千方百剂培训手册.docx

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千方百剂培训手册

千方百剂培训手册

基础篇

一、名词解释

GSP：

GSP是英文GoodSupplyPractice的缩写，意即良好的供应规范，是控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素，从而防止质量事故发生的一套管理程序，与药品生产制造阶段实施的GMP同是保证药品质量的两大关键环节之一。

二、软件安装

1.SQL数据库的安装

《千方百剂医药管理系统》支持SQL7.0和SQL2000，在安装过程中因操作系统不同数据库版本也有所不同。

下面将对操作系统相对应版本进行分析：

操作系统及版本

SQLServer7.0

SQLServer2000

备注

MicrosoftWindowsNTServer4.0

选择“DatabaseServer-StandardEdition”

企业版、标准版

需要安装IE5.0以上版本浏览器

MicrosoftWindowsNTServer4.0企业版

企业版、标准版

Windows2000Server

企业版、标准版

Windows2000AdvancedServer

企业版、标准版

Windows2000DataCenterServer

企业版、标准版

WindowsNTWorkstation4.0

个人版

MicrosoftWindowsMe

选择“DatabaseServer-DesktopEdition”

个人版

Windows98

个人版

必须为98第二版

WindowsXPProfessional

个人版

安装SQL2000时还应注意：

1）SQLServer2000的某些功能要求在MicrosoftWindows2000Server以上的版本才能运行。

因此大家安装WindowsServer2000（建议为Advanced版本）；

2）安装过程中当进入“身份验证”界面时，选择“混合安装”，否则SQL的超级用户不是sa；

3）如果想将原SQLServer7.0数据升级到SQLServer2000则在进入安装界面选择时选择第二项“对现有SQLServer实例进行升级、删除或添加组件”。

2.《千方百剂》软件的安装

安装《千方百剂医药管理系统》必须保证客户端软件与服务器端软件（即中间件）是同版本。

3.安装任我行数据服务器

任我行数据服务器的安装过程非常简单，该程序作为数据库与客户端的中间件有着非常重要的意义。

程序安装后会在安装盘下自动生成一个“MEDSERVER”文件夹，该文件夹下有三个文件和两个文件夹。

1）、“backup”文件夹下存放着已经备份或将要备份的文件；

2）、“data”文件夹下存放有数据库的日志文件和物理文件，分别是后缀名为.ldf和.mdf的两个文件，这两个文件非常重要，如果千方百剂的备份数据被破坏或受损无法恢复，可通过这两个文件进行数据恢复；

3）、“scktsrvr”执行文件在软件安装好后会在每次开机时自动启动；

4）、“Userver”执行文件会在进入千方百剂软件时自动打开，并在退出千方百剂时自动关闭。

5）、在网络版服务器安装目录下还会有一个“drv”文件夹，该文件夹下放着网络版软件狗的驱动程序。

而单版软件狗的驱动程序在客户端安装目录下的“Driver”文件夹下。

安装完成以后必须进行服务器端的配置工作（详细操作可参考帮助文件），否则系统将无法正常工作。

三、流程简介

《千方百剂医药管理系统》的基本信息模块是整个系统所有操作的信息来源，所以协助客户建立正确的基本信息非常重要。

录入时应注意：

1.基本信息

1）.录入库存商品信息时最好能进行一定的分类，如果在此处不建立分类，那么在进行期初录入时将无法使用“库存列表”功能，也就不能进行期初商品的“快速定位”。

2）.在登记药品的详细信息时应注意，如果前台使用扫描仪则必须输入“药品条码”；“基本单位（小）”是最小零售单位，也是系统默认的计算单位；“整件单位（大）”可作为采购及批发单位；但要想使用双单位功能还必须输入“单位换算比率”即一个大单位等于n个小单位，将n录入即可，当进行单据录时可对选择任一单位。

3）.“有效日期”输入的是时间长度，是用于计算有效期的。

4）.在输入往来单位信息时，必须指定片区信息，否则将无法使用片区销售排行榜。

5）.录入内部职员时必须指定所在部门，否则将无法使用部门销售排行榜。

6）.在建立存货仓库信息时应注意，《千方百剂》软件不支持多仓库的出库，因此应根据客户的具体要求建立仓库信息；另外，只有配送中心类型的仓库才能对其他仓库进行配送及调拨。

7）.输入门店信息时，最好将销售门店指定为同名仓库，同时指定为同名零售单往来单位。

基本信息录入后一定要进行成本核算方法的确定，只有手工指定法才能对批号及效期进行管理。

2.系统设置

进行系统设置，主要是确定成本核算方法，不同的成本核算方法有不同的功能。

使用“移动加权平均法”，可使用负库存功能，但无法对药品批次和效期进行管理；使用“手工指定法”可对药品批次和效期进行管理，但无法使用负库存功能；使用“先进先出法”和“后进先出法”时无法进行批次和效期的管理。

3.期初建帐

成本核算方法的不同将直接影响库存商品期初值的录入，选择移动加权平均法时只需录入库存药品的数量和成本均价；而选择手工指定法时需录入库存药品的批次号以及该批次药品的库存数量及成本价，同一药品可录入不同批次。

4.其他

启用帐套后即可进行业务单据的处理，每个月月末可对系统进行一次月结存，以便准确划分每月帐本；每年年终对系统进行年结存，年结存后系统将所有帐本数据转入下一年并作为期初值，所有单据信息将不复存在，系统将回到期初状态，新一年的业务即将开始。

四、功能模块

1.采购管理

采购管理业务流程：

●配送中心根据各门店缺货情况、销售情况以及配送中心仓库的药品库存情况由采购部门制定采购计划，生成药品需求单；

●根据药品需求单和库存药品的库存下限由配送中心采购部门制定每周、每月、每季或半年的采购计划，在上报总部领导审批同意后，由采购部门执行采购计划；

●根据经营的药品及经营的企业填写首营企业审批表和首营药品审批表，或填写质量保证协议，并根据药品需求生成采购合同；

●采购部门根据供应商的供货情况，选择供应单位；

●采购部门与供应商签订采购合同；

●供应商将采购药品送到配送中心仓库；

●配送中心仓库仓管人员、质检人员核对药品数量进行质量检验后，登记药品的效期及批号，同时录入采购入库单；

●进行入库质量验收后，填制入库通知单、购进记录表并进行相关审核、验收；

●采购入库单经过各程序的GSP审核后，经仓库管理人员确认并经财务人员审核后，过帐并进行各种帐务处理；此时业务单据进入经营历程，并发生相关数据的变化，如：

库存数量、应收应付款等；

●根据采购合同及药品验收入库单，供货单位持发票到财务部进行货款的结算业务，财务部根据实际情况经审核后选择结算方式，使用付款单进行业务结算。

主要模块功能简介：

药品需求是根据门店缺货通知单，经过门店配送、配送审核后，对配送中心仓库缺货的药品生成的缺货分析单，通过请购确认后自动生药品需求单，也就是请购单；也可根据配送中心仓库的库存下限报警自动生成。

采购合同也是采购订单，可根据药品需求审核生成，或根据库存下限报警自动生成，也可直接录入。

保存后的采购合同可以被采购入库单调用。

采购入库单根据采购入库商品的到货情况经审核后录入的单据，可根据采购合同审核产生，也可直接录入。

过账后引起库存数量、现金或应收应付款等会计科目变化。

采购退货单采购退货单是一种相当于销售出库的单据形式。

过账后产生库存数量、现金及应收应付款等会计科目的变化。

付款单付款单是钱流单据，付款单和采购入库单配合使用可达到钱流和物流分开处理的效果。

而付款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。

受托代销商品受托代销商品的处理包括：

受托代销商品入库、受托代销结算和受托代销商品退货。

采购日报表是对选定日期当天的药品采购实际数量进行的统计报表，是采购入库减去采购退货的实际数量和金额的统计。

往来结算查询是对选定往来单位的采购入库单的结算情况进行查询。

采购成本表是对选定时间段内的实际采购商品的库存数量、库存金额、含税金额等进行统计与查询，还可以查看该药品的品名、规格、厂家、成本单价、含税单价和入库数量等。

2.销售管理

销售管理业务流程：

●配送中心业务部登记大客户的订货信息，并将订货的药品信息、数量及价格等录入销售合同；

●业务部门根据各药品的库存情况，选择可销售的实际数量及批次，并录入销售单；质量检验人员对出库药品按GSP的要求进入数量、质量检验，库管人员对数量进行审核确认后，仓库发货；

●销售出库单经质量检验人员、库管人员及财务人员等逐一审核后，过帐并进行相关帐务处理，库存减少、现金及应收应付款发生变化；

●收到货款后，录入收款单。

主要模块功能简介

销售合同就是销售订单，保存后可被销售出库单调用，而且当出货数量小于合同数量时可多次调用，直到订单完成。

销售出库单可以根据销售合同审核产生，也可直接录入。

过账后库存减少、现金及应收应付款等会计科目变化。

销售退货单主要处理销售类药品的退货情况，过账后库存增加、现金及应收应付款等会计科目变化。

收款单销售收款单直接影响钱流管理，过帐后引起现金、应收应付款等科目变化。

收款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。

商品委托代销委托代销商品的处理包括：

委托代销商品发货、委托代销商品退货和委托代销结算。

销售成本表可对选定时间段内的所有销售单进行成本统计与核算，以统计销售成本、销售金额和销售毛利。

3.库存管理模块

库存成本调价单是对药品的成本单价和库存金额进行修改，过帐后库存数量不会改变；被修改部分药品成本单价和库存金额发生变化。

报溢单可对盈余药品进行处理，并以最近进价或成本均价作为该药品的入库成本，过帐后库存增加，增加金额记入商品报溢收入。

报损单可对缺损药品进行处理，过帐后库存数量减少，减少金额记入商品报损科目。

出入库单用于处理非经营性商品的出库及入库情况，出入库商品的金额记入费用合计和其他收入的相应会计科目。

库存盘点录入表可对某个仓库库存商品的盘点情况进行录入，并生成报损、报溢单。

库存盘点（自动盘盈盘亏）可对选择仓库的所有或部分商品进行盘点，录入较快，并能生成报损、报溢单。

商品拆装是将多种药品进行组合，并以新的药品名称进行销售的功能，拆装单主要用于记录药品拆装、组合的出入库情况，而生产模板管理则可将每次拆装、组合的药品名称、数量、单位进行登记与记录，以便随时调用。

效期管理是对药品的保质期，也就是到效日期进行查询，使用这一功能时系统必须使用手工指定法进行成本核算。

批次追踪查询是对选定药品的某一批次或全部批次的出库及入库情况进行跟踪查询。

库存商品状况是以树型结构列出所有库存药品的数量、成本均价、库存总价，并能通过多种价格显示库存总价，以及进行大小单位的转换。

也可查询某种药品在各仓库的分布情况。

库存预警管理是对各仓库库存药品的上下限进行设定，以便及时进行药品采购补充库存，并进行各仓库间的调拨。

使用库存上限，可以有效地保持最优库存，减少库存占压，使用库存下限，可以有效保证库存余量，保障销售；同时，根据库存情况制定采购计划。

4、送管理模块

配送中心版与标准版的配送管理模块不同，配送中心版与门店版软件结合后可以实现对销售门店的配送功能，后台管理中心根据各销售门店上传的数据，通过配送管理的一系列流程控制后，根据每一销售门店的缺货情况，自动生成同价或变价配送单，还能根据各