规追究责任。

（四）拟办。

1.办公室分管文电工作的副主任对经审核的公文提出具体的拟办意见送领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当注明主办部门。

2.需发文的，转入发文流程，按“发文办理”的有关规定办理。

3.呈送领导同志的审批件，应按顺序附上有关附件，包括：

来文、有关部门意见、有关政策规定、领导批示等相关资料。

4.收文办理过程中，涉及市委、市人大、市政协、市中院、市检察院、**军分区等方面工作的，应加强与相关单位的联系与沟通。

5.收文办理严格执行办文办事限时制的规定，在此基础上，还应遵循以下时限要求：

（1）可以直接送领导审批的，特别是涉及市政府负责同志活动安排的，一般应在1个工作日内呈批。

（2）急件即到即办，在规定时限内办结；难以按时办结的应向有关领导报告。

（五）阅批。

1.根据拟办意见，文电科将来文送呈送市长、副市长或秘书长、副秘书长阅批。

其中，一般的传阅件、呈批件，按照“自下而上”顺序送副秘书长、秘书长、分管副市长、市长签批。

对需要办理的公文，副秘书长、秘书长和分管副市长应提出明确处理意见，为最后签批的领导提供决策参考。

对上级来文中需及时办理的重要急办件，按照“自上而下”的顺序送市长、副市长、秘书长、副秘书长阅批。

2.市政府领导原则上不在未经市政府办公室处理的文件上签批意见。

所有收文原则上由市政府办公室封闭运转，紧急重要公文经领导同意，可由承办单位派专人呈送。

领导不在市区而急需办理的紧急重要公文，可根据领导要求，由文电科或相关秘书科电传至领导所在地签署意见，传回后按程序办理，领导回来后补签；也可根据领导电话指示先办理后补签，接听领导电话的工作人员要在公文处理笺上作好电话记录。

（六）承办。

1.文电科应及时清理领导签署的公文，并根据市政府领导批办意见，及时转交有关县区、部门办理。

根据领导批示意见需转有关部门提出办理意见报市政府的公文，及时转有关部门提出办理意见并明确告知部门办理时限，逾期未将办理意见报市政府的，要主动联系跟踪，并了解情况积极催办；需转有关部门直接办理的公文及时转办，同时按规定程序送相关领导阅知；收到部门提出的办理意见后，连同原文及时按程序呈送领导审示。

2.对下级需回复的请示性公文，在办理完毕有明确结果后，及时将办理结果反馈来文单位，必要时告知相关部门和单位。

3.收文办理严格执行限时办结制：

（1）一般公文原则上应在10个工作日内办结。

（2）转市有关部门研究提出办理意见的公文，除特殊情况外，按以下时限处理：

属部门职权范围内的事项，应在5个工作日内；

需要两个及以上部门联合办理的事项，应在8个工作日内；

需要调查论证的事项，应在30个工作日内。

确有特殊情况在规定时限内不能上报办理意见的，需在办理时限内向市政府办公室说明情况和所需办理时限，并确保按承诺的时限办结。

（3）对交相关部门办理的省政府（含办公厅）和省直部门来文，凡文中有反馈要求的，要求承办部门提前5个工作日将代拟稿报市政府办公室。

（4）急件随到随办。

（5）上级或平行机关来文明确时限要求的，应在要求的时限内办结。

（6）涉及经费、土地、项目、编制等事项不便于限时办理的，按照有关工作的规定办理。

（七）催办、督办。

1.文电科通过综合办公系统，适时掌握逾期未办结公文情况，及时向承办部门、单位发出催办通知。

2.对急件公文，文电科办文人员跟踪催办、督办；重要公文重点催办、督办。

3.对不便于限时办理的公文，由文电科每半年组织一次清理。

二、发文办理

（一）草拟。

草拟公文除符合《党政机关公文处理工作条例》的有关规定外，还应注意以下几点：

1.部门报来的代拟稿内容涉及有关部门职责而无有关部门意见的，应要求报文单位补报；或由承办科室补充征求有关单位意见。

办公室科室自行草拟的公文也应充分征求相关部门意见。

部门意见不能协商一致的一般不发文；如确需发文，应列出分歧意见，提出倾向性意见，供领导签批参考。

2.重要公文或背景复杂的公文，要撰写办文说明，办文说明一般包括：

为何行文、哪个部门代拟、部门意见是否一致、哪些部门意见未采纳及理据、办文科室的重要改动或意见、最终应由谁签发等。

3.制发市政府规范性文件应先提请市政府常务会议研究，再发起办文流程。

重大决策应在上会前交由政府法制机构进行合法性审查。

4.发文拟稿封面各要素如标题、主送单位、抄送单位、公开属性、印制份数等要填写齐全。

5.几点具体事项：

（1）以市政府及市政府办公室名义发出的公文，不能出现对党委、法院、检察院、部队等作指示、交任务、提要求的字句。

若文稿中涉及与上述机关商定的问题，应在文稿前面写上“经与有关方面协商”。

（2）公文中的姓名与职务须用全称。

领导同志姓名与职务并用，只使用一个职务时，市长、副市长姓名在前职务在后，其他领导同志则是职务在前姓名在后；使用两个以上职务时，一律采用职务在前姓名在后。

领导同志姓名、职务并用时，姓名和职务后面不再加“同志”字样。

（3）公文中的单位名称应使用全称或规范化简称；需要使用非规范化简称的，应在第一次出现该单位名称时使用全称并注明简称。

（4）制发公文一般不得使用字母词，确需使用的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国家语委等部门审定的汉语译名。

对于国家权威机构编写的字典中的字母词，已有对应汉语译名的，可直接使用其汉语译名。

（5）草拟公文时，无论事项大小，都应拟制一个一目了然的标题，而不能用“通知”、“紧急通知”之类作为公文的标题。

（二）审核。

1.承办科室负责人审核。

主要审核以下内容：

（1）是否确需由市政府或市政府办公室发文。

（2）是否符合行文规则。

（3）内容是否符合草拟公文的相关规定。

（4）发文拟稿封面诸要素、办文说明、附件材料是否齐全。

科室负责人初审后，应签署意见。

2.文电科审核。

文电科审核着重从五个方面统一把关：

（1）行文关。

是否确需行文，以何名义、何种形式行文。

（2）政策关。

是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规以及其他有关规定。

（3）内容关。

是否观点正确、内容充实、措施切实可行。

（4）文字关。

是否条理清楚、文字精炼、标点符合准确。

（5）格式关。

是否符合国家行政机关公文格式要求。

3.分管文字的办公室领导审核。

以文件、电报形式发出的公文，经文电科审核后，必须经分管文字的办公室领导审核。

分管文字的办公室负责人在科室负责人、文电科审核的基础上，重点把好“行文关、政策关、内容关”。

对可不发的文稿，以及政策、内容、提法和措施等仍需完善、提升的文稿，提出意见退承办科室处理，或签署意见由承办人报分管业务的副秘书长审定。

4.分管业务的副秘书长审核。

分管业务的副秘书长重点审核是否确需发文、发文规格是否准确，涉及相关部门和地区事项是否协商、会签，以及内容是否符合国家法律法规、措施办法是否可行等。

对不可发的文稿，以及政策、内容、提法和措施等仍需完善、提升的文稿，提出意见退承办科室处理。

5.秘书长审核。

涉及市政府中心工作、影响重大或者需要市长审批的文稿，必须报秘书长审核。

6.文稿审核注意事项。

（1）对于文电科、有关领导审核文稿时提出疑问或要求完善的问题，承办人应在承送下一位领导审批前作出说明或进行完善。

（2）文电科审核时，发现与有关政策法规、部门意见不一致等实质性问题，应将文稿退办文科室重新审理；对文稿改动较大的，应主动与办文科室商量、沟通。

（三）审批。

1.市政府发布的决定、命令，向市人民代表大会或市人民代表大会常务委员会提出的议案、人员任免，由市长签署。

2.以市政府名义制发的上行文，由市长或主持工作的副市长签发；以市政府名义制发的下行文，由分管副市长、秘书长签发，其中重要的由市长或常务副市长签发，涉及两位以上副市长分管的工作，须经相关副市长会签；以市政府名义与省政府部门、外地市、军事机关等商洽工作、请求支持或答复问题的公文，由市政府分管领导签发，重要的由市长或常务副市长签发。

3.以市政府办公室名义发文，文中注明“经市政府同意”的，需报市政府领导同志同意；属于机关内部事务的，由秘书长或办公室主任、副主任签发。

4.签批注意事项。

（1）领导如需明确表态的，应直接批示，圈阅视为同意。

（2）公文呈批中，如果有关领导签批的意见不一致，最后一位领导应明确表示同意或不同意谁的意见、哪些意见。

（四）复核。

文稿经领导审批签发后，由文电科复核。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备；与文稿有关的附件材料是否齐全；发文拟稿封面诸要素是否齐全、符合规定、与正文是否一致；体例、格式是否统一规范等。

经复核符合要求的文稿，按规定予以登记、编号；对于不符合要求的文稿，退回承办人进一步完善后重新复审。

（五）缮印。

市政府办公室指定专门文印室负责公文缮印工作。

文印室收到经文电科复审的文稿后，应立即组织印制。

1.缮印要严格对底稿负责，若有疑问，要及时和文电科联系。

2.涉密文件的印制，应符合保密相关规定，做到安全、保密。

3.文件需加印的，应经文电科负责人同意；市政府有关部门需要加印的，由加印单位承担印制费用。

4.缮印要讲究时效，急件、特急件应按时限要求承印；要保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。

5.缮印完毕即送文电科，并将原稿交文电科归档。

（六）分发。

以市政府及市政府办公室名义制发的公文由文电科分发。

收文办理流程图

发文办理流程图

二、市政府全体会议会务工作规程

为进一步规范完善市政府全体会议会务工作，提高会议质量和议事效率，根据《**市人民政府工作规则》，制定本规程。

一、会前准备工作

（一）确定会议内容。

市政府全体会议一般每季度召开一起，议题相对固定。

在完成固定议题的基础上，每次会议根据需要适当增加议题。

市政府全体会议的议题由市长确定。

（二）拟定会议筹备方案。

市政府全体会议筹备方案由文电科拟定，经办公室领导、市政府秘书长审签后，报市长审定。

筹备方案主要包括：

会议主题、时间、地点、内容、议程安排、参会人员、文稿起草、会场布置、新闻报道、任务分工等方面的内容。

（三）准备会议材料。

市政府主要领导讲话稿由综合调研室负责准备；副市长讲话稿由对应秘书科室负责准备；部门发言材料由有关部门准备，在会议召开前2个工作日交文电科。

（四）印发会议通知。

通知内容应包括会议时间、地点、内容、参加人员等。

通知经办公室领导审阅、秘书长审签后，由市政府办公室印发。

一般要求会前2天将参加人员名单报办公室文电科。

（五）催报和整理参会人员名单。

文电科要及时催促参会单位在规定时限内上报参会人员名单。

参会单位主要负责同志因特殊情况不能参加市政府全体会议的，应以书面形式向市政府履行请假手续，办公室文电科汇总后交市政府秘书长，由市政府秘书长向市长报告。

（六）新闻报道。

安排**日报社、**广播电视台、**日报驻**记者站、**人民广播电台驻**记者站、**经济报社驻**记者站等有关媒体参加会议并进行新闻报道。

（七）会场布置。

会场布置工作应提前半天进行，总的原则是清晰明快、庄重大方，体现会议主题及领导的意图。

主席台上领导及参会人员座位应规范有序，人人有席卡，定点定位，花卉品种、色调搭配适当，会标字体、大小应与会场相称，桌椅及场内设备摆放应整齐有序，音响、灯光、录音设备、环境卫生等应符合会议要求。

会场布置完毕后，请会议有关领导检查验收。

二、会中服务工作

（一）会议报到。

会务人员要提前30分钟到达会议地点，做好报到的各项准备工作。

会议报到情况要及时向有关负责同志报告。

（二）会中服务。

会务工作人员要密切关注会场情况，随时掌握会场动态。

认真、及时做好领导同志临时交办的有关事项。

随时调节照明、空调、音响等设备，指导服务员做好茶水服务等工作。

做好内外联系、信息传递等工作。

随时注意并维持好会场秩序，会前及时提醒参会人员关闭手机，会间从严控制非参会人员进入会场。

三、会后工作

（一）会议结束后，会务人员应检查收回有关文件、材料等。

在参加会议人员全部离开后再离开会场。

（二）会议文件材料的归档。

每次会议的录音、会议材料等要及时整理成册，交档案室存档。

三、市政府常务会议会务工作规程

为进一步规范完善市政府常务会议会务工作，提高会议质量和议事效率，根据《**市人民政府工作规则》和《**市人民政府常务会议制度》，制定本规程。

一、参加会议人员

市政府常务会议由市长、副市长、秘书长组成，由市长或市长委托常务副市长主持，每次参加人员必须超过组成人员的半数。

市政府副秘书长，市政府办公室正副主任，市监察局、市政府法制办及有关部门负责人列席会议。

市政府常务会议一般每月召开2—3次，通常安排在周二上午。

二、会议议题主要内容

（一）传达贯彻党中央、国务院、省委、省政府和市委的重要会议精神；

（二）讨论报请省政府和市委审定的重大事项；

（三）讨论和审议政府规章草案；

（四）讨论提请市人民代表大会审议的政府工作报告、国民经济和社会发展五年规划和年度计划、财政年度预决算等重要报告稿；

（五）讨论决定以市政府名义制发的重要文件；

（六）讨论决定市政府工作中的重要事项；

（七）讨论决定或通报其他重要问题和重大事项。

三、会议材料报送和审核

（一）会议材料报送。

拟提交市政府常务会议讨论审议的议题材料，由市直相关部门或单位于会前15个工作日以正式文件报市政府办公室文电科统一接收分办，经市政府分管副秘书长审核后提交市政府秘书长，由市政府秘书长报分管副市长和市长审定。

议题内容如涉及其他部门，承办单位要在行文前主动征求相关部门意见，并尽可能取得一致意见；相关部门反馈意见须报经本部门主要负责同志审定；如部门协调不能达成一致的，承办单位要将各方的分歧意见、承办单位的倾向性意见、有关依据报市政府。

拟以市政府名义印发的重要文件，需经市政府法制办审核后报送。

（二）分管副秘书长复核。

根据市政府领导批示，市政府办公室文电科及时向议题汇报单位下达《会议材料会前协调意见报审表》。

议题汇报单位填写《会议材料会前协调意见报审表》，与汇报材料一起在规定时限内送达文电科，文电科送分管副秘书长复核。

（三）分管副市长审核。

分管副秘书长在3个工作日内提出复核意见，明确协调结果，并提出书面意见报市政府分管负责同志审批。

对有意见分歧的议题，分管副秘书长或要求部门组织协调，或直接组织协调，或提请分管副市长协调。

对于特别紧急，部门一时不能达成一致意见而又必须提请会议讨论决定的事项，在市政府分管市长提出倾向性意见后提请会议讨论。

（四）会议材料修改。

根据协调结果，议题汇报单位抓紧修改、完善汇报材料，送交市政府办公室文电科。

四、会议议题安排

提交市政府常务会议讨论的会议材料完成审核后，由市政府办公室文电科按照汇报材料形成的时间顺序将议题录入议题库。

会议材料要求齐全、完整，包括市政府领导批示、会议汇报材料、汇报单位、列席单位、部门反馈的书面意见及相关附件。

会议时间初步确定后，由办公室文电科根据议题轻重缓急，编制《市政府常务会议议题送审表》（包括拟定时间、议题、汇报单位、列席单位、汇报时间等），并提出拟办意见，呈市政府秘书长报常务副市长、市长审定。

上会议题一经确定，原则上不作调整。

五、汇报材料及发言要求

议题主汇报材料原则上不超过2000字，要求将政策背景、起草依据、拟出台文件的主要内容，传达贯彻上级会议的主要精神、贯彻意见，征求意见及修改情况，请求市政府决策事项等言简意赅地表明，汇报时间不超过10分钟。

相关部门如在征求意见中已书面反馈且没有新的意见，会上只作表态发言；如有新的补充意见，发言不超过5分钟。

六、会议材料印制

会议材料由市政府办公室文电科按照统一格式规范印制，会议材料至少提前1天送市政府常务会议组成人员和列席会议的相关部门负责人。

要加强会议文件的保密管理工作。

七、会议通知和会议室布置

（一）会议议题和时间经审定后，办公室文电科应在会前1—2天拟定会议通知（包括时间、地点、议题、汇报单位、列席单位、汇报时间等），通过市公务办公平台呈送市长、副市长、秘书长、副秘书长及市政府办公室有关负责同志，并电话通知出、列席会议的有关单位。

市政府各部门主要负责同志因特殊情况不能参加市政府常务会议的，应向市政府秘书长履行请假手续，由市政府秘书长向市长报告。

（二）通知办公室综合调研室、秘书一科、秘书二科、秘书三科、信息科、市政府督查室、市政府研究室负责人及有关新闻单位记者到会，讨论决定事项宜于公开的，应及时报道。

新闻单位撰拟的新闻稿须经市政府办公室审核，报秘书长审批，重要的报市长审定。

（三）提前布置会议室，制作出、列席人员席卡，摆放会议材料。

通知会议室服务员做好开会前的各项准备工作。

八、会间服务要求

（一）会务人员要提前20分钟进入会议室，检查会场准备情况，包括会议材料、录音设备、灯光、温度、茶水等；会议即将开始时，要及时催促相关领导到场。

（二）认真做好会议记录和录音。

一般由2名会务人员担任记录工作，其中1人必须自始至终在场记录。

会议记录一般要记发言人原意、原话，特别要记准、记全回忆中关键性的观点、数据、插话、不同意见和主持人的结论性发言，会后根据录音进行核对并补记。

力求记录准确完整，文字整洁清楚。

（三）认真安排好上下议题列席人员的衔接交替工作，组织好列席人员进出。

（四）会务人员要密切关注会场情况，做好市政府负责同志会间临时交办的有关事项；根据会场情况，随时调节照明、空调、音响等设备，指导会议室服务员做好茶水供应等服务工作，维持好会场秩序，从严控制无关人员进出会场。

（五）会议结束后，会务人员检查收回有关文件、资料等，最后离开会场。

九、会议纪要整理与审签

市政府常务会议纪要草拟工作由办公室文电科具体负责，纪要要准确反映会议情况，符合主持人结论性发言精神，力求做到观点鲜明、准确，文字精炼、朴实，段落、层次分明，条理清楚。

对会议形成的重要决定或结论性意见，整理时更要字斟句酌，准确无误。

常务会议纪要初稿经市政府办公室分管负责人初审，市政府秘书长审核后，呈会议主持人签发；无特殊情况，常务会议纪要应在会后4个工作日内印发。

十、会议议定事项督办

常务会议议定事项需督办的，由市政府督查室具体负责，并及时反馈办理情况。

十一、会议材料整理归档

会议纪要、议题、记录、录音和会议材料等要及时收集整理成册，交办公室档案室存档。

市政府常务会议会务工作流程图

四、市政府领导活动安排工作规程

一、市政府主要负责同志出席的综合性集体活动由市政府秘书长负责，市政府办公室联络（督查）科主办，相关科室协办。

二、市政府主要负责同志召集的专项活动由分管副秘书长负责，市政府办公室相应秘书科主办，联络（督查）科及相关科室协办。

三、市政府领导出席省政府及其各部门召开的各类会议、安排的各项工作检查、调研活动，由市政府办公室相关科室承办；市政府分管领导参加分管系统的工作会议以及分工范围的单项和专项集体活动（含市政府主要负责同志参加的），由市政府分管副秘书长负责，市政府办公室相应秘书科承办。

四、市政府领导参加市人大、市政协召开的会议和有关活动，由市政府督查室承办。

五、对于职责难以界定的活动安排，报请市政府秘书长或市政府办公室主任审定。

六、根据所涉及的市政府领导，提出建议分别向有关领导报告：

（一）需请市长参加的活动和涉及市几大班子的综合性活动报市政府秘书长（如秘书长外出，报市政府办公室主任）呈市长批示；

（二）需请副市长参加的活动，报市政府分管副秘书长呈分管副市长批示，重要活动报市长阅知；

（三）需请市政府秘书长、副秘书长参加的活动，报市政府秘书长批示。

七、市政府领导确定出席