系统功能特色1.docx

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系统功能特色1

系统功能特色

图3.13系统总览

基本资料及管理维护系统

系统目的

◆系统管理

在整合作业管理系统中，系统管理对有关于数据资料维护与保密性的问题，例如数据文件的初始设定、备份与重整，及对于数据的正确性与完整性是非常重要的。

关于数据的保密性，本系统拥有完整且严谨的防护措施，以保障正常用户的数据不被删除或篡改，如对进入系统的密码检查、使用任何执行程序的权力检核、对于其它数据拥有者的权限设定等，这些控制在多用户的环境中是非常重要的，有了这些安全的控管与检核，组织内各部门间才能达到分工分权、充分配合且互相信赖，整个系统的效益才可有效地提升。

另外此系统也提供系统清单、程序清单、档案结构、用户管理等基础数据的建立与查询，使管理维护者更了解整个系统的结构与可用的作业。

◆基本资料

在一套集成的制造业管理系统中，通常以组织功能或作业流程来区分产品中各个模块，但是对于各组织流程中，共享性的数据维护程序却只收录于特定的系统中，或重复收录于不同系统，给用户造成使用不便或重复管理的困扰，所以特别将此套集成系统中公用的基本数据统一管理，并可在各系统中同时呈现。

另外公用的参数与数据也集中于此系统，对于实施一集成系统更加的便利。

子系统架构图

图3.14

图3.15

系统特色

◆系统管理

Ø提供此集成系统所有子系统资料、程序资料、档案结构资料的建立与维护作业。

Ø提供用户资料建立与密码维护作业，进入系统时检核用户代号与密码，进入后用户可修改自己的密码，以防止其它用户的冒用。

Ø用户所属的群组资料可建立与修改，并可对其群组作阶层式的设定。

Ø执行任何一种作业时检核该用户对于该作业的执行、输入、查询、修改、删除、确认（取消）、打印……等权限。

对于其它资料拥有者可以设定该资料的查询、修改、删除、确认（取消）……等权限。

Ø提供系统内交易资料的异动追踪，便于异动过程可以被明确记录下来，作为异常的管理。

Ø提供数据文件重新索引，以排除因其它因素造成索引档案的不正确性。

◆基本资料

Ø提供共享参数设定作业，将各系统中共享的参数集中，便于管理，例如：

日期格式、本国币别、税率等，另外，进销存与财务的参数放置也在本系统中。

Ø提供厂别资料建立，并连同输入各工厂或分公司的地址、电话与传真等资料。

另外，可让各种异动单据上注明厂别，如采购单上注明交货厂别，接单后预计出货的厂别……等，以利于运行MRP时可挑选不同工厂计算材料需求。

但在成本计算中不分厂别计算成本。

另外，为管理方便一个库别只可存在于一个厂别中。

Ø提供库别数据建立作业，以建立各库的属性，如MRP时是否纳入供给量、月底成本结算时是否纳入计算、出库时是否管制库存为负数。

另不同工厂的库别不可编相同的代号，以利仓库的识别与系统的运算。

Ø提供生产线的资料建立作业，如每日标准的人工产能、效率与标准单位人工成本。

机器与制费亦同样如此。

Ø提供部门资料建立作业，可将公司内部的部门代号输入供销售分析、利润中心管理时使用。

Ø提供币别汇率资料建立作业，可将业务上需要使用的币别、单价金额的取位方式及每天的买进卖出汇率建入，供各系统的单据汇率使用。

Ø提供编码原则设定作业，可将品号、客户、厂商的编码原则输入，便于建立品号、客户、厂商基本资料时的参考并提供自动编号的功能。

Ø提供工厂与银行的行事历（日历）设定，便于各系统推算时程时能扣除休假日，另提供批次产生行事历的功能，方便用户可以一次产生一年的资料。

Ø各系统中的单据中常常需要分配人员，通过职务人员设定作业可将各系统所需要设定各类的职务人员输入，供各系统后续使用，如采购、业务、会计、生管、物管人员。

Ø因提供多公司的架构，故可建立各个公司的基本资料，包括公司名称、电话、税务资料等，以便于报表表头或其它税务上的使用。

Ø提供常用词组的资料建立，以提供其它各种建立作业输入备注性质字段时使用。

Ø提供常用的地址资料输入，便于其它的建立作业输入地址字段时使用。

Ø对于企业常往来的对象（客户、厂商），常需要加以分类，故提供交易对象分类建立作业，便于分类使用。

Ø对于全国的金融机构，常需要输入不同客户的开票银行，故提供金融机构资料建立。

Ø各种异动单据在打印凭证时，通常需要在凭证上列出签核的程序与其它注记事项，本系统提供注记与签核的资料建立，以利打印凭证与单据设定时使用。

Ø对于定期打印或发生异常的各种统计、管理或明细报表，通常也需要列出签核与注记事项，便于报表的签核流程，本系统提供程序签核注记建立，以供报表打印时使用。

Ø对于重要的基本数据清单，本系统提供厂别、库别、生产线……等等清单，供文件建立后的核对。

产品结构管理系统

系統目的

对多数的制造业而言，其成品往往是由多种的料件所组成，特别是电子产品、机械产品、化学产品等，其组成的配件或配方动辄数十种，甚至数百种，而且在组成的方式上，常为多层次的结构，也就是说一种成品，由许多半成品组成，而这些半成品，又由次一阶层的半成品组成....，使得一个成品的组成结构像树状图一样为多阶层方式。

在实际应用上，常常会需要查询一种成品的组成资料。

比如在报价时，接受订单时，必须估算一种成品的成本。

或者工厂要生产一种产品时，必须知道对于其组成料件所需要领用或采购的数量。

当成品之组成方式复杂时，这种查阅计算的工作变得十分繁琐且容易出错。

如果利用计算机来处理，可以预先将成品的组成方式，对材料的使用量资料和各项成本资料储存在计算机中，日后需要计算成本，或需要计算对原物料的需求量时，可以随时利用计算机来完成各项查询调阅及计算打印的工作，不仅节省人力，且在时效上、正确性上远超过人工操作。

本系统即针对上述需要而设计。

子系统架构图

图3.16

系统特色

Ø提供替代件（主副料）或取代件（新旧料）之优先级用料资料建立，以便于当MRP（物料需求计划）计算用料时，主要料件可用库存量或供应不足时，能依所建立之优先用料顺序自动产生用料，增加料品之使用弹性，避免发生缺料或库存虚增情形。

Ø材料用量资料之功能特色：

●输入查询画面采多栏式，与人工编制之材料清册格式相符，容易阅读并可在线绘制多阶结构图供查询使用。

●材料用量资料之输入、更改或取消皆采在线实时更新方式，操作程序简单、维护容易。

●生效日及失效日之记录，以满足工程变更时之管理需求。

●提供标准生产批量之参数设定，以满足因生产规模条件或销售方式之批量生产所需之对应材料用量。

●提供虚设料件（Phantom）之处理方式，以简化BOM管理。

●提供Feature件、Option件（选配件）的处理方式，以简化BOM输入，同时方便业务人员接单时处理选择性配件之需求。

●对一组成件之零件用料提供是否纳入标准成本计算之参数设定，亦提供材料属性（直接材料、间接材料、厂商供料、不发料）参数设定；方便销售时可能发之运费、报关费、佣金、管销费用等纳入成本估价作为报价之参考外，兼顾费用类生产用料数量管理，同时符合实际成本计算之原则。

●材料之组成用量可采分数表达方式，故对于以重量、容积计算之材料或包装材料之用量，无法整除时可避免小数过长、小数误差之困扰。

●提供材料损耗率之计算因素，以满足采购或领用时之实务需要。

●在一组成件上，允许同一零件材料若使用在多个不同的制程时，可分别独立的建立方式，除完整记录用料时点外，于生产时并可依制程别不同领发料。

●允许用料按用户建立之顺序排列呈现；允许用料记录其制程顺序或插件位置。

Ø提供单阶、多阶、尾阶展开之材料用量清单（正展）及单阶、多阶、尾阶展开之材料用途清单（逆展）（WhereUsed），多层查询或列表作业，提供相关人员了解产品组成关系。

Ø提供组件用料整批替代或用料资料整批变更的功能，各有关主件的材料用量整体自动更改功能，并将变更相关资料记入工程变更当中，使管理符合ISO管理原则。

Ø料件承认管理：

提供每一品号对应的合格供货商及相关认证、送样日期、及承认型号记录，当MRP／LRP（物料需求计划）计算用料时系统会自动挑选经认证合格的供货商，以配合ISO及QS9000管理需求。

ØE-BOM管理功能特色：

●允许对未正式量产尚在研发中的产品做R&D产品用料管理。

●可将已量产BOM转成研发中的E-BOM，修正有差异用料后再由E-BOM转生产BOM，可简化研发到量产中材料用料维护作业，提升作业效率。

●E-BOM材料用量可使用正式品号及工程品号，转正式BOM时工程品号可自动更新成正式品号，简化作业程序。

●提供E-BOM工程变更管理，产品研发过程中可保留详细开发记录。

Ø提供材料用量资料复制、失效组件整批删除、组件序号重排的功能，以方便用户维护产品结构。

Ø提供依主件需求量之资料展开而自动产生请购单之功能，方便对不同物料政策之料件需求执行请购作业。

Ø对于每一主件或组件提供其标准成本（材料成本、人工成本、制造费用）之资料，故可透过逆序倒推方式自动计算产品之标准成本，可作为标准成本管制之基础。

Ø提供低阶码（Low-Level-Code）自动计算更新的功能，便于标准成本、用料需求的展算与生产成本的计算，迅速便利。

Ø提供单阶及多阶之标准成本表，可供了解一产品之成本结构，以及订定商品价格之参考。

Ø提供工程变更作业（ECN），可追溯历史版次变更记录，打印变更凭证及清单，以利于工程变更管理。

Ø针对工程变更管理，提供“BOM预期呆滞分析表”协助研发单位预防工程变更而产生呆滞物料之成本浪费。

Ø提供工程变更单之单据性质建立作业，以便于对工程变更单单别加以分类。

订单管理系统

系统目的

在以人工方式处理订单及出货作业时，当受订之商品种类及客户家数繁多时，对于相关文件的调阅查询，和异动资料的登录、更新，变得非常繁琐、容易出错且延误时效，因而将导致管理者对于出货之进度难以管制，或者在作相关决策时，不能实时或根本无法获得参考资料来辅证。

若以计算机来处理上述各项作业则可以利用计算机的快速处理及大量储存的能力，轻易解决各种调阅查询、统计编表的工作，不仅节省了大量的人力，而且在时效上及正确性上远超过人工操作。

另外，由于一般中小型企业在客户或商品众多的情况下对于价格的管理往往也是十分棘手，通过本系统能对不同商品与客户提供价格的管理与报价的程序，减少价格错误。

在整个订单作业流程上有五项重要课题，分别是：

●订单作业

●跟催作业

●出货作业

●客户管理

●帐款作业

其中“帐款作业”由“应收帐款管理系统”提供，其它作业内容分述如后。

（1）订单作业

当客户下单时，需判断客户之信用余额是否有超过额度，库存数量是否足够，价格是否可被接受，此项作业的进行，必须对于各项产品建有完整的客户价格方面之档案与历史交易价格记录。

（2）跟催作业

当订单审核后，紧接着便是必须进行例行的跟催动作，以确保产品可以如期出货。

在跟催作业上，往往必须依赖从各种角度来查阅报表，比如，就客户别或就产品别或就交期别来查看预计出货之状况。

（3）出货作业

当出货给客户时，业务出货人员必须核对原订单之品号、数量、交期是否相符。

然后制作出货凭证，转给仓管人员，以便于仓管人员备货出货给客户，在出货后，往往必须依赖从各种角度来查阅报表，比如就客户别或产品别来查看出货之明细或统计分析之状况。

（4）客户管理

对于所有往来之客户，除了必须建文件保存其基本资料外，还必须随时记录与其例行之交易，以作为日后是否继续接单或作为议价之参考。

本“订单管理系统”之系统目的即在为制造业／买卖业者解决上述四大课题。

能让一般中小型企业的人员在不必具备计算机专业知识，不必大幅度更改现行的作业程序，仅由阅读本系统的使用手册，即可将“订单管理系统”之作业导入信息化，以达到提高效率，节省人力之目标。

而在设计上则系以下列三点为原则：

1.系统功能必须提供实时而完整的报表资料。

2.作业程序必须与一般人工操作一致。

3.操作方法必须简捷、易学。

子系统架构图

图3.17

系统特色

Ø当输入客户基本资料作业时，提供“客户地址”之简易输入方式，可降低用户对中文输入缓慢之困扰，且提供出货、结帐、收款、票期之参数设定，以利于资金预估之查询，同时亦提供客户帐款科目及银行科目，以利于日后由计算机自动开立传票（集成）。

Ø提供客户资料卡与地址名条之打印，前者可以装订成册以随时备查，后者则可以作为函件上之地址名条。

Ø提供“客户商品计价管理”，系统将记载客户各批量之标准订单单价，对于单价之变更同时提供单据建文件，记录存查历史变更之过程（新旧单价）。

Ø每一种异动作业之资料单据可视用户需要而自行设立不同之单别与性质，以满足不同公司之个别状况或同一公司之制度变迁。

Ø对于单据之定义，提供多种参数设定，如单据编号方式、直接打印否、直接确认否、直接结帐否、签核设定修改否等等，可针对公司不同时期之状况，订定公司不同之制度。

Ø提供“报价管理”功能，输入报价单、打印报价单，同时可依客户报价单进行报价管理，客户确认之报价单亦同时选择是否要更新为按客户类别之标准商品计价，并提供多种报价单输出方式（例如：

传真/E-MAIL/书面）。

Ø提供销售预测资料之建立功能，以作为编制生产计划之依据。

Ø提供销售目标资料之建立功能，以作为销售实绩与销售目标之管理分析。

Ø提供多仓库、多点销售之作业方式，故对于一般专柜式或多营业所之销售型态皆能完全适用。

Ø各种异动作业之资料输入画面皆采多栏式，与一般人工表单格式相符，故容易学习与阅读。

Ø允许国内及国外及样品订单作业。

Ø一张订单上允许订购多种产品、多个交期，亦允许分批出货；对未出货完毕之订单亦允许指定结案。

Ø对于订单尚未出货之各产品可以各种方式查阅或打印，以供业务人员预先催促，掌握交期，避免延误。

Ø提供“订单变更管理”，透过“订单变更建立作业”可记录并保留订单变更前后的相关信息，并可将变更凭证及明细打印成表。

Ø对于每一种产品皆可记录其各客户之交易记录与交易条件，以供接单时之参考。

另外亦记录每一种产品之客户品号，故在出货单上可以打印对方之产品品号。

Ø配合组装零件之接单、出货，允许输入订单及出货单时可由成品直接展BOM之单阶或尾阶订单或出货资料。

Ø订单或出货单资料在输入时，可在线检阅客户之信用额度资料及商品之库存是否足够，针对不足者，计算机可由用户自行设定参数，不足是否允许出货。

Ø记录客户对于每一种商品之核价方式。

在订单或出货单输入时可以自动核对售价。

另外，对客户所购买商品之历史价格及标准价格皆可保存记录，可以随时查阅，且出货单上可印出客户品号，以利于客户对帐。

Ø提供各种销售统计，以利客户之管理。

Ø提供报价、订单、出货、销货退回等异动作业。

各种作业皆采用在线实时更新方式，故可以维持订单、销售、库存等最新信息，以应付随时查阅之需要，同时可以使操作程序简化、容易学习。

Ø提供报价单、订单、出货单、销货退回单等之单据凭证打印，以取代人工填制之凭单，且表单之签核流程，可由用户自行设定为公司内部签核流程，并提供多种报价单输出方式（例如：

E-FAX/E-MAIL/书面）。

Ø提供环环相扣自动转单及相互稽核之功能，如报价单转订单，出货单追溯订单等等。

Ø提供“客户信息查询作业”功能，可依每一客户别查询“出（退）货明细”、“订单明细”、“商品明细”、“商品计价”、“出货统计”、“应收帐款”、“应收票据”及“信用余额”，以利营业单位之客户管理。

采购管理系统

系统目的

在以人工方式处理采购及收料作业时，当采购之料件种类及厂商家数繁多时，对于相关文件的调阅查询，和异动资料的登录、更新，变得非常繁琐，容易出错且延误时效，因而将导致管理者对于进货之进度难以管制，或者在作相关决策时，不能实时或根本无法获得参考资料来支持。

若以计算机来处理上述各项作业则可以利用计算机的快速处理及大量储存的能力，轻易解决各种调阅查询、统计编表的工作，不仅节省了大量的人力，而且在时效上及正确性上远超过人工操作。

另由于一般中小型企业在厂商或料品众多的情况下对于价格的管理往往也是十分棘手，透过本系统能对不同料品与厂商提供价格的管理与核价的程序，减少价格错误。

在整个采购作业流程上有五项重要课题，分别是：

●采购作业

●跟催作业

●进货作业

●厂商管理

●帐款作业

其中“帐款作业”由“应付帐款管理系统”提供，其它作业内容分述如后。

（1）采购作业

在确定需要采购之料件、数量与交期后必须选择厂商，确定进价，然后制作采购单据寄发出去。

此项作业之进行，必须对于各项料件建有完整的供应厂商价格方面之档案与历史交易价格记录。

另外，则是必须应付大量制作与寄发采购单据的工作。

（2）跟催作业

采购单寄发出去后，紧接着便是必须进行例行的跟催动作，以确保料件可以如期进货。

在跟催作业上，往往必须依赖从各种角度来查阅之表报。

比如，就厂商别或就料件别或就某张工单别来查看预计进货之状况。

（3）进货作业

当厂商进货时，仓库收料人员必须核对原采购单之品号、数量、交期是否相符。

然后制作收料凭证，连单带料转移至品管单位进行品检。

品检后，对于品质的判定结果必须加以记录。

其中，验退件必须先予保管并通知厂商取回。

验收部份则办理入库登帐事宜。

（4）厂商管理

对于所有往来之厂商，除了必须建文件保存其基本资料外，还必需随时记录与其例行之交易。

因此，可以定期计算与各厂商之交易笔数、金额、不良率、交货逾期率等，并进而评定各厂商之交货评等、品质评等。

以作为日后是否继续采购或作为议价之参考。

本“采购管理系统”之系统目的即在为制造业买卖业者解决上述四大课题。

能让一般中小型企业的人员在不必具备计算机专业知识，不必大幅度更改现行的作业程序，仅由阅读本系统的使用手册，即可将“采购管理系统”之作业导入计算机化，以达到提高效率，节省人力之目标。

而在设计上则系以下列三点为原则：

1.系统功能必须提供实时而完整的报表资料。

2.作业程序必须与一般人工操作一致。

3.操作方法必须简捷、易学。

子系统架构图

图3.18

系统特色

Ø当输入厂商基本资料作业时，提供“厂商地址”之简易输入方式，可降低用户对中文输入缓慢之困扰，且提供收料、结帐、付款、票期之参数设定，以利于资金预估之查询，同时亦提供厂商帐款科目及银行科目，以利于日后由计算机自动开立传票（集成）。

Ø提供供应厂商资料卡与DM卡之打印，前者可以装订成册以随时备查，后者则可以作为函件上之地址名条。

Ø提供“厂商料件核价管理”，系统将记载厂商各批量之标准采购单价（即以量计价之功能），对于单价之变更同时提供单据建文件，记录存查历史变更之过程（新旧单价）。

Ø每一种异动作业之资料单据可视用户需要而自行设立不同之单别与性质，以满足不同公司之个别状况或同一公司之制度变迁。

Ø对于单据之定义，提供多种参数设定，如单据编号方式、直接打印否、直接确认否、直接结帐否、签核设定修改否等等，可针对公司不同时期之状况，订定公司不同之制度。

Ø对于零星采购料件，提供请购管理功能，需求单位可透过“请购单建立”输入需求资料，由料件之计划人员透过请购资料进行逐笔采购行为，并将请购资料直接汇总为厂商别之采购单，并由系统提供多种请购状况表协助追踪管理。

Ø提供“采购人员管理”，料件可设定管制之计划人员，对于请购料件，计划可针对管辖之料件进行采购，发出采购单，并且对于进度之管制报表，均可依采购人员区隔管理，以提高数据管理效率。

Ø提供多仓之采购、进货作业型态。

Ø各种异动作业之资料输入画面皆采多栏式，与一般人工表单格式相符，故容易学习与阅读。

Ø允许国内及国外及杂项采购作业。

Ø一张采购单上允许采购多种料件、多个交期，亦允许分批交货；对未进货完毕之采购单亦允许指定结案。

Ø对于采购单尚未进货之各料件可以各种方式查阅或打印，以供采购人员预先催促，掌握交期，避免延误。

Ø提供“采购变更管理”，透过“采购变更建立作业”可记录并保留采购变更前后的相关信息，并可将变更凭证及明细打印成表。

Ø对于每一种料件皆可记录其各供应厂商之交易记录与交易条件，以供采购时之参考。

另外亦记录每一种料件之供货商品号,故在采购单上可以打印对方品号。

Ø提供“采购价格异常表”，管制采购对象异常【非向主供货商采购者】及价格异常【非标准料件厂商价格异常】者，协助采购效益的评估与衡量。

Ø关于进货管制提供以下功能管制

Ø提供超交率管制到货管制。

●提供三段式之进货管制，到货、检验及货款输入。

●为防止进货料品无采购单据来源，可于收料单据性质设定是否为“核对采购”。

●对于成套采购生产之组件料品，当结转为应付凭单时提供“暂不付款”功能，以管制供货商之分批及逾期交货。

Ø对于进货之料件，允许有验收处理之程序。

并提供“待验料件”之报表，以了解在待验区中之料件状况。

Ø对于料件进料检验验退之料件，提供是否已退还厂商之管理。

Ø提供“厂商进货异常表”，可依厂商交货之八大异常进行分析“早交”、“迟交”、“超交”、“短交”、“溢价”、“低价”、“不良”、“扣款”，以作为厂商评核之参考。

Ø提供厂商交货各类统计表，以利采购人员之厂商管理及价格管理。

Ø对于供货商提供A/B/C分类管理之功能。

另外对于供货商之是否准时交货与货品之品质水准高低皆提供自动评等之功能，以方便对供货商做管理或评估。

Ø提供请购、核价、采购、进货、退货等异动作业。

各种作业可采用在线实时更新之方式，故可以维持采购、库存等最新资料，以应付随时查阅之需要，同时可以使操作程序简化，容易学习。

Ø提供请购单、采购单、收料单、退货单、核价单等之单据凭证打印，以取代人工填制之凭单，且表单之签核流程，可由用户自行设定为公司内部签核流程，采购单并提供多种输出方式（例如：

E-FAX/E-MAIL/书面）。

Ø提供环环相扣自动转单及相互稽核之功能，如请购单转采购单，收料单追溯采购单等等。

Ø提供“厂商信息查询作业”功能，可依每一厂商别查询“进（退）货明细”、“采购明细”、“商品计价”及“进货统计”、“应付帐款”与“应付票据”，以利采购单位之厂商管理。

海关合同保税系统

系统目的

子系统架构图

图3.31

系统特色

Ø详细记录保税品号的相关信息（EX：

原产地，HS编码，单价等信息）并提供批次作业自动将库存品号的信息转入保税品号以减少人工作业和降低出错几率

Ø提供保税品BOM（产品结构清单）的建立作业，用于记录原料的单耗和损耗率，并提供完全符合海关要求的报表（EX：

单耗备案清单;进口料件申请备案清单;出口成品申请备案清单;成品及对应料件消耗备案清单）

Ø提供批次作业自动将标准BOM转入保税品BOM以减少人工作业和降低出错几率

Ø提供合同录入作业，详细记录进出口合同中的进口原物料资料（申请数量，加签数量，已进口数量，进口余量，内/外消耗数量，报废数量，剩余数量，原产国等）和出口成品资料（申请数量，加签数量，已出口数量，出口余量，内/外数量，报废数量，消费国等）

Ø提供审批合同作业，用以记录外经贸批文及主海关手册资料

Ø提供合同变更的功能，用于在合同变更时变更原合同资料。

Ø提供结转合同和核销合同的功能，用于合同物料间的移转以及出口完成后合同的核销

Ø提供分手册的录入功能，用于解决企业因为地域关系或需要在多处报关时需要申请分手册的场合，系统在更新分手册资料的同时会同步更新主手册的资料以保证数据的一致性和完整性

Ø与前置系统（订单系统，采购系统，进口系统，出口系统，存货系统）紧密集成，自动抓取前置系统的交易单据并更新海关手册的资料以保证数据的实时更新

Ø提供完全符合海关格