代理商会议全程策划实施方案.docx
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代理商会议全程策划实施方案
天下齐心合聚成金
——****品牌3周年庆典暨王丽坤明星见面会
策
划
方
案
2017.03.25
会议时间:
2017年7月7日—7月9日
会议地点:
希尔顿大酒店
会议主题:
〔备选〕
天下瞳行合聚成金
盛世瞳堂扬帆起航
聚势瞳行谋远共赢
会议人数:
300人
参会人员:
各级领导、特邀嘉宾、代理商、经销商、供给商、公司员工、演员、媒体等
会议目的:
●展示品牌3周年开展历程，提升品牌形象、知名度
●展示品牌全新市场解决方案，解决代理商销售困境
●成功经历分享，突破代理商眼界思维，坚决代理商信心
●明星代言人与品牌2017年新品全新亮相
●签订2017年下半年代理合同，落实2017年公司市场回款目标
会议主办方：
***********************
会议协办方：
***********************广告公司
一、会议主要容
二、会议操作流程〔细化〕
三、会议组织、筹备、分工
四、会议经费预算
五、会议考前须知
六、会务通讯录
附件1：
***明星见面会活动容〔草案〕
附件2：
会场突发事件处理方法
附件3：
会议酒店备选〔供参考〕
一、会议主要容
第一局部：
会前准备
1、组建会议筹备委员会
2、场地准备
3、物品准备〔宣传物料局部、产品展示局部、客户礼品局部〕
4、会场布置
5、客户邀约、嘉宾邀约
第二局部：
会中局部
时间
主要议程
负责人
备注
7月7日
来宾报到
接待组组长
7月8日
上午
1、来宾入场签名
接待组组长
入场音乐、摄像
2、马应龙企业宣传片与*****品牌宣传片
会务组组长
宣传片视频
3、主持人开场白、会议流程介绍
主持人
主持人串词文案
4、暖场表演或游戏
主持人
节目待定
5、董事长致词：
*****3周年感恩分享
****
演讲稿文案
6、总经理解读：
*****2017年下半年市场战略与商业模式
欧阳爽
演讲稿文案
7、特邀嘉宾发言
技术专家、营销专家
专家演讲稿
8、*****新产品展示和推广培训，客户现场体验产品
上官晴晴
培训PPT，游戏、互动、有奖问答
9、下午会议容精彩预告
主持人
10、午宴
会务组组长
下午
1、入场就座，主持人开场白
2、暖场游戏：
全场总发动
3、成功经历分享
代理商、经销商代表
优秀代理商、经销商2-3位
4、*****2017年形象代言人王丽坤亮相与新品揭幕式
现场表演、互动
明星抽奖
5、*****秋季订货政策解读
绍东
现场发放订货政策、订货确认函
6、商务会谈：
客户咨询、签单、回款
业务经理/市场总监
主持人即时宣布签单客户和获赠奖品，现场造势
7、现场颁奖：
现场最正确回款前三名客户、上半年优秀经销商：
销量冠军、最正确管理奖、成长最快奖、新品推广奖
领导、特邀嘉宾
8、大合影留念
会务组组长
拍照
9、答晚宴
接待组组长
领导祝酒词
10、会场清理
后勤组组长
清理会场物料、产品
7月9日
1、自助早餐
接待组
2、送宾返程
接待组、市场人员
第三局部：
会后局部
一、客户效劳管理〔已签约客户和意向客户后续跟进效劳〕
1、现场未下订单的客户：
业务经理三天回访，进一步探求客户的顾虑并做相关解释，深入沟通，力争促成下单。
2、现场下单客户：
业务经理一周回访产品销售情况，一月后再次回访，了解产品销售动态，同时征求客户意见，不断完善后续效劳。
二、会后总结
1、统计邀约客户数量、实际参会客户数量、最终签单客户数量；
2、通报本次会议销量，各销售团队签单业绩、签单冠军；
3、总结本次会议的经历和缺乏。
二、会议操作流程〔细化〕
项目
细项分解
责任人
完成时间
备注
组建会议筹备委员会
1、确认会议筹备委员会；
2、细分会议筹备委员会工作组职责；
3、提前向集团与各兄弟公司发出人员增援请求，确认增援人员并划分到各工作组；
胡启华
祝好
5.20
5.8会议筹备委员会第一次会议
酒店踩点
1、提前进展会场踩点，综合考虑交通、效劳、配套设施等因素；
2、确认会议期间酒店用餐形式、价格、住宿标准；
3、考察会议期间酒店会议室场地与设备；
欧阳爽
胡启华
平
6.15
已初步筛选局部五星级酒店，详见附件
客户邀约
1、拟定参加会议的代理商、经销商、特邀嘉宾、公司领导等参会人员，通过、、短信等方式进展邀约；
2、发送会议邀请函：
邀请函在会议前10天寄出。
请柬附：
行车路线图；
3、收集邀请函回执，统计确认参会人员；
欧阳爽
绍东
大区经理
6.30
领导邀约
邀请公司领导、特邀嘉宾出席会议
仪
波
胡启华
6.30
供给商邀约
1、邀请优秀供给商代表，作为战略合作伙伴；
2、为本次会议争取供给商赞助支持；
明晴晴
乐计
6.25
媒体邀约
邀请相关媒体出席会议，准备新闻稿样稿供媒体参考，跟进后续活动报道
简
商量量
6.25
明星预约
1、与王丽坤经纪人初步沟通7月见面会意向；
2、发送书面邀请函，请王丽坤亲笔签字回传；
3、初步沟通见面会活动容；
简
商量量
5.15
选定策划公司
1、初步筛选本次会议的广告策划公司；
2、收集广告策划公司提案；
3、确定本次活动执行的广告公司；
4、签定合同，准备会议相关事宜；
胡启华
简
商量量
5．20
明星出场活动
拟定明星出场活动方案〔明星出场活动容、会后来宾分组与明星合影〕
商量量
6.8
明星接待方案
拟定明星接待方案〔接机、安排入住酒店、返程送机〕
高良玉
6.8
会场布置方案
拟定会场布置方案〔会场布置效果图、所需物料清单〕
丁岚
6.8
会议全程方案
拟定会议全程方案，报领导批示，发布会议通知
商量量
6.20
食宿安排
会议用餐形式、价格、餐厅地点、住宿房间确实定
7月7日〔报到〕：
晚餐：
地点：
住宿：
7月8日〔会议〕：
早餐：
地点：
住宿：
中餐：
地点：
住宿：
晚餐：
地点：
住宿：
7月9日〔返程〕：
早餐：
地点：
住宿：
月
6.30
宣传物料准备
1、设计会场所需宣传物料；
2、安排物料制作、采购；
丁岚
6.30
产品物料准备
1、会议所需产品保质保量完成生产；
2、会议所需新产品列的外包材、成品、样品、体验产品等；
3、会议所需产品物料，包括奖品、礼品等
明晴晴
乐计
6.30
会议外场布置
1、会场外景
2、酒店大门的欢送牌、大堂欢送牌、餐厅指引牌、房间指引牌、会场布置；
3、会议接待布置：
人员、签到接待台背景板等相关物料的到位；
4、停车指引牌、车贴。
简
石岚
商量量
7.7
外包广告公司协助
产品样品布置
爆品、新品、苹果在会议现场进展列、展示、打堆
上官晴晴
方
7.7
会议现场布置
1、背景板、主席台、嘉宾牌、横幅、司仪台等物料到位；
2、音响、灯光、投影、电脑、麦克风等现场物料的准备到位和调试。
3、代理商座位牌；
4、会议相关宣传广告；
5、新品启动仪式、走秀T台、灯光设施设备
简
商量量
丁岚
7.7
外包广告公司协助
来宾住宿
全体会议来宾接待
1、会前3天统计参会的准确家数，会前两天与酒店沟通并要到房间；
2、与市场人员共同安排客户入住房间，与时调整需要调整的房间；
3、在每个房间放置温馨贺卡，准备好点心水果，每天送到来宾房间；
4、安排好酒店早叫、房间清扫；
5、与时妥善处理会后退房事宜；
高良玉
高如雪
7.7
会议用餐
1、提前与酒店沟通好每餐的菜谱以与对酒店效劳人员的要求；
2、提前安排好来宾用餐座次表；
3、安排来宾用餐环节；
4、安排会议工作人员用餐环节；
江
7.7
车辆调配
1、安排来宾接机、接站、往返酒店车辆；
2、安排工作人员往返酒店车辆；
3、安排各级领导接送车辆；
胡启华
江
7.7
现场收款
1、组建10人财务小组，负责现场收款；
2、提前准备刷卡机〔5台〕、验钞机、签单所用收据、找零现金；
敏
7.8
检阅、督办
全程会议的各项筹备工作
祝好
7.7
三、会议组织、筹备、分工
一、会议筹备委员会成员
会议总指挥：
欧阳爽
会议副总指挥：
胡启华
组长：
祝好
副组长：
绍东、上官晴晴、强
1、邀约组〔8人〕：
欧阳爽、绍东、马相华、各大区经理
2、会务组〔4人〕：
简、石岚、商量量、
3、接待组〔20人〕：
高良玉、高如雪、全体市场人员
4、后勤组〔4人〕：
玉、江楠、剑玲
5、物资组〔4人〕：
明晴晴、乐计、梁月、周师傅
6、财务组〔10人〕：
敏、杜岚月、黄明、柳文文
7、外联组〔3人〕：
胡启华、
〔注：
有下划线为本组执行负责人，各组人员有待增援〕
二、会议筹备工作组主要职能分工
责任组
组员
工作职能
完成时间
备注
会议
总指挥
欧阳爽
整体把握本次会议运作体系和方向，对会议筹备过程中的各大事件和时间节点作出指示和判断
全程
会议副总指挥
胡启华
本次会议全局直接负责人，整体把控会议筹备容和进度
全程
会议筹备组长
祝好
调度会议全体工作组人员，提前做好工作组人员增援计划，具体协调会议各工作组人员安排与工作职责，把控会议筹备进度，处理紧急事件与突发事件的应急决策
全程
会议筹备副组长
洪
上官晴晴
波
具体分管各组工作进度
总：
邀约组、接待组
夏总：
会务组、财务组
总：
后勤组、物资组、外联组
全程
邀约组
绍东
欧阳爽
大区经理
1〕、专家邀约：
邀请产品技术专家结合*****产品进展技术宣讲，如马应龙博士后研究院专家、科玛产品技术专家等；邀请业实战营销专家就经销商如何突破开展规模瓶颈等主题进展指导
2〕、客户邀约：
通过、、Email等形式进展邀约，确认客户回执，提交给接待组
6月30日前
会务组
简
石岚
商量量
1〕、现场组：
负责酒店外景、大堂、会场布置，会场产品列展示
2〕、广宣组：
负责会议宣传物料设计、制作；宣传稿件、宣传广告片准备；
3〕、设备组：
负责会场设备调试、设施维护、摄影、拍照。
接待组
高良玉
妮
全体市场人员
1〕、准备会议来宾签到资料；
2〕、接待来宾，指引签到，发放会议资料和礼品、安排房间；
3〕、安排用餐相关事宜，以与会议期间的茶水、饮料、零食；
4〕、客户沟通：
市场人员全程效劳自己所辖区域的客户，即时沟通，了解客户需求，
5〕、会议完毕后办理客户退房手续；
6〕、欢送来宾返程
后勤组
芳
1〕、采购会议所需所有物料
2〕、酒店踩点事宜；
3〕、会前、会后领导的接送；
4〕、会议酒店、餐费、住宿统计、结算、核实工作；
5〕、会议完毕，善后清理工作；
物资组
明晴晴
1〕、会议所需所有的产品、物料支持；
2〕、产品领用的统计登记；
3〕、会议现场手法体验的产品；
4〕、协助会务组完成产品展架、灯箱与产品样品的搬运、布置和拆展回收工作；
5〕、会后产品、物料回收工作；
外联组
胡启华
1〕、负责媒体接洽：
媒体邀约、媒体接待、
2〕、明星接洽：
明星邀约、行程安排、
3〕、车辆调配：
来宾接站、接机、往返酒店、返程火车站/机场等用车支持；
财务组
敏
负责会议现场代理商各户现场交费，刷卡、费
升级会员 