在Excel中的打印设置的技巧.docx

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在Excel中的打印设置的技巧

在Excel中的打印设置的技巧（图）

　　Excel在我们实际工作中应用在很多方面，大至企业中的报表，小至个人的理财都可以用Excel很方便的为我们完成，当然，也还有很多其它的专业性的软件，在这里我就不多说了，只是举一下例子而已。

　　正式进入话题，我今天主要要说的是Excel关于打印的一些设置，从我了解的一些情况得知，在使用该软件没有问题的人们往往在打印时都会或多或少的出现些不该有的错误，所以在此详细为大家讲解几点主要的设置，其中有点见过很多关于Excel中讲解打印设置时都忽略了的一点，，希望对不清楚其设置的同胞们有所帮助。

　　下面我就举一学生成绩统计表（图一）来说明其中的一些问题  

                                                                                图一

　　一、打印区域设置 

　　当然，要打印，我们首先要确实打印的范围，在Excel中，我们可以通过选定的方式来确实我们要打印的范围，如（图二）所示，从学生成绩统计表行到下面蓝色结束部分即为我们选定部分（在Excel中最初选的单元格呈白色，像未选定状态，其实乃选定），下面白色部分为未选定部分。

图二

　　如我们只需设置上面部分为需要打印的区域（如上面部分是前10名名单，而我们恰好需要前10名名单，这时，这种设定打印区域的作法就有效了），我们只需在菜单项里面选择“文件”菜单，再选择其下面的“打印区域”，再选“设置打印区域”就可以了，这时我们会发现我们刚选择的部分出现了一个虚线框，这就是我们所设置的打印部分了。

（图三，红色线条处），因另两边靠顶部和左侧，故虚线不可见。

但这时出现了一个问题，即右侧出现了两条虚线，应该说正常情况下只会出现一条虚线，这就是我要说的下一点。

图三

　　二、页面设置。

　　其实出现这种情况很简单，只要稍微留意一下就可了解，我们现在用一下打印预览看一下我们设置的打印区域部分（图四）。

我们可以看到，打印预览部分并不是我们设置的打印区域部分，而是只到政治一科后面就没有了，我们再返回到图三看一下，政治一科恰好是一条虚线的位置，这下明白了吧，那一条虚线是根据我们设置的页面纸张而默认的打印区域，在我们没有设置打印区域的时候直接用一下“打印预览”我们就会看见一右侧会出现一条虚线，没错，那就是系统默认的可打印区域。

现在我们怎么办呢，就不行了吗，不是，我们可以通过更换纸型、调整页面边距或调整纸张方向来达到我们的目的。

                                                                           图四

　　当然，在不可更换纸型的情况下我们就只有后面两种办法，而在纸张边距调整之后还不行的情况下（不是调整边距就一定行的，因为各种情况，比如表格太宽啦，为了美观啦等等），就只能调整纸张方向了。

　　我们先说调整页面边距。

　　调整边距很方便，你可以直接在打印预览的情况下点击屏幕上的“页边距”来拖动调整，当然，为了准确，我们也可以通过屏幕上的“设置”（或关闭“打印预览”，选“文件”菜单中的“页面设置”项）来准确的调整（图五）。

图五

　　调整之后再试试打印预览，是不是能够显示完全了，如果还是不行，就更改页面方向了（更改页面方向只是在“页面设置”窗口里选择页面，在里面设置纵向或横向即可以了）。

对于水平居中，垂直居中和页眉页脚的设置我就不细说了，这些相信大家都知道吧，可以调整看看，比如说需要加上什么页码什么的，都可以在里面完成，自己实践实践。

　　还需补充一小点，调整的时候也可以根据实际情况调整一下行高或列宽，也许可以达到更方便的效果，如果不需设置打印区域，只需在“文件”菜单“打印区域”项“取消打印区域”即可。

　　接下来再说一点，也是在打印设置中十分重要而又十分简单的一点，但许多人却没有了解。

　　三、页面设置中工作表项 

　　也许很多人没在意这一项，这一项里面有一处非常重要的地方，也是很多人打印出现错误的地方，而导致特别麻烦。

　　在我们具体打印操作的时候，设置好了打印区域，有时预览一下，然后打印，当我们打印一页时，都不会出现什么错误，当打印第二页、第三页时，状况就出现了，很多人不了解为什么会出现那种情况（我们打印表格的时候在每一页都需要一个顶端标题，但当我们打印机输出第二页、第三页或再后面的时候，上面的标题行就没有了，举上面例子来说，当我们需要打印第二页时，同样需要“学生成绩统计表”和下面科目一行），这时我们又该如何设置呢，先看一下在没有设置的情况下的打印预览（图六）。

图六

　　看出第一页和第二页的不同之处没有，对，第一页很正确，但第二页呢，没有了我们需要的顶端标题行，这时我们就需要设置顶端标题行了。

　　当我们遇到这种情况时，其实Excel是为我们提供了解决办法的，就是设置顶端标题行，我们可以在“页面设置”窗口中选择“工作表”项进行设置（图七红色部分），打印区域（蓝色部分）我们就不讲了。

图七

　　我们怎么设置顶端标题行呢，上面有一个输入窗口，我们用输入的办法吗？

答案是可用可不用，用输入的办法可能有些学者不是很明白怎么个输入法，我就介绍给大家一种最简便的方法，我们可以将光标移到“顶端标题行”后面的输入框中，然后我们将鼠标在统计表中框选我们需要作为顶端标题行的部分（图八），选择之后放开鼠标就行了（选择的时候我们发现它是选择的整行，我们不必惊慌，其实就是选整行就对了）。

                                                                         图八

　　这时选择部分就会呈现闪烁的虚线框，然后单击窗口中的“确定”按钮，再用打印预览试试，怎么样，是不是每一页都有顶端标题行了（图九）。

图九

　　再补充一点，有时一个表格的左边列是固定不变的，而不是顶端的标题，这时我们只需将“顶端标题行”改为设置“左端标题列”就行了，方法是一样的。

        Excel打印技巧

        没有打印机一样可以打印预览

        在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。

其实，只要单击“开始”→“设置”→“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。

重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。

        打印指定页面

       一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍！

只要选择“文件”→“打印”（不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。

       首行重复打印

       当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入：

:

类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。

       表格也缩印

       有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在word中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就可以了。

不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。

        打印选定区域

       选定需要打印的区域，执行“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。

如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。

经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。

        此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。

        打印不连续的单元格（区域）

       如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:

C8.D10……），然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。

此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:

C8打印在另一张纸上……）。

        如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。

以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

        打印不连续的行（或列）

       有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。

        将公式打印出来

        如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”→“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。

此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。

         一次打印多个工作表

         在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。

在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。

        让每一页都打印出标题行

        一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：

执行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：

:

（这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。

如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。

        异地打印Excel表格

        如果某台电脑（A电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称B电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：

先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。

然后将a.prn（保存在“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B中，在DOS状态下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将Excel工作表打印出来。

        让工作表居中打印

       有时，可能需要打印的数据不是很多。

如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。

这时，只要选择“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。

       自动避开错误值打印

       当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。

选择“文件”→“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“＜空白＞”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。

         打印公式原形

         首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在“工具”→“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。

然后选择“文件”→“打印”，接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。

        调整打印机的分辨率

        单击“文件”→“打印”，在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。

       以草稿方式打印

       以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。

        以单色方式打印

        如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采用单色打印的方式，这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。

       不让表头到表格中

       有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。

这时，可以选取表格中需要打印的区域（记住不要选择表头），然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。

这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。

        快速打开打印机窗口

        Excel XP具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。

此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。

       打印预览的妙用

       假设Excel的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。

只要选中第二个工作表，按“打印预览”→“设置”，进入“页面设置”→“页面”，最下面有一项“起始页码”，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是5，那么在起始页码中输入6。

       打印行号和列标

       选择“文件”→“页面设置”命令，单击“工作表”标签，再选中“行号列标”复选框即可。

       不打印图形

       对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。

你可以通过下面两种方法来实现：

（1）执行“工具”→“选项”，单击“打印”标签，将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。

（2）在“打印”对话框中，按下端的“选项”按钮，即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签，去掉“图形对象”前面的对号去掉。

        纵横向纸张混合打印

       有时，文件中插入表格，而表格需要横向输出时，可这样设置：

将光标定位在表格所在页（即需要横向输出的页）的开头，打开“页面设置”对话框，在“页边距”标签下，将纸张类型设置为“横向”，按“应用于”右边的下拉按钮，选“插入点之后”选项，确定退出；再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为“纵向”。

        双面打印

（1）在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机（顺序千万不要搞错哟），再将“偶数页”打印上去就行了。

（2）在“打印”对话框中，选中“人工双面打印”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的“确定”按钮，将“偶数页”内容打印上去就好了。

       小提示

       如果打印机有夹纸的“不良”习惯，请采取前面的“打印指定页面”的做法，一页一页实现双面打印。

尽管此法很麻烦，但最可靠！

       打印连续页码

       默认情况下，打印Excel表格时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。

如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：

首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。

单击“文件”→“页面设置”，进入“页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。

根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&［页码］”放入框中。

如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&［页码］”后输入后者的总页数（即尾页码，例如11），使其变成“&［页码］+11”的样子。

如果必要，还可以在“&［页码］+15”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第&［页码］+11页”。

最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。

        小提示

       采用上述方法打印连续页码时，“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。

       避免填写失误 用Excel轻松套印支票

       对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作。

使用电脑进行支票套印既可减少工作量，又能有效地避免填写失误，显然是个不错的选择。

下面就以Excel2003为例介绍一下套印支票的具体操作。

一、精确设置套印位置为了获得支票图样，你需要一台扫描仪或数码相机。

把支票放入扫描仪，扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100。

在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边，或者在扫描后再用图形处理软件进行修剪。

最后把扫描的图像处理后保存为ZP.bmp。

 编注：

如果用数码相机拍照，可以将照片在Photoshop软件中放大尺寸，使它和实际的支票尺寸相同。

1．设置定位背景

启动Excel，单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框，把刚才保存的ZP.bmp设定为背景。

单击工具栏上显示比例的下拉列表框，把显示比例设定为106%。

注：

106%的比例是这样得来的。

在把扫描的支票图设置为电子表格背景后，设置显示比例为100%，用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景支票等高的矩形，打印出来。

量得打印出的矩形高为8.5厘米，直接量取支票的高度为8厘米，8.5÷8＝106%就是所需的比例。

2．设置界面及数据定位通过拖动行、列标题的边界调整行高列宽，再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮，让支票中要每个要填写的位置均正好与一个单元格重合。

对于日期的年月日、小写金额的个十百千的格子都只要合并在一个单元格就够了。

对周围无关的单元格全部设置填充色以突出显示支票。

然后在支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内容，并输入数据以便下一步设置时参考（图1）。

二、格式及公式

1.基本公式

在C3、C4、B10单元格分别输入公式＝I16、＝K16、＝B16以显示科目、对方科目和金额。

出票日期B7、H2都输入＝F16，收款人B9和H3＝A16，用途B11和G7＝H16。

这一步让支票上的各个单元格分别引用16行中的相应单元格数据。

2.格式设置

选中A1：

E13存根区设置为8号字、宋体、左对齐。

再选中F1：

L13支票区设置为10号字、宋体，左对齐。

选中H4设置14号字，单击工具栏上的“B”按钮设置文字加黑，以突出显示大写金额。

选中B9，右击选择“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项，以防收款人名过长时显示不完。

同样对H3、H4设置“缩小字体填充”格式。

选中存根的金额B10，右击从“设置单元格格式”的“数值”选项卡中设置分类为货币、小数2位。

3.小写日期

选中存根出票日期的B7单元格，右击选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入“yy mm dd”，不含引号且在yy与mm、mm与dd间均有4个半角空格（图2）。

确定后就可以看到日期已经对准了。

在类型中通过增加或减少半角空格数可直接调整年月日的间距。

        4.大写日期

选中H2设置文字水平居中对齐，把字号设置为10号。

右击H2选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入“[DBNum2]yyyy mm dd”，不含引号且年月日间同样以4个半角空格分隔，确定后，再适当调整H列宽度让日期对正位置即可。

5.小写金额

在小写金额的J5中输入公式=IF（B16<100000000,"￥",）&WIDECHAR（ROUND（B16,2）*100）。

公式前半部分表示当数值小于1亿时才显示￥，后面的WIDECHAR（）作用是把单字符转成双字符，其效果就相当于在各个数字间插入1个空格增大数字间距，然后只要适当调整字号就可以得到所需的间距，在此设置为10.5号字就差不多了。

最后选中J5设置右对齐，再调整K列宽让各个数字对正相应格子即可。

注：

对于字号列表中没有的字号，只要在工具栏上的“字号”输入框中直接输入数字如10.5，然后回车即设置为10.5号字。

6.大写金额的处理

在大写金额的H4单元格中输入公式=IF（INT（B16）=0,"",TEXT（INT（B16）,"[DBNum2]"）&"元"）&IF（OR（INT（B16*10）=0,INT（B16）=B16）,"",IF（INT（B16*10）=INT（B16）*10,"零",RIGHT（TEXT（INT（B16*10）,"[DBNum2]"）,1）&"角"））&IF（INT（B16*100）=INT（B16*10）*10,"整",RIGHT（TEXT（ROUND（B16,2）,"[DBNum2]"）,1）&"分"），回车确认后马上可以看到自动显示的大写金额。

最后完成的效果如图（图3）。

       此公式分三段分别对元、角、分进行计算获取大写数值并加上单位，再用&连接起来。

公式中IF（INT（B16）=0,"",TEXT（INT（B16）,"[DBNum2]"）&"元"）表示当B16的整数部分为0时不显示，否则将B16取整后转换成大写，并在后面加上“元”。

RIGHT（TEXT（ROUND（B16,2）,"[DBNum2]"）,1）表示对B16的值四舍五入保留2位小数，转换为大写后再提取最右边一个字，也就是分值