食品XX集团采购管理制度实施操作指南.docx
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食品XX集团采购管理制度实施操作指南
食品、XX集团
采购管理实施操作指南
第一章总则
第一条本操作指南所指采购的范围，是指以货币资金或其他财产及其权利为对价而取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。
工程以及与工程有关的货品、服务采购，按《中华人民共和国招标投标法》、《广东省实施<中华人民共和国招标投标法>办法》等法律法规以及岭南集团、食品/XX集团有关管理的制度执行。
第二条实行一体化采购与分层次采购相结合，逐步构建集团一体化采购平台。
对带有通用性且具备一体化采购条件的，实行一体化采购；不具备条件的，由各企业自行组织采购。
第三条应当优先采购集团系统内产品和服务的原则。
同等条件下，优先向集团系统内企业采购。
第四条本操作指南适用于食品、XX集团及属下企业。
第二章基本要求
第五条组织架构。
参照《食品、XX集团不相容岗位分离控制管理制度》，按照不相容职务分离的控制原则，属下企业应建立健全采购管理组织架构，不相容职务至少包括：
请购与审批，供应商选择与审批，采购合同的拟定于审核，采购、验收与记录，付款申请、审批、执行岗位分离，记录与对账。
第六条定期轮岗和培训。
对采购过程中关键岗位人员的管理参照《食品、XX集团高风险岗位名单报备及交流轮岗制度》执行，原则上连续从事同一采购岗位超过三年的，应进行轮岗。
企业应每年组织采购人员定期培训，对新采购人员进行岗前培训，经培训考核合格后方能上岗。
第七条采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须主动申报并回避。
采购当事人（采购方、采购代理机构、供应商等）不得互相串通、操纵采购活动。
第八条采购基础平台构建及维护
（一）采购询价。
定期对采购货物与服务进行市场调查询价和比价，询价小组应由不同部门人员组成，不少于3人。
询价对象不低于三个供应商。
市场调查询价方式和渠道应包括供应商报价、走访市场、互联网价格信息等。
询价结果作为各类货物与服务采购定价的重要参考依据。
日常性的采购，每月至少进行一次市场调查询价。
（二）供应商。
建立供应商准入、评估、考核的动态竞争管理机制，逐步完善供应商信息库，形成供应商准入、评估、考核、淘汰标准。
同时应定期跟踪审查供应商的资质证明、业绩证明文件及履约情况。
每年至少进行一次供应商综合评价，根据评价结果进行筛选和调整。
（三）评审人员。
建立采购环节动态竞争管理机制，从内部或外部选取各类专家评审人员，组建和完善评审专家信息库，每年至少一次对其履职的诚信、专业胜任、服务态度进行审查并进行评价，根据评审结果进行合理选择和调整。
第三章流程管理
第九条采购计划和预算管理
（一）年度采购计划包含编制说明及采购清单，各企业根据岭南集团核准后的年度采购计划分期分批实施采购。
（二）采购计划变更必须经过批准才可实施，对采购计划变更而增加的预算按照《食品、XX集团财务管理制度》第四章全面预算管理内相关条款执行。
（三）采购方式主要有公开招标、邀请招标、择优竞价、商务谈判、直接采购和市场询价六种方式。
采购方式应遵循以下五个步骤确定：
1.参照《中华人民共和国招标投标法》有关规定，达到公开招标、邀请招标条件的，必须按要求进行公开招标、邀请招标采购。
2.未到达公开招标、邀请招标条件的，原则上采取择优竞价方式采购，拟邀请供应商必须达到3家或3家以上。
3.在择优竞价中，如出现递交报价文件或者符合性审查的单位不足3家但不少于2家的，经集团审计监察室及集团领导同意后可转为商务谈判方式进行采购。
4.如符合只能从唯一供应商采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购，或为保证原来采购项目一致性或者服务配套要求的，继续采购不超过原合同10%的等情况，可采用直接采购方式进行采购。
5.采购的货物规格标准统一、现货货源充足、小额零散、且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。
第十条采购实施程序
（一）各属下企业采购、使用等部门人员组成采购工作小组，按照本指南第八点第3小点的要求、企业采购管理规定以及采购项目的金额和特点确定采购方式。
（二）选用公开招标、邀标方式的，需委托招标代理实施采购工作，要求如下：
1.事前报备。
在实施采购前需将采购方式和采购文件及采购计划上报集团公司备案（备案材料及时间要求详见附件1），经集团公司上报岭南集团回复后方可实施采购。
备案不免除采购单位的相关责任。
2.编制采购文件。
根据项目的特点和需求依法依规编制采购文件。
采购文件中包含采购须知（合格条件、评审方法等）、用户需求书和合同条款等内容。
采用综合评分法评标的价格权值，电器设备、办公自动化设备、家具、办公消耗用品、网络设备等货物类的价格权值不得低于50%，服务类项目的价格权值不得低于30%。
3.发出采购文件。
采购文件上网公告或向供应商发出采购文件。
竞价文件开始发出之日起至竞投单位提交竞投文件截止之日止，不得少于5日；采购紧急的期限可以适当缩短，但最短不得少于3日。
采购人根据竞价文件明确的竞投文件递交截止时间、递交地点开展竞投文件接收工作。
4.采购答疑。
报价人对采购文件有疑问的，可以在竞投文件截止日前向采购人提出询问，采购人应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密、其他报价人及报价信息。
（三）选用择优竞价方式企业可自行组织采购，也可视情况委托招标代理进行采购。
需参考招标、邀标的程序按照要求进行编制采购文件、组织采购评审等，具体要求如下：
1.择优竞价可采用综合评分法或最低价法确定中选供应商。
2.企业如自行组织采购，采购企业组织包括采购部门、使用部门、质量部门、财务部门及其他相关部门在内的评审小组进行采购评审工作，评审小组不得包含采购小组工作人员，监察审计部门全程参与监督。
评审小组成员根据采购项目类型和采购金额大小确定有3人以上单数组成；需要特殊技能的采购项目，也可从外部聘请评审专家作为评审成员参评，但其人数不得超过总人数的三分之一。
3.评审后，评审小组要出具全体成员签名的评审报告，推荐成交供应商的候选名单和优先顺序。
4.工程及与工程有关货物、服务的择优竞价采购按照《广州岭南国际企业集团有限公司工程建设项目择优竞价管理办法（试行）》执行。
（四）采用商务谈判的，必须由商务谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。
在谈判上，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
（五）确定供应商。
1.评审工作完成后，评审小组需形成书面评审结论，向企业领导班子推荐中选单位，选择供应商。
当第一成交供应商候选人放弃成交资格的，经审核同意，可确定第二成交供应商候选人为中选单位，或者重新组织采购。
2.采购项目评审完成后需形成书面材料上报集团审批，获得批复同意后由采购单位与中选供应商签订采购合同。
3.采用公开招标、邀请招标采购的，完成采购评审工作后，需按要求（附件1）将评审结果上报岭南集团备案。
第十一条合同管理按照食品、XX集团《合同管理办法》执行。
（一）合同审查。
采购合同至少应通过采购部门、使用部门、法务部门、财务部门及监督部门的审查。
（二）合同签订。
发出中标通知书后30日内或在采购文件约定的时间内按审批后的格式内容签订合同。
（三）合同履行。
合同签订后，各相关部门须跟踪合同执行情况，做好采购货物的入库、验收工作，并做好采购服务的过程控制及后评价。
第十二条付款审批按照《食品、XX集团财务管理制度》中第十五章付款审批程序及权限内相关条款执行。
第十三条应急采购程序。
如有紧急情况发生，需要采购不属于采购计划内的物资，应报请集团公司同意，采购过程中完善手续进行审批，建立完善应急采购程序。
第十四条档案管理按照《食品、XX集团档案综合管理制度汇编》中涉及的档案管理制度相关条款执行。
属于归档范围的采购文件应在采购项目完成后60日内移交档案管理部门归档和保管。
第四章廉洁要求
第十五条各级领导、采购部门和使用部门的相关人员在采购工作中应遵守廉洁“十不准”要求。
（一）不准把应当采用公开招标方式的采购项目通过化整为零规避公开招标或擅自采用其他采购方式。
（二）不准擅自改变采购标准，严禁违反规定增加采购数量、篡改采购货物规格和服务标准。
（三）不准授意、指使、暗示、强令违规制定货物的品牌、型号和服务商等（特殊情况只能从唯一供应商采购的除外）。
（四）不准违规设定投标人入围条件，严禁以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人。
（五）不准向他人透露可能影响公平竞争的有关招标投标的情况，如评标委员会成员的名单，已获取招标文件的签证投标人的名称、数量、标底等。
（六）不准在招标采购过程中与投标人进行单独协商谈判。
（七）不准领导人员及其亲属违规直接插手采购工作。
（八）不准与供应商勾肩搭背、单独与供应商接触、私下接受供应商或与供应商有利益关系的单位及个人的宴请、外出旅游、消费娱乐、礼品、礼金、有价证券等；严禁借采购之机，为父母、配偶、子女及其他特定关系人谋取不正当利益。
（九）不准互相串通、弄虚作假，以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇，或有意刁难供应商，故意拖欠款项，并借机谋取不正当利益等违规行为。
（十）不准通过说情、批示、打招呼、暗示或强令等形式干扰、妨碍查处采购过程中出现的违规违纪违法行为。
第五章监督检查
第十六条各企业的采购工作情况，应纳入信息公开范围，主动接受监督。
任何单位和个人有权对采购中的违纪违法行为依法进行举报。
第十七条采购企业监察审计部门（未设置监察审计部门的，由企业实施日常监督职能的人员）对采购全过程进行监督。
主要包括：
（一）采购人编制采购预算、采购计划的执行情况；
（二）采购决策、采购方式、价格去顶、采购程序及信息公开的执行情况；
（三）采购合同的订立、履行、验收和资金支付情况；
（四）采购文件审批、备案事项的执行情况；
（五）对供应商询问和质疑的处理情况；
（六）法律、法规规定的其他事项。
第十八条各企业应对采购人员进行绩效考核，考核内容包括采购计划、采购进度、质量控制、成本控制等。
考核人员由集团公司监察审计部门、财务部门、法律部门人员组成，考核以定性与定量相结合的方式进行，采用专项检查与全面检查相结合的考核方式。
第十九条集团监察审计部门负责对各直属企业采购事项定期及不定期开展专项审计工作，并提出整改建议，同时要求严格落实整改措施，并将整改情况纳入年度考核。
第二十条政府监督管理部门或岭南集团监督管理部门对采购活动进行检查，采购当事人应当如实反映情况，提供有关材料。
第六章责任追究
第二十一条采购人员违反本指南和《食品、XX集团采购管理制度》中要求的行为，构成犯罪的，依法移送司法机关，不构成犯罪的，由上一级主管企业或部门组成调查小组，对其违规违纪行为进行调查，并根据调查结果和责任认定进行追究：
（一）经济赔偿。
对因违规、渎职造成企业直接经济损失人员，可按程序以责任大小和企业内部规定进行赔偿。
（二）责任追究。
对因违规、组织造成企业直接经济损失50万元（含50万元）以上的直接责任人，除追究其经济责任外，还应对责任人实行问责。
对未造成直接经济损失或经济损失难以计量的，但其违规行为恶劣或已造成恶劣影响，可单独进行问责。
责任问责方式分为诫勉谈话、通报批评、停职、降职、撤职、解除合同等六种。
对上述违规行为应承担责任的企业领导人员，按照使用范围，根据《岭南集团企业国有资产损失责任追究暂行办法》或本企业制度的国有资产损失责任追究暂行办法的规定进行问责，并纳入企业廉政建设考核内容。
第二十二条因采购工作人员的违规行为影响中标、成交结构或者可能影响中标、成交结果的，按下列情况分别处理：
（一）未确定中标、成交供应商的，终止采购活动。
（二）中标、成交供应商已经确定但采购合同尚未履行的，依法撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商。
第二十三条对供应商违反规定获得中标或成交资格以及供应商在合同履行过程中损害我方利益的，构成犯罪的，依法移交司法机关，不构成犯罪的，按以下方式处理：
（一）合同已签订尚未履行的，依法撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商。
（二）合同尚未履行完毕的，依法中止履行合同，待对方消除影响和赔偿损失后，继续履行合同，否则依法解除合同，并按照合同条款进行索赔。
（三）在集团系统内将其列入不良行为供应商名单。
第七章附则
第二十四条对严重自然灾害和企业不可抗力时间所实施的紧急采购、涉及国家安全和企业商业秘密的采购以及其他经集团公司同意的特殊采购，不适用本指南。
第二十五条本指南为对《食品、XX集团采购管理制度》的细化和补充，条款中如有与《岭南集团深化采购改革和健全采购管理的若干规定（暂行）》和《食品、XX集团采购管理制度》不符的情况，以《岭南集团深化采购改革和健全采购管理的若干规定（暂行）》为准。
第二十六条本指南由集团品牌与运营管理部负责解释。
第二十七条本指南自印发之日起执行。
附件1
采购管理备案材料及时间要求表
序号
材料名称
份数
材料形式
提交时间
备注
1
备案报告
1
原件
实施招标工作前12个工作日
2
年度采购预算表
1
原件
3
招标文件
1
原件
4
招标控制价
1
原件
有设置最高限价的提供
5
委托招标代理合同
或委托书
1
复印件
有委托招标代理机构的提供。
6
招标代理机构资质
证明书
1
复印件
7
评审报告
1
复印件
评审工作结束后2个工作日
8
开标和评审汇总表
1
复印件
9
中选通知书
1
格式
10
采购合同、补充合同
1
复印件
合同签订后2个工作日
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