行政管理部与各部门工作流程.docx

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行政管理部与各部门工作流程

行政管理部与各部门工作流程

一、公章的使用

（1）工作关系

使用公章:

各部门因公使用公章,首先需填写《用章审批表》,交主管行政副总审批签字,方可到印章管理处（行政管理部）盖章。

出具证明:

因员工个人需要公司出具各类证明,应先到人力资源部开具证明,填写完整《用章审批表》交主管行政副总审批签字后,到印章管理处（行政管理部）盖章。

借用公章:

各部门因公借用公章外出,需填写《借章审批表》,交主管行政的副总审批签字后,到印章管理处（行政管理部）借用并签字认可。

归还公章时签字认可。

（2）工作方式

《用章审批表》、《借章审批表》均通过纸质流转。

（3）责任划分

分管行政副总经理:

负责监督印章使用情况;

负责对使用、借用印章的审批。

行政管理部经理:

负责公司公章、合同章、与原件一致章、再次复印无效章等的保管及维护;

负责各类公章的正确使用;

负责对使用、借用公章的登记存档。

人力资源部经理:

负责审核员工因需要开具证明时提供的材料,并开具使用公章证明。

（4）公章使用流程

二、固定资产申领

（1）工作关系

各部门需申领固定资产的,由部门经理填制《固定资产申请单》,交行政部审核,如库存已有,经主管行政副总审批,各部门经理在《资产领用表》签字并领用。

如库存没有,由行政部填写《采购申请》,经主管行政副总审批,交商务购买,各部门经理在《资产领用表》签字并领用。

（2）工作方式

《固定资产申请单》、《资产领用表》均通过纸质流转;《采购申请》通过OA流转。

（3）责任划分

分管行政的副总经理:

负责审批《固定资产申请单》;

负责审批电子版《采购申请》;

负责对行政管理部资产管理过程进行监督。

部门经理:

根据工作需要,合理安排部门内的资产;

因工作原因需增加办公用品的固定资产时填制《固定资产申请单》;

行政管理部经理:

负责资产的调配、购买、仓储;

保证办公过程中各类资产的正常使用,

负责审核《固定资产申请单》并监督执行。

行政助理:

负责个人《资产领用表》的管理、存档;

负责自用类的资产《采购申请》的填写、报销;

商务:

负责资产的采购;

（4）固定资产申领流程

三、固定资产借用

（1）工作关系

如因工作需要,员工需借用公司固定资产,由部门经理填写《资产借用申请单》,交由行政管理部经理审批,行政管理部经理流转至行政助理处确认,行政助理将资产交借用人签字并领用。

（2）工作方式

《资产借用申请表》通过纸质流转。

（3）责任划分

各部门经理:

根据工作需要,合理安排部门内的资产;

因工作原因需借用公司资产时填制《资产借用申请表》。

行政管理部经理:

负责公司资产的管理、监督;

负责审核《资产借用申请表》并监督执行。

行政助理:

负责个人《资产借用表》的管理、存档;

（4）资产借用流程

四、固定资产报修

（1）工作关系

各部门如固定资产需要维修,则由部门经理填写《故障报修单》交行政管理部经理,行政管理部经理通知应用推广部经理,应用推广部经理安排人员检修,如能修好则返回各部门继续使用,如不能修好,由商务送外检修。

（2）工作方式

《故障报修单》通过纸质流转。

（3）责任划分

各部门经理:

如部门内固定资产发生故障时,应填制《故障报修单》,交行政管理部经理处理。

行政管理部经理:

各部门报修固定资产故障时,负责通知应用推广部检修;

负责审核《故障报修单》,并监督执行。

应用推广部经理:

负责安排人员对《故障报修单》中描述的问题进行处理并跟踪。

商务:

应用推广部不能修好的固定资产,负责送外检修、跟踪。

（4）固定资产报修流程

五、固定资产报废

（1）工作关系

各部门如发现固定资产出现故障,应通知行政管理部,行政管理部通知应用推广部经理安排人员查瞧,如不能修,则由行政管理部填写《办公设施报废单》,应用推广部检修人员填写报废原因及签字确认,

（2）工作方式

《办公设施报废单》通过纸质流转。

（3）责任划分

行政管理部:

各部门报修固定资产故障时,负责通知应用推广部检修;

负责填写、审核《办公设施稿费单》,并监督执行。

应用推广部:

负责安排人员对固定资产的故障进行检修,并在《办公设施报废单》上填写原因、签字确认。

商务:

对已报废的固定资产进行处理。

（4）固定资产报废流程

六、低值易耗品请领

（1）工作关系

各部门需要领用低值易耗品时,可向行政助理提出申请,行政助理提供所需物品,领用人在《资产领用表》上签字确认并领用。

（2）工作方式

《资产领用表》通过直至流转。

（3）责任划分

行政助理:

负责为员工提供低值易耗品;

负责《资产领用表》的存档、保管。

（4）低值易耗品申领流程

七、员工出差

（1）工作关系

各部门因公需派遣员工出差,应由派遣人填制《出差派遣单》,出差员工填制《订票申请》交行政管理部,由行政管理部安排订票、订酒店,出差员工如需借款需填写《借款单》由主管行政副总审批后到财务室借款,最后到人力资源部登记《出行登记表》。

出差人员返回时,可填写《订票申请》交行政管理部,由行政管理部订票（火车票自行购买）,返回公司后人力资源部登记《出行登记表》,再到财务管理部核算出差费用。

（2）工作方式

《出差派遣单》、《订票申请》通过OA流转,《借款单》、《出行登记表》通过纸质流转。

（3）责任划分

主管行政副总:

负责对出差费用的审批

各部门经理:

负责填写《出差派遣单》

行政管理部经理:

负责对《订票申请》的审核,安排机票酒店的预定事宜。

财务管理部:

负责发放借款

人力资源部:

负责《出行登记表》的存档、保管,做好员工的考勤工作

行政助理:

负责机票、酒店的预定。

（4）员工出差流程

八、员工使用车辆出差

（1）工作关系

各部门因公需用车的人员填写《派车单》,由本部门经理审批后交行政管理部,行政管理部经理审批后,交主管行政副总审批,行政管理部经理安排车辆与司机,出差人员到行政管理部登记《出行登记表》

（2）工作方式

《派车单》、《出行登记表》均通过纸质流转。

（3）责任划分

各部门经理:

负责审批《派车单》。

主管行政副总:

负责审批《派车单》并监督车辆使用。

行政部经理:

负责审批《派车单》并合理安排车辆与司机。

人力资源部:

负责《出行登记表》的存档、保管,做好员工的考勤工作。

（5）员工出差使用车辆流程

九、合同交接

（1）工作关系

市场营销部与客户签署合同后,交行政助理处,行政助理对合同进行交接登记、编号、存档,再交一份原件到财务部存档。

各部门如需借阅合同,需在行政助理处填写《借阅卡》方可借阅。

（2）工作方式

《合同记录》需填写电子版与纸质。

《借阅卡》通过纸质流转。

（3）责任划分

市场营销部:

负责与客户签订合同后,交原件到行政管理部。

行政助理:

负责对合同的登记、编号、留一份存档并妥善保管,如有需要调取查阅。

财务部:

负责一份原件的存档与保管。

各部门:

妥善保管借阅的合同。

（4）合同交接流程

一十、名片申领

（1）工作关系

各部门因公需要申领名片,应先填写《名片申领表》电子版与纸质各一份,纸质《名片申领表》交部门经理处审批签字,再交行政管理部经理签字,需要印名片的人员将《名片申领表》电子版发行政助理处,行政助理根据电子版《名片申领表》印制名片,纸质《名片申领表》交行政助理处存档,名片印制完毕后,各部门在《名片领用单》处签字并领用。

（2）工作方式

《名片申领表》需填写电子版与纸质,《名片领用单》通过纸质流转。

（3）责任划分

各部门经理:

负责对本部门《名片申领表》的审批。

行政管理部经理:

负责对《名片申领表》的审批。

行政助理:

负责名片的印制工作,《名片申领表》、《名片领用单》的存档。

（4）名片申领流程

十一、物品出入库

（1）工作关系

商务采购回物品回到公司,首先填写《入库单》,行政助理点清物品后,将物品登记入库,各部门如需领用物品,填写《领料单》与《资产领用表》后领用。

（2）工作方式

《入库单》、《领料单》、《资产领用表》均通过纸质流转。

（3）责任划分

商务:

负责物品的采购,填写《入库单》。

行政助理:

负责物品的登记入库、存放保管以及发放,

负责《入库单》、《领料单》、《资产领用表》的归档、保管。

（4）物品出入库流程