毕业设计论文学年论文对企业备用金的研究.docx
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毕业设计论文学年论文对企业备用金的研究
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云南大学滇池学院
学年论文
论文题目对企业备用金的研究
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20102133165参考文献：
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会计学论文字数：
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目录
摘要1
Abstract2
绪论3
一、备用金的管理3
（一）备用金的核定4
1.定额备用金制度4
2.非定额备用金制度5
（二）备用金的提取5
（三）备用金的保管5
（四）备用金的账务处理5
1.定额备用金制度下的账务处理5
2.非定额备用金制度下的账务处理6
二、备用金管理的现状及存在的问题6
（一）备用金的金额安排不合理7
1.备用金的使用金额没有合理的额度7
2.备用金的预算不准确7
（二）备用金的管理不合理7
1.清理职工欠款不及时7
2.职工欠款呆账坏账多8
3.职工欠款管理上存在帐卡不符现象8
（三）备用金监管不严8
（四）工作人员缺少相应的职业素质9
三、企业备用金的管理建议9
（一）合理安排备用金的额度9
（二）加强备用金的清理报销工作10
1.加强备用金使用的跟踪管理10
2.严格遵循“前帐不清，后账不借”的原则10
（三）加强企业内部控制和管理10
1.加强财务部门的监管10
2.规范备用金审批制度10
3.加强报账会计的双面管理11
4.对备用金进行定期财务分析11
结语11
参考文献12
致谢14
摘要
备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用，且事后需要报销的款项。
备用金的管理包括两种：
一是随借随用、用后报销的非定额制度，另一种是定额备用金制度。
备用金的需要量，也要经过银行核准，包括在库存现金的限额内。
考核企业资金周转的快慢，是采用流动资金占用率来衡量，那么备用金占用的多少，直接影响着流动资金备用金业务在企业日常的现金收支业务中占有很大比重，应指定专业人员管理，对备用金的预借和报销，既要有利于企业各项经纪业务的正常进行，又要建立必要的手续制度，并认真执行。
在经济发展高速化的时代，企业业务发展频繁，加之人员更换及累计时间较长等诸多因素，企业往往会遭受一部分备用金损失，同时也让备用金舞弊行为有空可钻，这严重损害了我国的财经法纪，直接影响了企业经营活动的真实性、合法性和正常的市场经济秩序，同时也阻碍了现代企业制度改革的进程。
因此，备用金管理是否科学合理关系到企业资金的使用效率、资金运转安全性等问题。
【关键词】备用金现状舞弊科学管理
Abstract
Deposit（alsoknownasinternationalprovisionalsum）isanenterprise,agency,institutionoritseconomicorganizationallocatedtotheindependentaccountingoftheinternalunitorstaffpreparefortravelexpenses,sporadicprocurement,retailspending,andlaterneedtosubmitanexpenseaccount.Depositmanagementincludestwokinds:
oneisincreaseswiththeincreasingloanreimbursementafteruse,theuseofquotas,theotherisasystemofimprestfund.Approvedbythebankdepositrequirements,alsowantto,isincludedintheinventoryofcashwithinthequota.Assessmentofenterprisecapitalturnoverspeed,ismeasuredbyliquidityoccupancyrate,sodeposittakesuphowmuch,directimpactonliquidityoccupancyrate.Depositincashreceiptsandcashdisbursementsofbusinessenterprisedailybusinessoccupiesalargeproportion,shallappointprofessionalmanagement,advancesandreimbursementofdeposit,shouldnotonlybeneficialforthenormalconductofthebrokeragebusiness,andtobuildupthenecessaryproceduresystem,andseriouslyimplement.Inanageofhighspeedeconomicdevelopment,theenterprisebusinessdevelopmentfrequently,andpersonnelchangeandaccumulatedforalongtime,andmanyotherfactors,businessestendtobepartofthedepositlosses,atthesametimealsoletfreedepositfraudcandrill,theseriousdamagetothedisciplineoffinanceandeconomicsinChina,directlyaffecttheenterprisemanagementactivityofauthenticity,legality,andthenormalorderofmarketeconomy,butalsohinderedtheprocessofmodernenterprisesystemreform.Pettycashmanagementisscientificandreasonablerelationshiptotheenterprise,therefore,theuseoftheefficiencyoffunds,capitaloperationsafetyandotherissues.
【keywords】pettycashfraudembezzlementScientificmanagement
绪论
企业因经营发展的需要，需要在相关部门及相关岗位储存一定数额的流动资金，以备应急及日常月结使用。
管好企业备用金有利于维护企业资产完整性，有效控制资金风险，提高资金周转何其使用效率。
本文先简单介绍了备用金的相关内容，再从现有企业备用金管理现状出发,分析了造成备用金使用不合理,备用金回收情况不佳的原因和备用金舞弊行为，并提出了相应的对策和建议,希望能够对企业科学管理备用金,减少备用金不合理支出,防范备用金舞弊行为，保证资金安全，提高资金使用效率有所帮助。
一、备用金的管理
备用金管理流程
一般出差人部门经理
无备用金余额前次借款未还清
备用金管理是企业现金管理中的重要部分，管理好企业备用金对企业有重要意义。
备用金的管理包括定额备用金制度和非定额备用金制度。
（1）备用金的核定
预算单位未办理日常的零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3～5天零星支付所需要的现金。
每个预算单位根据本单位的业务量、规模大小以及零星开支情况向财务部门提交备用金申请，财务部门依据预算单位的申请及具体情况核定其金额，再签字批准。
1.定额备用金制度
定额备用金制度指的是财务部门根据各部门的备用金使用情况，设定备用金的使用上限，并拨付相应资金给各部门。
在上限的适用范围之内，各部门自主使用备用金，一段时间后将使用的原始凭证汇总，定期向财务部门报账，并补充备用金的使用上限。
如果要撤销备用金，各部门需将未报销的原始凭证和未使用的备用金一同交予财务部门。
如此有利于提高备用金的使用效率，简化了备用金的报销过程。
适用于规模较大、业务较多的单位。
2.非定额备用金制度
非定额备用金制度是指不设备用金的上限，随借随用随报账，且在该方法下，手续繁琐，不利于提高备用金的使用效率。
适用于规模较小、业务不多的单位用户。
（2）备用金的提取
1、企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。
2、各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。
3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支款或补充备用金。
（三）备用金的保管
1、备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理。
2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。
3、备用金账户应做到逐月结清。
4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
（四）备用金的账务处理
企业内部各部门、各单位周转使用的备用金，应在“其他应收款——备用金”账户核算，也可以单独设置“备用金”账户核算；不得在“库存现金”账户核算。
1.定额备用金制度下的账务处理
定额管理指财会部门对经常需要使用备用金的部门核定备用金定额，并按核定的定额支付备用金，定额备用金使用后报销时，财会部门按照核准的报销金额付给现金，补足定额备用金额度。
其核算过程如下：
①按定额拨付备用金：
借：
其他应收款——备用金
贷：
库存现金
②使用后报销时：
借：
管理费用（销售费用等）
贷：
库存现金
用多少补多少，用掉的计入成本费用，“补”是指用现金补足花掉的，是备用仍保持原有的定额数。
2.非定额备用金制度下的账务处理
非定额管理财务部门根据企业内部各部门或个人的实际需要，一次付给现金，使用后持有关原始凭证到财务部门报销，报销时财会部门根据所付款项和应报销的金额进行清算，若有余款全部收回，若不足，则补足差额。
其核算过程如下：
①按实际数额拨付备用金：
借：
其他应收款——备用金（××）
贷：
库存现金
②使用后报销时（实报实销，多退少补）
借：
管理费用（销售费用等）
库存现金（原借多了，由经办人员退回的现金）
贷：
其他应收款——备用金（××）
或：
借：
管理费用（销售费用等）
贷：
其他应收款——备用金（××）
库存现金（原借少了，应补给经办人员的现金）
实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动，只有企业改变备用金的定额时才做变动。
二、备用金管理的现状及存在的问题
现实生活中有许多企业由于各种原因，对企业备用金管理不善，给部门利益和企业利益造成了不良影响，这严重影响了部门在企业中的地位。
且企业备用金一般都是有职工个人挂账、报账和清帐，直接与职工个人发生关系，很容易发生公款私用或公款私存的现象。
（一）备用金的金额安排不合理
要合理的使用备用金就要先确定其使用范围及用于各个方面的限额，不然难以做到资金的合理运用，对企业只会起反作用。
1.备用金的使用金额没有合理的额度
每项工作由于其内容不同，需要的人力、财力和无力也是不同的，工作人员针对某项工作进行备用金的申请时应充分考虑工作的需要，根据具体工作进行备用金的申请，而财务部门也应对经常性事务有所了解。
现实中存在部门批准每项备用金的使用时并没有考虑到该项工作的具体使用限额，不管申请数目，盲目批准，这样同样导致了备用金的使用率低下、资金浪费的情况。
2.备用金的预算不准确
预算就是预计并根据下一年的相关工作及业务对费用进行估计，预算相当于计划，各部门应根据自己以往的经验对下一阶段的工作内容进行评价，要求具有准确性和科学性。
这样费用就能用在计划之内的项目上，没有在预算之内的项目就要认真考虑其可行性。
在现实生活中有两种备用金预算不准确的情况：
一是备用金预算不足。
造成这种情况的原因包括对项目的计划不到位、遗漏部分工作的预算以及资金使用额度没有控制好，致使月末或年末的备用金不足。
另一种情况是备用金于算过大。
造成这种情况的原因主要是在计划工作时多要了预算，因为在企业各部门之间也存在竞争，且最大的竞争是资源的竞争，所以各部门也会因此而在预算外额外提高备用金预算。
如果预算在月末或是年末没有完成，部门就很可能将备用金用在一些无关紧要的消费上，这就导致了资金的时用的不合理、利用率低下的问题。
（二）备用金的管理不合理
备用金管理是企业财务管理工作的一项重要内容，备用金管理不合理将会引起诸多企业资金问题。
1.清理职工欠款不及时
工作人员在备用金借款被批准后应在一定期限内补齐钱款，如此才能保证备用金的收回。
然而，在现实生活中常有员工屡借不还的现象，大量企业资金被个人长期占用，形成资金沉淀，影响了会计的核算、费用的归集，且其严重违背了备用金的使用制度，导致了备用金不能正常收回，影响了流动资金的周转及资金效益的提高。
要保证备用金的正常使用，就必须保证资金在合理的期限内如期收回，也才能保证资金循环顺畅流通。
2.职工欠款呆账坏账多
欠款回收期限长和欠款不能回收是完全不同的两个概念。
前者是影响了资金的周转，后者则是导致资金流失，这对一个以盈利为目的的企业来说是非常危险的。
因为企业的所有经营活动都是为了赚取利益，与其有关的所有工作及活动所涉及的费用也是为了获得更多收益才发生的投资。
费用收不回来相当于企业后院起火。
由于欠款回收不及时现象的发生，有些员工在还账之前发生人员变动情况，使得借款收回困难或无法收回，从而形成呆坏账，给企业造成了很大的经济损失。
3.职工欠款管理上存在帐卡不符现象
与企业经济活动相关的各种行为都要进行会计核算，且在会计核算时要保证账实相符，帐卡一致。
数据和其他相关信息保持高度一致时才能够保证企业在处理相关问题时能找到有说服力的凭证。
当出现账实不符，张卡不一致时，就会出现责任不清，不能再现事实的情况。
企业经营活动中由于存在备用金长期被职工占用而没有顺利收回，又因财务人员责任不明确，在账户整理时就会出现职工借款串户，账上借款与借款单上的数额、借款人名称不相符等问题，就会造成欠款清理困难，给会计核算带来麻烦。
（三）备用金监管不严
企业备用金的监管主要体现在上级部门对下级部门备用金使用的监管和下级部门对本部门备用金使用的分析管理。
上级领导的监管力度不到位，借款手续不完善、执行不够严格，根本原因是上级部门对备用金的使用没有做出相应明确的规定和要求，如借款事由、金额及必须有哪些负责人签字批准，否则使得下级部门对待备用金问题时也只是敷衍了事，许多相应工作都成为了没有多大意义的走过程、走程序，这会导致许多数据丢失或是内容不全。
根据这样不完整的数据，上级部门如何科学的判断备用金的使用效率和使用情况，又如何对下一期的备用金使用做出合理的安排。
下级部门在向上级管理部门提交相应数据时往往只是对本会计期间发生的备用金的使用总额作简要的说明，并没有明白哪些数据有用，哪些数据不必要，哪些数据又是必须的，无法提供对上级决策有用的信息，没有了解到该项工作的意义所在。
（四）工作人员缺少相应的职业素质
职业素质是劳动者对社会职业了解与适应能力的一种综合体现，其主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。
一方面，领导人没有从全局、整体的利益出发，考虑备用金的科学管理，作为领导人，他的一言一行都会受到员工的关注，对员工的影响力很大，一个有高度职业素质的领导人不仅会自己做好示范，也会让下属在一个合理公平的环境中工作。
如果领导人不负责、做事不考虑后果，不但起不到良好的示范作用，反而会影响了工作的氛围。
对备用金方面，没有制定合理的使用和管理制度，在签字批准时也没有考虑相关申请是否合理等问题都是领导人存在的问题。
另一方面，职工对待工作的态度如何也严重影响着整个企业的工作氛围,接受了企业的薪酬的同时为企业工作，就要对自己的工作负责，在对待备用金的问题上，员工拖欠归还日期，企图占用或是挪用备用金，为了自己的个人利益而损害企业的利益，忘记了自己应该坚持的操守，给企业的工作环境造成不良影响。
三、企业备用金的管理建议
（1）合理安排备用金的额度
对于备用金的使用额度的合理安排来说，核心在于备用金的预算。
第一，企业在向各部门不符备用金时要考虑各部门的工作性质，再根据其工作性质拨付相应的备用金额度。
因为各部门的工作性质不同，有的部门在很多方面都会有很大的花费，而有的部门基本上用不了多少费用，花费很少。
所以，企业要加强备用金的管理就要先考虑不同部门的备用金预算。
第二，各部门在做备用金预算时，要以具体的工作或项目为依据，在申请备用金时要说明备用金的具体用途，以方便财务人员作出合理的判断。
例如：
企业下月A部门要派一人到甲地出差，那么可以根据出差地的里程计算出交通费用和在途相应费用，再根据出差地情况计算出如住宿费和其他相应的开支，那么，这次出差费用的预算就为：
预算差旅费=来回交通费用+在途费用+住宿费用+其他费用
在计算出每项活动的预算的同时，也要考虑到各部门的活动计划，例如：
下个月A部门有2人要到乙地出差，同时B部门和C部门也各有1人要到乙地出差，那么，可以根据各部门间相互联系的工作关系，调整出差人数，以节省开支。
如此，根据相应的业务计算相应的预算，可以更为方便的为财务人员判断备用金预算合理与否提供依据。
（二）加强备用金的清理报销工作
1.加强备用金使用的跟踪管理
财务人员将备用金借出后要及时的了解出差人员及相关工作人员的业务办理情况或是工作进程，一旦借款事项工作结束就要借款人及时到财务部门报销清帐，同时提醒借款人规定的还款期限，并要求其在还款期内归还欠款。
在规定期限内仍未归还欠款的，有财务人员负责催促并提出警告，并逐月从其工资薪金中扣还，直到还清欠款。
2.严格遵循“前帐不清，后账不借”的原则
对于不能及时办理借款清帐手续的，一律不得再借出备用金，只有在上次的借款如数归还后，下一次的备用金申请才能通过，对于拖欠时间较长、金额较大的借款，实行专项管理，限时清理。
（3）加强企业内部控制和管理
1.加强财务部门的监管
加强财务部门的监管职能，设定科学合理的工作制度，让每个职员明白自己的职责，将备用金的管理渗透到企业管理的各方面，严把可能导致备用金发生损失的关口，只要有员工有调离，辞职或是辞退等情况时，又要有财务部门审查与员工有关的备用金借款情况，清帐后经财务部门签字，人事部门才可以办理相关手续。
2.规范备用金审批制度
各部门的备用金申请都要经过相应的负责人签字批准后，单据才具有效力。
在申请时要注明具体的工作事项、原因及金额，方便负责人审核。
对于金额较大的备用金申请，要提前申请，并经过多层领导批准后方可借出。
3.加强报账会计的双面管理
一方面。
会计核算部门要取得单位的支持与配合，使每个工作人员都形成所有经营活动都要经过会计统一核算的共识。
那么在对待备用金方面也不会太容易出现各种有损企业利益的现象。
另一方面，会计部门要对报账会计定期进行相应的会计专业知识和技能的培训，以提高其职业素质。
4.对备用金进行定期财务分析
要完善备用金的管理，就还要在没会计期末对备用金进行财务分析，总结在此期间内的备用金使用情况，并对各方面的信息用会计专业知识与方法进行进一步的分析解剖，以发现备用金各个方面存在的问题，对所存在的问题给予及时的解决有很大帮助。
对于异常的备用金支出要给与重点关注和深度分析，预防不合理费用的发生。
如此，便可对备用金进行科学合理的管理，同时也能为上层领导和管理者提供科学有用的数据，进而做出对企业有用高效的决策。
结语
有效和严密的货币资金内部控制既要包括将收到的现金和支票每日如数交予开户银行，又必须对每笔付款经严格的审批手续开具支票支付。
但为了企业内部各部门频繁发生的日常性的小零星开支，能摆脱常规的繁琐手续而予以简化，根据重要性原则，对为数较少必须使用现金的各项零星开支用备用金制度加以控制。
备用金的管理是一项细致而又繁琐的工作，它涉及到企业每一项经济活动进行的顺利与否，应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用，即其在核定、使用范围及管理等方面都严格的规定。
备用金更是企业现金管理的重要部分，现金对一个企业来说就像是血液对人体一样的存在和必要物，管理好各方面的备用金经济经营活动，并及时防范有关的错弊行为，对一个企业来说，是必要的。
同时，备用金还涉及到很多相关的领导和职员，这使得拥有良好会计的职业道德、熟悉相关会计工作程序及法律规范规定显得尤为重要。
现行企业备用金的各方面还存在着许多问题，要管理好这部分资金，使其发挥良好的作用，还需要在实际工作中不断总结、探索和创新。
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